Dunia bisnis bergerak dinamis mengikuti arah perubahan politik dan perekonomian dunia. Tren terus berubah dan industri beserta pasar konsumen di dalamnya lantas bergerak mengikutinya.

Entitas bisnis pun demikian. Terus bergerak mengikuti perubahan dunia. Tak mungkin perusahaan dapat berkembang dan bertahan selama puluhan tahun tanpa melakukan transformasi bisnis sekali pun.

Semua perusahaan yang telah berdiri lebih dari dua dekade, tercatat telah mengalami transformasi beberapa kali. Mengikuti perkembangan bisnisnya.

Entah dalam bentuk rebranding, perombakan jajaran direksi besar-besaran, perubahan praktik bisnis, ekspansi layanan dan produk, perubahan skema layanan pelanggan, atau akuisisi dan merger yang membutuhkan perubahan total pada struktur manajemen.

Dengan manajemen perubahan, perusahaan dapat menyediakan produk dan jasa yang lebih berkualitas, meningkatkan kualitas layanan dan praktik usahanya. Perubahan-perubahan yang ditargetkan oleh perusahaan tentu saja bertujuan positif.

Sayangnya, melakukan perubaan di dalam organisasi bukanlah perkara mudah. Untuk mendukungnya, ada yang disebut dengan manajemen perubahan. Ayo simak penjelasannya di artikel ini!

Apa Itu Manajemen Perubahan?

Saat melakukan perubahan, perusahaan tak lantas mengetuk palu memutuskan apa-apa saja yang hendak diubah saat itu juga secara impulsif.

Dibutuhkan sistem manajemen yang tepat untuk menerapkan perubahan, sehingga sasaran yang hendak diubah dapat terimplementasikan dengan baik.

Banyak ahli berupaya mendefinisikan arti manajemen perubahan.

Karen Coffman dan Katie Lutes mengartikannya sebagai pendekatan terstruktur untuk membantu organisasi dan orang-orang di dalamnya untuk transisi secara perlahan tapi pasti, dari keadaan sekarang menuju ke keadaan yang diinginkan.

Sedangkan menurut Wibowo, manajemen perubahan adalah proses sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang diperlukan untuk memengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses perusahan tersebut.

Sementara Kotter berpendapat bahwa manajemen perubahan adalah suatu pendekatan untuk mengubah individu, tim, dan organisasi kepada kondisi masa depan yang diinginkan.

Pentingnya Manajemen Perubahan

Menerapkan sasaran perubahaan pada sistem kerja di seluruh divisi usaha membutuhkan pendekatan yang terstruktur dan matang.

Sebab, menjalankan perubahan membutuhkan adaptasi dan tidak semua orang sukarela beradaptasi kembali, bukan?

Hal yang umum dijumpai saat strategi perubahan mulai dijalankan oleh semua divisi adalah penolakan. Anda pasti pernah, setidaknya sekali, mendengarkan keluhan karyawan saat pihak manajemen perusahaan mengubah satu ketentuan kepegawaian?

Atau mungkin Anda sendiri—sebagai konsumen suatu produk dan layanan—pernah mengeluhkan perubahan beberapa ketentuan yang dilakukan oleh penyedia produk?

Gagasan baru, sistem kerja baru, dan target baru tak selamanya disambut dengan meriah. Ada kalanya orang-orang akan mengeryitkan dahi dan tidak antusias menyambut perubahan yang dibuat perusahaan Anda. Ada pula yang terang-terangan menolak patuh mengikuti aturan baru yang berlaku dan melayangkan protes terbuka.

Penolakan atas perubahan umumnya terjadi karena beberapa hal:

• Nyaman dengan kondisi yang sekarang, sehingga takut akan perubahan yang belum tentu menghasilkan outcome yang disukai
• Tidak lagi merasakan kendali yang memberikan rasa aman
• Menimbulkan ketidakpastian
• Keputusan dilaksanakan secara mendadak
• Khawatir bahwa cara kerja lama yang selama ini dilakukan ternyata salah
• Khawatir tak mampu menggunakan sistem baru
• Takut perubahan justru menghasilkan pekerjaan lebih banyak
• Konsekuensi yang tidak menyenangkan

Maka dari itu, dibutuhkan tata laksana yang terstruktur untuk menjalankan strategi perubahan, hingga akhirnya semua pihak menerima perubahan tersebut dengan tangan terbuka dan bersedia turut beradaptasi.

