Implementasi project management tools di perusahaan saat ini sedang naik daun. Hal ini didukung oleh penelitian dari Kissflow yang menyatakan bahwa 75% profesional percaya penggunaan project management tools akan terus meningkat dari waktu ke waktu.

Bagi sebagian kalangan yang awam, istilah project management tools mungkin masih terdengar asing. Secara singkat, project management tools adalah software atau aplikasi yang digunakan untuk mengelola beberapa proyek tim secara kolaboratif.

Project management tools sendiri memperoleh kepopuleran yang signifikan berkat lahirnya gaya kerja remote working dan hybrid.

Seperti yang kita tahu, pandemi telah melahirkan dua gaya kerja baru ini sebagai solusi mobilitas manusia yang saat ini cukup terbatas, tak sebebas dulu.

Gaya kerja yang tidak mengharuskan tiap anggota timnya berada dalam satu tempat terdengar cukup keren di awal, namun bisa menimbulkan masalah jika tidak dikelola dengan baik.

Untuk itu, banyak tim HR dan manajemen yang menyiasatinya dengan mengimplementasi tools ini.

Pada artikel berikut, pembaca dapat mengetahui lebih lanjut apa saja manfaat dari project management tools, fitur-fitur yang berguna, serta beberapa rekomendasi layanan yang dapat dipertimbangkan oleh tim HR sebagai opsi dalam menentukan pilihan.

Simak penjelasannya!

8 Manfaat Menggunakan Project Management Tools

Project management tools dilengkapi dengan fitur-fitur penting yang diperlukan perusahaan agar dapat bekerja secara efisien.

Dengan memiliki project management tools yang baik, maka dapat berdampak secara signifikan untuk perusahaan. Beberapa manfaat yang bisa diperoleh oleh perusahaan sebagai berikut.

1. Meningkatkan kolaborasi antar tim

Sebuah tim dari berbagai bagian di perusahaan pastinya dituntut untuk menangani tanggung jawab dalam keseharian mereka.

Terkadang ada hal menyulitkan bagi stakeholder untuk menghadiri pertemuan dan memperoleh informasi secara cepat dan akurat. 

Gap komunikasi dapat menjadi masalah tersendiri hingga membuat pekerjaan tertunda sehingga membuang banyak waktu dan sumber daya.

Salah satu manfaat dari project management tools ialah membuat kolaborasi tim menjadi lebih efektif dan sederhana dalam berkomunikasi.

Timeline dan update status dapat diakses dengan mudah. Informasi penting pun dapat secara otomatis terkirim ke pihak terkait.

2. Meningkatkan task management

Dengan program project management tools, manajer yang sebelumnya merasa kesulitan untuk memberikan pekerjaan kepada anggota timnya dapat dengan mudah mendelegasikan tugasnya dan bisa langsung mengetahui anggota yang available. 

Tim yang menggunakan project management tools dapat mengelola tugas lebih baik dengan membagi tugas menjadi sub tugas sehingga semakin terinci.

Hal yang perlu dilakukan hanyalah memeriksa tools dan mengerjakan tugas masing-masing sesuai dengan prioritas mereka.

3. Memperbaiki komunikasi

Pentingnya komunikasi menjadi sangat penting terutama jika tim bekerja tidak berada di satu tempat. Beberapa project management tools memiliki fitur obrolan individu maupun kelompok berupa chat sampai call. 

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk saling berkomunikasi satu sama lain dan mendapatkan balasan. Fitur ini juga menghemat waktu untuk mengirim email dan menunggu balasannya.

Pengguna pun dapat melampirkan file dan dokumen secara cepat hanya dengan satu tools.

4. Meningkatkan rencana proyek

Perencanaan proyek biasanya membutuhkan banyak waktu. Namun dengan project management tools, manajer dapat secara efektif menyederhanakan proyek baik dari segi jenis maupun load-nya. Juga, dengan mengotomatiskan tugas yang tadinya dilakukan secara manual.

Menggunakan tools yang tepat pada suatu platform akan mempermudah perencanaan, kolaborasi, mengatur, dan mengirimkan proyek dari mana saja secara tepat waktu.

