KPI HRD, Ini Contoh Dan Cara Mengukurnya | | HR NOTE Indonesia

KPI HRD, Ini Contoh Dan Cara Mengukurnya

Seiring dengan perkembangan teknologi dan percepatan bisnis di berbagai industri, fungsi HR yang semula untuk menyejahterakan karyawan saja, secara perlahan berkembang lebih luas ke berbagai hal seperti administrasi karyawan, HR strategis, dan yang terbaru adalah HR digital.

Untuk dapat bertahan di tengah-tengah transformasi digital saat ini, peran HRD dalam dunia bisnis sangat dibutuhkan, serta harus dilakukan secara efektif dan efisien.

Untuk itu, perlu juga dilakukan pengukuran atas efektivitas serta efisiensi kerja menggunakan sistem perhitungan yang kita kenal dengan KPI (Key Performance Indicator).

Apa itu KPI untuk HRD?

KPI (Key Performance Indicator) adalah sebuah metrik strategis yang digunakan sebagai acuan untuk mengevaluasi sebuah perusahaan terhadap kinerja setiap individu atau departemen yang bergerak dalam perusahaan tersebut secara kuantitatif. 

Sedangkan KPI untuk HRD adalah metrik untuk melihat bagaimana HR dapat berkontribusi ke seluruh organisasi dalam perusahaan.

Artinya, KPI HRD mengukur seberapa sukses HR dalam menjalankan strategi di perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Siapa yang Menyusun KPI HRD?

KPI HRD disusun oleh tim HR sendiri dengan persetujuan direktur atau CEO perusahaan tersebut.

KPI ini bertujuan untuk memantau performa dari setiap karyawan di dalam HRD dan sebagai dasar pengambilan tindakan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. 

KPI HRD juga dijadikan sebagai indikator untuk melihat apakah program kerja HRD yang dijalankan dapat memberikan dampak positif bagi perusahaan.

Jika tidak, maka Manajer HR perlu melakukan evaluasi dan melakukan tindakan penyesuaian. Hal ini perlu dilakukan mengingat fungsi dari HRD yang sangat penting di perusahaan.

Contoh KPI HRD

Berikut adalah contoh umum dari KPI yang dimiliki oleh beberapa posisi di dalam HRD.

Perlu dicatat bahwa satu perusahan dengan yang lain akan memiliki standar yang berbeda-beda dalam urusan KPI, tergantung dari posisi HR apa saja yang ada dan pembagian fungsi ke masing-masing posisi di dalamnya.

KPI Manajer HR

Posisi Manajer HR sangatlah penting di sebuah perusahaan. Umumnya Manajer HR memiliki fungsi dan tanggung jawab yang bersifat manajerial dan strategis.

Selain itu, Manajer HR juga memiliki kedudukan sebagai pengambil keputusan utama di departemen HR. Beberapa contoh fungsi Manajer HR adalah sebagai berikut.

  1. Menyusun alur kerja atau SOP (Standard Operating Process) di HRD dan perusahaan.
  2. Merancang program pembelajaran (training) dan pengembangan jenjang karier.
  3. Membuat kebijakan dan aturan kerja seperti tata tertib karyawan.
  4. Mengajukan budget HRD kepada direktur personalia perusahaan dan membuat laporan.
  5. Menjalin kerja sama dengan pihak lain baik internal maupun eksternal.

Dari fungsi-fungsi Manajer HR di atas, berikut adalah beberapa contoh KPI yang relevan.

  1. Return on Investment (ROI)
  2. Tingkat efektivitas program pelatihan
  3. Produktivitas kerja karyawan
  4. Kepuasan kerja karyawan
  5. Turnover rate  karyawan

KPI Supervisor HR

Tak seperti Manajer HR, fungsi Supervisor HR biasanya berfokus pada pengelolaan aktivitas yang sudah ditetapkan dalam program kerja.

Supervisor HR juga bisa menjadi pengambil keputusan di dalam HRD, namun dalam cakupan yang tidak terlalu luas dan tidak bersifat strategis.

Berikut adalah beberapa contoh dari fungsi Supervisor HR.

  1. Membuat laporan kinerja pengelolaan aktivitas untuk Manajer HR.
  2. Mengelola pelaksanaan program training dan pengembangan karier karyawan.
  3. Mengambil tindakan terhadap pelanggaran tata tertib karyawan.
  4. Memaksimalkan efektivitas penggunaan budget HRD.
  5. Mengatur tata cara pemenuhan hak-hak karyawan seperti gaji, benefit, cuti, dan lain-lain.

Dari fungsi-fungsi Supervisor HR di atas, berikut adalah beberapa contoh KPI yang relevan.

  1. Biaya perekrutan
  2. Konversi jumlah kandidat yang menjadi karyawan
  3. Kecepatan rekrutmen oleh HRD
  4. Efisiensi biaya pelatihan
  5. Optimasi channel atau media rekrutmen

KPI Staf HR

Dibandingkan kedua posisi sebelumnya, Staf HR memiliki fungsi dan tanggung jawab yang tidak terlalu kompleks.

Secara umum, tugas yang mereka miliki biasanya terkait pelaksanaan tanggung jawab HRD kepada karyawan.

Berikut adalah beberapa contoh fungsi dari Staf HR.

  1. Mencatat absensi karyawan dan memonitor jumlah cuti yang tersedia.
  2. Membuat pengumuman perekrutan karyawan baru.
  3. Melakukan seleksi (screening) pada pelamar kerja.
  4. Menjadwalkan dan melaksanakan interview dengan kandidat.
  5. Melaporkan hasil evaluasi dan feedback dari kandidat kepada Supervisor HR dan Manajer HR.

