One on One Meeting, Cara Untuk Membangun Komunikasi Positif | | HR NOTE Indonesia

One on One Meeting, Cara Untuk Membangun Komunikasi Positif

Apakah Anda sudah mengenal karyawan Anda dengan baik?

Sering kali komunikasi antara atasan dan staf kurang terjalin erat dan terbuka dalam lingkungan kerja. Karyawan kerap menyimpan semua keluhan dan kesulitan seorang diri alih-alih membagikannya dengan atasan.

Ketidakterbukaan ini bisa disebabkan salah satunya oleh lingkungan kerja yang tidak setiap saat mendukung komunikasi dua arah dapat terjalin dengan baik. Apalagi jika personel dalam satu divisi berjumlah banyak.

Di sinilah one on one meeting berfungsi menjembatani atasan dan staf untuk berkomunikasi lebih terbuka. Pertemuan yang bersifat personal ini lazim dilakukan secara reguler untuk saling menerima feedback dan mendiskusikan solusi.

Bagaimana kah cara melaksanakan one on one meeting yang efektif?

Apa Itu One on One Meeting?

One on one meeting adalah pertemuan rutin yang dilakukan oleh manajer dengan stafnya. Model pertemuan ini juga bisa dilakukan oleh mentor, pelatih, atau bahkan sesama rekan

One on one meeting bersifat bebas dan berorientasi pada karyawan, bukan pada perusahaan. Dalam pertemuan ini, karyawan bisa berbagi hal-hal berkaitan dengan pekerjaannya. Keluhan, kesulitan, kritik, ataupun saran.

Sementara manajer akan mendengar dan memberi feedback jika dibutuhkan.

Bentuk komunikasi seperti ini mulai banyak dipraktikkan oleh perusahaan. Dulu, komunikasi antara staf dengan pihak manajerial hanya terjadi dalam wadah pertemuan tim, sehingga membatasi karyawan untuk vocal atas pendapatnya sendiri.

Kini perusahaan mulai menggeser orientasi praktik komunikasinya seiring pergeseran prioritas tenaga kerja, yang dulunya totalitas memprioritaskan kerja dan fokus pada penghasilan semata, kini mulai mencari perusahaan dengan lingkungan yang ideal sebagai tempat meniti karir.

Elizabeth Grace Saunders, penulis ‘How to Invest Your Time Like Money’ mengatakan bahwa one on one meeting adalah alat produktivitas yang paling penting bagi seorang manajer. Sebab melalui pertemuan tersebut, manajer dapat menanyakan pertanyaan strategis kepada karyawan.

Selain itu, pertemuan one on one juga menunjukkan bahwa Anda selaku bagian dari perusahaan peduli dan menghargai karyawan Anda.

Tujuan one on one meeting

Secara konsep, one one one digelar utamanya untuk menjalin komunikasi antara manajer dan staf, sehingga didapatkan feedback dua arah yang saling memberi manfaat satu sama lain.

Selama pertemuan one on one, manajer dapat memperoleh gambaran dan mengevaluasi apakah tim yang dipimpinnya telah bekerja sesuai target, seberapa jauh target-target individu telah berproses, dan apa saja kesulitan yang dialami para staf.

Selain itu, manajer juga dapat memberikan coaching personal kepada karyawan sesuai dengan kebutuhannya. One on one juga memungkinkan manajer untuk menekan potensi hambatan kerja di masa mendatang.

Manajer berpeluang pula untuk lebih mengenal dekat staf yang bekerja di bawah naungannya.

Manajer juga dapat berbagi secara personal dengan staf mengenai dedikasi dan semangat kerja, sekaligus memotivasi mereka untuk memberikan kinerja yang baik.

Dengan begitu banyak hal yang dapat diraih, pertemuan one on one diharapkan mampu menjadi wadah komunikasi private yang efektif antara manajer dan staf.

Pada akhirnya, one on one meeting tidak hanya bertujuan untuk menggali feedback secara mendalam dari karyawan. Namun juga membangun kepercayaan antara karyawan dengan manajer.

