Dalam rangka meningkatkan kualitas SDM yang dimiliki sebuah perusahaan, tentunya dibutuhkan pelatihan atau training yang dilaksanakan oleh HRD kepada karyawan.

Umumnya penyelenggaraan pelatihan di sebuah perusahaan membutuhkan biaya dan sumber daya yang besar. Karena melibatkan biaya yang besar, tentunya program pelatihan harus direncanakan oleh HRD secara matang agar tepat sasaran.

Program pelatihan yang disusun pun harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang berbeda-beda. Bahkan dalam beberapa kasus, pelatihan tidak dapat dijadikan sebagai instrumen dalam memperbaiki kinerja karyawan.

Oleh karena itu, HRD membutuhkan Training Needs Analysis dalam menyusun rencana program pelatihan bagi karyawan di sebuah perusahaan.

Pada artikel ini kami akan membahas definisi, langkah, dan metode dari Training Needs Analysis. Simak pembahasannya berikut ini!

Apa yang Dimaksud dengan Training Needs Analysis?

Training Needs Analysis adalah sebuah proses sistematis dalam mengidentifikasi pelatihan apa yang dibutuhkan oleh karyawan untuk kemudian dibuat penjabaran terkait cara implementasinya.

Proses ini harus dilakukan oleh HRD sebelum segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan program pelatihan dijalankan. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya kemungkinan implementasi pelatihan yang tidak berjalan dengan baik.

Jika tidak berjalan dengan baik, maka program pelatihan yang dilaksanakan akan tidak tepat guna dan sasaran.

Tujuan diadakan Training Needs Analysis

Umumnya Training Needs Analysis dibuat dengan tujuan untuk membantu HRD dalam mencari tahu kesenjangan antara skill yang saat ini dimiliki oleh karyawan dan performa apa yang harus ditingkatkan guna meningkatkan efisiensi kerja.

HR Specialist di bagian pelatihan lah yang biasanya akan memiliki peranan penting dalam membantu perusahaan mengidentifikasi hal-hal di atas.

Dari hasil identifikasi itulah nantinya HRD dapat menyusun rencana program pelatihan sesuai kebutuhan karyawan dan tujuan perusahaan.

Pentingnya Training Needs Analysis bagi organisasi

Saat ini, Training Needs Analysis menjadi sangat penting bagi organisasi. Pentingnya hal ini berkaitan dengan manfaat yang bisa didapatkan dari implementasi Training Needs Analysis.

Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa didapatkan.

1. Dapat mengidentifikasi masalah kesenjangan skill karyawan lebih awal, sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
2. Mengetahui skala prioritas dari pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan, mana yang harus dijalankan terlebih dahulu dan mana yang bisa ditunda.
3. Memastikan apakah pelatihan masih harus dilakukan atau tidak, berdasarkan sisa jarak kesenjangan skill dan performa karyawan yang ada.
4. Menentukan siapa saja karyawan yang berhak dan wajib mengikuti pelatihan.
5. Membantu HRD dalam membuat perencanaan pelatihan bagi karyawan di kemudian hari.

Pendekatan Training Needs Analysis

Umumnya, Training Needs Analysis dilakukan dengan pendekatan-pendekatan tertentu. Berikut adalah tiga jenis pendekatan TNA yang dapat dipertimbangkan oleh HRD.

1. Organizational Based Need Analysis

Organizational based need analysis adalah pendekatan analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan kepentingan strategis perusahaan, dalam upaya menjawab tantangan bisnis di masa depan.

Analisis ini berfokus pada beberapa aspek-aspek yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan seperti tujuan perusahaan, iklim dalam perusahaan, sumber daya yang dimiliki hingga faktor internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi perusahaan tersebut.

Pendekatan ini dapat digunakan ketika menghadapi perubahan situasi perusahaan baik secara strategis hingga pergeseran landasan nilai di perusahaan.

Pada situasi tersebut, pelatihan dapat menjadi sebuah media dalam meningkatkan kompetensi serta menanamkan landasan nilai baru sesuai tujuan yang diinginkan perusahaan.

2. Job Competencies Based Need Analysis

Job competencies based need analysis adalah pendekatan analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan kebutuhan dari tiap-tiap posisi atau jabatan yang dipegang oleh karyawan di perusahaan.

Analisis yang dilakukan oleh HRD akan berfokus pada beberapa metode, seperti observasi, wawancara, focus group dan lain sebagaianya.

Metode tersebut digunakan untuk menggali lebih dalam mengenai posisi atau jabatan yang dimiliki seorang karyawan.

Modul pelatihan dalam pendekatan ini dapat dilakukan dengan cara building dan buying. Jika memilih building, artinya perusahaan sanggup dalam membuat modul pelatihan untuk tiap posisi di perusahaan. Sedangkan jika memilih buying, maka perusahaan membeli modul tersebut dari pihak ketiga.

3. Person Competencies Based Analysis

Person competencies based analysis adalah pendekatan analisis dengan mengidentifikasi individu mana yang membutuhkan pelatihan dan jenis pelatihan apa saja yang harus diberikan.

Pendekatan ini digunakan untuk menjawab kesenjangan yang ada antara skill yang dimiliki karyawan dengan persyaratan suatu posisi yang dimiliki oleh perusahaan. Pendekatan berbasis kebutuhan masing-masing individu ini dapat dibagi ke dalam 3 langkah:

1. HRD dapat membuat model kompetensi yang terdiri dari nama, definisi, dan level.
2. Lakukan penilaian terhadap tingkat keberhasilan karyawan berdasarkan model kompetensi yang sudah dibuat.
3. Hasil dari penilaian tersebut digunakan untuk melihat kesenjangan skill apa saja yang ada dan perlu dilakukan pelatihan.

