Perlukah Perusahaan Memiliki ISO? Tentu saja perlu.

Apabila Anda belum lama berkecimpung di dunia kerja, mungkin ISO belum begitu familiar di telinga Anda. Perusahaan umumnya menyertakan informasi ISO dalam laman website resminya.

Tak sedikit pula perusahaan memasang persyaratan ‘memahami ISO dan prosesnya’ ketika mengiklankan posisi kosong tertentu.

Ada banyak jenis ISO yang bakal sering Anda temui sepanjang perjalanan karir Anda. Namun tak perlu bingung, yang perlu Anda pahami adalah satu pengertian umum, yakni ISO adalah standar kualitas internasional.

Apa Yang Dimaksud Dengan ISO?

Jika Indonesia memiliki Badan Standardisasi Nasional untuk menetapkan standar kualitas produk dalam negeri, maka dunia bisnis secara global memiliki ISO, atau International Organization for Standardization.

Secara umum dan sederhana, ISO adalah sebuah organisasi non-pemerintah yang beranggotakan 130 negara dan menjalankan fungsi sebagai penetap standar kualitas atas produk dan jasa yang diperdagangkan di dunia.

Nama ISO sebenarnya bukan sekadar singkatan. Ia diambil dari bahasa Yunani ‘isos’, yang artinya ‘setara’ atau ‘sama’, mengindikasikan fungsi pembentukan organisasi yang bertujuan untuk menetapkan dan menyelaraskan standar dalam skala global.

ISO pertama kali dibentuk pada 1947 dan bermarkas di Switzerland. Beranggotakan badan-badan standar nasional dari 130 negara yang akan mengisi posisi komite teknis, sub komite, dan kelompok kerja, dan ranah kerjanya mencakupi 167 negara.

Perlu diingat, perusahaan dan individu bisa berkolaborasi dengan ISO, namun tidak bisa menjadi anggotanya.

Anggota ISO bertugas mengembangkan standardisasi atau kesetaraan mutu suatu produk, material, ataupun proses pelaksanaan dalam satu kegiatan usaha tertentu. Standar tersebut kemudian diikuti dan digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia. 

Hingga saat, ini ISO memiliki lebih dari 24.000 standar yang telah dipublikasikan.

Standardisasi yang dilakukan oleh ISO mencakup beberapa segmen, seperti teknologi layanan kesehatan, engineering, rel kereta, perhiasan, pakaian, metalurgi, persenjataan, cat, teknik sipil, agrikultur, dan pesawat terbang.

Namun selain segmen di atas, ISO juga mengembangkan standar pelaporan teknis, spesifikasi teknis, dan panduan teknis.

Standar-standar yang dikembangkan ISO membantu dunia usaha memperdagangkan dan menjalankan usahanya dengan kualitas mutu yang setara dan diakui secara global.

Mengingat perdagangan internasional melibatkan banyak pihak, sehingga penerapan baku mutu yang sama akan memudahkan proses usaha.

Contoh-contoh standar ISO yang sering Anda jumpai dalam keseharian adalah termometer, food safety regulation, security management, bahkan termasuk ukuran sepatu.

Pentingnya Mengantongi ISO Sesuai Bisnis

Produk, jasa, atau prosedur yang terstandardisasi secara internasional memiliki nilai jual yang lebih tinggi dibanding yang tidak.

Konsumen akan lebih percaya pada produk yang dibuat dengan standar yang teruji akan lebih senang menggunakan jasa yang sudah menetapkan standar internasional.

Dalam dunia usaha, produk dibuat dengan prosedur yang membutuhkan standar mutu yang ajek, tak boleh dilanggar dan mesti dipatuhi untuk menjamin kualitas produk yang dihasilkan.

Dalam dunia jasa pun demikian, ada prosedur atau tata laksana yang mesti diselaraskan agar output yang dihasilkan terjamin sama dari masa ke masa.

Namun, itu adalah keuntungan penerapan ISO dari kacamata konsumen. Bagi perusahaan, ada banyak keuntungan yang didapat dari penggunaan ISO.

1. Memacu penjualan

Banyak usaha yang mencantumkan label sertifikasi ISO pada kemasan dan brosur iklannya. Ini adalah bukti produk dengan standar internasional dapat meyakinkan konsumen untuk membeli produk atau menggunakan jasa Anda.

