Apa yang Anda pikirkan saat salah satu team leader, manajer, CEO, atau karyawan berpotensi di tempat Anda, tiba-tiba mengajukan resign? Pasti Anda akan memikirkan siapa yang akan menggantikan mereka.

Seseorang selevel manajer apalagi CEO tidak mudah digantikan, apalagi jika mereka memberikan performa baik selama kerja di perusahaan. Menggantikan mereka tidak boleh sembarang merekrut.

Jadi, apa yang akan Anda lakukan?

Adalah dikenal dengan perencanaan suksesi, sebuah strategi manajemen dalam mempersiapkan leader di masa depan. Lebih jelasnya, mari simak ulasan berikut.

Definisi Perencanaan Suksesi

Perencanaan suksesi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah succession planning, adalah sebuah strategi yang kerap dilakukan sebagai bentuk mengantisipasi kosongnya posisi penting di perusahaan. Perencanaan suksesi adalah proses menanamkan potensi seseorang untuk mengisi posisi penting di kala pergantian anggota terjadi.

Secara umum succession atau suksesi dalam bisnis merupakan sebuah istilah yang merujuk pada perubahan struktur organisasi di dalamnya dengan mempertimbangkan berbagai macam aspek yang nantinya akan berpengaruh. Perubahan struktural organisasi ini biasanya berkaitan dengan jabatan senior dalam sebuah perusahaan.

Maka dari itu dalam pemilihannya tidak boleh dilakukan dengan sembarangan. Perencanaan suksesi adalah strategi-strategi dan rencana-rencana yang dibuat oleh pemilik perusahaan untuk mengembangkan segala potensi, talenta, dan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan-karyawannya untuk mendapatkan calon-calon pemimpin perusahaan yang terbaik. Proses ini bisa dimulai dari tahap rekrutmen, atau mengembangkan talenta yang sudah ada.

Biasanya, perusahaan akan menilai karyawan mana yang sekiranya memiliki potensi untuk menjadi pengganti dari posisi krusial, seperti manajer atau C-level. Karyawan tersebut nantinya akan dipersiapkan lebih dalam lagi melalui berbagai pelatihan dan manajemen karier yang sistematis. Sehingga saat tiba waktunya ia menduduki posisi tersebut, ia sudah bisa langsung mengambil alih pekerjaan dengan baik.

Kelebihan Mempraktikkan Perencanaan Suksesi

Tujuan utama dari praktik perencanaan suksesi adalah memastikan posisi penting tetap diisi oleh orang-orang yang kompeten tanpa mengeluarkan cost yang besar. Artinya, tanpa melakukan rekrutmen baru, posisi penting tersebut harus bisa tetap terisi.

Tetapi di lapangan, 83% perekrut mengalami kesulitan menemukan kandidat yang benar-benar sesuai dengan deskripsi dan kebutuhan rekrutmen (Menurut laporan SHRM “The Global Skills Shortage” pada 2018). Laporan tersebut mendukung akan pentingnya kebutuhan succession planning dalam setiap organisasi.

Tidak hanya untuk memberikan Anda kandidat yang sesuai dengan deskripsi dan kebutuhan, perencanaan suksesi juga memiliki manfaat lain sebagai berikut.

1. Menaikkan Tingkat Retensi Karyawan

Tidak ada yang mau terjebak di posisi yang sama dengan gaji yang sama selama sisa karier mereka. Hidup adalah tentang pencapaian, besar atau kecil.

Banyak perusahaan sekarang menawarkan kesempatan bagi karyawannya untuk menaiki tangga promosi. Perencanaan suksesi memungkinkan karyawan melihat kemajuan karier mereka dan apa yang perlu mereka capai. Ketika karyawan Anda memiliki transparansi mengenai hal itu dan tahu bahwa mereka bisa maju dalam karir, maka mereka cenderung akan bertahan.

Mempekerjakan secara internal tidak hanya akan meningkatkan tingkat retensi, tetapi karyawan akan memiliki dorongan semangat karena semua orang tentunya ingin merasa dihargai.

2. Menurunkan Biaya Rekrutmen

Mempekerjakan karyawan secara eksternal membutuhkan proses yang mahal dan memakan waktu. Ini melibatkan periklanan, evaluasi, pelatihan, dan banyak lagi. Lalu setelah melakukannya, apakah Anda bisa yakin bahwa mereka cocok untuk pekerjaan tersebut?

Ingat, membiasakan diri dengan budaya perusahaan tidak terjadi dalam semalam. Sebaliknya, hal itu adalah sesuatu yang berkembang seiring berjalannya waktu. Jika Anda mempekerjakan dan melatih seseorang yang tidak cocok lalu karyawan tersebut berhenti, biaya dan usaha yang digunakan akan sia-sia dan Anda harus memulai proses dari awal lagi.

