Hybrid Working, Ini Tips Penerapan Efektif |

Sistem kerja hybrid working kian banyak dipraktikkan oleh perusahaan berbagai skala.

Banyak yang berpendapat bahwa model ini sangat cocok dilakukan sekarang, saat pandemi global sudah mereda.

Mari kita kupas sedikit lebih detail tentang hybrid working dan bagaimana penerapan yang efektif agar dapat mempertahankan produktivitas karyawan.

Apa yang Dimaksud dengan Hybrid Working?

Sederhananya, hybrid working adalah sistem kerja kombinasi antara kerja dari kantor (WFO) dan kerja dari mana saja, termasuk dari rumah (WFH).

Hybrid working sudah diterapkan di banyak perusahaan sejak teknologi semakin maju, khususnya penggunaan internet, smartphone, dan cloud computing.

Ditambah, pandemi global yang menyerang dua tahun lalu membuat banyak aktivitas harus dilakukan secara jarak jauh.

Menariknya, perubahan ini membuat banyak orang menyadari bahwa ternyata mereka tetap bisa melakukan pekerjaan tanpa harus berada di kantor/lapangan.

Akhirnya banyak yang merasa nyaman dengan model kerja jarak jauh hingga menjadi ekspektasi tersendiri dalam rekrutmen.

Itulah yang membuat semakin bertambahnya perusahaan/organisasi yang menerapkan sistem kerja ini.

Cara Kerja Hybrid Working

Mengutip Envoy, hybrid working terdiri dari tiga pilihan:

Beberapa karyawan bekerja di kantor/lapangan, lainnya bekerja jarak jauh
Semua karyawan bekerja di kantor/lapangan beberapa minggu, dan minggu lainnya semua bekerja jarak jauh
Kombinasi 1) dan 2)

Tapi pada praktik umumnya, sistem hybrid working dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Berdasarkan lingkungan kerja

Jarak jauh atau sesuai keinginan karyawan

Model ini lebih cenderung mengutamakan kerja jarak jauh atau sesuai preferensi karyawan. Terdapat pro dan kontra dari model ini, yaitu:

Pro:

Meningkatkan efisiensi
Tidak boros ruang dan tempat dan bisa mematuhi protokol kesehatan
Menumbuhkan rasa percaya di dalam tim

Kontra:

Jika tidak ada pengaturan jadwal, operasional bisa berantakan
Malah bisa melebihi kapasitas jumlah orang dan menyalahi peraturan

Office-first

Model ini kebalikan dari model di atas, yaitu karyawan cenderung untuk bekerja di kantor/lapangan.

Terdapat pro dan kontra dari model ini, yaitu:

Pro:

Kerja tim dan kolaborasi jadi lebih efisien
Tidak membutuhkan banyak penyesuaian digital
Tetap tersedia fleksibilitas untuk kerja jarak jauh

Kontra:

Tidak bisa diaplikasikan untuk perusahaan yang karyawannya tersebar di banyak lokasi

Berdasarkan scheduling

Model scheduling biasanya mengatur jadwal kedatangan karyawan ke kantor berdasarkan divisinya, biasanya per minggu (bergantian dengan divisi lain), atau perusahaan bisa menetapkan divisi A untuk datang di waktu tertentu.

Terdapat pro dan kontra dari model ini, yaitu:

Pro:

Bisa melakukan meeting face to face dengan efisien
Menghindari kapasitas berlebih
Menjaga dinamika tim
Bisa dipraktikkan di perusahaan besar secara gradual

Kontra:

Menambah biaya operasional
Tidak cocok diterapkan oleh divisi yang kerap memiliki jadwal meeting mendadak

Berdasarkan divisi

Cara lain adalah dengan menetapkan tim mana yang harus bekerja di kantor atau rumah. Penyiapan ini paling baik untuk organisasi yang membutuhkan karyawan tertentu untuk bekerja di kantor/lapangan.

