Teori Manajemen: Definisi dan Terapan Di Organisasi

“Ah itu sih hanya teori!”

Kita sering mendengar kalimat ini diucapkan ketika ada seorang teman atau rekan kerja Anda ingin memberikan solusi dari suatu permasalahan. Tapi, tahukah Anda ketika kita berbicara tentang teori manajemen maka tanpa kita sadari dalam kehidupan berorganisasi teori manajemen dapat membantu Anda lebih efektif dalam membimbing tim menuju kesuksesan? 

Ini disebabkan manajemen memiliki arti yang luas, sehingga teori dan praktik manajemen yang tidak berkesinambungan dapat menyebabkan para praktisi maupun pemimpin organisasi salah dalam mengambil keputusan sehingga perusahaan kehilangan arah dalam mencapai tujuan dan pertumbuhannya.

Lalu seperti apa manfaat praktik teori manajemen bagi organisasi Anda, mari kita simak terlebih dahulu pengertian dari teori manajemen di bawah ini.

Pengertian Teori Manajemen

Seorang ahli militer dari Amerika Serikat bernama James. A Lawrence pada tahun 1991 menuliskan definisi mendasar tentang teori manajemen. Menurut Lawrence, prinsip dan aplikasi konsep manajemen yang diterapkan oleh para pemimpin organisasi pada kegiatan rutin organisasi militer maupun organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dan tujuan individu organisasi. 

Teori manajemen berfungsi untuk menyediakan kerangka kerja organisasi dalam membangun tim kerja. Dengan teori manajemen maka para pemimpin mampu menggunakan untuk menggunakan secara efektif banyak proses sistemik dan aspek motivasi dari struktur dan fungsi organisasi.

Dalam praktiknya, penerapan teori manajemen dapat dilihat ketika para pemimpin organisasi memotivasi karyawan mereka untuk memberikan kontribusi yang terbaik bagi pencapaian tujuan organisasi. Misalnya, ketika para pemimpin organisasi mulai melakukan koordinasi dan pengawasan, maka pada saat itulah teori manajemen bekerja.

Jika kita telah mengetahui tentang apa itu teori manajemen dan praktik kesehariannya dalam dunia kerja, maka di bagian berikut, kita akan semakin menyadari arti penting dari teori manajemen. 

Manfaat Mempraktikkan Teori Manajemen Di Organisasi

Tidak hanya dapat mendukung praktik di lapangan, dengan mengetahui teori-teori manajemen akan memberikan beberapa manfaat bagi organisasi secara keseluruhan. Di bawah ini 5 manfaat mempraktikkan teori manajemen di lingkungan kerja.

Produktivitas Meningkat

Teori manajemen membantu organisasi untuk memaksimalkan produksi dengan memaksimalkan sumberdaya yang mereka miliki. Perusahaan senantiasa berupaya untuk mengembangkan potensi individu karyawan guna mencapai efektivitas, efisiensi dan peningkatan produktivitas.

Pengambilan Keputusan yang Disederhanakan

Teori manajemen membantu para pemimpin organisasi untuk menyusun strategi dalam mempercepat proses pengambilan keputusan yang mendukung efektivitas dari setiap keputusan yang mereka buat.

Meningkatkan Kolaborasi

Para pemimpin organisasi dapat memanfaatkan teori organisasi untuk meningkatkan partisipasi staf atau karyawan melalui kerja tim dan kolaborasi.

Meningkatkan Objektivitas

Teori manajemen membantu para manajer dalam mengambil keputusan secara obyektif karena semua keputusan yang diambil  oleh mereka didasarkan pada data dan fakta, dan bukan sekadar perkiraan atau sekadar berbasis pada perasaan.

Jenis-jenis Teori Manajemen

Setelah mengetahui definisi serta manfaat teori manajemen bagi organisasi, selanjutnya kita akan masuk ke jenis-jenis teori manajemen yang telah diakui di dunia. Terdapat tujuh teori manajemen yang cukup umum dikenal, yaitu sebagai berikut:

  1. Teori Manajemen Ilmiah (Oleh F. Taylor)
  2. Prinsip Teori Manajemen Administratif (Oleh H. Fayol)
  3. Teori Manajemen Birokrasi (Oleh M. Weber)
  4. Teori Hubungan Manusia (Oleh E. Mayo)
  5. Teori Manajemen Sistem
  6. Teori Manajemen Kontingensi (Oleh F. Fiedler)
  7. Teori X dan Y (Oleh D. McGregor)

1. Teori Manajemen Ilmiah

Dikembangkan oleh Frederick Taylor, dia adalah salah satu orang pertama yang mempelajari kinerja kerja secara ilmiah. Prinsip Taylor merekomendasikan bahwa metode ilmiah harus digunakan untuk melakukan tugas di tempat kerja, sebagai lawan dari pemimpin yang mengandalkan penilaian mereka pribadi terhadap anggota tim.

