Di beberapa perusahaan, adanya program on the job training atau pelatihan bagi karyawan adalah hal yang wajar, atau bahkan wajib ada. Tetapi tidak bagi sebagian perusahaan lainnya.
Pelatihan terkadang hanya diselenggarakan pada posisi tertentu saja. Memang betul, pelatihan diadakan sesuai kebutuhan perusahaan. Namun, terkadang kalimat tersebut menutup kemungkinan perusahaan mengetahui potensi yang ada pada karyawan lain.
Pada artikel kali ini, mari sama-sama memahami apa itu On The Job Training, kelebihan dan kekurangannya, hingga contohnya.
Contents
Apa Itu On The Job Training?
On The Job training, biasa disebut OJT, adalah salah satu metode pelatihan yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Karyawan yang dimaksud di sini bisa karyawan baru atau karyawan yang baru saja ganti divisi sehingga membutuhkan training tertentu.
Istilah on the job training ini tidak hanya mendeskripsikan ‘pelatihan’ secara umum. On the job training maksudnya adalah pelatihan yang dilakukan bersamaan dengan kegiatan bekerja karyawan. Singkatnya, bekerja sambil latihan.
Simamora (1999:345), menjelaskan bahwa pelatihan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian-keahlian, pengetahuan pengalaman atau perubahan sikap seseorang.
Sebagaimana pengertian training, artinya ada proses penyerapan skill oleh karyawan, sehingga setelah program training tersebut selesai, idealnya harus ada pula improvement terhadap kemampuan karyawan tersebut.
Tujuan On The Job Training
Berikut ini 3 tujuan yang dicapai dari kegiatan training atau pelatihan, yaitu:
- Ilmu pengetahuan (Knowledge), Para Karyawan baru yang dilatih diharapkan mendapatkan Ilmu pengetahuan yang cukup untuk dapat mengerjakan tugasnya yang akan diberikan.
- Kemampuan (skill), Para Karyawan baru yang dilatih diharapkan dapat dan mampu melakukan tugas saat ditempatkan pada proses yang telah ditentukan.
- Penentuan sikap (attitude), Setelah melakukan pelatihan diharapkan para karyawan baru dapat memiliki minat dan kesadaran atas pekerjaan yang akan dilakukannya.
On The Job training bertujuan agar karyawan cepat beradaptasi dengan peran barunya, baik itu dari sisi job desc (knowhow dan kemampuan teknikal) hingga beradaptasi secara sosial.
Kelebihan dan Kekurangan On The Job Training
Kelebihan On the Job Training
1. Cara belajar lebih simple
Bagi karyawan yang masih asing dengan jobdesc-nya, belajar sambil praktik kerja langsung adalah cara yang lebih simpel dan mudah dipahami, dibanding dengan ikut training dari eksternal dengan silabus yang mungkin lebih berbelit-belit.
2. Biaya lebih efisien
Jika manajer cukup pintar dalam mengelola OJT, mungkin tidak perlu ada biaya yang dikeluarkan selama masa pelatihan, kecuali jika membutuhkan perangkat pendukung lain.
Kenapa? Karena perusahaan tidak perlu memanggil trainer dari perusahaan penyedia training yang pastinya memerlukan biaya yang tidak sedikit.
Pelatihan akan dilakukan oleh karyawan senior yang memiliki pengetahuan dan pengalaman di bidang yang sesuai dengan pekerjaan karyawan yang dilatih.
3. Sesuai dengan pendekatan organisasi
Keuntungan lainnya dengan menerapkan OJT adalah karyawan bisa langsung memahami cara kerja organisasi seperti apa.
Seperti kita tahu, tiap perusahaan atau organisasi memiliki ciri khas dalam berbisnis, dan hal ini terlihat bahkan sampai cara mereka melatih karyawannya. OJT menguntungkan karena karyawan bisa langsung terbiasa dengan cara kerja organisasi tempatnya bekerja.
Kekurangan On The Job Training
1. Kurangnya pelatih yang mumpuni
Memang, OJT dianggap cukup dengan kehadiran rekan kerja senior sebagai pelatih. Namun, tidak semua karyawan senior memiliki kapabilitas dalam melatih orang lain.
Sehingga dalam praktiknya, bisa saja karyawan baru tidak mengerti sepenuhnya apa yang diajarkan padanya.
