SOP (Standar Operasional Prosedur): Manfaat & Langkah Pembuatan | | HR NOTE Indonesia

SOP (Standar Operasional Prosedur): Manfaat & Langkah Pembuatan

Apakah Anda sering menyaksikan proses kerja yang tidak efisien dan tidak beraturan di kantor? Seperti proses lapor-melapor yang tidak praktis, staff yang bingung dalam menghadapi masalah saat leader-nya tidak ada, prosedur kerja yang berubah-ubah, dan lain sebagainya.

Hal tersebut bisa jadi karena tidak adanya sebuah standar yang bisa dipraktikkan seluruh bagian organisasi. Tidak adanya pedoman tersebut bisa menyebabkan kerancuan proses kerja yang menghambat pertumbuhan organisasi. Maka dari itu, penting agar sebuah organisasi memiliki standard operational procedure (SOP).

Simak ulasan mengenai SOP berikut ini!

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

SOP, atau kepanjangannya Standar Operasional Prosedur, adalah sebuah rangkaian standar yang mendukung prosedur kerja yang tertata baik di sebuah organisasi atau perusahaan.

Memetik sumber kajianpustaka.com, berikut pengertian SOP menurut beberapa ahli.

  1. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
  2. Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Standard Operating Procedure (SOP) diperlukan perusahaan untuk menghasilkan sistem yang berkualitas, teknis yang konsisten, dan mempertahankan kualitas kontrol serta menjaga proses bisnis tetap berjalan dengan baik. 

SOP ini biasanya berkaitan dengan produk, SDM, dan lain sebagainya. Salah satu SOP perusahaan yang sangat penting adalah SOP Perusahaan mengenai SDM. Yaitu bagaimana  perusahaan mengatur sistem perekrutan, pelatihan, tanda tangan kontrak, pemberian surat peringatan (SP), bonus, dan cuti kerja, dan masih banyak lagi.

Mirip Tapi Berbeda: SOP & Manual
SOP dan Manual pada dasarnya sangat mirip. Manual adalah dokumen yang merangkum knowhow dan langkah pencegahan terkait pekerjaan dan operasional.
Sebuah Manual perlu berisi konten yang luas yang mencakup tidak hanya prosedur, tetapi juga peraturan untuk memastikan prosedur berjalan lancar.
Sedangkan SOP merangkum proses kerja dan tindakan yang dibutuhkan.
Jadi, perbedaan terletak pada cakupan informasi yang diberikan.

Manfaat Adanya SOP Bagi Perusahaan

 Tidak hanya untuk menghasilkan sistem yang berkualitas di perusahaan, adanya SOP dapat membantu perusahaan dari berbagai hal. Beberapa manfaat SOP bagi perusahaan adalah:

Meminimalisir Waktu Beradaptasi dengan Pekerjaan Baru

Di dalam lingkungan kerja, kita sering menemukan seseorang yang baru saja ditempatkan di peran yang baru; baik itu memang hasil perekrutan maupun bentuk dari pengembangan karyawan seperti rotasi kerja.

Saat karyawan beralih ke tanggung jawab baru, mereka mungkin membutuhkan keterampilan baru untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. 

Disinilah SOP memberi karyawan kerangka kerja untuk menyelesaikan pekerjaan dari peran tersebut sambil meminimalkan ketergantungan pada ketersediaan rekan kerja untuk menjawab pertanyaan. 

Memastikan Karyawan Memahami Peran dan Pekerjaannya

SOP juga memastikan pemahaman karyawan tentang peran dan pekerjaan. 

Kemampuan untuk secara jelas mempraktikan peran dan tanggung jawab memberikan jaminan bahwa seorang individu memahami peran dan tanggung jawab. 

SOP tentunya akan membantu pihak manajemen untuk melihat bagaimana pemahaman karyawan.

Memastikan Konsistensi Dalam Mengerjakan Tugasnya

Karyawan mungkin percaya bahwa mereka secara konsisten melakukan tugas tetapi SOP mungkin menunjukkan sebaliknya. 

SOP memberikan tambahan jaminan konsistensi. SOP memberikan manfaat untuk menentukan apa yang dianggap sebagai praktik terbaik untuk diikuti karyawan.