Taylor memulai proses penerapan manajemen ilmiah di sebuah perusahaan otomotif Ford di Amerika Serikat. Henry Ford, sang pemilik perusahaan menyewa jasa konsultan Taylor untuk memperbaiki manajemen di perusahaannya sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan Ford pada waktu itu. Dan terbukti pada tahun 1908 metode Assembly Line diperkenalkan dalam proses produksi Mobil Ford.

Dengan konsep ini maka proses produksi yang dulunya hanya dapat memproduksi 1 unit mobil untuk satu model mobil diganti dengan produksi skala massal. Ini dimungkinkan karena pada proses perakitan bagian mobil dibagi menjadi tiap bagian dan tiap bagian bertanggung jawab menyelesaikan tugas tertentu dengan input dan output yang telah ditentukan.

2. Prinsip Teori Manajemen Administrasi

Henry Fayol adalah seorang sarjana teknik dari Perancis dan Direktur sebuah perusahaan pertambangan. Pada tahun 1916, beliau menerbitkan sebuah buku berjudul “Administration Industrielle ET Generale”.  Buku ini merupakan hasil pengamatan dan riset Fayol terhadap praktik manajemen di perusahaannya, yang mana menginspirasinya untuk menciptakan sebuah teori yang dikenal sebagai 14 fungsi administrasi.

14 fungsi administrasi ini diciptakan oleh Henry Fayol untuk membantu para pemimpin organisasi dalam mengelola dan berinteraksi dengan tim kerjanya. 

Berikut 14 Fungsi Administrasi Henry Fayol: 

  1. Inisiatif
  2. Equity/Keadilan
  3. Rentang Kendali
  4. Bentuk penghargaan atas kinerja yang telah dihasilkan karyawan
  5. Kesatuan perintah.
  6. Saling menghargai dan patuh atas semua peraturan
  7. Pembagian kerja
  8. Otoritas dan tanggung jawab
  9. Kesatuan komando atau perintah
  10. Keseimbangan antara kepentingan individu & organisasi
  11. Manajemen teratas sebagai otoritas tertinggi
  12. Tatanan
  13. Stabilitas masa kerja
  14. Espirit de corps (kerja sama tim)

3. Teori Manajemen Birokrasi

Max Weber (1864 -1920) dari Jerman  memperkenalkan Birokrasi Legal Rasional teori manajemen birokrasi yang dikenal dengan  Birokrasi Legal Rasional. Weber percaya bahwa salah satu karakteristik utama masyarakat industri adalah dorongan untuk merasionalisasikan proses sosial dan ekonomi. 

Karena itu, jenis birokrasi seperti ini ia namakan sebagai birokrasi “tipe ideal” atau “model organisasi yang rasional”

Berikut adalah kriteria ideal Birokrasi menurut Max Weber.

  1. Adanya ketentuan tegas dan resmi mengenai kewenangan yang didasarkan pada peraturan-peraturan umum, yaitu ketentuan-ketentuan hukum dan administrasi.
  2. Prinsip pertingkatan (hierarki) dan derajat wewenang, merupakan sistem tegas hubungan atasan dan bawahan dimana terdapat pengawasan di dalamnya.
  3. Ketatalaksanaan suatu birokrasi yang modern didasarkan pada dokumen-dokumen tertulis, disusun dan dipelihara aslinya ataupun salinannya.
  4. Pelaksanaan birokrasi dalam bidang-bidang tertentu memerlukan latihan dan keahlian khusus.
  5. Bila birokrasi telah berkembang dengan penuh, maka kegiatan-kegiatannya meminta kemampuan bekerja yang maksimal dari pelaksana-pelaksananya, terlepas dari kenyataan bahwa waktu bekerja pada organisasi tersebut secara tegas dibatasi.

4. Teori Hubungan Manusia

Teori ini dikembangkan oleh Elton Mayo, yang melakukan eksperimen yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas yang meletakkan dasar bagi gerakan hubungan manusia.

Pada tahun 1927, para insinyur di Western Electric meminta Profesor Elton Mayo dari Universitas Harvard untuk bergabung dan menjadi konsultan pada proyek penelitian di Hawthorne, dimana Mayo dan tim penelitian ditugaskan untuk meningkatkan produktivitas di antara karyawan yang tidak puas. Mayo berusaha meningkatkan kepuasan pekerja dengan mengubah kondisi lingkungan seperti pencahayaan, suhu, dan waktu istirahat. Semua perubahan itu berdampak positif.

Temuan ini memunculkan Teori Hubungan Manusia Mayo, yang menyimpulkan bahwa karyawan lebih termotivasi oleh faktor sosial, seperti komunikasi informal, penghargaan dan perhatian dari manajer atau menjadi bagian dari kelompok – dibandingkan dengan  faktor lingkungan, seperti uang dan kondisi kerja.