2. Meningkatkan kontrol atas bisnis Anda

ISO menuntut perusahaan Anda untuk menaati prosedur yang telah distandarisasi, sehingga proses evaluasi dan monitoring secara berkala pun tak terelakkan.

Dengan begini, kualitas kontrol yang Anda miliki atas bisnis Anda akan semakin meningkat.

Selain itu, standar ISO yang Anda gunakan juga akan lambat laun membangun standar kerja dalam perusahaan Anda.

3. Menjaga kualitas produksi

Jika terdapat kesalahan dalam prosedur, Anda akan dengan mudah mengidentifikasi dan menemukan solusi.

Standar baku ISO membantu Anda untuk mencari permasalahan dalam produksi atau prosedur yang perusahaan jalankan.

Pada masa mendatang, penerapan standar secara taat pun dapat menekan potensi kesalahan dalam produksi atau prosedur.

4. Menaikkan citra perusahaan

Jika perusahaan atau produk Anda tersertifikasi ISO, orang akan langsung berasumsi bahwa standar yang ditetapkan di perusahaan Anda tidaklah main-main. Berskala internasional dan dapat dipercaya.

Perusahaan yang menggunakan ISO dengan yang tidak memiliki citra yang berbeda di mata konsumen dan industri pada segmennya.

Apa Saja Jenis-jenis ISO?

ISO yang paling sering ditemui adalah ISO 9001, sebuah standar manajemen yang populer digunakan banyak industri dari beragam sektor.

Namun, ada banyak jenis ISO yang umum digunakan perusahaan-perusahaan.

Industri menggunakan ISO untuk menjaga dan meningkatkan sistem ataupun kualitas produk dan layanannya, sehingga output yang diterima konsumen senantiasa terjaga dari waktu ke waktu.

Setiap industri akan menggunakan ISO yang berbeda karena perusahaan bergerak di bidang industri yang berbeda pula. 

Ini adalah beberapa jenis ISO yang umum ditemui:

ISO 9001

Seperti yang disebutkan di atas, ini adalah standar ISO paling umum dan populer, berfungsi untuk menjaga kualitas sistem manajemen dalam perusahaan apa pun, di segmen industri mana pun.

Namun, perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur akan mendapatkan banyak manfaat dari ISO 9001.

ISO 9001 ini menuntut perusahaan untuk terus menerus melakukan dokumentasi, identifikasi, dan peningkatan pada persoalan-persoalan esensial dalam proses manufaktur seperti sistem keamanan, manufaktur ramah lingkungan, efisiensi produksi, spesifikasi dimensi dan fungsional.

ISO/IEC 17025

Digunakan untuk lembaga pengujian yang membutuhkan baku standar tertentu untuk menunjukkan kompetensi, prosedur dan peralatan di dalamnya mampu membuahkan hasil yang valid dan reliable.

ISO 14001

ISO ini digunakan untuk manajemen lingkungan. standar di dalamnya mengatur bagaimana perusahaan Anda melakukan proses, perencanaan, dan pelaksanaan yang berkaitan dengan lingkungan.

OHSAS 18001 & ISO 45001

Keduanya sama-sama mengatur penerapan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan.

Standar OHSAS 18001 bersifat general, mengatur peraturan, proses, perencanaan, praktik, dan pencatatan dalam suatu perusahaan.

Sedangkan ISO 45001 juga mencakup identifikasi tAnda bahaya dan manajemen risikonya.

ISO 27001

ISO ini mengatur standar baku dalam keamanan informasi yang berfungsi mengatur manajemen penerapan keamanan informasi secara spesifik, mulai dari penerapan hingga pemeliharaan sistem manajemen yang bersangkutan.

ISO 31000

Adalah standar untuk mengelola manajemen risiko. Rangka kerja yang diatur dalam ISO 31000 mencakup diantaranya perancangan penerapan keamanan dan manajemen risiko. ISO ini juga membantu perusahaan mengidentifikasi peluang dan risiko.

ISO TS 16949

Merupakan standar untuk menjamin kualitas pasokan ke industri otomotif. Mengatur bagaimana pasokan komponen, rakitan, juga suku cadang ke pabrik-pabrik dipasok.

Selain ISO-ISO di atas, masih banyak jenis standar yang digunakan perusahaan. Boleh dibilang, tiap sektor industri memiliki standar tersendiri yang diterbitkan oleh ISO dalam periode waktu tertentu.

