Manajemen Organisasi dari Sisi HRD

Hampir setiap orang sudah sering mendengar kata manajemen. Manajemen waktu, manajemen risiko, manajemen keuangan, dsb. Istilah manajemen memang kerap digunakan di banyak situasi dan industri. Apalagi bagi pekerja profesional, konsep manajemen adalah hal yang harus dipelajari dan dipraktikkan demi kelancaran mencapai tujuan organisasi. Kali ini, mari secara spesifik kita melakukan pembahasan mengenai manajemen organisasi.

Penting bagi para praktisi HR untuk memahami dan mengaplikasikan manajemen organisasi di lingkungan perusahaan. Bagi sebagian orang yang masih awam dengan tanggung jawabnya di posisi manajemen, penting bagi mereka untuk mengingat kembali apa itu manajemen–khususnya manajemen organisasi–agar dapat menciptakan lingkungan organisasi yang baik.

Teori Manajemen dari Para Pakar

Sebelum memasuki topik manajemen organisasi, mari kita me-review sedikit definisi manajemen dari para ahli. Dalam perkembangannya, teori manajemen terbagi ke dalam beberapa teori yang kerap dijadikan landasan dalam kegiatan manajemen dewasa ini. Teori-teori tersebut ialah:

  1. Teori Manajemen Ilmiah

Oleh Frederick Taylor (1856-1915)

Taylor memperkenalkan standardisasi dan spesialisasi dengan menyarankan bahwa tugas-tugas di tempat kerja dipecah menjadi urutan langkah-langkah yang lebih kecil. Taylor juga menyimpulkan bahwa manajer harus menugaskan pekerja ke pekerjaan yang paling sesuai dengan kemampuan mereka, melatih mereka secara menyeluruh dan mengawasi mereka untuk memastikan bahwa mereka mampu bekerja secara efisien.

Bentuk murni dari Teori Taylor yang hanya fokus pada pencapaian efisiensi di tempat kerja dan menggunakan cara optimal untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dengan mengabaikan sisi kemanusiaan individunya ini sudah tidak banyak dipraktikkan saat ini. Namun teori Taylor yang menyoroti dan menekankan pentingnya efisiensi tempat kerja, prosedur pelatihan dan perlunya kerja sama antara pekerja dan manajer Ini adalah bagian penting dari Manajemen yang dipraktekkan saat ini.

2. Teori Manajemen Administratif

Oleh Henry Fayol (1841-1925)

Tidak seperti Taylor yang meningkatkan produktivitas dengan menganalisis tindakan pekerja, Fayol mengambil pendekatan atas-kebawah (top-down).

Fayol memeriksa sebuah organisasi melalui kacamata para manajer dan situasi yang mungkin mereka hadapi. Henry Fayol percaya bahwa manajemen memiliki enam fungsi terpenting yaitu untuk meramalkan, merencanakan, mengatur, memerintahkan, mengoordinasikan dan mengendalikan. Fayol juga mengembangkan 14 prinsip administrasi yang menguraikan bagaimana manajer harus mengatur dan berinteraksi dengan karyawan.

3. Teori Manajemen Birokrasi

Oleh Max Weber (1864-1920)

Prinsip-prinsip Weber untuk menciptakan sistem birokrasi yang ideal meliputi pembagian kerja yang jelas, rantai komando hierarkis, pemisahan antara aset pribadi dan organisasi pemilik, pencatatan dan dokumentasi yang cermat, regulasi dan peraturan yang ketat dan konsisten serta pemilihan dan promosi karyawan berdasarkan kualifikasi dan bukan berdasarkan hubungan pribadinya.

Teori Weber ini memainkan peran kunci dalam universalisasi penetapan standar dan prosedur yang merupakan inti dari sebagian besar organisasi modern.

