Retensi karyawan bukan tugas tim HR saja. Meski porsi pekerjaan ada di tangan tim HR, tetapi retensi karyawan adalah upaya bersama untuk mempertahankan karyawan terbaik di organisasi.

Tak dipungkiri, ada masa di mana karyawan harus pergi. Entah alasan usia, keluarga, mendapatkan kesempatan lain, ekspektasi tidak sesuai realita, atau karena sikap atasan. Selain usia dan keluarga, alasan lain bisa diantisipasi oleh perusahaan.

Perusahaan perlu membertimbangkan strategi retensi karyawan untuk meminimalisir turnover. Karena proses keluar masuk karyawan yang tinggi dapat memengaruhi produktivitas rekan kerja mereka.

Apa Itu Retensi Karyawan?

Retensi karyawan merupakan kemampuan perusahaan untuk mempertahankan karyawannya, sehingga menghasilkan tenaga kerja lebih stabil dan produktif.

Di dunia kerja, karyawan resign tak bisa dihindari. Jika keadaan itu diabaikan dapat menyebabkan turnover karyawan semakin tinggi. 

Walaupun rendah atau tinggi tingkat turnover karyawan tidak bisa disamaratakan. Hal itu tergantung industri dan keadaan perusahaan. 

Sebagai HR, Anda harus mempertimbangkan, jika yang keluar adalah manajer atau posisi lebih tinggi, maka anggota tim atau divisi lain perlu menyesuaikan fungsi dan alur kerja. Kondisi tersebut berdampak pada produktivitas dan moral karyawan.

Alasan Retensi Karyawan Harus Dilakukan oleh Organisasi

Dalam iklim perekrutan yang kompetitif, retensi karyawan sering kali menjadi tantangan.

Memang, menjalankan retensi karyawan bukan hal gampang. Namun organisasi harus melakukannya jika menciptakan karyawan berkinerja tinggi dan loyal sekaligus mendongkrak kinerja bisnis.

Setidaknya, ada tiga alasan organisasi harus melakukan retensi karyawan, yaitu:

Mempertahankan produktivitas

Retensi karyawan dapat mempertahankan produktivitas secara berkelanjutan. Karena karyawan telah memiliki skill set untuk menjalankan tugas sehari-hari.

Produktivitas bisa bertahan ketika karyawan yang bekerja untuk jangka waktu lama memahami visi organisasi secara mendalam. Mereka juga mengetahui bagaimana memenuhi harapan, sehingga menambah nilai yang signifikan terhadap organisasi.

Menghemat bujet 

Mempertahankan pegawai yang terampil dan reliable berdampak positif terhadap bujet perusahaan. Seperti yang kita tahu, biaya rekrutmen karyawan baru cukup tinggi, terlebih tingkat turnover tinggi.

Mengurangi waktu pelatihan

Karyawan lama telah melalui pelatihan, sehingga mereka terlatih dan percaya diri untuk melaksanakan tanggung jawab sehari-hari. Termasuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

Sedangkan karyawan baru memerlukan pelatihan dan waktu beradaptasi dengan lingkungan baru. Kondisi itu berdampak pada produktivitas tim.

11 Strategi Retensi Karyawan di Era New Normal

Retensi karyawan tak sekadar menahan secara verbal, agar mereka tidak pindah haluan. Perusahaan yang menaruh perhatian terhadap karyawannya akan memiliki strategi retensi karyawan. 

Strategi dapat berupa kebijakan dan program untuk mengurangi turnover plus menghadapi “pembajakan” tenaga kerja. 

Anda tak perlu menjalankan semua strategi ini, pilih yang sesuai dengan budaya dan tujuan perusahaan di era new normal.

#1 Rekrut kandidat yang cultural fit

Keterampilan maupun keahlian yang berhubungan dengan pekerjaan dapat dipelajari.

Namun merekrut kandidat yang cultural fit atau mengetahui budaya perusahaan menghasilkan karyawan cepat beradaptasi, lebih loyal, dan berkontribusi lebih besar.

Saat proses rekrutmen, Anda dapat bertanya hal-hal yang berkaitan dengan nilai-nilai perusahaan. Jelaskan pula bagaimana pekerjaan berhubungan dengan nilai tersebut. Penjelasan Anda akan membantu mereka memahami apa yang diharapkan perusahaan terhadap karyawan baru.