Manfaat One on One Meeting Bagi Organisasi

Pertemuan one on one tidak hanya memberi manfaat nyata pada perusahaan, tapi juga pada manajer dan staf yang terlibat di dalamnya. Ini penjelasannya:

Manfaat bagi perusahaan

Salah satu manfaat besar yang akan didapat perusahaan adalah terbangunnya team work yang baik karena hubungan dan kepercayaan antara manajer dan staf telah terjalin kuat berkat sesi pertemuan ini.

One on one juga meningkatkan engagement karyawan dengan visi dan misi perusahaan. Pertemuan ini memungkinkan karyawan untuk mendiskusikan banyak hal dengan atasannya, termasuk prinsip pribadi dan keselarasannya dengan visi dan praktik usaha perusahaan Anda.

Selain itu, one on one juga akan memberikan perusahaan insight berharga dari karyawan yang mungkin saja sulit diterima bila diungkapkan dalam pertemuan besar.

Secara keseluruhan, one on one meeting memungkinkan perusahaan untuk membangun tenaga kerja yang solid pada tiap divisi.

Manfaat bagi karyawan

Bagi karyawan, manfaat utama yang akan sangat terasa adalah tercipta safe space untuk terbuka dan berbagi hal-hal yang mungkin sulit dibagikan ke sesama rekan, dan memang membutuhkan asistensi manajer secara personal.

Jika one on one meeting dilakukan dengan benar, tingkat kepercayaan karyawan kepada perusahaan dan manajernya akan meningkat.

Selain itu, sesi one on one juga memungkinkan karyawan untuk mengungkapkan uneg-uneg tentang pekerjaannya tanpa khawatir dicibir.

Sehingga membuatnya betah dan merasa nyaman bekerja di kantor. Komunikasi yang baik dengan atasan akan menciptakan lingkungan kerja yang aman.

Dengan begitu, produktivitas dan performa kerja karyawan akan terjaga, atau bahkan bisa meningkat lebih baik.

Sementara bagi manajer, melalui one on one mereka akan mengembangkan kemampuan coaching dan meningkatkan skill leadership yang kelak akan berguna dalam jenjang karir berikutnya.

Selain itu, manajer dapat menyelesaikan permasalahan di dalam tim dengan lebih cepat, karena ia telah mengidentifikasi masalah tersebut lebih awal.

Praktik One on One Meeting yang Efektif

Bagaimana cara melangsungkan sesi one on one dengan staf sehingga menghasilkan output yang efektif?

Ada beberapa saran dan tips yang dapat Anda jadikan bahan pertimbangan:

1. Buat jadwal untuk tiap-tiap karyawan di agenda Anda

Buatlah jadwal reguler sesi one on one untuk semua karyawan dalam naungan Anda.

Hal ini akan menghindarkan interupsi mendadak dari kalangan karyawan yang tiba-tiba meminta bimbingan, atau sekedar ingin menyampaikan sesuatu.

Perlu diingat juga, sebaiknya manajer tidak datang terlambat menghadiri pertemuan yang telah dijadwalkan jauh-jauh hari, apalagi sampai membuat karyawan menunggu lama.

2. Siapkan poin diskusi

Sesi one on one memang bersifat bebas, namun menyusun poin-poin yang hendak didiskusikan pun tak ada salahnya. Sebab waktu terbatas dan Anda perlu melangsungkan sesi ini dengan efisien.

Poin-poin tersebut tak mesti menjadi pakem ajeg yang mesti dipertanyakan, hanya untuk kerangka berpikir Anda mengingat apa-apa saja hal super penting yang perlu dibahas dengan karyawan yang bersangkutan.

3. Hadir 100% secara fisik dan emosi

Jangan sampai pertemuan ini menjadi sebatas penggugur kewajiban, atau sekadar basa-basi asal atasan senang. Jadikan pertemuan ini sesi private yang bermakna untuk staf.

Caranya dengan memberikan atensi sepenuhnya saat pertemuan berlangsung. Menjadi pendengar yang baik tanpa menghakimi atau menginterupsi. Juga tidak meremehkan apa pun yang staf sampaikan, tak peduli betapa sepele hal itu terdengar di telinga Anda.

Hargailah keberaniannya untuk jujur dan terbuka kepada Anda.

