Pentingnya Komunikasi Eksternal Bagi Bisnis | | HR NOTE Indonesia

Pentingnya Komunikasi Eksternal Bagi Bisnis

Melakukan komunikasi eksternal memang tidak mudah. Ada image perusahaan yang mutlak mesti dijaga baik. Karena apa pun yang dikatakan oleh perwakilan perusahaan dan bagaimana sikapnya terhadap pihak luar membawa nama besar perusahaan.

Komunikasi eksternal bukan sebatas bicara dua arah dengan pihak lain di luar perusahaan. Namun juga mencakup sikap, perilaku, dan cara—baik secara tatap wajah maupun virtual—perusahaan dalam menjalin komunikasi dengan pihak lain.

Selain untuk publikasi aktivitas bisnis, komunikasi eksternal juga esensial bagi perusahaan dari segi pemasaran dan penjualan untuk menaikkan brand awareness dan memperluas cakupan pemasaran.

Banyak perusahaan yang sering salah mengambil langkah, juga salah melontarkan pernyataan sikap ketika perusahaan terkena krisis. Tidak jarang orang mengkritik cara perusahaan menangani konflik dengan payah.

Publik akan dengan mudah merasakan ketulusan dan profesionalitas pejabat perusahaan dalam menyampaikan pernyataan dan bersikap selama krisis berlangsung.

Kesalahan fatal kerap terjadi ketika perusahaan enggan mengakui kesalahan secara tulus.

Seringkali pernyataan yang diberikan dalam press release ataupun press conference terkesan membela diri dan justru menyalahkan pihak lain alih-alih mengakui kesalahan dan menjanjikan penyelesaian yang efektif.

Apa Itu Komunikasi Eksternal?

Secara definisi, komunikasi eksternal adalah komunikasi antara perusahaan dan orang mana pun, organisasi atau entitas bisnis di luar perusahaan.

Perusahaan menggunakan komunikasi internal untuk mengembangkan brand awareness dan meningkatkan citra perusahaan di mata publik maupun di kalangan perusahaan lain.

Pengertian lain dari komunikasi eksternal adalah strategi yang digunakan untuk menarik perhatian publik. Pengertian ini memang lebih condong ke ranah marketing dan tidak mencakup semua aspek secara general.

Perusahaan menggunakan komunikasi eksternal untuk menyampaikan informasi kepada audiens yang luas, contohnya; pelanggan, pelaku industri lain, stakeholders (pemegang saham jika perusahaan telah melantai di bursa), atau bahkan khalayak umum.

Contoh komunikasi eksternal yang paling mudah dijumpai adalah konferensi pers, ketika pemegang jabatan memberikan pernyataan, atau ketika staf public relations menjalin hubungan dengan awak media.

Bagi human resource, komunikasi eksternal terjadi ketika Anda menghubungi, mewawancarai, dan berinteraksi dengan kandidat terpilih.

Perbedaan Komunikasi Eksternal & Komunikasi Internal

Jika komunikasi eksternal adalah apa pun bentuk komunikasi yang dilakukan perusahaan dengan pihak lain—siapa pun—di luar perusahaan, maka secara sederhana, komunikasi internal adalah kebalikannya.

Komunikasi internal adalah bentuk komunikasi yang dijalin perusahaan ke tiap-tiap anggota dalam departemen perusahaan. 

Jika Anda perhatikan, dalam suatu korporasi dan perusahaan berskala besar tidak semua karyawan benar-benar mengenal seluk beluk bisnis perusahaan.

Karyawan yang bekerja di pabrik terkadang tidak tahu-menahu apa yang tengah dipromosikan perusahaan. Sebaliknya, karyawan yang bekerja di head office tidak mengetahui bagaimana produk unggulan perusahaan diproduksi di pabrik.

Di sinilah komunikasi internal berperan, yaitu untuk menjembatani perusahaan dan seluruh karyawan untuk menyetarakan pemahaman mengenai kultur dan informasi penting—berupa aturan baru ataupun perubahan sistem atau apa pun—mengenai perusahaan kepada karyawan.

5 Manfaat Komunikasi Eksternal dalam Bisnis

Manfaat paling utama komunikasi eksternal dalam bisnis sangatlah jelas, yakni brand awareness, yang kemudian berpotensi berubah menjadi pembelian, pelanggan baru, dan ekspansi usaha.

Brand membutuhkan strategi komunikasi yang efektif agar dapat bertahan dalam jangka panjang. Berikut adalah beberapa manfaat utama komunikasi eksternal dalam bisnis.

1. Berbagi info terkini

Perusahaan Anda meluncurkan produk terbaru? Atau tengah menggelar promosi terbatas? Atau baru saja menyelesaikan milestone penting? Atau perlu menyampaikan klarifikasi kepada publik?