5. Teori Manajemen Sistem

Manajemen sistem menawarkan pendekatan alternatif untuk perencanaan dan manajemen organisasi. Teori manajemen sistem mengusulkan bahwa bisnis, seperti tubuh manusia, terdiri dari banyak komponen yang bekerja secara harmonis sehingga sistem yang lebih besar dapat berfungsi secara optimal. Menurut teori tersebut, keberhasilan suatu organisasi bergantung pada beberapa elemen kunci: sinergi, interdependensi, dan keterkaitan antara berbagai subsistem.

Karyawan adalah salah satu komponen terpenting dari sebuah perusahaan. Elemen lain yang penting untuk kesuksesan bisnis adalah departemen, kelompok kerja, dan unit bisnis. Dalam praktiknya, manajer dituntut untuk mengevaluasi pola dan kejadian di perusahaannya untuk menentukan pendekatan manajemen terbaik. Dengan cara ini, mereka dapat berkolaborasi dalam program yang berbeda sehingga mereka dapat bekerja secara kolektif daripada sebagai unit yang terisolasi.

6. Teori Manajemen Kontingensi

Dikembangkan oleh Fred Fiedler, fokus utama teori ini adalah tidak ada satu pendekatan manajemen yang berhasil untuk setiap organisasi. Fiedler menyarankan bahwa sifat seorang pemimpin secara langsung berkaitan dengan seberapa efektif mereka memimpin timnya.

Teori kontingensi mengidentifikasi tiga variabel yang mungkin memengaruhi yaitu: struktur dan ukuran organisasi, teknologi yang digunakan, dan gaya kepemimpinan.

7. Teori X dan Y

Teori ini dicetuskan oleh seorang Psikolog sosial asal Amerika Serikat, Douglas McGregor. Menurutnya, gaya manajemen pemimpin organisasi dipengaruhi oleh persepsi mereka tentang motivasi kerja anggota tim.

Jika, para manajer menggunakan Teori X, maka para manajer berasumsi bahwa para pekerja itu selalu malas dan tidak memberikan seluruh kapasitas dan kapabilitasnya pada pakerjaan mereka, sehingga mereka harus selalu dikendalikan. Individu anggota organisasi dengan kecenderungan ini, umumnya lebih suka untuk dikontrol dan tidak mau menerima tanggung jawab.

Sebaliknya pada Teori Y, para manajer berasumsi bahwa para pekerja itu menikmati pekerjaan mereka, dan itu sebabnya mereka mampu mengendalikan dirinya sehingga tidak perlu ada pengawasan khusus. Rata-rata SDM di dalam tipe organisasi ini memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan yang kreatif, lincah dan inovatif sehingga mampu menghasilkan solusi bagi permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.

Tips Menerapkan Teori Manajemen Di dalam Perusahaan

Dari beberapa teori manajemen di atas, maka dapat disimpulkan bahwa disadari atau tidak, individu dalam organisasi senantiasa menerapkannya guna mencapai tujuan perusahaan.

Berikut beberapa tips efektif menggunakan teori manajemen di dalam perusahaan.

Buat Tujuan dan Target

Buatlah tujuan dan target yang akan dicapai oleh setiap bagian atau divisi dalam perusahaan. Dengan adanya tujuan dan target yang jelas, maka praktik teori manajemen Henry Fayol tentang prinisp pembagian kerja dan kesatuan perintah serta remunerasi dari setiap individu karyawan atas pencapaian target yang dihasilkan akan cocok diterapkan.

Buatlah Desain atau Struktur Organisasi

Menerapkan Teori Manajemen juga bisa melalui pembuatan desain atau struktur organisasi yang mampu membagi pola kerja secara horizontal dan vertical. Dengan mengetahui struktur dan ukuran organisasi, maka Anda lebih mudah memutuskan gaya motivasi apa yang Anda pakai untuk menggerakkan dan memotivasi karyawan atau bawahan Anda. Disamping itu, perjelas juga otoritas dan tanggung jawab serta kesatuan komando atau perintah.

Memperlakukan Karyawan sebagai Aset Berharga

Perlakukan karyawan sebagai aset berharga dalam organisasi, sehingga semua orang yang ada di bawah koordinasi atau rentang kendali Anda, dapat dengan mudah dimotivasi dengan menggunakan Teori Y. Tidak lupa juga untuk mengetahui kebutuhan dari masing-masing karyawan Anda khususnya yang terkait dengan apresiasi yang diberikan perusahaan kepada karyawannya.

Sistem Berbasis Data dan Peraturan Jelas

Buatlah sistem rekrutmen, absensi, penilaian kinerja, sistem rewards&punishment, dengan menggunakan data dan peraturan yang jelas seperti yang digambarkan dalam teori manajemen ilmiah dan teori birokrasi Weber.

Simpulan

Setiap teori manajemen memberikan wawasan dan penilaian yang berharga bagi para karyawan dan pemimpin organisasi. Tidak ada teori manajemen yang terbaik dapat diterapkan secara single entity dalam praktik manajemen sehari-hari. Ini semua tergantung dari struktur, ukuran, kompleksitas, budaya dan lingkungan tempat organisasi tumbuh dan berkembang.

Comment