3. Mengoptimalkan Performa Kerja

Memberi karyawan kesempatan untuk meningkatkan keahlian mereka tentunya dapat memberikan manfaat. Hal ini membantu membangun kepemimpinan yang kuat dan memperkuat hubungan antar departemen. Akan ada peningkatan produktivitas dan juga memunculkan berbagai ide kreatif.

Siapa yang tidak ingin bekerja di lingkungan yang penuh dengan produktivitas dan mampu meningkatkan keahlian mereka? Betapa pun berbakatnya seseorang, selalu ada ruang untuk mengasah bakat tersebut. Karena seringkali, bakat itu tidak akan pernah bisa tumbuh tanpa kesempatan. Sehingga perusahaan perlu mengoptimalkan performa kerja karyawan agar karyawan dapat terus berkembang.

4. Mengidentifikasi Sosok Leader Masa Depan

Perencanaan suksesi mengharuskan perusahaan Anda untuk:

• Mengidentifikasi posisi-posisi yang paling penting bagi kesuksesan perusahaan di masa depan. Ini mungkin tidak semuanya merupakan posisi C-Level.
• Mengidentifikasi kandidat internal dengan nilai, keterampilan, dan keinginan untuk mengambil pekerjaan penting tersebut.
• Bicaralah dengan calon karyawan potensial tentang minat dan rencana karir mereka.

Jika tidak ada kandidat internal yang tepat untuk posisi kepemimpinan, maka Anda bisa memulai pencarian eksternal sejak awal.

Yang paling penting dalam perencanaan suksesi adalah membuat kandidat internal yang ambisius namun kurang berpengalaman mengetahui kerja keras dan keterampilan mereka telah diperhatikan dan cukup dihargai untuk dipertimbangkan untuk kemajuan karir mereka.

Tentunya hal ini bisa menjadi alat retensi dan motivator yang luar biasa bagi karyawan yang ingin memajukan karir mereka ke level manajemen.

5. Program Training & Development Lebih Terarah

Setelah perusahaan Anda mengidentifikasi karyawan yang tertarik untuk pindah ke posisi senior, Anda dapat mengidentifikasi kesenjangan kompetensi yang ada dan mulai mempersiapkannya untuk suksesi pada akhirnya.

Dengan mengidentifikasi calon penerus lebih awal, Anda memberi karyawan waktu untuk memperoleh keterampilan dan pengalaman yang mereka perlukan untuk bekerja dengan baik dalam peran senior mereka. Anda juga memberitahu karyawan bahwa Anda bersedia berinvestasi dalam pertumbuhan mereka serta perusahaan.

Metode Praktik Perencanaan Suksesi

Setelah mengetahui manfaat dari perencanaan suksesi bagi masa depan organisasi Anda, mungkin Anda akan berpikir, bagaimana cara saya memulainya?

Praktik ini bukanlah sesuatu yang bisa organisasi kuasai dan jalani dalam jangka waktu yang singkat. Ini mengenai proses yang sistematis dan konsisten. Juga, setiap organisasi/perusahaan memiliki cara kerjanya masing-masing. Secara khusus, itu akan membuat praktik perencanaan suksesi akan berbeda-beda di tiap tempat.

Secara garis besar, HR NOTE telah merangkum dari beberapa sumber tentang metode mempraktikkan perencanaan suksesi di organisasi. Berikut uraiannya.

Identifikasi Succession Planning versi Anda

Identifikasi kapasitas perusahaan/organisasi Anda terlebih dahulu sebelum memulai strategi ini. Tepatnya, mulailah identifikasi seberapa banyak posisi yang perlu suksesor nantinya?

Dan jangan terlalu fokus pada suksesor c-level saja. Bisa jadi diperlukan perencanaan suksesi karyawan dari bagian sales atau customer service yang difavoritkan pelanggan Anda dan memiliki potensi skill yang baik. Maka itu, penting juga untuk mengidentifikasi posisi penting apa saja yang ada di perusahaan/organisasi Anda.

Rencana yang Proaktif

Terkadang, Anda akan tahu sebelumnya jika anggota tim yang sulit diganti akan meninggalkan perusahaan, misalnya melalui pensiun yang direncanakan. Namun di lain waktu, bisa jadi Anda akan terkejut dengan kepergian staf yang tiba-tiba dan berpotensi membuat Anda kebingungan dalam mencari penggantinya. Itulah mengapa Anda membutuhkan rencana suksesi sekarang.