Dengan komunikasi eksternal, perusahaan dapat membagikan informasi penting kepada pemegang kepentingan, yakni publik, pelanggan, dan pemegang saham.

2. Membina hubungan dengan pelanggan

Perusahaan perlu ‘merawat’ pelanggan agar mereka terus setia menggunakan produk dan jasa perusahaan anda. Cara ini ditempuh dengan menyediakan saluran customer service yang responsif.

Atau dengan menyebarkan informasi promosi secara langsung melalui direct sms atau email. Bahkan, menjawab keluhan dan pertanyaan pun termasuk upaya mempertahankan kesetiaan pelanggan.

3. Membangun jenama/brand

Mengapa team digital marketing begitu getol memproduksi konten dan memiliki target KPI yang tinggi? Karena perusahaan perlu menjalin komunikasi dengan pelanggan.

Digital marketing team perlu terus menerus ‘mengingatkan’ pelanggan tentang brand yang diusung perusahaan, menyebarluaskan keberadaan brand kepada publik yang belum familiar dengan perusahaan anda, dan menjaga impresi positif di mata pelanggan.

Ini mutlak diperlukan, sebab “Oh, brand ini masih eksis, toh?” adalah ungkapan yang paling dihindari perusahaan.

4. Memperbaiki branding awareness

Seberapa kenal publik dan pelanggan terhadap brand yang diusung perusahaan tidak akan berhasil tanpa strategi komunikasi eksternal yang baik.

Salah satu contoh upaya branding awareness yang efektif di Indonesia dapat Anda lihat ketika akun sosial media resmi milik brand ternama menggunakan pendekatan yang membumi—atau relatable—untuk berinteraksi dengan netizen.

Contoh perusahaan yang efektif menerapkan strategi komunikasi eksternalnya adalah Grab dan Tokopedia, yang terus cepat merespon perubahan tren di media sosial.

5. Meningkatkan komunikasi dengan stakeholders

Salah satu pihak yang paling perlu menerima informasi terkini dari perusahaan anda adalah pemegang saham. Karena mereka akan selalu memantau kinerja, capaian, dan rencana bisnis perusahaan,

Pemegang saham memerlukan informasi tersebut untuk memutuskan apakah mereka harus menjual saham perusahaan anda, ataukah justru menambahkan jumlah investasi yang ditanam?

Tools Komunikasi Eksternal yang Dapat Digunakan

Ada banyak alat atau medium yang digunakan perusahaan untuk menjalin dan membangun komunikasi eksternal dengan audiens yang dikehendaki. Berikut di antaranya: 

1. Email

Sebaran informasi melalui email terbukti efektif, apalagi email tidak membutuhkan biaya mahal. Perusahaan biasanya akan menyebarkan informasi promosi, diskon, atau peluncuran produk baru melalui email.

Namun, tidak hanya perusahaan consumer goods yang memanfaatkan email untuk menjalin komunikasi. Jobstreet, Indeed, Glassdoor, dan Glints adalah contoh perusahaan jasa yang menggunakan email secara efektif untuk menyebarkan informasi lowongan kerja.

2. Website perusahaan

Website perusahaan komponen penting dalam komunikasi eksternal. Website adalah tujuan utama yang akan didatangi orang untuk mencari informasi yang lebih lengkap dan terkini tentang perusahaan Anda.

Maka dari itu, website perlu ‘dipelihara’ dan dikembangkan, baik dari segi struktur website maupun konten website.

Website juga merupakan medium yang esensial untuk menunjukkan citra dan profesionalitas perusahaan. Website mengusung brand dan citra perusahaan anda di muka publik.

3. Newsletter

Newsletter biasanya dikirimkan melalui email, namun ada pula yang langsung mengunggahnya di website. Newsletter tidak berisikan informasi promosi, melainkan informasi penting lain yang masih berkaitan dengan interest pelanggan.

TechinAsia adalah salah satu startup yang menggunakan newsletter dalam strategi komunikasinya. Startup tersebut secara rutin mengirimkan newsletter mengenai opini dan diskusi terkini mengenai perkembangan startup di Asia.

4. Media sosial

Media sosial mungkin adalah salah satu tool komunikasi eksternal—sekaligus digital marketing—yang terbukti efektif memberikan hasil paling memuaskan jika dimanfaatkan dengan benar.

Dengan jumlah pengguna media sosial yang mencapai ratusan juta orang, perusahaan dapat membangun brand awareness lewat beragam platform.

Kampanye yang digencarkan akan lebih efektif jika dilakukan lewat media sosial. Sebuah studi menyebutkan bahwa 67% pengguna internet menggunakan media sosial sebagai channel customer service.

5. Keterangan pers

Konferensi pers barangkali adalah satu-satunya alat komunikasi eksternal yang paling konvensional. Telah digunakan sejak dahulu kala dan terus bertahan hingga saat ini.

