Menciptakan pelatihan karyawan bukanlah perkara mudah bagi perusahaan. 

Berdasarkan studi CGS, sebesar 45 persen investasi perusahaan pada pelatihan karyawan tidak efektif dan tidak memberikan dampak apa pun. 

Oleh karena itu, perusahaan harus memperhatikan program pelatihan karyawan yang efektif. Perusahaan, melalui tim HR, dituntut untuk membuat strategi program pelatihan yang efektif bagi karyawan. 

Mengapa Pelatihan Karyawan Penting Bagi Perusahaan?

Pelatihan karyawan merupakan program yang membantu pegawai mempelajari keterampilan atau pengetahuan khusus untuk pekerjaannya.

Biasanya, program pelatihan karyawan dibuat secara spesifik untuk masing-masing posisi atau fungsi di perusahaan. Dengan begitu, karyawan lebih terampil dan kemampuannya bertambah sekaligus meningkatkan produktivitas perusahaan.

Berdasarkan penelitian ASTD, perusahaan yang menjalankan pelatihan karyawan memiliki profit margin 24 persen lebih tinggi dibanding yang tidak melakukannya.

Di Indonesia, tingkat pelatihan karyawan oleh perusahaan masih tergolong rendah. Hal tersebut ditunjukkan pleh data World Bank Enterprises. 

Bahwa perusahaan di Indonesia yang memberikan pelatihan karyawan kurang dari 10 persen. Jumlah ini tergolong sangat rendah jika dibandingkan dengan Vietnam 20 persen, Filipina 60 persen, dan Tiongkok 80 persen.

Tantangan Menyelenggarakan Pelatihan Karyawan

Menyelenggarakan pelatihan karyawan cukup rumit. Karena tim HR harus berhadapan dengan beragam tantangan.

Tantangan ini mulai dari memahami kebutuhan keterampilan masing-masing karyawan, jadwal kerja, beban kerja, hingga tujuan perusahaan. Untuk lebih memahami tantangannya, simak di bawah ini.

Adaptasi teknologi 

Penggunaan piranti lunak adalah hal lumrah bagi perusahaan. Namun, tidak semua software bisa dioperasikan dengan mudah, terlebih jika karyawan belum berpengalaman. 

Maka, HR perlu menyusun metode yang dapat mengurai kompleksitas penggunaan software dengan pelatihan agar karyawan lebih mudah memahami dan bisa mengoperasikannya secepat mungkin.

Remote learning

Bloomberg mencatat 39 persen karyawan di Amerika Serikat akan mengundurkan diri, jika mereka tidak bisa bekerja jarak jauh lagi. Ini adalah tantangan yang harus disikapi oleh HR.

Caranya, Anda dan tim membuat strategi pelatihan karyawan dengan sistem remote learning. Rancang pelatihan yang menarik dan efektif bagi mereka.

Metode lama

Dari piramida pembelajaran Edgar Dale, pelatihan dengan model perkuliahan hanya akan menyisakan lima persen informasi yang diingat oleh karyawan. 

Bagaimana mengatasinya? Ganti metode pembelajaran lama dan yang tidak efektif dengan metode kekinian sesuai kebutuhan karyawan dan perusahaan. Jadi, perusahaan akan mudah menghitung return on investment (ROI).

Karyawan burnout

Berdasarkan penelitian, 94 persen karyawan mengalami burnout di tempat kerja. Ketika karyawan burnout, ia akan kesulitan mengikuti pelatihan yang membutuhkan konsentrasi penuh.

Untuk mengantisipasinya, HR dapat menganalisis beban kerja dan mendorong work-life balance di lingkungan kerja.

Mengukur ROI

Untuk melihat hasil pelatihan karyawan, HR harus mengukur ROI-nya. Caranya, bandingkan pendapatan, produktivitas, atau laba yang didapat dengan biaya pelatihan. Anda juga bisa menggunakan model evaluasi Kirkpatrick dan Philip ROI.

7 Langkah Menciptakan Pelatihan Karyawan Efektif

Mengingat tantangan di atas akan selalu “mendampingi” langkah tim HR, Anda perlu memikirkan program pelatihan karyawan yang efektif. Jadi, hasil pelatihan berdampak positif terhadap kinerja perusahaan.

Berikut ini langkah menciptakan programnya:

1. Temukan kebutuhan pelatihan dengan TNA

Langkah pertama, HR dapat menemukan kebutuhan pelatihan karyawan dengan training need analysis (TNA). 

Caranya, identifikasi tingkat kompetensi karyawan saat ini dan bandingkan dengan standar tingkat kompetensi yang diperlukan atau ingin dicapai oleh perusahaan. Sesuaikan kompetensi dengan peran dan posisinya.

Biasanya, analisis dilakukan setelah perekrutan, tinjauan kinerja, maupun rencana pengembangan karyawan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh HR dalam TNA:

• Analisis kesenjangan keterampilan.
• Kumpulkan informasi yang diketahui oleh karyawan dan identifikasi.
• Komunikasikan dengan karyawan untuk mendapatkan feedback tentang keahlian yang bisa membantu mereka bekerja lebih baik.
• Evaluasi sumber daya pelatihan saat ini dan melihat yang perlu disempurnakan.