Pertama, pertimbangkan semua peran kunci dalam tim Anda dan jawab dua pertanyaan berikut:

• Apa pengaruh hari-hari dari posisi X pada perusahaan atau departemen?
• Jika orang yang saat ini berada di posisi X pergi, bagaimana hal itu akan memengaruhi operasional perusahaan?

Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, maka Anda dapat mulai menyusun awal dari rencana suksesi.

Identifikasi Calon Penerus

Setelah Anda mengetahui efek yang mungkin ditimbulkan oleh kepergian karyawan tertentu, pilihlah anggota tim yang berpotensi masuk ke posisi tersebut. Cobalah ajukan pertanyaan ini:

• Jika Anda merekrut untuk posisi X secara internal, karyawan mana yang akan menjadi kandidat terkuat untuk mengambil peran ini?
• Apakah kandidat tersebut membutuhkan pelatihan? Dan, jika ya, pelatihan jenis apa yang dibutuhkan?

Carilah orang-orang yang menunjukkan keterampilan yang diperlukan untuk berkembang di posisi yang lebih tinggi, apa pun gelar/posisi mereka saat ini.

Namun, jangan berasumsi bahwa Anda tahu bagaimana orang-orang di tim Anda memandang tujuan karier mereka. Sebagai saran, cobalah bicarakan dengan karyawan tersebut tentang bagaimana mereka memandang masa depan karier profesional mereka sebelum menjadikan mereka sebagai calon successor.

Berikan Program Development yang Tepat

Membantu karyawan Anda mengembangkan keterampilan mereka adalah investasi cerdas untuk bisnis apa pun. Namun, perusahaan juga harus memberikan karyawan yang dianggap “calon pemimpin” dengan pendampingan dan pelatihan tambahan untuk membantu mereka menjadi generasi kepemimpinan berikutnya.

Integrasikan dengan Proses Rekrutmen

Setelah Anda mengidentifikasi karyawan sebagai penerus untuk peran penting dalam perusahaan Anda, catatlah setiap celah bakat yang akan mereka tinggalkan jika mereka ternyata meninggalkan perusahaan. Itu dapat membantu Anda mengidentifikasi di mana harus memfokuskan upaya perekrutan di masa depan nanti.

Contoh Succession Planning: Belajar dari Kasus Citibank

Mengutip blog strategimanajemen.net, belajar mengenai succession planning dapat dilakukan dari kasus gagalnya perencanaan suksesi Citibank.

Pada tahun 2003, Citibank menggunakan pendekatan yang pekat dengan crony-ism (perkoncoan). Dari sejumlah kandidat yang muncul, Citibank akhirnya memilih seorang karyawan untuk memimpin, bukan karena ia yang terbaik, namun lebih karena ia yang paling loyal dengan perusahaan.

Banyak orang terkejut dengan pilihan ini, sebab posisi karyawan tersebut, saat itu adalah kepala bagian hukum (legal), ia sama sekali tidak memiliki strong background dalam bidang perbankan. Dan benar adanya. Tanpa dibekali dengan kemampuan perbankan yang mumpuni, karyawan tersebut gagal mengendalikan Citibank secara optimal.

Dan akhirnya, pada tahun 2007 lalu, Citibank dihantam keras oleh badai kredit macet perumahan yang membuat bank tersebut terluka parah. 

Lalu, pelajaran apa yang bisa kita petik dari kegagalan succession planning di Citibank ini? Ada dua hal yang mungkin bisa kita jadikan pelajaran.

Yang pertama, sebuah proses succession planning (atau proses penggantian para eksekutif yang menduduki posisi kunci) mestinya dilakukan secara sistematis dan berdasar pada asesmen yang obyektif dan bukan melalui proses yang parsial dan berdasar perasaan subjektivitas yang penuh bias.

Pelajaran kedua, adalah proses penyiapan para future leaders hanya akan berjalan dengan optimal jika sebuah perusahaan telah memiliki sebuah sistem pendidikan dan pengembangan karyawan yang bersifat terpadu, sistematis dan dijalankan dengan konsisten.

Simpulan

Maka dapat kita simpulkan bahwa perencanaan suksesi merupakan rencana atau strategi terstruktur dalam menyiapkan pemimpin perusahaan di masa depan.

Sebuah perusahaan yang baik harus mampu mengembangkan setiap potensi dari karyawannya, seperti memberikan karyawan ruang serta pelatihan khusus agar dapat terus melatih dan mempertajam bakat yang dimiliki.

Dengan demikian, saat perusahaan membutuhkan perannya, mereka sudah cukup profesional atau ahli dalam bidang yang digeluti.

Rencana suksesi ini perlu sangat diperhatikan karena tidak hanya penting untuk pengembangan karyawan, tetapi juga bisnis secara keseluruhan.