Terdapat pro dan kontra dari model ini, yaitu:

Pro:

Meningkatkan efisiensi
Mengurangi biaya operasional

Kontra:

Dapat menciptakan komunikasi tersendat antara yang WFO dan jarak jauh
Kebutuhan penggunaan teknologi atau komunikasi digital meningkat

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Hybrid Working

Kelebihan

Biaya ruang kantor jadi lebih murah
Mendapatkan talent baru yang berasal dari mana saja
Karyawan lebih tangkas karena terbiasa bekerja di kantor dan rumah
Memberikan fleksibilitas yang bisa meningkatkan produktivitas dan kesehatan karyawan

Biaya operasional yang berkurang tentunya menjadi poin favorit bagi perusahaan dalam menerapkan sistem kerja hibrida.

Juga, fleksibilitas yang dapat dinikmati semua kalangan bisa memberikan ruang dan waktu untuk beristirahat lebih banyak dan menghabiskan waktu bersama keluarga.

Di luar itu, menerapkan sistem hybrid working juga banyak tantangannya. Mari cek poin-poin berikut.

Kekurangan

Timbulnya micro-management karena kurang rasa percaya dari atasan
Timbul tantangan untuk berlaku adil dan inklusif terhadap karyawan
Harus memberikan tools yang menunjang pekerjaan mereka, kadang menghabiskan banyak biaya
Tantangan untuk memberikan pelatihan jarak jauh

Untuk menyeimbangkan komunikasi antara yang di kantor dan di luar kantor, dibutuhkan peralatan dan teknologi yang memadai. Sebut saja, ruangan, layar LCD besar, dan koneksi Wi-Fi memadai.

Selanjutnya adalah menjaga komunikasi. Meski media seperti chat dan video conference bisa diakses kapan saja, tapi kecepatan dalam menanggapi bisa jadi masalah.

Tips Sistem Hybrid Working yang Efektif

Sayangnya, sistem hybrid working ini sangat bersifat personalisasi. Ya, semua kembali lagi pada karakteristik bisnis dan organisasi Anda.

Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum menentukan implementasi hybrid working untuk perusahaan:

1. Kenali mayoritas divisi perusahaan

Misalnya, jika banyak karyawan Anda bekerja sebagai tim sales, mungkin Anda perlu mempertimbangkan memperbanyak peluang kerja dari kantor.

Intinya, Anda harus memahami divisi mana yang paling berperan penting selama periode recovery ini.

2. Jangan lupakan people management

Tidak semua pemimpin pandai mengelola timnya dengan mode jarak jauh.

Kalaupun perusahaan Anda menerapkan hybrid working, Anda harus bisa memastikan manajer dan leader lain mampu mengelola karyawannya secara hibrida juga.

3. Reviu performa tiap divisi

HRD perlu melakukan reviu performa kerja dengan para manajer, untuk memastikan bahwa karyawan bisa tetap produktif selama implementasi hybrid working.

Jika terdapat kendala, baik HRD dan manajer harus mencari jalan keluarnya secepatnya.

4. Fleksibel

Hybrid working selain bersifat personalisasi, juga bersifat fleksibel. Tidak ada aturan baku di dalamnya.

Anda bisa bereksperimen, mengatur pembagian jadwal dan kapasitas orang yang bisa datang ke kantor, merancang performance management baru, dsb.

5. Selalu patuhi protokol kesehatan

Mengumpulkan banyak karyawan dalam satu tempat bisa meningkatkan risiko penularan wabah Covid-19.

Penting bagi HRD untuk memastikan kantor dalam kondisi siap untuk digunakan. Jangan kendorkan protokol kesehatan di area kantor.

6. Adakan acara gabungan

Seperti kita tahu, komunikasi jadi tantangan dalam praktik hybrid working ini. Maka itu, tidak ada salahnya jika HRD menyelenggarakan pertemuan virtual yang bisa diikuti seluruh karyawan.

Perkuat rasa kebersamaan walau mengorbankan jarak di antara karyawan. Ini juga bisa berdampak positif bagi motivasi karyawan.

Penutup

Itulah tadi pengertian, kelebihan-kekurangan, tips mengenai hybrid working.

Dua tahun belum cukup untuk memberikan kita pedoman efektif untuk menerapkan sistem ini. Akan banyak trial & error dalam prosesnya, tapi model kerja ini semakin dirasa memberikan benefit.

Tidak hanya untuk perusahaan, tapi juga untuk karyawan.