2. Tentukan tujuan pelatihan

HR perlu menentukan tujuan pelatihan untuk jangka panjang dan jangka pendek. 

Tujuannya, untuk mengukur efektivitas pelatihan dan hasil sesuai yang diharapkan. Jadi, karyawan harus paham materi pelatihan agar ilmu-ilmu bisa diterapkan untuk menunjang pekerjaan dan mendukung perusahaan.

3. Penggunaan teknologi

Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, sebaiknya berinvestasi pada platform berbasis digital, seperti digital adoption platform (DAP) atau learning management system (LMS).

DAP adalah platform pelatihan karyawan terintegrasi yang mampu memberikan personalisasi secara otomatis ke dalam alur kerja.

DAP memberikan setiap karyawan daftar tugas belajar, berisi panduan interaktif, dan konten yang relevan dengan profil karyawan. 

Sedangkan, LMS menyediakan jalur pembelajaran yang dipersonalisasi dari sisi wajib dan tidak wajib. Dari LMS, HR dapat melacak kursus yang biasanya diakses dan diselesaikan oleh karyawan serta merekomendasikan kursus lain yang relevan bagi karyawan.

4. Buat action plan

Selanjutnya, buat action plan pelatihan karyawan (action plan) lebih rinci. HR bisa menggali lebih dalam tentang materi pelatihan, kebutuhan keterampilan, waktu pelatihan, hingga hasil yang ingin dicapai.

HR juga harus membuat action plan yang atraktif, sehingga karyawan bisa lebih tertarik mengikuti pelatihan dan bisa meningkatkan performa kerjanya.

5. Metode pelatihan yang tepat

HR wajib memahami karakteristik dan cara belajar setiap karyawan. Dari hal itu, Anda dapat menentukan metode pelatihan yang tepat bagi mereka.

Selain itu, ukuran perusahaan memengaruhi pemilihan metode pelatihan. Misalnya, pelatihan tatap muka lebih menghemat biaya untuk perusahaan kecil dan penggunaan LMS cocok buat perusahaan besar.  

Adapun metode pelatihan karyawan Anda pertimbangkan antara lain:

• eLearning

Memungkinkan karyawan mengikuti pelatihan dari rumah mereka, sehingga mereka bisa merasa tetap nyaman dan belajar dengan antusias.

• Pelatihan di kantor

Metode ini menciptakan partisipasi aktif karyawan untuk kegiatan di lingkungan kerja.

• Pelatihan dipimpin instruktur

Ini adalah metode pelatihan tatap muka di ruangan yang dipandu oleh instruktur.

• Coaching

Metode ini melibatkan supervisor atau manajer berpengalaman untuk melatih karyawan junior dalam menjalankan tugas maupun tanggung jawab tertentu.

• Simulasi

Metode simulasi memungkinkan karyawan untuk memperagakan kegiatan kerja secara langsung.  

• Pelatihan video

Pelatihan ini memberikan pengalaman belajar yang lebih interaktif dan dapat dilakukan di mana saja.

6. Memotivasi karyawan

Anda perlu memotivasi karyawan untuk berpartisipasi dalam pelatihan. Caranya, tanya kepada mereka tentang tingkat dan beban tugas, bagaimana mereka mengerjakannya, kesulitan yang dihadapi, dan lainnya.

Dari perbincangan tersebut, Anda dapat menyarankan pelatihan yang relevan dan sesuai kebutuhan karyawan. Jika hasil pelatihan memuaskan–baik karyawan dan perusahaan–upaya Anda bisa memotivasi karyawan lain untuk mengikuti pelatihan.

7. Evaluasi program

Ciptakan evaluasi setelah program pelatihan selesai. Lihat efektivitas program dan capaiannya. Mengukur keberhasilan program bisa melalui:

• Feedback karyawan

Untuk memperoleh feedback tersebut, HR dapat melakukan wawancara atau survei anonim kepada karyawan. Hal ini untuk melihat manfaat pelatihan yang diterima oleh karyawan.

• Keahlian pasca pelatihan

HR dan pemimpin tim bisa mengamati kinerja karyawan menjadi semakin baik dalam pekerjaan setelah pelatihan atau tidak.

• Analisis data

Jika pelatihan karyawan menggunakan DAP atau LMS, analisis data performanya melalui dasbor. Dari data tersebut, HR bisa menyimpulkan pelatihan yang paling efektif dan menarik.

• Dampak terhadap bisnis

Setelah melewati satu kuartal atau semester, hitung dampak pelatihan terhadap kinerja bisnis perusahaan. Umumnya, hal ini untuk menghitung ROI.

Penutup

Keputusan pelatihan karyawan ada di tangan pemimpin. Namun, bukan berarti tim HR diam saja. 

Justru Anda dan tim perlu menyampaikan manfaat penting dari pelatihan kepada pemangku keputusan. HR dapat membantu perusahaan menciptakan program pelatihan karyawan yang efektif dan tepat sasaran. Tak hanya bagi karyawan, tetapi juga perusahaan.