Seperti yang kita ketahui, karyawan merupakan salah satu aset paling penting yang dimiliki oleh perusahaan.

Namun, perusahaan sering kali tidak melakukan pengelolaan terhadap database karyawan yang sifatnya administratif dan berjumlah cukup banyak, sehinga lambat laun dapat menghambat gerak perusahaan.

Sebagai salah satu aset administrasi yang bersifat digital, database karyawan juga tidak kalah pentingnya dengan aset lain yang dimiliki oleh perusahaan.

Berikut ini HR Note Indonesia akan menjelaskan khusus untuk kamu terkait pentingnya mengelola database karyawan dari mulai pengertian, tips mengelola database karyawan, manfaat mengelola database karyawan.

Pengertian Database Karyawan

Database karyawan berperan penting bagi perusahaan. Dengan data tersebut, perusahaan mengenali kinerja karyawan yang meliputi performa kerja, kemampuan kerja, serta keterampilan yang dikuasai.

Melihat hal tersebut, perusahaan perlu mengelola database karyawan. Biasanya, tugas ini ada di wilayah HRD yang akan membuat keputusan dalam mendorong kinerja perusahaan.

Mengutip dalam KBBI, database merupakan kata yang berasal dari bahasa Inggris yang berarti basis data.

Menurut Stephens dan Plew dalam sebuah jurnal, database adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi tersebut adalah sesuatu yang dapat digunakan sehari-hari dengan tujuan tertentu.

Tips Mengelola Database Karyawan

Penggunaan sistem database dalam pengelolaan data perusahaan merupakan salah satu hal yang dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.

Setelah mengetahui pengertian dan peran penting penggunaan sistem informasi dalam mengelola database karyawan, maka berikut tips mengelola yang dapat diterapkan dalam perusahaan.

Menentukan data dan informasi yang dikelola

Sebuah sistem informasi database dalam perangkat lunak sudah fitur yang otomatis dapat mengatur apa saja pilihan menu yang dapat muncul.

Sebelum memasukannya ke dalam database karyawan, seorang HRD perlu menentukan jenis informasi dan data apa saja yang akan dimasukan kedalam database untuk melakukan pendataan karyawan.

Data dan informasi tersebut dapat berupa alamat tempat tinggal, jabatan, masa kontrak kerja, dan besaran gaji.

Menyiapkan data

Langkah selanjutnya yaitu menghimpun data yang dimiliki oleh setiap karyawan.

Meskipun dalam hal ini karyawan tersebut bekerja untuk perusahaan, namun data yang menjadi kebutuhan perusahaan harus diberikan kepada perusahaan untuk dikelola di dalam database karyawan.

Contoh data yang dimaksud biasanya adalah fotokopi identitas (KTP/paspor), pasfoto, NPWP, BPJS, dan buku tabungan.

Kelola HRIS secara sistematis

Proses penghimpunan data karyawan memang membutuhkan waktu yang lebih lama, hal ini dikarenakan dalam proses pengumpulan data tersebut tidak hanya sekadar mengumpulkan begitu saja.

Namun, data yang dikumpulkan HRD perlu disortir lebih lanjut untuk memudahkan dalam mengelola database karyawan sesuai dengan jabatan yang diemban oleh karyawan tersebut.

Untungnya, kini banyak penyedia layanan yang menjual perangkat lunak atau software untuk pengelolaan database karyawan yang lebih sistematis dan cepat, sehingga membuat pekerjaan HRD lebih efisien.

Update peraturan pemerintah

Saat ini terdapat beberapa aturan hukum yang berlaku di Indonesia yang berkaitan dengan tenaga kerja.

Peraturan Perundangan yang berlaku pada umumnya mengatur hal-hal terkait upah minimum, standar K3, pajak penghasilan, BPJS, dan durasi kerja.

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa saat ini sudah banyak software HRIS yang mampu secara otomatis mengintegrasikan Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku dengan database karyawan.

Sehingga peraturan yang berlaku secara otomatis akan diterapkan dalam database yang dikelola oleh perusahaan.