4. Memulai secara positif

Mulailah pertemuan dengan mengucapkan salam atau menyampaikan hal-hal menyenangkan. Atau bersenda gurau secara kasual jika Anda sudah kenal baik dengan staf yang bersangkutan.

Hal ini bertujuan untuk menciptakan mood dan suasana yang cair sebelum Anda mulai berbincang. Agar karyawan rileks, tidak tegang dan merasa terancam saat diajak berbicara.

5. Problem solve

Sesi one on one adalah tempat yang pas untuk menggali insight strategis sekaligus mencari solusi bersama. Anda mesti menjaga keseimbangan antara aktif bertanya dan mendengarkan apa yang disampaikan karyawan.

Terkadang, manajer meminta stafnya untuk membuat daftar tantangan dan kesulitan yang mereka hadapi dalam pekerjaan mereka untuk bersama-sama mendiskusikan jalan keluar terbaik.

6. Pertanyakan karir

Jangan lupakan bahwa sesi one on one juga berguna untuk mengenal dekat karyawan Anda.

Anda bisa membantu staf untuk membicarakan harapan dan ekspektasi mereka tentang karir yang tengah mereka jalani di perusahaan Anda. Beri saran yang membangun jika memang dibutuhkan.

Perbincangan mengenai perasaan personal tentang karir memungkinkan karyawan untuk merenungi dan menavigasikan target personalnya, sekaligus memotivasinya untuk mengembangkan diri dan mempertahankan performanya.

Contoh pertanyaan dalam sesi one on one meeting

Banyak hal yang dapat ditanyakan selama sesi berlangsung, tergantung dengan siapa Anda akan mengobrol. Pertanyaan yang disiapkan mesti sesuai dengan lawan bicara dan momentum agar sesi tersebut terlaksana secara efektif.

Jika pertemuan itu hanya sebatas sesi biasa, Anda bisa bertanya; “Bagaimana kabarmu? Apakah ada kesulitan belakangan ini? Apa yang bisa saya bantu?”

Namun jika sesi dilakukan dengan maksud dan momentum yang berbeda, maka pertanyaan pun mesti disesuaikan. Berikut adalah contoh-contoh pertanyaan dalam one on one meeting untuk beberapa jenis karyawan.

Sesi dengan anggota tim baru

“Coba ceritakan tentang diri Anda, apa yang membuat Anda tertarik pada posisi ini?

“Apa peran Anda di sini dan apa ekspektasi Anda kepada saya?”

“Yuk, bicarakan tentang tim kita dan bagaimana kita bekerja sama”

Sesi untuk membahas target

“Kita rekap cepat tentang alasan dan bagaimana kita memasang tujuan, ya.”

“Bagaimana tujuan/target yang kemarin? Berhasil?”

Sesi untuk pengembangan profesional

“Apa yang Anda lakukan untuk mencapai target itu?”

“Dari feedback yang Anda terima, apakah ada area yang ingin Anda kembangkan lebih jauh?”

“Bagian apa dalam pekerjaan yang paling Anda nikmati? Apa yang menginspirasi, memotivasi, dan membuat Anda semangat?”

Sesi untuk peningkatan performa

“Apa Anda mengerti apa target yang mesti dicapai? Apakah menurut Anda target itu realistis?”

“Apakah Anda menerima feedback yang cukup?”

“Apakah Anda merasa nyaman untuk meminta dukungan dan bantuan ketika Anda membutuhkannya?”

“Apakah Anda menyadari apa peran Anda dalam perusahaan ini?”

Penutup

Perusahaan memiliki kesempatan besar untuk mengenal karyawan-karyawannya secara personal, sekaligus memperkuat workforce dalam usahanya, jika berkomitmen melakukan sesi one on one dengan benar.

Karena perusahaan tidak hanya menunjukkan kepeduliannya melalui sesi tersebut, juga tidak hanya memperoleh insight strategis dari para karyawan. Secara tidak langsung, perusahaan juga akan merawat hubungan antara staf dan manajemen dengan baik.

Sehingga ketahanan karyawan untuk terus bekerja pada perusahaan Anda meningkat, demikian pula dengan tingkat kepuasan dan produktivitasnya.

Comment