Sebagai referensi lainnya, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara juga pernah mengungkapkan manfaat SOP bagi organisasi melalui Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008. Berikut manfaat tersebut:

  1.   Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
  2.   Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  3.   Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  4.   Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  5.   Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  6.   Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah dikelola dengan baik.
  7.   Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  8.   Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  9.   Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
  10. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

7 Langkah Menyusun SOP

SOP bukanlah sesuatu yang bisa dikerjakan dalam waktu singkat dan oleh satu divisi saja. Pembuatan SOP membutuhkan kerja sama semua bagian organisasi, dan itu tidak mudah. HRD harus memahami langkah penting yang dapat menentukan keberhasilan pembuatan SOP. Berikut langkah-langkah yang bisa dicoba:

1. Mulai dari Akhir

Mulailah dari mendefinisikan hasil akhir apa yang ingin Anda harapkan dari SOP Anda. 

Semua organisasi memiliki proses dan prosedur yang berulang setiap hari, mingguan, dan bulanan. Tanyakan pada diri Anda apakah ada alasan khusus mengapa tujuan ini harus disertai dengan dokumen prosedur operasi standar. 

Ketika Anda tahu apa yang ingin dicapai dari SOP, jauh lebih mudah untuk menulis garis besar dan menentukan detailnya.

2. Pilih Format

Kemungkinan perusahaan Anda sudah memiliki beberapa dokumen SOP yang telah ditulis sebelumnya. Anda cukup merujuk ke dokumen-dokumen itu sebagai template dalam menulis SOP. 

Jika Anda tidak memiliki dokumen untuk digunakan sebagai referensi, cobalah salah satu ide berikut:

  • Format langkah sederhana: Gunakan format ini untuk prosedur rutin yang singkat dan mudah diikuti. 
  • Format langkah hierarkis: Jika prosedur Anda memiliki banyak langkah yang melibatkan beberapa keputusan.
  • Format diagram alur: Anda mungkin ingin menggunakan diagram alur untuk memetakan dan merencanakan prosedur yang mencakup banyak kemungkinan hasil.

3. Dapatkan Input dari Tim

Adakan rapat dengan tim-tim di organisasi dan tanyakan bagaimana mereka mengerjakan pekerjaan mereka. Tim ini terdiri dari orang-orang yang akan Anda minta untuk mematuhi SOP, jadi Anda ingin memastikan bahwa mereka mengerti dan semua tugas yang diperlukan sudah termasuk dalam SOP.

4. Tentukan Ruang Lingkupnya

Ada kemungkinan SOP yang Anda kerjakan bergantung pada SOP lain dan tim di departemen lain agar bisa diselesaikan. Oleh karena itu Anda perlu menentukan ruang lingkupnya, pihak atau departemen mana saja yang akan terlibat atau bersinggungan dengan SOP yang Anda buat. Mungkin Anda memerlukan diagram alur atau peta untuk secara jelas mendefinisikan dependensi dan pihak yang bertanggung jawab.

5. Identifikasi Audiens Anda

Mengetahui audiens, akan membantu dalam menentukan bagaimana Anda harus menulis dokumen SOP Anda. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini:

  • Apa pengetahuan awal mereka? Apakah mereka sudah familiar dengan organisasi dan prosedurnya? Apakah mereka sudah tahu istilahnya?
  • Apa keterampilan bahasa mereka? Mungkin audiens Anda tidak menggunakan bahasa yang sama dengan Anda. Jika demikian, Anda mungkin dapat menggunakan lebih banyak gambar daripada kata-kata.
  • Apakah mereka karyawan baru? Saat mendatangkan karyawan baru, dokumen SOP Anda harus sangat detail dan berorientasi pada pelatihan.
  • Seberapa besar ukuran audiens Anda? Apakah banyak orang dengan peran berbeda dalam perusahaan akan membaca dokumen SOP tersebut? Jika demikian, Anda mungkin ingin menulis prosedur dengan cara yang secara jelas mendefinisikan siapa, atau peran apa, yang melakukan setiap tugas.

6. Tulis SOP

Tulis draf prosedur operasi standar Anda dan pertimbangkan untuk menyertakan beberapa elemen berikut:

Judul Halaman

Halaman ini dapat mencakup:

  • Judul prosedur
  • Nomor identifikasi SOP
  • Tanggal publikasi atau tanggal revisi
  • Nama jabatan, organisasi, divisi, atau instansi tempat SOP berlaku
  • Nama dan tanda tangan dari mereka yang menyiapkan dan menyetujui prosedur yang digariskan dalam SOP

Daftar Isi

Anda hanya memerlukan daftar isi jika dokumen terdiri dari banyak halaman. Daftar isi memungkinkan akses mudah ke area tertentu dari dokumen.