4. Teori Manajemen Perilaku

Oleh Elton Mayo (1880-1949)

Hasil penelitian dari Elton Mayo ini mengarah pada pengakuan akan pentingnya faktor psikologis dan sosial dalam menciptakan organisasi yang produktif. Ini memunculkan Teori Hubungan Manusia yang menyimpulkan bahwa karyawan lebih termotivasi oleh faktor-faktor seperti menjadi bagian dari kelompok dan perhatian pribadi daripada materi yang berupa uang saja atau bahkan kondisi kerjanya. Pendekatan manajemen yang berorientasi pada orang ini mengharuskan para manajer untuk mengakui kompleksitas sifat manusia dan nilai ikatan sosial di tempat kerja.

Dasar dari teori ini ada pada dinamika kelompok dan penggunaan dalam upaya membangun tim untuk memperkuat budaya kerja.

Dari beberapa teori di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian manajemen adalah sebuah metode (atau sebuah seni bagi pakar) dalam merencanakan, mengatur, mengoordinasi, mengarahkan, dan mengontrol sebuah organisasi untuk dapat bekerja secara efisien demi tercapainya tujuan organisasi. 

Fungsi dan Tujuan Manajemen

Dalam prakteknya, manajemen memiliki fungsi utama yang akan membantu seseorang atau sebuah organisasi untuk dapat memenuhi tujuannya. Berikut adalah fungsi dan tujuan manajemen.

5 Fungsi Manajemen

Memimpin (Leading)

Manajemen berfungsi untuk memimpin sekelompok orang atau sistem untuk bergerak secara efisien demi mencapai target yang ditetapkan.

Perencanaan (Planning)

Manajemen berfungsi sebagai sarana perencanaan yang akurat dengan mempertimbangkan kekurangan dan kelebihan organisasi, demi mencapat target yang ditetapkan.

Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi organisasi adalah membagi peranan serta porsian dari masing-masing tugas, sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Tujuannya adalah agar target bisa cepat terpenuhi dengan cara yang efisien dan efektif.

Pengawasan (Controlling)

Fungsi pengawasan ialah untuk mengawasi dan mengontrol agar seluruh proses manajemen berjalan dengan baik dan dapat dipastikan target akan terpenuhi.

Pengarahan (Directing)

Fungsi pengarahan ialah tindakan untuk mengarahkan setiap anggota organisasi untuk memenuhi peran dan tanggung jawabnya agar target terpenuhi sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat.

Tujuan Manajemen

Sederhananya, manajemen bertujuan untuk memastikan kita dapat bertindak agar tujuan organisasi dapat tercapai. Tujuan paling umum sebuah organisasi adalah untuk mendapatkan keuntungan. Maka dari itu, diperlukanlah sebuah sistem manajemen yang terorganisir agar sebuah organisasi dapat keuntungan dari usahanya.

Berikut adalah enam tujuan umum dari manajemen:

  1. Memaksimalkan resource yang ada
  2. Memastikan pertumbuhan dan perkembangan usaha
  3. Memastikan kualitas barang dan jasa yang dijual oleh organisasi/perusahaan
  4. Memastikan ketersediaan barang, jasa, dan SDM demi berlangsungnya kegiatan usaha
  5. Memastikan terciptanya lingkungan kerja yang sehat dan disiplin
  6. Mengurangi kemungkinan risiko yang akan memengaruhi pertumbuhan usaha

Manajemen Organisasi

Menurut George R. Terry, manajemen organisasi adalah aktivitas perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), penggerakan (Actuating), dan pengawasan (Controlling), dimana semua aktivitas tersebut bertujuan untuk mencapai target organisasi. Teori serupa dikemukakan juga oleh Henry Fayol.

Sedangkan menurut Luther M. Gulick, pengertian manajemen organisasi adalah segala hal yang berhubungan dengan perencanaan (Planning), mengorganisir (Organizing), pelengkapan Tenaga Kerja (Staffing), mengarahkan (Directing), menyelaraskan (Coordinating), melaporkan (Reporting), dan menyusun anggaran (Budgeting).

Dapat disimpulkan bahwa manajemen organisasi diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengorganisiran, penggerakan, dan pengontrolan SDM di dalam sebuah organisasi, agar visi dan misi organisasi dapat tercapai.