5. Visualisasi tugas lebih menarik

Seperti yang kita ketahui sebelumnya, project management tools dapat digunakan untuk mendelegasikan tugas, memasang timeline atau deadline dan memeriksa apakah tugas dari anggota tim telah selesai. 

Selain itu ada pula kanban board dimana manajer maupun anggota tim dapat selalu memperbarui status tugas saat ini.

Kanban board hadir dengan visualisasi tugas yang menarik, sehingga tidak perlu pusing melihat tahapan pekerjaan ataupun prioritas kerja yang berjalan di kanban board.

6. Menyusun file lebih baik

File dan dokumen yang berserakan adalah masalah tersendiri bagi perusahaan.

Manfaat lain dari menggunakan project management tools adalah dapat menyimpan dan mengatur semua file secara online dan meminimalisir file rusak atau tidak pada tempatnya. 

Hal-hal berikut juga dapat dilakukan dengan mudah, misalnya menyimpan file dalam beberapa versi, berbagi tautan file, dan berkolaborasi dalam suatu file dengan mudah. Anggota tim juga akan lebih mudah mencari file secara mandiri tanpa adanya tautan sekalipun.

7. Meningkatkan efektivitas SDM

Manfaat selanjutnya dengan menggunakan project management tools adalah memungkinkan anggota tim mengetahui dan mengelola setiap sumber daya secara efektif.

Project management tools dapat membantu mengendalikan anggaran dari tahap awal pekerjaan hingga akhir. 

Manajer bisa mengidentifikasi di area mana anggaran banyak dihabiskan karena kemungkinan suatu proyek keluar jalur akan selalu ada.

Sistem dapat membantu pencegahan dengan adanya reporting tool dan melakukan tindakan preventif jika terjadi pembengkakan biaya.

8. Mitigasi resiko

Mengidentifikasi adanya potensi hambatan kerja dan menyelesaikannya dengan solusi yang efektif adalah skill yang wajib dimiliki oleh setiap manajer.

Project management tools sendiri dapat membantu meningkatkan strategi mitigasi risiko dan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia untuk menerapkan tindakan mitigasi risiko secara efektif.

Fitur yang Ada di Project Management Tools

Berbagai macam fitur di project management tools dapat diaplikasikan untuk mendukung pekerjaan. Berikut adalah fitur-fitur dasar yang harus Anda cari ketika memilih project management tools.

Kanban board

Kanban board adalah suatu fitur yang dapat memvisualisasikan tugas-tugas dalam proyek sehingga akan lebih mudah untuk memantau progresnya.

Pada fitur ini dapat dengan jelas dilihat apa yang perlu dilakukan dan mengetahui tugas-tugas yang ditunda.

Task management

Task management dapat memungkinkan penggunanya untuk melacak tugas dan sub tugas. Anda dapat memprioritaskan tugas, menetapkan deadline, dan kolaborasi.

Scheduling

Kebebasan untuk mengatur deadline dan membuat prioritas kerja dari yang rendah hingga ke tinggi adalah kunci utama dalam menjaga koordinasi yang solid ketika pengerjaan proyek.

Dalam memperhitungkan jadwal dan tugas semua orang, coba libatkan tim dengan berdiskusi mengenai deadline dari setiap tugas yang harus diemban.

Collaboration

Apabila komunikasi tim terjadi secara terus menerus, fitur kolaborasi dari project management tools dapat membantu menjaga arus informasi secara real-time.

Selain itu, carilah tools yang menyediakan fitur chat juga. Hal ini akan mempermudah tim untuk berkomunikasi kapan saja, terlebih jika ada hal-hal penting yang perlu dibicarakan sesegera mungkin.

Integration

Kita tahu bahwa pengerjaan proyek akan melibatkan banyak informasi, stakeholder, bahkan beberapa tools dari platform yang berbeda-beda.

Untuk itu, project management tools menyediakan fitur integrasi dengan platform lain untuk mempermudah pengumpulan data.

Data-data yang dikumpulkan tersebut nantinya dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh anggota tim melalui satu dashboard saja.

Sehingga, tidak perlu repot berpindah-pindah dari satu platform ke platform yang lain hanya untuk melihat update ataupun data proyek terbaru.