2. Diburu-buru
Sayangnya, karena kita akan mengambil waktu kerja karyawan senior (yang notabene memiliki tanggung jawab lebih banyak dibanding yang junior), proses pelatihan dan pengawasan sering kali terkesan terburu-buru. Alhasil, proses OJT menjadi tidak efektif.
3. Ruang untuk error
Tidak jarang, para leader berekspektasi karyawan baru bisa segera mengeluarkan performa bagus melalui OJT. Sayangnya, dengan beberapa poin di atas, kita tidak bisa mengatakan OJT memberikan efektivitas ataupun keberhasilan dalam sekali coba.
Sangat mungkin bagi karyawan melakukan kesalahan pertamanya, dan ini harus ditolerir oleh team leader atau manajer divisi.
Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!
Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Konten PDF kali ini membahas topik:
-
Apa yang Membedakan On The Job Training Sebelum dan Saat Pandemi?
- Apakah OJT dan Jenis Pelatihan Lain Tetap Penting untuk Dijalankan Di Masa Pandemi?
- Bagaimana Perusahaan Memfasilitasi Kegiatan OJT Di Tengah Pandemi?
Coba 5 Langkah Ini untuk On The Job Training yang Sukses
Pengertian, tujuan, dan kelebihan dan kekurangan On The Job Training telah kita ketahui sekarang. Rasanya sangat ideal jika OJT mampu memberikan manfaat-manfaat di atas.
Tapi kita tahu, tidak semudah itu dalam menjalankan program pelatihan yang sukses. Tapi bukan berarti tidak bisa, bukan?
Beberapa penjelasan di bawah mungkin bisa jadi pertimbangan atau ide baru untuk Anda yang menginginkan program pelatihannya berjalan baik.
1. Identifikasi Kebutuhan
Jangan terburu-buru ingin memberikan pelatihan agar karyawan produktivitasnya meningkat! Identifikasi baik-baik kebutuhan, resource, prioritas, dan apa yang ingin dicapai setelah training berakhir.
Jika identifikasi gagal dilakukan dengan hati-hati, akan sangat mempengaruhi cost di waktu mendatang.
2. Bentuk Tim OJT
Agar lebih terkontrol, tunjuk orang-orang yang mampu mengelola training. Setidaknya terdapat satu mentor/trainer, satu supervisor, dan satu trainee (orang yang akan dilatih). Sebagai tips, pilih orang yang memahami tujuan serta berdedikasi dalam membuat perbaikan dan kemajuan di organisasi.
3. Pastikan Tim OJT Berkompeten
Setelah menentukan siapa anggota timnya, pastikan para anggota, khususnya pelatih dan pengawas memiliki kemampuan sesuai posisinya.
Sebuah artikel dari The Balance Career mengatakan bahwa pelatihan dengan keterlibatan manajer akan meningkatkan efisiensi dan hasil. Bagaimana? Seorang manajer suatu divisi atau bagian sudah pasti memiliki pengalaman dan kemampuan teknis yang cukup untuk berperan sebagai pelatih.
Disebutkan di artikel yang sama juga, karyawan lebih merasa berharga dan niat untuk belajar semakin besar karena manajer/user-nya berpartisi langsung dalam pelatihan!
4. Tetapkan Tujuan dan Indikator Keberhasilan
Tidak peduli bagaimana Anda mengatur jadwal atau metode training, apabila tim OJT tidak mengerti tujuan dari diselenggarakannya on the job training, maka ada kemungkinan program tidak bisa sukses. Jangan lupakan juga set apa indikator keberhasilannya.
5. Pilih Tools Pendukung Latihan
Pemilihan alat pendukung pelatihan yang sesuai tentu menjadi salah satu poin penting dalam melaksanakan program training.
Saat ini, ketika di seluruh dunia dilanda pandemi Covid-19, sistem operasi pada proses belajar mengajar pun terpaksa harus mengalami perubahan. Media online menjadi media yang mayoritas digunakan banyak pengajar.
Tentu banyak tantangan dalam mengadakan training secara online. Di sinilah manajemen dan tim training harus semakin kreatif dalam menciptakan lingkungan juga alat pendukung latihan.
Jenis dan Contoh On The Job Training
Setelah mengetahui manfaat dan bagaimana cara melaksanakan on the job training yang efektif, kini saatnya Anda mengetahui apa saja contoh on the job training yang bisa dipraktikkan di organisasi Anda.