#2 Fleksibel 

Sejak pandemi COVID-19, sistem kerja menjadi fleksibel. Ada yang menerapkan sistem work from home maupun hibrida. 

Lingkungan kerja fleksibel menjadi topik hangat sejak era new normal. Ia menawarkan bekerja di kantor dan/atau di rumah secara bergantian. Meski demikian tidak semua perusahaan menerapkan sistem ini.

Namun perusahaan yang memiliki lingkungan kerja fleksibel menjadi incaran angkatan kerja saat ini. Mereka menganggap, fleksibilitas kerja adalah nilai plus perusahaan karena menghemat waktu, uang, dan distraksi.

Selain itu, fleksibel waktu kerja banyak diadopsi oleh perusahaan. Mereka tak mengharuskan karyawan untuk bekerja mulai pukul 08.00 sampai 17.00. Sebagai gantinya, karyawan dan timnya dipercaya untuk menavigasi pekerjaan sesuai tenggat.

Strategi retensi karyawan ini memungkinkan perusahaan merekrut tanpa batasan geografi dan menghemat biaya operasional gedung. Kemungkinan tim HR dapat menciptakan talent pool karena banyak kandidat tertarik terhadap perusahaan. 

#3 Menghargai dan mengakui upaya karyawan

Sekilas, karyawan tidak acuh terhadap hasil kerjanya. Hal itu bukan berarti Anda mengabaikan upaya yang telah ia lakukan. 

Menghargai upaya karyawan atas kerja keras dan pencapaiannya membuat mereka merasa kompeten. Jika tidak, mereka tidak memiliki sense of ownership dan tak loyal terhadap pekerjaan.

Menghargai mereka tak selalu dengan uang. Anda bisa menuliskan terima kasih di post-it, memberikan pengakuan saat rapat bulanan, atau mengunggah karya mereka di akun media sosial perusahaan.

#4 Employee wellbeing

Kesehatan = kesejahteraan.

Sejak pandemi hingga new normal, kesehatan menjadi prioritas utama bagi semua orang. Baik sehat fisik, mental, sosial, hingga finansial.

Perusahaan dapat meretensi karyawan dengan program employee wellbeing. Seperti LinkedIn, tahun lalu perusahaan memiliki program mental week off untuk mencegah karyawan burnout.

Selain itu, perusahaan memastikan protokol kesehatan, anjuran vaksinasi COVID-19, asuransi kesehatan yang memadai, hingga fasilitas yang menunjang kesehatan karyawan agar kesejahteraan mereka terjamin.

#5 Meningkatkan hubungan dengan karyawan

Banyak profesional mengatakan, karyawan resign bukan meninggalkan perusahaan tetapi manajer atau atasan yang buruk. Jika karyawan resign adalah yang berkinerja terbaik dan terampil, perusahaan akan merugi. 

Maka tim HR perlu turun tangan untuk meningkatkan hubungan antar karyawan. Anda dapat bertanya secara berkala tentang hal-hal yang dikhawatirkan, masalah yang sedang dihadapi, dan bagaimana tim HR bisa membantu karyawan untuk mengatasi masalah tersebut.

Cara lain adalah melakukan survei atau polling untuk memperoleh insight dari karyawan terhadap pekerjaan mereka dan visi organisasi secara keseluruhan.

#6 Kegiatan team building

Sistem kerja hibrida maupun jarak jauh bisa menyulitkan bagi sebagian karyawan. Untuk mengatasinya, pertimbangkan untuk menyelenggarakan kegiatan team building secara virtual.

Isi kegiatan dengan gim hingga diskusi, sehingga mereka berinteraksi dan mempererat hubungan antar tim. Strategi ini meningkatkan keterlibatan dan moral karyawan.

#7 Memberikan cuti panjang

Strategi lain dari retensi karyawan adalah memberikan cuti panjang. Biasanya, perusahaan memiliki syarat bagi karyawan yang ingin mengambil cuti panjang.

Misal, karyawan yang telah bekerja lima tahun mendapatkan cuti selama sebulan. Cuti bisa diambil sebulan penuh atau dibagi menjadi dua periode.

#8 Budaya kerja positif

Budaya perusahaan positif akan menciptakan lingkungan kerja positif. Namun, apakah budaya perusahaan Anda telah diterapkan dengan baik sehingga menghasilkan lingkungan positif?