Dashboard and Reporting

Project management tools juga menghadirkan fitur dashboard, yang berguna untuk mendapatkan progres terbaru dari tiap proyek yang berjalan, melihat proyek mana saja yang sudah selesai, dan seberapa besar waktu ataupun uang yang dihabiskan dalam pengerjaan suatu proyek sampai selesai.

Informasi penting dari dashboard tersebut kemudian dapat disortir dan dikonversikan ke dalam sebuah report.

Report ini nantinya dapat digunakan sebagai bahan evaluasi baik oleh manajer, untuk kemudian dilaporkan kepada pihak eksekutif perusahaan.

5 Contoh Project Management Tools

Berikut adalah 5 contoh layanan project management tools yang saat ini cukup populer di kalangan bisnis.

Bagi tim HR yang sedang mencari layanan tools ini, kami sarankan untuk selalu memanfaatkan fitur uji coba gratis terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk berlangganan.

Zoho Project

Zoho Projects adalah project management tools yang memungkinakn pengguna merencanakan, mengatur, dan berkolaborasi dalam proyek.

Visualisasi detail progres dan jadwal proyek dalam bentuk Gantt chart juga dapat mempermudah pengguna dalam melihat informasi.

Ada juga opsi untuk manajemen dokumen, penyimpanan periodik, hingga pelacakan dan perbaikan kesalahan pada dokumen.

Yang tak kalah penting adalah, Zoho Project telah terintegrasi dengan berbagai tools dari platform lain seperti Slack, Google, Dropbox dan masih banyak lagi.

Paket berlangganan Zoho Project dikategorikan berdasarkan jumlah pengguna, banyaknya proyek, serta fitur-fitur apa saja yang diperlukan.

Zoho Project menawarkan paket terendahnya seharga $0 untuk 3 pengguna. Sedangkan, paket paling tinggi menawarkan jumlah proyek yang tidak terbatas dan fitur-fitur yang lebih lengkap dari paket-paket di bawahnya.

Asana

Asana merupakan salah satu project management tools yang menawarkan banyak fitur untuk meningkatkan produktivitas karyawan Anda.

Keunggulan yang ditawarkan dari Asana ada pada fitur trackingnya yang praktis, cloud-based, dan team oriented. 

Asana dapat membantu membuat daftar tugas, reminder, menambahkan due dates, menambahkan kolega, memberikan petunjuk pengerjaan, dan dapat mengomentari item pekerjaan. Anda juga dapat berbagi gambar dari aplikasi lain, misalnya dari Google Drive. 

Fitur paling pentingnya adalah dapat melakukan tracking terhadap semua pekerjaan yang Anda maupun kolega Anda lakukan untuk memastikan suatu pekerjaan berjalan lancar dan sesuai schedule.

Pada aplikasinya, fungsi pencarian juga memudahkan untuk dapat menemukan tugas yang telah diselesaikan.

Penawaran berupa free basic tier diberikan oleh Asana dengan fungsionalitas dan dashboard yang terbatas.

Apabila menginginkan fitur tambahan, maka perusahaan Anda dapat meningkatkannya ke Premium, Bisnis, atau ingin menambahkan fitur tersendiri.

Trello

Trello merupakan project management tools yang populer belakangan ini. Trello seringkali digunakan oleh orang-orang dari Fender, Google, dan Kickstarter.

Dengan Trello, perusahaan dapat mengatur pekerjaan seperti mendelegasikan tugas kepada rekan kerja, menambahkan to-do list dalam task cards, melampirkan file, dan mengomentari item pekerjaan.

Aplikasi Trello tersedia untuk sistem operasi Windows dan Mac serta untuk seluler di perangkat Android dan iOS bahkan dioptimalkan khusus untuk iPad Pro.

Untuk mempercepat pekerjaan, Trello menampilkan kanvas yang lebih besar dan berbagai email shortcut.

Untuk mencobanya, Trello dapat diunduh dan digunakan secara gratis dengan adanya limit ukuran file. Perusahaan Anda juga dapat meningkatkan ke tingkat Bisnis untuk mendapatkan fitur tambahan, seperti one-day email support, integrasi dengan layanan lain yaitu Google dan Slack, dan pastinya mendapatkan limit ukuran file yang lebih besar.