Langkah Melakukan Training Needs Analysis

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil HRD dalam melakukan Training Needs Analysis di perusahaan.

1. Analisis Performance Gap

Langkah pertama adalah dengan melakukan analisis kesenjangan (gap) antara performa dan skill karyawan.

Analisa ini dapat dilakukan HRD menggunakan beberapa cara, salah satunya dengan membandingkan performa kerja karyawan saat ini dengan produktivitas bisnis yang diinginkan oleh perusahaan.

2. Analisis Akar Masalah

Menganalisis akar masalah adalah salah satu cara yang efektif bagi HRD dalam mengidentifikasi penyebab adanya gap antara skill dan performa di perusahaan.

Beberapa aspek yang dapat dilihat dari analisis ini adalah skill, sumber daya, insentif, motivasi, serta masukan.

3. Analisis Kebutuhan

Tiap-tiap masalah memiliki cara penyelesaian yang berbeda-beda. Sehingga, HRD perlu melakukan analisis secara mendalam terkait kebutuhan-kebutuhan dari akar masalah yang sebelumnya telah diidentifikasi.

Analisa ini umumnya meliputi profil, pekerjaan, tugas, kondisi lingkungan serta benefit yang dimiliki oleh karyawan.

4. Ketentuan Hukum

Setelah menganalisis ketiga hal di atas, maka HRD akan lebih mudah dalam melakukan Training Analysis Needs.

Namun, perlu diperhatikan juga apakah pelatihan yang ingin dijalankan sudah sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku atau tidak. Misalnya terkait konten-konten pelatihan yang bisa saja bersifat sensitif di mata hukum.

5. Rekomendasi

Jika sudah melakukan semua langkah di atas, maka seharusnya saat ini HRD telah memiliki hasil rancangan pelatihan bagi karyawan.

Rancangan inilah yang nantinya direkomendasikan baik kepada karyawan maupun kepada petinggi perusahaan selaku pengambil keputusan.

6. Review dan Prospek

Setelah rekomendasi diterima dan dijalankan, maka langkah selanjutnya yang dapat diambil adalah melakukan kajian ulang atau review.

Dari hasil review inilah HRD dapat melakukan evaluasi dan membuat prospek rencana pelatihan yang lebih baik di masa depan.

Metode Menyusun Training Needs Analysis

Dalam menyusun Training Needs Analysis, ada banyak sekali metode yang dapat digunakan oleh HRD. Berikut adalah beberapa contoh metode yang sangat populer dan umum digunakan di dunia kerja.

1. Observasi Langsung

Dengan observasi langsung, HRD dapat menemukan informasi mengenai gap antara skill ataupun performa yang ada.

Metode ini meliputi observasi pada metodologi kerja secara teknis, aspek fungsional dari sebuah posisi, hingga tingkah laku karyawan. Hasil dari observasi ini bisa disajikan dalam bentuk kualitatif maupun kuantitatif.

2. Wawancara

Tidak dapat dipungkiri bahwa wawancara masih menjadi metode yang paling efektif dalam menyusun Training Needs Analysis.

Metode ini mengutamakan komunikasi secara langsung dalam menggali informasi terkait gap antara skill dan performa yang relevan, baik itu secara face-to-face maupun virtual.

3. Focus Group

Membuat focus group akan mempermudah HRD dalam brainstorming terkait kesenjangan antara skill dan performa kepada karyawan.

Dalam proses brainstorming, diharapkan anggota focus group dapat berdiskusi secara langsung satu sama lain guna menyampaikan masalah yang mereka miliki serta pelatihan apa yang sekiranya mereka butuhkan.

4. Asesmen/Survei

Asesmen atau survei dapat menjadi metode yang tepat dalam mengidentifikasi penurunan performa dalam sebuah departemen.

Survei bisa disebarkan oleh HRD kepada karyawan dalam bentuk questionnaire, yang telah dirancang secara khusus dengan kombinasi pertanyaan pilihan ganda dan pertanyaan terbuka.

5. Feedback dari Pelanggan

Khusus untuk perusahaan yang bergerak dibidang layanan atau jasa, feedback dari pelanggan bisa dijadikan indikator penting bagi HRD untuk menilai performa perusahaan saat ini.

Dari feedback pelanggan, perusahaan dapat mengidentifikasi area mana saja yang masih butuh perbaikan ke depannya.

Penutup

Dari penjelasan di atas, kita dapat mengetahui apa itu Training Needs Analysis dan mengapa hal tersebut penting untuk diimplementasikan oleh HRD di perusahaan.

Misalnya, dengan Training Needs Analysis, HRD dapat membuat skala prioritas yang baik serta mengetahui segmen karyawan mana saja yang wajib dan tidak wajib mengikuti pelatihan.

Dengan begitu, biaya yang harus dikeluarkan oleh HRD dalam mengadakan pelatihan akan semakin efektif dan efisien.

Tidak hanya itu, karyawan juga akan diuntungkan dengan pemberian pelatihan yang tepat guna untuk meningkatkan performa kerja mereka.

Semoga artikel ini dapat memberikan gambaran bagi pembaca, khususnya yang bekerja di bidang HRD dalam merencanakan program pelatihan yang baik bagi perusahaan dan tepat guna untuk karyawan.