Berbagai macam metode pembayaran gaji kepada karyawan telah digunakan oleh beberapa perusahaan. Salah satu metode pembayaran gaji tersebut adalah dengan menggunakan sistem payroll.

Seperti yang kita ketahui, payroll adalah suatu sistem pembayaran gaji atau upah yang dilakukan oleh suatu perusahaan kepada para karyawannya dalam kurun waktu tertentu.

Untuk mengetahui penjelasan lebih jelas mengenai payroll, HR Note Indonesia sudah merangkum khusus untuk Anda mengenai metode menjalankan payroll, komponen, dan contoh penghitungan payroll.

Yuk simak penjelasannya!

Metode Perhitungan Payroll

Sebagai upaya untuk menjaga iklim kerja yang baik antara perusahaan dan karyawan, salah satu caranya adalah dengan menerapkan sistem payroll yang solid.

Dalam hal ini, perusahaan bisa memilih beberapa metode menjalankan payroll sebagai sistem pembayaran gaji atau upah terhadap karyawan. Berikut penjelasannya.

Manual

Metode atau cara menjalankan sitem payroll dengan metode manual. Seperti namanya, metode ini proses pengelolaannya dilakukan secara manual dan mandiri.

Meskipun dalam penerapannya metode ini cukup rumit karena sangat beresiko terhadap kesalahan pembayaran gaji yang dapat merugikan perusahaan.

Metode ini biasa digunakan oleh perusahaan skala kecil seperti UMKM, hal ini dikarenakan jumlah karyawan yang terdapat di dalam perusahaan kecil biasanya sedikit.

Software atau Perangkat Lunak

Bagi beberapa perusahaan, sistem payroll dengan menggunakan software atau perangkat lunak dalam pembayaran gaji merupakan hal yang efektif.

Bukan tanpa sebab, hal tersebut dikarenakan untuk menyewa jasa seorang akuntan yang mahir di dalam sistem payroll akan membebani biaya operasional perusahaan.

Maka perusahaan lebih mengefektifkan HRD untuk menjalankan dan menggunakan software dalam mengelola sistem payroll untuk pembayaran gaji karyawan.

Sistem payroll berbasis software atau perangkat lunak sendiri dapat membantu perusahaan menghemat waktu saat periode pembayaran gaji karyawan.

Perangkat lunak yang tepat akan memungkinkan HRD mengakses dan mengelola pembayaran gaji karyawan dari mana saja.

Manfaat lain dari penggunaan sistem payroll berbasis perangkat lunak meliputi:

• Catatan penggajian digital dan pencatatan otomatis.
• Pengurangan pajak otomatis dan peringatan untuk tanggal pengajuan.
• Perhitungan upah otomatis dan peringatan hari gajian.
• Biaya lebih terjangkau

Pihak Ketiga

Metode yang terakhir yaitu metode menjalankan sistem payroll dengan menyewa atau bekerja sama dengan pihak ketiga seperti bank atau perusahaan jasa profesional payroll.

Metode ini kerap digunakan oleh perusahaan dengan skala bisnis yang sudah besar, di mana metode ini pengelolaan seutuhnya diberikan kepada pihak ketiga dan perusahaan hanya memberikan data-data yang dibutuhkan.

Kekurangan yang terdapat di dalam metode ini yaitu perusahaan harus dibebankan oleh biaya operasional yang cukup tinggi.

Free download:

Komponen Payroll

Komponen payroll bertujuan untuk menentukan besaran nominal gaji yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan.

Namun biasanya, setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri terkait penentuan komponen yang akan digunakan di dalam payroll, seperti berikut ini.

1. Informasi Karyawan

Komponen yang pertama dan merupakan komponen yang mendasar yaitu informasi atau data karyawan.

Dalam hal ini perusahaan wajib memiliki seluruh informasi atau data yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Seperti nama, tingkat pendidikan, alamat, dan nomor keanggotaan jaminan sosial karyawan tersebut.

Dalam memenuhi komponen ini biasanya perusahaan akan meminta karyawannya mengisi sebuah formulir di masa awal kerja saat penandatanganan kontrak kerja.

2. Perhitungan Berdasarkan Hak Dasar Karyawan

Seperti yang sudah disebutkan di atas, perusahaan memiliki kebijakan tersendiri untuk menentukan komponen yang akan dimasukan ke dalam sistem payroll perusahaan.

Namun meskipun perusahaan memiliki otonomi terkait penentuan kebijakan tersebut, perusahaan harus tetap memasukan hak-hak dasar karyawan didalam sistem payroll itu.

