On The Job Training (OJT), Ini Definisi dan Manfaatnya | | HR NOTE Indonesia

On The Job Training (OJT), Ini Definisi dan Manfaatnya

Di beberapa perusahaan, adanya program on the job training atau pelatihan bagi karyawan adalah hal yang wajar, atau bahkan wajib ada. Tetapi tidak bagi sebagian perusahaan lainnya.

Pelatihan terkadang hanya diselenggarakan pada posisi tertentu saja. Memang betul, pelatihan diadakan sesuai kebutuhan perusahaan. Tetapi terkadang kalimat tersebut menutup kemungkinan perusahaan mengetahui potensi yang ada pada karyawan lain.

Pada artikel kali ini, mari sama-sama memahami pentingnya pelatihan untuk karyawan, dan bahkan untuk level manajer.

Pengertian On The Job Training

On The Job training, biasa disebut  OJT, adalah salah satu metode pelatihan yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Karyawan yang dimaksud di sini bisa karyawan baru atau karyawan yang baru saja ganti divisi sehingga membutuhkan training tertentu. Istilah on the job training ini tidak hanya mendeskripsikan ‘pelatihan’ secara umum. On the job training maksudnya adalah pelatihan yang dilakukan bersamaan dengan kegiatan bekerja karyawan. Singkatnya, bekerja sambil latihan.

Simamora (1999:345), menjelaskan bahwa pelatihan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian-keahlian, pengetahuan pengalaman atau perubahan sikap seseorang.

Sebagaimana pengertian training, artinya ada proses penyerapan skill oleh karyawan, sehingga setelah program training tersebut selesai, idealnya harus ada pula improvement terhadap kemampuan karyawan tersebut.

Tujuan On The Job Training

Berikut ini 3 Tujuan atau Objective yang dicapai dari kegiatan training atau pelatihan, yaitu :

  • Ilmu pengetahuan (Knowledge), Para Karyawan baru yang dilatih diharapkan mendapatkan Ilmu pengetahuan yang cukup untuk dapat mengerjakan tugasnya yang akan diberikan.
  • Kemampuan (skill), Para Karyawan baru yang dilatih diharapkan dapat dan mampu melakukan tugas saat ditempatkan pada proses yang telah ditentukan.
  • Penentuan sikap (attitude), Setelah melakukan pelatihan diharapkan para karyawan baru dapat memiliki minat dan kesadaran atas pekerjaan yang akan dilakukannya.

 On The Job training bertujuan agar karyawan cepat beradaptasi dengan peran barunya, baik itu dari sisi job desc (knowhow dan kemampuan teknikal) hingga beradaptasi secara sosial.

Manfaat Menyelenggarakan Training

Sekilas, manfaat on the job training lebih didapat oleh karyawan, dan pastinya disenangi karyawan juga. Siapa yang tidak mau memupuk banyak ilmu juga skill baru secara gratis?

Senangnya karyawan dapat memengaruhi tingkat produktivitasnya. Nah, yang untung adalah perusahaan karena akan mendapatkan hasil kinerja seorang karyawan.

Tetapi, manfaat pelatihan karyawan atau OJT tidak terbatas sampai di sana. Masih ada banyak hal lain yang dianggap sebagai manfaat, yaitu sebagai berikut:

1. Pelatihan adalah Program Penunjang Bisnis

Pelatihan adalah sesuatu yang direncanakan–sebuah program. Target pelatihan (karyawan), target kemampuan yang diharapkan, waktu, semua bisa berbeda-beda dari satu periode ke periode lainnya.

Meski begitu, suatu program pelatihan pastinya dirancang dengan mengikuti kebutuhan saat itu, sehingga isi programnya lebih terarah menuju goal bisnis perusahaan.

2. Karyawan yang Bahagia dan Berdedikasi

Sekali lagi, karyawan pasti merasa senang dengan adanya pelatihan dari perusahaan. Selain itu, akan timbul rasa bersyukur dan tumbuhlah benih-benih dedikasi terhadap pekerjaannya.

3. Setelah Memiliki Karyawan Berkualitas, Buat Program Promosi!

Pelatihan bisa juga dijadikan alat untuk menunjang promosi di perusahaan. Apa maksudnya?

Orang-orang yang telah menerima program pelatihan dan mampu mempraktikkannya di pekerjaan, adalah orang-orang yang terbukti bisa mengembangkan dirinya. Kembali lagi, siapa sih, yang tidak mau mengembangkan potensi dirinya, apalagi untuk mencapai jenjang karir yang diinginkan?

Kehadiran program pelatihan bisa memacu motivasi karyawan, apalagi jika dikaitkan dengan promosi jabatan. Dengan begitu, perusahaan pun bisa mengetahui siapa di antara karyawannya yang memang ingin meniti karir dengan baik.