Konferensi pers lebih menyasar pemberitaan yang komprehensif secara masif. Wartawan akan mengulas banyak hal dari produk, jasa, atau program yang diluncurkan perusahaan.

Jika perusahaan tengah tertimpa kasus dan insiden, maka konferensi pers adalah tool paling efektif untuk menyebarkan klarifikasi. Informasi yang termuat dalam konferensi pers sangat banyak dan esensial untuk diserap publik.

6. Advertising campaign

Perusahaan menggunakan kampanye untuk mengiklankan diri. Tagar-tagar di berbagai platform sosial media yang sering anda lihat ketika ada browsing adalah contoh kampanye pemasaran.

Kampanye akan didesain dengan cermat akan pesan dan kesan yang hendak disampaikan diserap dengan sempurna oleh publik. Desain ini terkadang sangat detail.

Mulai dari warna, suara, brand ambassador pilihan, pilihan kata (copywriting), nuansa foto dan desain gambar, bahkan hingga suara (voice over/background music).

7. Konferensi dan pameran

Beberapa entitas bisnis memanfaatkan konferensi dan pameran untuk membina hubungan dengan mitra dan pelanggannya. Dalam konferensi, perusahaan dapat membangun relasi baru sekaligus memelihara kemitraan yang telah terjalin.

Sedangkan pameran akan membantu perusahaan meningkatkan penjualan langsung. Pelanggan dapat melihat-lihat produk secara langsung di tempat dan menegosiasikan harga.

Salah satu contoh terbaik pemanfaatan konferensi dan pameran adalah Trade Expo Indonesia yang rutin digelar Kementerian Perdagangan. Dalam acara itu, ratusan perusahaan dari beragam industri dipersilakan memamerkan produknya.

Pemangku acara juga menggelar forum-forum bisnis yang mempertemukan calon pembeli potensial untuk berbisnis secara langsung dengan pelaku industri di Indonesia.  

Acara itu dihadiri oleh importir-importir dari luar negeri yang membutuhkan komoditas dari Indonesia. Tiap tahun Trade Expo Indonesia mencetak pemesanan produk/jasa hingga miliaran dollar.

Strategi Komunikasi Eksternal yang Baik

Efektif atau tidaknya strategi komunikasi eksternal yang dibuat perusahaan anda bergantung pada banyak faktor. Ada hal yang tidak dapat dikontrol, namun masih ada beberapa hal yang dapat dikontrol.

Mendengarkan audiens

Komunikasi eksternal tidak boleh dilakukan sama rata karena daya tangkap audiens tidak setara.

Ketika hendak menyasar segmen konsumen yang didominasi ibu-ibu rumah tangga di pedesaan, maka sebaiknya perusahaan tidak menggunakan kosa kata yang rumit dan menggunakan pendekatan yang akrab.

Perusahaan mesti mengetahui siapa audiens yang hendak disasar. Apakah kalangan pelajar, mahasiswa, pekerja profesional, ataukah buruh kasar?

Menjalin komunikasi dengan audiens yang berasal dari beragam latar belakang, dan memiliki peran yang berbeda untuk perusahaan anda, membutuhkan cara yang berbeda dan mesti tepat sasaran.

Kejelasan pesan yang disampaikan

Harus ada kejelasan dalam tiap informasi yang disebarkan oleh perusahaan. Jika hendak mengumumkan produk baru, maka perusahaan tidak bisa hanya menggemborkan keunggulan produk.

Perusahaan harus menyertakan berapa harga produk tersebut akan dijual dan di mana pelanggan dapat membelinya. Jika hendak mengampanyekan program, maka harus jelas apa tujuan program tersebut.

Termasuk ketika menyampaikan informasi ke pers. Jika publik membutuhkan klarifikasi lengkap dan runut, maka perusahaan harus menyampaikan inti informasi secara jelas sesuai ekspektasi.

Medium yang tepat

Ketepatan medium dapat ditentukan dari segmen audiens yang disasar. Jika sasarannya adalah kaum profesional dan generasi Z, maka media sosial adalah satu-satunya media yang paling tepat.

Jika sasarannya adalah masyarakat luas, maka konferensi pers adalah medium yang tepat. Jika sasarannya adalah suppliers, maka email dan konferensi adalah medium yang tepat untuk membangun komunikasi.

Penutup

Komunikasi eksternal mesti dibangun dengan baik jika perusahaan ingin menjaga citra dan mencapai target pemasaran ataupun penjualan.

Strategi yang tidak efektif tak akan membuat kampanye berhasil, brand awareness tidak akan terbangun kuat, dan publik bisa jadi makin dibuat murka karena perusahaan salah membaca ekspektasi.

Kunci dari keberhasilan strategi komunikasi eksternal adalah memahami audiens, dari segi ekspektasi hingga profil segmen konsumen yang hendak disasar. 

Comment