Dari fungsi-fungsi Staf HR di atas, berikut adalah beberapa contoh KPI yang relevan.

  1. Tingkat absensi karyawan
  2. Jumlah kerja lembur
  3. Jumlah kandidat atau pelamar kerja
  4. Jumlah kandidat yang diwawancara
  5. Jumlah posisi yang berhasil diisi

Langkah-Langkah Menyusun KPI HRD

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam menyusun KPI HRD, antara lain: 

  1. Menetapkan target pencapaian yang ingin diraih oleh HRD dalam periode tertentu, mulai dari bulanan, triwulan, semester, hingga tahunan.
  2. Membuat tolak ukur kuantitatif untuk setiap target kerja yang sudah ditetapkan di HRD.
  3. Melakukan breakdown KPI untuk melihat siapa yang lebih bertanggung jawab dalam KPI tersebut.
  4. Mengevaluasi kembali KPI yang sudah ditetapkan untuk masing-masing posisi. Hal ini bisa dilakukan melalui diskusi secara langsung dengan karyawan di posisi tersebut.
  5. Setelah melakukan 4 hal di atas, pembuatan KPI HRD dapat dirumuskan dengan memperhatikan setiap target, tolak ukur, dan sumber data.

Salah satu langkah kerja (framework) yang cukup populer dan dapat Anda pertimbangkan juga dalam menyusun KPI HRD adalah framework  SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound) :

  • Specific (S)
    Dalam menentukan KPI HRD harus spesifik terhadap tujuan yang akan dicapai misalnya, melakukan training untuk para karyawan perusahaan sebanyak 6 kali pada periode 2022, membuat open recruitment untuk mendapatkan 4 calon karyawan baru dengan 2 divisi yang berbeda di perusahaan pada periode 2022, dan lain-lain.
  • Measurable (M)
    Beberapa indikator yang dibuat dalam KPI dapat diukur secara kuantitatif misalnya, menghitung internal promotion rate dengan cara membagi jumlah individu yang dipromosikan dengan total karyawan di perusahaan.
  • Attainable (A)
    Tujuan dari KPI HRD secara nyata dapat dicapai dan dapat diukur untuk mendapatkan hasil sesuai target.
  • Relevant (R)
    Tujuan dari pembuatan KPI HRD harus sesuai atau relevan dengan tujuan atau target perusahaan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
  • Time-Bound (T)
    Terdapat batas waktu yang telah ditetapkan untuk mencapai goals yang dibuat tersebut, sehingga semua dapat berjalan secara terstruktur dan baik.

Cara Mengukur Keberhasilan KPI HRD

Dalam bisnis, tingkat keberhasilan sebuah perusahaan akan dinilai berdasarkan seberapa besar biaya yang dikeluarkan dan seberapa besar kontribusinya kepada perkembangan perusahaan.

Begitu juga dengan HRD, indikator utama tingkat keberhasilan KPI HRD adalah budget yang digunakan dan dampak nya pada karyawan.

Beberapa hal berikut adalah cara untuk mengukur keberhasilan KPI HRD.

1. Hitung Budget yang Digunakan HRD

Untuk menjalankan aktivitasnya, HRD perlu mengeluarkan biaya. Biaya yang dikeluarkan tersebut diambil dari budget yang telah disetujui dalam periode waktu tertentu. KPI HRD yang berhasil akan berdampak pada penggunaan budget yang lebih efisien dan tepat sasaran.

2. Ukur Dampaknya pada Karyawan dan Perusahaan

Program kerja yang dijalankan oleh HRD harus memiliki dampak yang baik bagi karyawan dan perusahaan. Misalnya adalah program benefit fitness untuk karyawan.

KPI HRD akan dinilai berhasil jika program fitness tersebut bisa berdampak pada tingkat produktivitas kerja karyawan yang meningkat karena tubuh yang lebih sehat dan bugar.

3. Perhitungkan Biaya Tak Terduga

Meskipun HRD sudah memiliki susunan budget dan program kerja yang disetujui, bukan berarti tidak akan ada biaya lain yang harus dikeluarkan. Hal ini adalah hal yang umum terjadi di banyak departemen.

Oleh karena itu, KPI HRD yang baik dan berhasil harus bisa memperhitungkan seberapa besar biaya tak terduga yang mungkin dikeluarkan.

4. Kalkulasi ROI (Return on Investment) Secara Relevan

Setelah mengevaluasi tiga hal di atas, kini saatnya bagi Manajer HR untuk menghitung ROI (Return on Investment) dengan membagi antara pencapaian hasil yang relevan dengan jumlah pengeluaran dalam satu periode tertentu.

Semakin berhasil KPI HRD, maka semakin besar pula nilai ROI yang didapatkan.

Penutup

KPI HRD yang merupakan sebuah matriks kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi setiap kinerja HR di suatu perusahaan untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

Evaluasi ini harus dilakukan dengan penuh pertimbangan sesuai dengan kondisi yang terjadi di perusahaan. 

Selain itu, dalam menyusun setiap poin KPI HRD harus disesuaikan dengan setiap alur yang akan dijalankan seperti menggunakan framework SMART yang sudah dijelaskan sebelumnya pada artikel ini. 

Penulis berharap agar pembaca mendapatkan sedikit gambaran bagaimana menyusun KPI untuk HRD secara tepat dan efektif.

Comment