Anda dan tim HR dapat melihat kembali bagaimana implementasi budaya perusahaan saat ini. Karena budaya kerja positif membuat karyawan betah bekerja di sebuah organisasi.

Budaya kerja positif dapat berbentuk:

• Mendorong manajer atau pemimpin tim berkomunikasi secara terbuka dengan anggotanya, sehingga tercipta hubungan harmonis antara mereka.
• Menciptakan budaya umpan balik yang konstruktif, sehingga karyawan dapat memperbaiki kinerjanya. 
• Memanfaatkan onboarding untuk menanamkan nilai-nilai dan budaya perusahaan kepada karyawan baru.
• Memiliki program buddy bagi karyawan baru, sehingga ia bisa menjalankan tugas dengan baik.
• Memiliki waktu bagi karyawan yang ingin mencurahkan hatinya. Tim HR juga bisa membantu karyawan supaya ia menyelesaikan masalahnya.
• Membuat program peer recognition agar sesama rekan atau antar divisi saling memberikan pengakuan kinerja masing-masing.

#9 Program pengembangan diri dan karier

Ingin karyawan loyal? Miliki program pengembangan diri dan karier kepada karyawan.

Nancy Parsons sebagai CEO CDR Companies mengatakan memberikan program learning and development dapat mengembangkan keterampilan sekaligus membentuk jalur karier karyawan. Baik karier secara linier maupun lintas karier di organisasi.

#10 Kompensasi yang kompetitif

Dunia kerja dan perekrutan kandidat sangat kompetitif. Hal kompensasi juga ikut kompetitif.

Grayson Williams, Vice President Red Hat, berpendapat pemimpin perlu meninjau gaji secara teratur dan memastikan karyawan menerimanya secara adil dan kompetitif.

Kompensasi bukan hanya gaji saja. Kini banyak perusahaan yang memberikan kompensasi berupa tunjangan dan fasilitas, seperti bonus tahunan, saham karyawan, gift card atau vocer, keanggotaan di pusat olahraga, katering sehat, mendatangkan penasehat keuangan, dan lainnya.

#11 Siap menghadapi turnover

Dalam mempertahankan karyawan, Anda harus siap menghadapi turnover. Karena turnover karyawan tidak bisa dihindari.

Seperti yang dikatakan oleh Dan Pickett sebagai mantan CEO Nfrastructure, perusahaan harus mempersiapkan kandidat baru untuk menggantikan karyawan top yang resign. 

Kalau ia ingin keluar, izinkan, karena sikap tersebut untuk kebaikan dua pihak. Karena mempertahankan seseorang yang bertekad resign akan berdampak negatif terhadap kinerja karyawan lain.

Bagaimana Dengan Retensi Karyawan Baru?

Anda pernah menghadapi karyawan yang baru bekerja beberapa bulan atau minggu tetapi ia memutuskan untuk resign?

Jika pernah, Anda perlu melakukan retensi karyawan baru. Pada dasarnya, upaya retensi anggota baru cukup mudah, yaitu:

1. Memberikan gambaran pekerjaan yang jelas dan realistis –termasuk aspek positif dan negatif yang akan dijumpai ketika bekerja– saat proses perekrutan kepada kandidat. Cara ini membuat kandidat mengetahui tentang lanskap pekerjaan tersebut.
2. Melibatkan karyawan baru dalam dialog terbuka dan dorong mereka untuk berbagi ide dan saran untuk perbaikan. Gunakan umpan balik mereka untuk memperbaiki keterlibatan karyawan atau lingkungan kerja.
3. Bangun interaksi antar karyawan agar mereka mengenal satu sama lain, memperjelas nilai-nilai, dan bantu mereka jika ada kesulitan yang berhubungan dengan kerja.
4. Memberikan dukungan yang positif kepada karyawan baru. Seperti mengucapkan ‘terima kasih’ atau ‘kamu hebat’.

Penutup 

Retensi karyawan sangat dinamis karena berhubungan erat dengan perkembangan teknologi, kondisi terkini, dan angkatan kerja saat ini.

Begitu pula dengan pasar tenaga kerja yang bergerak begitu cepat. Itulah sebabnya retensi merupakan prioritas utama bagi organisasi untuk mempertahankan aset-asetnya guna meningkatkan produktivitas, mempertahankan arus bisnis, dan mengurangi biaya perekrutan kembali.