Sehingga tiap-tiap personil pada seluruh divisi mengerti apa yang mesti dilakukan dan mengapa perubahan itu penting dan mesti dilaksanakan.

Manajemen perubahan berfungsi untuk membimbing para karyawan selama masa transisi berlangsung.

Ada banyak manfaat yang dapat Anda peroleh jika perusahaan berhasil menerapkan manajemen perubahan dengan baik.

Salah satu yang paling utama adalah karyawan merasa mendapat dukungan, merasa siap, dan merasa tercukupi dengan sumber daya yang dibutuhkan.

Manfaat lain yang Anda terima antara lain; target perubahan yang dikehendaki berpotensi tercapai, budget berpotensi tak mengalami banyak peningkatan, target berpotensi tercapai sesuai jadwal.

Dengan kata lain, melalui manajemen perubahan, artinya perusahaan berupaya mempersiapkan kapasitas dan kapabilitas karyawan dan seluruh divisi terkait untuk menjalankan tugas baru secara efisien.

Selain itu, manajemen perubahan penting dilaksanakan karena pelaksanaan perubahan membutuhkan pendekatan yang berbeda sesuai dengan apa yang diubah.

Perubahan pada target produksi dan strategi pemasaran tentu tidak bisa dilaksanakan dengan cara sama.

Demikian pula perubahan pada level manajemen dan level organisasi secara keseluruhan, jelas membutuhkan pendekatan yang berbeda pula.

Tujuh Model Manajemen Perubahan

McKinsey memiliki model rancangan perubahan yang telah dipraktikkan dengan sukses pada klien-kliennya. Model manajemen yang dirancang sengaja dibuat dengan menitikberatkan pada struktur asli keorganisasian perusahaan.

McKinsey merancang model yang demikian agar framework perubahan yang dibuat dapat membantu pimpinan perusahaan mengatur perubahan organisasinya secara efektif dengan merancang strategi antara tujuh elemen penting.

Tujuh elemen penting dalam model yang dibuat McKinsey itu dikenal sebagai ‘The McKinsey 7-S Model’.

1. Strategi

Elemen ini adalah rencana mendetail yang dibuat perusahaan untuk mencapai perubahan yang sukses. Strategi yang disusun dengan baik, akan dirancang selaras dengan keenam elemen lain dan diperkuat dengan visi misi dan nilai perusahaan yang kuat.

2. Struktur

Struktur keorganisasian adalah elemen penting kedua. Perusahaan harus membuat rantai komando yang jelas untuk menghindari gejolak dan kebingungan di kalangan karyawan.

3. Sistem

Sistem yang dimaksud adalah proses bisnis dan prosedur operasional yang diterapkan untuk memenuhi rutinitas kegiatan usaha. Perubahan pada sistem akan mempengaruhi produktifitas dan pengambilan keputusan.

4. Nilai Bersama

Nilai yang diyakini dan dipraktikkan bersama oleh karyawan pada tiap level, berpengaruh pada kesehatan keorganisasian perusahaan.

Perubahan yang ditargetkan perusahaan terkadang menuntut perubahan perilaku/cara kerja para karyawan. Hal ini tak mungkin tercapai jika perusahaan tidak memiliki budaya dan nilai organisasi yang kuat.

5. Style/Gaya

Maksudnya adalah gaya manajemen dalam perusahaan yang—umumnya—menentukan tingkat produktifitas dan tingkat kepuasan karyawan.

6. Staf

Elemen ini berkaitan dengan kepegawaian. Berkaitan dengan karakteristik talenta yang dibutuhkan, besaran jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, termasuk bagaimana karyawan dilatih dalam perusahaan.