Prosedur khusus

Ini adalah bagian terbesar dari dokumen dan mencakup prosedur langkah demi langkah khusus yang perlu diikuti agar berhasil mematuhi standar perusahaan dan peraturan keselamatan. Bagian ini juga dapat mencakup:

  • Uraian tentang ruang lingkup dan tujuan SOP, batasannya, dan cara penggunaannya. Anda dapat memasukkan standar, persyaratan peraturan, peran dan tanggung jawab, serta input dan output.
  • Detail yang diperlukan dan tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah.
  • Klarifikasi terminologi, termasuk akronim dan frasa yang mungkin tidak familiar bagi audiens Anda.
  • Peringatan kesehatan dan keselamatan. Peringatan ini harus dicantumkan di bagian terpisah, dan harus menyertai langkah-langkah yang berlaku dalam proses.
  • Daftar lengkap semua peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, di mana menemukannya, dan kapan masing-masing akan dibutuhkan.
  • Bagian pemecahan masalah untuk membahas hal-hal yang berjalan tidak baik dan hal apa yang dapat mengganggu hasil akhir prosedur.

7. Tinjau, Uji, Edit, Ulangi

Setelah Anda menulis dokumen SOP, lakukan hal berikut:

  • Kirim draft SOP kepada anggota tim untuk ditinjau. Mintalah mereka mencatat kesalahan tata bahasa dan teknis.
  • Uji sendiri dokumen tersebut untuk memastikan bahwa Anda mencapai hasil yang diinginkan.
  • Mintalah anggota tim lainnya menguji prosedur untuk memastikan bahwa bahasanya jelas, dapat diikuti dengan mudah, dan dapat diselesaikan dengan baik.
  • Sertakan pengeditan dan saran yang relevan untuk menyempurnakan dokumen.
  • Ulangi langkah ini sampai dokumen disetujui dan diterima oleh semua pemangku kepentingan.
  • Melaksanakan SOP nya. Buatlah SOP mudah diakses oleh mereka yang membutuhkannya ketika melakukan pekerjaan mereka.
  • Anda harus meninjau SOP setiap enam hingga dua belas bulan sekali atau seperlunya untuk mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan.

Contoh SOP

SOP PENGAJUAN CUTI KARYAWAN

 Prosedur:

  1. Karyawan menyampaikan pengajuan cuti kepada user/kepala divisi secara langsung
  2. User atau kepala divisi akan meninjau pengajuan cuti dari segi tanggung jawab kerja yang perlu diselesaikan ketika mengambil cuti
  3. Jika disetujui oleh user, karyawan harus mengisi form cuti untuk diberikan kepada bagian HRD. Jika tidak, maka karyawan perlu mencari waktu cuti lain dan melakukan pengajuan kembali
  4. HRD melakukan konfirmasi cuti
  5. Karyawan dapat cuti

Bagaimana Agar Seluruh Karyawan Mematuhi SOP?

Setelah SOP jadi, tantangan berikutnya adalah memastikan seluruh anggota organisasi memahami dan mematuhinya. Ini juga bukan hal yang mudah. Salah satu cara yang bisa digunakan adalah dengan menerapkan 6 prinsip SOP, yaitu:

Konsistensi

SOP dibuat sebagai pedoman kerja, oleh karena itu SOP perlu dilaksanakan secara konsisten setiap saat dan oleh semua pihak dalam kondisi apapun.

Komitmen

SOP yang sudah dibuat, harus dilaksanakan oleh semua pihak baik karyawan maupun pihak manajemen dengan penuh komitmen.

Perbaikan Berkelanjutan

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, SOP yang telah dibuat juga perlu dicek secara berkala, sehingga dapat dilakukan perbaikan berkelanjutan. SOP harus terbuka dengan penyempurnaan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.

Mengikat

Dalam praktiknya, SOP tentu saja bersifat mengikat bagi semua pihak. Setiap pekerjaan harus dilakukan berdasarkan SOP yang sudah dibuat.

Setiap Unsur Memiliki Peran Penting

Setiap bagian dari SOP tentu saja memiliki peran penting, oleh karena itu SOP harus dipatuhi dengan baik agar tidak mengganggu proses kerja lainnya.

Terdokumentasi

SOP perlu dibuat dalam bentuk dokumen baik digital maupun dalam bentuk cetak, sehingga dapat dijadikan pedoman bagi setiap karyawan dalam melakukan pekerjaannya.

Penutup

Dapat disimpulkan bahwa, Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yang berkaitan dengan standar prosedur yang ditulis secara detail untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam penerapannya semua pihak perlu menjalankan SOP yang telah dibuat. Karena SOP bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang lebih efektif dan efisien.

 

Comment