6 Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO

Sama seperti proses sertifikasi pada umumnya, mendapatkan sertifikasi ISO boleh dibilang cukup memakan waktu sebab prosedurnya yang panjang.

Jika Anda sebagai karyawan menjalani proses sertifikasi kompetensi yang panjang, maka proses sertifikasi untuk perusahaan bakal memakan waktu lebih banyak.

Persyaratan utama yang mesti Anda ingat adalah perusahaan Anda harus sudah beroperasi minimal tiga bulan.

Kemudian ada beberapa langkah yang bisa Anda ikuti:

#1 Menentukan jenis standar ISO yang hendak disertifikasi

Pilihkan area apa yang hendak Anda ikutkan sertifikasi sebelum memulai langkah lebih lanjut. Pertimbangkan kondisi internal, seperti kebutuhan yang paling urgen dan juga resource yang dimiliki.

#2 Meninjau & evaluasi

Tinjaulah sistem manajemen yang telah berlangsung di perusahaan Anda. Mau tak mau, pimpinan perusahaan mesti terlibat dalam hal ini untuk melihat bagaimana manajemen perusahaannya bergerak.

Kemudian bandingkan sistem yang telah berjalan di perusahaan Anda dengan standar manajemen yang diatur oleh ISO. Mulai dari KPI, tugas/fungsi, hingga prosedur kerja divisi-divisi dalam perusahaan Anda.

#3 Membentuk working group

Kemudian bentuklah tim yang terdiri dari jajaran manajemen dan staf dari tiap-tiap divisi untuk menerapkan standar ISO.

#4 Mengikuti training ISO

Sediakan pelatihan untuk seluruh karyawan Anda, tujuannya untuk mengenalkan karyawan dengan persyaratan dalam standar ISO yang hendak disertifikasi.

Tanpa pengenalan ini, karyawan tidak akan sepenuhnya memahami mengapa standar-standar tersebut mesti diterapkan dalam job desc mereka.

#5 Terapkan standar ISO dan mengevaluasi

Anda dapat menerapkan standar yang diatur oleh ISO selama beberapa bulan, minimal tiga bulan lamanya, untuk melihat apakah seluruh karyawan benar-benar mengerti dengan prosedur dan persyaratan yang harus mereka ikuti.

Setelahnya, Anda mesti terus meninjau dan melakukan audit internal untuk memastikan bahwa semua pihak mampu menjalankan peran dan fungsinya dengan benar.

Penerapan standar ISO tidak berlangsung hanya satu hari, tetapi berkelanjutan hingga seterusnya selama perusahaan tersebut berdiri. Maka diperlukan konsistensi dari seluruh karyawan untuk menerapkan standar yang telah berlaku.

#6 Memilih badan sertifikasi ISO

Proses sertifikasi ISO di Indonesia biasanya dilakukan oleh Komite Akreditasi Nasional, sebuah badan independen yang akan mengevaluasi, mengaudit, dan menyetujui standar ISO untuk perusahaan Anda.

Sebelum sertifikasi diberikan kepada perusahaan Anda, sistem manajemen perusahaan akan terlebih dahulu diaudit untuk dilihat apakah semua tata laksana telah sesuai dengan persyaratan standar ISO yang hendak Anda ambil.

Jika ada ketidaksesuaian, maka perusahaan Anda mesti memperbaikinya dulu. Barulah sertifikat akan diberikan sebagai bentuk pengesahan bagi perusahaan Anda.

Penutup

Label sertifikasi yang menunjukkan bahwa perusahaan Anda mengikuti standar internasional berguna untuk menunjukkan integritas perusahaan Anda dalam segmen industri mana pun perusahaan Anda terlibat.

Standar yang diterbitkan ISO bukanlah peraturan sepele yang dapat dengan mudah diabaikan. Standar ISO menuntut komitmen dari pimpinan usaha dan seluruh karyawannya untuk mengikuti tata cara yang telah disepakati bersama oleh ratusan negara lain.

Sehingga, penting bagi Anda selaku staf human resource untuk memastikan bahwa seluruh karyawan betul-betul memahami bahwa standar ISO perlu dipatuhi untuk menjamin kualitas output dalam manajemen ataupun produksi perusahaan Anda.