Pelatihan Instruksi Kerja
Praktik ini dimulai dari memberikan pemahaman kepada peserta tentang tujuan pekerjaan dan langkah-langkah apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Pelatih akan memberikan instruksi yang harus dilakukan karyawan. Pelatih juga akan memberikan gambaran skill apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Training Bersama Rekan Kerja
Cara ini adalah membuat karyawan baru menyerap ilmu dari rekan kerja yang juga melakukan jobdesk serupa dengan dirinya. Cara ini unik karena tidak ada hierarki di dalam prosesnya.
Jenis training ini membantu karyawan membangun hubungan moral karena karyawan dibuat mengenal satu sama lain. Tapi di sisi lain, cara ini bisa membuat karyawan ketergantungan dan berakibat buruk pada produktivitas.
Job Shadowing
Tipe ini adalah tipe yang sangat umum dilakukan pada praktik OJT. Meski mirip dengan ‘Training Bersama Rekan Kerja’, tapi sebenarnya sedikit berbeda.
Job shadowing memungkinkan karyawan yang mahir di bidang pekerjaannya menunjukkan bagaimana menyelesaikan sebuah pekerjaan kepada karyawan yang lebih baru, dan membiarkan karyawan baru mencobanya.
Mereka juga sebanyak mungkin memberikan feedback dan sugesti kepada karyawan baru selama proses ini berlangsung.
Coaching
Coaching dalam lingkungan bisnis adalah metode pelatihan dimana individu yang lebih berpengalaman atau terampil memberikan saran dan bimbingan kepada karyawan yang dimaksudkan untuk membantu mengembangkan keterampilan, kinerja, dan karier individu.
Coaching biasanya melatih seseorang untuk mampu menghasilkan performa yang lebih baik. Coaching lebih menjurus kepada memfasilitasi melalui bertanya, memberikan feedback dan berperan sebagai ahli.
Mentoring
Mentoring adalah proses berbagi pengalaman dan pengetahuan dari seorang yang sudah berpengalaman (been there done that) kepada seseorang yang yang ingin belajar di bidang tersebut.
Seorang mentor biasanya adalah seseorang yang memang sudah berpengalaman di bidangnya sehingga bisa menuntun, memberikan tips dan saran.
Sehingga akhirnya bisa mempercepat proses belajar karyawan dan menghindari mereka dari membuat kesalahan-kesalahan yang bisa terjadi.
Kata kuncinya: Berbagi pengalaman dan pengetahuan.
Apprenticeship
Jenis pelatihan ini umumnya diberikan kepada mereka yang terlibat di dalam industri kerajinan, perdagangan, dan bidang teknis.
Apprenticeship biasanya membutuhkan keterampilan mahir untuk menjalani suatu bidang pekerjaan tertentu. Ini akan memakan waktu lama sebelum akhirnya seseorang diputuskan bisa terjun ke lapangan dan membuktikan skill yang telah dipelajarinya.
Rotasi Kerja
Rotasi kerja adalah strategi di mana pekerjaan karyawan akan ditukar, namun masih dalam perusahaan atau divisi yang sama. Dalam rotasi kerja, karyawan akan diminta mengerjakan tugas baru dalam jangka waktu tertentu sebelum kembali ke tugas/pekerjaan awal.
Melalui strategi rotasi kerja, karyawan akan mendapatkan pengalaman dan keterampilan baru dengan mengambil tanggung jawab baru.
Committee Assignments
Committee assignments adalah dibentuknya komite yang berisikan karyawan unggul yang siap menerima tantangan seperti menyelesaikan sebuah masalah organisasi.
Anggota komite ini akan bekerja sama untuk mencari jalan keluar sebuah masalah. Ini cara yang bagus dalam sebuah praktik OJT, karena karyawan baru bisa langsung mengasah daya pikir dan mendapatkan skill baru dari tugas komite tersebut.
Kesimpulan
On The Job Training, atau dalam bahasa Indonesia kerap disebut dengan pelatihan, adalah program dari manajemen untuk para karyawannya agar memiliki kemampuan sesuai tuntutan posisinya, dan untuk meningkatkan produktivitas.
Idealnya, semua pelaku usaha yang mempekerjakan karyawan/buruh rutin melakukan pelatihan demi memajukan bisnis perusahaan.
Memang, tidak semua dari hasil daripada pelatihan bisa dilihat atau dirasakan dalam rentang waktu satu atau tiga bulan. Dedikasi terhadap kemajuan adalah kunci untuk perusahaan menjalankan program ini.
Comment