Key Factor

Lalu apakah yang menjadi kunci agar manajemen organisasi dapat berjalan dengan baik?

Sebuah organisasi akan membutuhkan seorang manajer handal yang mampu menggerakkan fungsi-fungsi manajemen dengan baik sehingga semua target dapat dicapai. Tidak hanya itu, karena kita juga melibatkan organisasi di dalamnya, maka seorang manajer juga harus mampu untuk mengatur dan mengelola semua SDM yang ada.

Selain lima fungsi manajemen di atas, manajemen organisasi akan berjalan lebih baik lagi jika ditambahkan fungsi manajemen waktu dan motivasi terhadap anggota organisasi.

Kunci dalam manajemen organisasi
  • manajer yang mampu menggerakkan fungsi manajemen dengan baik
  • manajer yang mampu memilih SDM yang tepat sesuai kondisi perusahaan
  • manajer yang mampu mengelola SDM

Tantangan Divisi HR terhadap Manajemen Organisasi

Menurut survey yang dilakukan Ernst & Young, sebagaimana dikutip oleh George Bucata (2018: 276) dalam jurnal ilmiahnya yang berjudul The Challenges of Organization Management, tantangan terbesar dari manajemen organisasi bagi divisi HR terdapat di talent acquisition.

Seperti yang kita tahu bahwa divisi HR memiliki tanggung jawab untuk menyediakan SDM, sedangkan manajerial akan memutuskan siapa yang akan mereka pekerjakan atau dijadikan bagian dari manajemen. Di dalam proses ini, semua pihak harus mampu mempertimbangkan kemampuan calon pekerja tersebut untuk bisa menjalankan pekerjaannya demi tercapainya target perusahaan.

Tantangan lainnya terlihat dalam sebuah perusahaan yang sedang berkembang pesat, dimana adanya gap pada kemampuan SDM perusahaan yang dapat menghambat tercapainya tujuan perusahaan.

Bagaimana menyikapinya?

Melihat tantangan di atas, kesimpulan yang dapat ditarik ialah perlunya peningkatan dalam memajukan SDM yang sudah tersedia di perusahaan.

  • Kenali struktur organisasi di internal perusahaan, agar divisi HR (khususnya departemen talent acquisition) tahu harus melakukan optimalisasi seperti apa untuk perusahaan ke depannya.
  • Sebisa mungkin lakukan rekrutmen internal. Ini berguna untuk selalu menjaga orang-orang terbaik Anda dan memberikan motivasi bagi yang lain untuk selalu berkembang. Lakukan training sesuai departemennya masing-masing sehingga masalah talent gap dapat dihindari.
  • Berikan evaluasi yang adil dan menyeluruh kepada karyawan-karyawan Anda. Hubungan timbal balik selalu dihargai oleh lapisan organisasi manapun dan perusahaan akan mendapatkan loyalitas sebagai balasannya.

Kesimpulan

Manajemen organisasi adalah kegiatan perencanaan, pengorganisiran, penggerakan, dan pengontrolan SDM di dalam sebuah organisasi, dengan tujuan agar visi dan misi organisasi dapat tercapai. Dalam prosesnya, diperlukan kemampuan handal dari seorang yang bisa disebut manajer untuk mengerjakan itu semua.

Manajemen organisasi berkaitan dengan fungsi manajemen pada umumnya, yang sedikit membuatnya spesial adalah bagaimana fungsi tersebut bisa berjalan selaras dengan para pelaku organisasi. Maka dari itu, salah satu tantangan di dalam manajemen organisasi terdapat pada faktor talent acquisition. Sebagai pelaku HR maupun manajemen, sudah menjadi kewajiban Anda untuk dapat memilih  orang-orang yang dapat bekerja sesuai dengan kemampuannya, terlebih jika orang tersebut akan menduduki posisi manajemen.

Sebagai HR, pemilihan dan pengelolaan SDM menjadi tanggung jawab pada model manajemen ini. Perencanaan, pengorganisiran, penggerakan, dan pengontrolan SDM yang baik akan memberikan kontribusi besar kepada perusahaan dalam mencapai tujuan.