LiquidPlanner

LiquidPlanner memiliki berbagai fitur yang lengkap untuk manajemen proyek skala perusahaan. Beberapa klien mereka merupakan korporasi yang masuk ke dalam jajaran Fortune 500 seperti Bayer, Cisco, dan Daimler.

Terdapat fitur canggih seperti Smart Schedule yang dapat membantu dalam memprioritaskan pekerjaan, menetapkan sumber daya manusia, dan memperkirakan jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam suatu proyek.

Hal-hal ini tentunya akan mempermudah tim dalam memprediksi berbagai hal selama pengerjaan proyek.

Selain itu, ada juga fitur Resource Management yang gunanya untuk menunjukkan jam kerja tiap anggota tim dan mengetahui siapa yang tersedia untuk mengerjakan proyek lain.

Semua informasi ini disajikan dalam satu dashboard yang mudah dibaca dan dapat diatur sesuai dengan kebutuhan.

LiquidPlanner menyediakan layanan uji coba gratis selama 14 hari, sehingga tim HR dapat melakukan eksplorasi terlebih dahulu sebelum berlangganan.

Basecamp 

Bisa dibilang bahwa Basecamp merupakan salah satu project management tools yang memiliki eksistensi paling lama di antara kelima tools yang telah disebutkan.

Basecamp berhasil membangun reputasi yang baik selama 10 tahun dan menjadikannya penyedia layanan yang sangat dipercaya oleh banyak perusahaan besar.

Versi terbaru dari tools ini menawarkan fitur beragam seperti fitur chat, pembatasan notifikasi di luar jam kerja, dan tombol reaction tepuk tangan untuk merespon rekan kerja yang telah berhasil menjalankan tugas ataupun proyek dengan baik.

Pengguna Basecamp tidak perlu khawatir dengan masalah integrasi, karena perusahaan penyedia layanan ini telah berkomitmen untuk menghindari alur kerja yang terpecah-pecah.

Hal tersebut dilakukan dengan cara menghadirkan berbagai fitur yang lengkap seperti diskusi, tugas, file, jadwal, dan chat dalam satu platform.

Selain itu, ada fitur keren yang dapat digunakan ketika mengerjakan proyek bersama klien. Fitur tersebut memfasilitasi anggota tim yang terlibat untuk dapat melacak feedback ataupun approval dari klien, dan menginformasikan perkembangan proyek secara real-time. Di dalamnya juga ada fitur chat yang dapat digunakan untuk melakukan obrolan dengan klien.

Kabar baiknya, tools ini hadir dengan paket gratis yang memungkinkan pengguna untuk mengerjakan maksimal tiga proyek untuk 20 orang.

Selain paket gratis tersebut, hanya ada 1 paket lagi di atasnya yang berbayar namun mencakup segala fitur dengan jumlah pengguna yang tak terbatas.

Penutup 

Saat memutuskan untuk menggunakan project management tools, tim HR perlu mengetahui apa saja fitur-fitur yang kiranya dibutuhkan untuk dapat memenuhi kebutuhan kerja karyawan.

Selain itu, mulailah dengan mencoba paket atau layanan gratis dari masing-masing penyedia. Tidak ada salahnya memanfaatkan fasilitas ini untuk mencobanya terlebih dahulu.

Namun perlu diingat pula bahwa layanan gratis dari penyedia ini umumnya memiliki fitur yang terbatas, sehingga tim HR wajib untuk mempertimbangkan skalabilitas tim dan perusahaan.

Jika perusahaan dirasa membutuhkan lebih banyak fitur dan jumlah penggunanya akan semakin banyak, maka opsi berbayar adalah pilihan terbaik yang bisa didapatkan.

Terkadang alasan biaya berlangganan menjadi salah satu halangan bagi tim HR ketika mengajukan inisiatif ini ke pihak pengambil keputusan.

Maka dari itu, perlu dijelaskan pula apa saja manfaat yang bisa didapat dengan menggunakan project management tools di perusahaan.

Semoga artikel ini bermanfaat dan dapat menambah wawasan pembaca, khususnya yang bergerak di bidang HR mengenai betapa pentingnya penggunaan project management tools di era digital ini.