7. Keahlian

Adalah kemampuan karyawan menyelesaikan tugas yang dibebankan. Perbedaan tingkat keahlian antar karyawan terbukti mengakibatkan kerugian dalam produktifitas. Skill gap membebani karyawan yang berpengalaman yang mau tak mau mesti menutup kekurangan karyawan yang tidak berpengalaman.

Dengan ketujuh elemen tersebut. McKinsey menyarankan Anda untuk membuat strategi perubahan yang tepat sasaran, sesuai dengan struktur organisasi perusahaan Anda.

Penerepan McKinsey’s 7-S model diawali dengan mengidentifikasi masalah yang dihadapi perusahaan, pada titik mana inkonsistensi terjadi dan perlu diselaraskan kembali dengan struktur perusahaan.

Kemudian tentukanlah desain keorganisasian yang ideal. Anda perlu mengobservasi seluruh struktur organisasi dan menemukan pada titik mana visi baru manajemen dapat bertemu dan selaras dengan keinginan/sentimen seluruh karyawan.

Lalu buatlah rencana pelaksanaan yang efektif secara mendetail. Termasuk perubahan apa yang mesti diterapkan pada hierarki organisasi agar perusahaan dapat mencapai target yang diinginkan.

Usai melaksanakan rencana yang telah disusun, bersiaplah menghadapi penolakan dan reaksi-reaksi lainnya. Namun tetaplah mengobservasi keseluruhan proses pelaksanaan, sebab ketujuh elemen tersebut bersifat dinamis dan dapat berubah dengan cepat dalam praktiknya.

Apakah HR Mesti Memperhatikan Manajemen Perubahan?

Jawabnya adalah, iya. Divisi human resource perlu menaruh perhatian pada manajemen perubahan. Sebab seringkali, adalah staf human resource yang pertama kali menghadapi protes jika karyawan menolak perubahan yang dicanangkan perusahaan.

Tak jarang, human resource harus menjadi garda terdepan untuk menghadapi keluhan-keluhan karyawan. Umumnya, human resource juga yang bertugas mengumumkan dan memberi kejelasan ihwal perubahan yang dibuat perusahaan.

Perubahan yang dibuat perusahaan juga sering kali mencakup ranah kepegawaian, perubahan alur kerja yang otomatis juga mengubah peran dan tugas tiap-tiap karyawann dalam satu divisi.

Tujuan utama manajemen perubahan dilaksanakan pun agar target perubahan yang dicanangkan sukses tercapai secara efektif. Dan hal ini seringkali dipengaruhi oleh faktor manusia yang terlibat di dalamnya.

Sehingga, manajemen perubahan membutuhkan keahlian human resource untuk mendampingi dan membimbing para karyawan untuk menjalankan proses transisinya.

Begitu penting andil human resource dalam manajemen perubahan, tak jarang perusahaan membuka posisi pekerjaan yang dikhususkan bagi manajer HR untuk menangani manajemen perubahan.

Penutup

Segala sesuatu yang dilakukan perusahaan dan berkaitan dengan kegiatan operasional usaha memang memiliki tata laksananya masing-masing.

Jangankan pelaksanaan perubahan yang proses dan hasilnya belum tentu kasat mata, aktivitas buruh dan kegiatan produksi di pabrik pun memiliki manajemen pelaksanaannya masing-masing.

Entitas bisnis merancang manajemen dan menerapkannya semata-mata agar pelaksanaan kegiatan yang dikehendaki dapat berjalan lancar. Sekalipun ada kendala di tengah perjalanan, setidaknya perusahaan tidak buta arah hendak diapakan kendala itu.

Keberadaan manajemen perubahan ketika perusahaan tengah mencanangkan program transformasi sangat membantu tidak hanya Anda sebagai human resource, tidak hanya perusahaan selaku pemegang kepentingan.

Melainkan juga sangat membantu karyawan agar mereka tetap nyaman dan menunjukkan performa yang baik selama masa transisi berlangsung.