4. Menjadi Poin yang Menarik Bagi Pelamar Kerja

Sebuah studi oleh Linkedin mengatakan bahwa 59% karyawan bergabung dengan suatu perusahaan untuk jenjang karir lebih baik, atau kesempatan lebih baik lagi. Sedangkan 45% karyawan lainnya yang resign mengutarakan kekhawatirannya terhadap kurangnya peluang yang lebih maju.

Artinya, jika perusahaan Anda ‘rajin’ menyelenggarakan program pelatihan, apalagi menjadikannya branding, maka tidak salah lagi banyak karyawan yang akan tertarik join dengan Anda.

Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!

Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Kontennya GRATIS, jadi silakan langsung download! Konten PDF kali ini membahas topik:

  • Apa yang Membedakan On The Job Training Sebelum dan Saat Pandemi?

  • Apakah OJT dan Jenis Pelatihan Lain Tetap Penting untuk Dijalankan Di Masa Pandemi?
  • Bagaimana Perusahaan Memfasilitasi Kegiatan OJT Di Tengah Pandemi?

Coba 5 Langkah Ini untuk On The Job Training yang Sukses

Oke, pengertian, tujuan, dan manfaat OJT telah kita ketahui sekarang. Rasanya sangat ideal jika OJT mampu memberikan manfaat-manfaat di atas. Tapi kita tahu, tidak semudah itu dalam menjalankan program pelatihan yang sukses. Tapi bukan berarti tidak bisa, bukan?

Beberapa penjelasan di bawah mungkin bisa jadi pertimbangan atau ide baru untuk Anda yang menginginkan program pelatihannya berjalan baik.

Identifikasi Kebutuhan

Jangan terburu-buru ingin memberikan pelatihan agar karyawan produktivitasnya meningkat! Identifikasi baik-baik kebutuhan, resource, prioritas, dan apa yang ingin dicapai setelah training berakhir.

Jika identifikasi gagal dilakukan dengan hati-hati, akan sangat mempengaruhi cost di waktu mendatang.

Ciptakan Tim OJT

Agar lebih terkontrol, tunjuk orang-orang yang mampu mengelola training. Setidaknya terdapat satu mentor/trainer, satu supervisor, dan satu trainee (orang yang akan dilatih). Sebagai tips, pilih orang yang memahami tujuan serta berdedikasi dalam membuat perbaikan dan kemajuan di organisasi.

Pastikan Tim OJT Berkompeten

Setelah menentukan siapa anggota timnya, pastikan para anggota, khususnya pelatih dan pengawas memiliki kemampuan sesuai posisinya. Sebuah artikel dari The Balance Career mengatakan bahwa pelatihan dengan keterlibatan manajer akan meningkatkan efisiensi dan hasil. Bagaimana? Seorang manajer suatu divisi atau bagian sudah pasti memiliki pengalaman dan kemampuan teknis yang cukup untuk berperan sebagai trainer.

Disebutkan di artikel yang sama juga, karyawan lebih merasa berharga dan niat untuk belajar semakin besar karena manajer/user-nya berpartisi langsung dalam pelatihan!

Tetapkan Tujuan dan Indikator Keberhasilan

Tidak peduli bagaimana Anda mengatur jadwal atau metode training-nya, apabila tim OJT tidak mengerti tujuan dari diselenggarakannya on the job training, maka ada kemungkinan program tidak bisa sukses. Jangan lupakan juga set apa indikator keberhasilannya. 

Pilih Tools Pendukung Latihan

Pemilihan tools atau alat pendukung pelatihan yang sesuai tentu menjadi salah satu poin penting dalam melaksanakan program training. Saat ini, ketika di seluruh dunia dilanda pandemi Covid-19, sistem operasi pada proses belajar mengajar pun terpaksa harus mengalami perubahan. Media online menjadi media yang mayoritas digunakan banyak pengajar.

Tentu banyak tantangan dalam mengadakan training secara online. Di sinilah manajemen dan tim training harus semakin kreatif dalam menciptakan lingkungan juga alat pendukung latihan.

On The Job Training untuk Manager

Menurut Presenta, ada empat keterampilan yang sebaiknya dimiliki seorang manajer. Empat keterampilan tersebut adalah keterampilan konseptual, keterampilan teknis, manajemen waktu, kemampuan memetakan informasi, masalah, dan solusi.

Cara yang dipakai bisa disamakan seperti memberikan training kepada karyawan. Hanya saja isi kompetensinya pasti berbeda. Biasanya agar hasil pelatihan bisa didapat, banyak juga perusahaan yang menggunakan jasa pelatihan dari luar yang khusus menangani level manajer. 

8 Contoh Praktik On The Job Training

Setelah mengetahui manfaat dan bagaimana cara melaksanakan on the job training yang efektif, kini saatnya Anda mengetahui apa saja contoh on the job training yang bisa dipraktikkan di organisasi Anda.