Maintenance software

Sering kali database karyawan yang terhimpun di perusahaan hilang begitu saja.

Banyak faktor yang menjadi penyebabnya, baik dari faktor manajemen database yang buruk akibat human error, ataupun tidak dilakukannya perawatan dan perbaikan berkala terhadap perangkat lunak.

Meskipun database karyawan sudah disimpan di dalam perangkat lunak berbasis online, namun perusahaan tetap harus memperhatikan perawatan secara berkala terhadap perngkat.

Pembaruan data

Tingginya mobilitas karyawan di dalam perusahaan membuat data pribadi yang dimiliki karyawan tersebut selalu berubah yang dapat membuat perbedaan di dalam database karyawan.

Hal ini mengahruskan HRD untuk melakukan pembaruan data karyawan jikala terdapat perubahan data yang dimiliki oleh karyawan.

Ada pembaruan yang hanya bisa dilakukan oleh pihak HRD, ada yang bisa dilakukan sendiri oleh karyawan ybs. Yang jelas, jika ada urgensi pembaruan data dan informasi, HRD harus mengomunikasikannya dengan baik ke karyawan.

Pembaruan data ini meliputi segala jenis informasi dan data seperti status, cuti, tempat tinggal, dan reimbustment.

Terhubung dengan penyedia software

Tips yang terakhir adalah, jika Anda menggunakan jasa penyedia software, pastikan untuk selalu terhubung dengan pihak ketiga tersebut.

Akan lebih baik jika di awal instalasi, Anda dapat memastikan penyedia jasa memberikan langkah-langkah yang bisa segera diambil jika user mengalami kendala.

Ini adalah bentuk antisipasi jika perangkat lunak atau software yang digunakan tiba-tiba mengalami eror.

Apabila Anda seorang karyawan, pastikan untuk berkonsultasi dengan HRD selaku penangung jawab dalam pengelolaan database karyawan.

Manfaat Mengelola Database Karyawan

Berkembangnya teknologi berdampak pada pengelolaan database karyawan. Lihat saja, kini, HRD tidak perlu repot untuk melakukan pencatatan secara manual terhadap data karyawan.

Dengan beberapa fitur yang dimiliki oleh HRIS akan mempermudah HRD dalam pengelolaan database karyawan yang telah terintegrasi.

Berikut ini manfaat menggunakan HRIS atau piranti lunak bagi perusahaan.

1. Lebih Efisien

Memberikan kemudahan untuk HRD atau perusahaan dalam memasukan dan menyortir data karyawan secara terstruktur dan cepat. Sehingga dapat mengetahui informasi data karyawan secara langsung.

2. Dapat digunakan bersama

Data tersimpan di dalam server aplikasi yang dapat diakses secara online, sehingga bisa digunakan secara bersama oleh setiap karyawan.

3. Hemat biaya

Tersedianya perangkat lunak atau aplikasi berbasi online yang bisa digunakan secara bersamaan oleh karyawan mampu menekan biaya operasional untuk tidak mempekerjakan karyawan yang dikhususkan untuk mengelola database karyawan semata.

Meskipun terdapat biaya perawatan yang tetap harus dikeluarkan oleh perusahaan.

4. Lebih mudah

Saat proses peralihan dari metode pencatatan database lama yang masih manual ke dalam software atau aplikasi.

Tidak diperlukan untuk melakukan pencatatan ulang, hal ini dikarenakan software atau aplikasi tersebut sudah mampu secara otomatis mentransfer database sebelumnya.

5. Data tersimpan aman

Tersimpannya database karyawan di dalam cloud server, membuat perusahaan dan karyawan itu sendiri merasa aman karena data tersebut kecil kemungkinan akan hilang atau tersebar.

Penutup

Pada dasarnya perusahaan yang sudah menggunakan software atau aplikasi dalam mengelola database karyawan secara digital dapat memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan karena dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.

Selain itu, dengan penggunaan digitalisasi, karyawan dapat mengakses dan memperbarui datanya sendiri yang datanya sudah terjamin aman.