Hak dasar karyawan tersebut meliputi hal-hal seperti berikut ini:

• Penetapan jam kerja yang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku
• Upah minimun regional
• Pemberian jaminan sosial
• Pemberian hak untuk cuti
• Pemberian tunjangan hari raya (THR) sesuai dengan peraturan yang berlaku
• Pemberian insentif atas jam kerja yang melebihi batas waktu atau karyawan yang mengambil lembur

3. Insentif

Setiap karyawan tentu akan memliki motivasi lebih dalam bekerja apabila perusahaan memperhatikan hak dasar setiap karyawannya, terutama apabila perusahaan mampu memberikan insentif terhadap kinerja karyawan.

Insentif adalah upah yang diberikan atas bentuk penghargaan di luar dari gaji pokok karyawan selama periode pembayaran gaji, pemberian insentif ini selanjutnya akan disesuaikan dengan pencapaian dan peforma karyawan atas target atau tugas yang diberikan oleh perusahaan.

4. Potongan

Dalam komponen ini terdapat variabel potongan dari jumlah total besaran gaji yang akan diterima oleh karyawan, terdiri dari:

• Pajak penghasilan
• Iuran keanggotaan jaminan sosial
• Potongan denda
• Potongan utang
• Potongan investasi
  

5. Pelaporan Pajak

Komponen yang terakhir yaitu pelaporan pajak, yang mana dalam pelaporan tersebut terbagi ke dalam dua bagian, yaitu:

• Pajak penghasilan badan usaha atau PPh 25
• Pajak potongan karyawan atau PPh 21

Contoh Perhitungan Payroll

Dalam penggunaan penghitungan payroll terdapat beberapa metode, serta peruntukan yang berbeda.

Hal ini tidak bisa lepas dari status karyawan tersebut di dalam perusahaan, apakah merupakan karyawan tetap atau karyawan tidak tetap yang bekerja di perusahaan.

Berikut contoh penghitungan payroll melihat dari status kerja karyawan.

Payroll Gaji Karyawan Tetap Bulanan

Dalam perhitungan gaji karyawan tetap, nominal gaji dihitung untuk satu tahun terlebih dahulu.

Jumlah besaran gaji terlebih dahulu dikurangi dengan angka pendapatan tidak kena pajak (PTKP).

Setelah dilakukan pengurangan, sisa nominalnya dipotong dengan pajak penghasilan PPh 21 setiap bulannya.

Mari perhatikan ilustrasi di bawah ini.

Payroll Gaji Karyawan Tidak Tetap Bulanan

Selanjutnya adalah contoh penghitungan gaji karyawan tidak tetap.

Perlu diketahui karyawan tidak tetap merupakan karyawan yang mendapat pembayaran gaji atau upah apabila karyawan tersebut bekerja.

Dengan kata lain, penghasilan yang akan diterima oleh karyawan tidak tetap didasari oleh jumlah hari kerja dan perbedaan dalam penghitungan pembayaran gajnya berada pada potongan berdasarkan jabatan.

Simak ilustrasi dibawah ini.

 Payroll Gaji Karyawan Prorata

Metode penghitungan yang terakhir yaitu payroll gaji karyawan prorata.

Untuk Anda yang masing asing dengan istilah karyawan prorata, perlu diketahui bahwa prorata merupakan gaji yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang bekerja dengan periode paruh waktu atau dalam jangka pendek.

Hal ini didasari karena sering kali perusahaan memerlukan karyawan secepat mungkin untuk menutup kekosongan yang terdapat di dalam perusahaan.

Lantas bagaimana penghitungan gajinya? Simak ilustrasi berikut.

Rumus penghitungan gaji karyawan prorata:

Contoh penghitungan:

Riyandi baru mulai bekerja di perusahaan PT. Abadi Gemilang pada tanggal 15 Mei 2022, gaji karyawan yang telah disepakati oleh Andi dan perusahaan adalah sebesar Rp3.000.000.,

Apabila jumlah gaji dihitung berdasarkan jumlah hari kerja Riyandi, maka yang pertama harus diketahui adalah jumlah hari kerja dari Andi yaitu 15 sampai 30 Mei 2022 adalah sebanyak 14 hari kerja.

Maka jumlah nominal gaji Riyandi adalah sebagai berikut:

(14/25) x Rp3.000.000 = Rp1.680.000

Penutup

Itulah penjelasan secara mendalam terkait metode dan contoh penghitungan di dalam payroll yang wajib kamu ketahui.

Bagaimana, apakah Anda sudah memahami dan memutuskan akan menggunakan sistem payroll dalam perusahaan?