1. Pelatihan Instruksi Kerja

Praktik ini dimulai dari memberikan pemahaman kepada peserta tentang tujuan pekerjaan dan langkah-langkah apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Pelatih akan memberikan instruksi yang harus dilakukan karyawan. Pelatih juga akan memberikan gambaran skill apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

2. Training Bersama Rekan Kerja

Cara ini adalah membuat karyawan baru menyerap ilmu dari rekan kerja yang juga melakukan jobdesk serupa dengan dirinya. Cara ini unik karena tidak ada hierarki di dalam prosesnya.

Jenis training ini membantu karyawan membangun hubungan moral karena karyawan dibuat mengenal satu sama lain. Tapi di sisi lain, cara ini bisa membuat karyawan ketergantungan dan berakibat buruk pada produktivitas.

3. Job Shadowing

Tipe ini adalah tipe yang sangat umum dilakukan pada praktik OJT. Meski mirip dengan ‘Training Bersama Rekan Kerja’, tapi sebenarnya sedikit berbeda.

Job shadowing memungkinkan karyawan yang mahir di bidang pekerjaannya menunjukkan bagaimana menyelesaikan sebuah pekerjaan kepada karyawan yang lebih baru, dan membiarkan karyawan baru mencobanya. 

Mereka juga sebanyak mungkin memberikan feedback dan sugesti kepada karyawan baru selama proses shadowing berlangsung.

4. Coaching

Coaching dalam lingkungan bisnis adalah metode pelatihan dimana individu yang lebih berpengalaman atau terampil memberikan saran dan bimbingan kepada karyawan yang dimaksudkan untuk membantu mengembangkan keterampilan, kinerja, dan karier individu.

Coaching biasanya melatih seseorang untuk mampu menghasilkan performa yang lebih baik. Coaching lebih menjurus kepada memfasilitasi melalui bertanya, memberikan feedback dan berperan sebagai ahli.

5. Mentoring

Mentoring adalah proses berbagi pengalaman dan pengetahuan dari seorang yang sudah berpengalaman (been there done that) kepada seseorang yang yang ingin belajar di bidang tersebut.

Seorang mentor biasanya adalah seseorang yang memang sudah berpengalaman di bidangnya sehingga bisa menuntun, memberikan tips dan saran. Sehingga akhirnya bisa mempercepat proses belajar Anda dan menghindari Anda membuat kesalahan-kesalahan yang bisa terjadi.

Kata kuncinya: Berbagi pengalaman dan pengetahuan.

6. Apprenticeship

Jenis pelatihan ini umumnya diberikan kepada mereka yang terlibat di dalam industri kerajinan, perdagangan, dan bidang teknis. Apprenticeship biasanya membutuhkan keterampilan mahir untuk menjalani suatu bidang pekerjaan tertentu. Ini akan memakan waktu lama sebelum akhirnya seseorang diputuskan bisa terjun ke lapangan dan membuktikan skill yang telah dipelajarinya.

7. Rotasi Kerja

Rotasi kerja adalah strategi di mana pekerjaan karyawan akan ditukar, namun masih dalam perusahaan atau divisi yang sama. Dalam rotasi kerja, karyawan akan diminta mengerjakan tugas baru dalam jangka waktu tertentu sebelum kembali ke tugas/pekerjaan awal.

Melalui strategi rotasi kerja, karyawan akan mendapatkan pengalaman dan keterampilan baru dengan mengambil tanggung jawab baru. 

8. Committee Assignments

Committee assignments adalah dibentuknya komite yang berisikan karyawan unggul yang siap menerima tantangan seperti menyelesaikan sebuah masalah organisasi. Anggota komite ini akan bekerja sama untuk mencari jalan keluar sebuah masalah. Ini cara yang bagus dalam sebuah praktik OJT, karena karyawan baru bisa langsung mengasah daya pikir dan mendapatkan skill baru dari tugas komite tersebut.

Kesimpulan

On The Job Training, atau dalam bahasa Indonesia kerap disebut dengan pelatihan, adalah program dari manajemen untuk para karyawannya agar memiliki kemampuan sesuai tuntutan posisinya, dan untuk meningkatkan produktivitas.

Idealnya, semua pelaku usaha yang mempekerjakan karyawan/buruh rutin melakukan pelatihan demi memajukan bisnis perusahaan. Memang, tidak semua dari hasil daripada pelatihan bisa dilihat atau dirasakan dalam rentang waktu satu atau tiga bulan. Dedikasi terhadap kemajuan adalah kunci untuk perusahaan menjalankan program ini.

Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!

Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Kontennya GRATIS, jadi silakan langsung download! Konten PDF kali ini membahas topik:

  • Apa yang Membedakan On The Job Training Sebelum dan Saat Pandemi?

  • Apakah OJT dan Jenis Pelatihan Lain Tetap Penting untuk Dijalankan Di Masa Pandemi?
  • Bagaimana Perusahaan Memfasilitasi Kegiatan OJT Di Tengah Pandemi?

Comment