Jika Anda mengelola sebuah tim atau bekerja berdasarkan target, kemungkinan besar Anda pernah mendengar tentang Key Performance Indicator atau KPI.

Yang belum familiar juga mungkin ada, dan sekarang sedang kebingungan memahami apa itu KPI dan bagaimana konsep pembuatannya.

Bahkan sekalipun sudah familiar dengan KPI, belum tentu kita mengerti cara menyusunnya.

Maka itu, dalam kesempatan kali ini HR NOTE akan memberikan ulasan mengenai definisi dan cara merancang KPI yang efektif.

Apa Sebenarnya KPI? Simak Definisinya!

Terminologi KPI biasanya dibuat dalam konteks bisnis, sehingga tidak semua orang mengerti akan maksud dari penamaannya.

Key Performance Indicators, disingkat KPI, adalah indikator penting (kunci) dalam melihat kemajuan dari hasil yang diinginkan.

Menurut Banerjee dan Buoti (2012), KPI adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi.

KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Sederhananya, KPI merupakan alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

Key performance indicator dapat diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. KPI juga merupakan suatu hal yang perlu terus diperhatikan oleh manajemen.

Mungkin banyak yang masih bingung dengan pengertian KPI. Mari kita telaah lebih lanjut dengan mengenal apa manfaatnya berikut ini!

Mengapa KPI Penting Bagi Sebuah Organisasi?

KPI adalah bagian penting dalam mengukur keberhasilan dan kegagalan bisnis.

Dikenal juga sebagai laporan kilat atau dasbor, KPI memungkinkan pemilik dan manajer bisnis mendapatkan gambaran umum tentang kinerja bisnis mereka – atau kinerja masing-masing departemen – dalam waktu tertentu.

KPI mengukur tujuan bisnis terhadap data aktual dan terukur selama periode tertentu.

Berikut adalah lima manfaat KPI menurut kontributor LinkedIn:

1. Dengan KPI, Target Jadi Lebih Terukur

Sekali lagi, KPI adalah alat untuk mengukur sejauh mana Anda mendekati target Anda. KPI bukanlah target Anda. 

Contohnya,  sebuah KPI dapat mengindikasikan bahwa saat ini team hanya mampu mencapai 20% dari prospek yang diinginkan (tentu saja sesuai dengan benchmark yang sudah ditetapkan perusahaan).

Berdasarkan indikasi yang ditampilkan KPI, manajer penjualan dapat mengetahui progress penjualan serta alasan mengapa hasil yang dikeluarkan belum sesuai harapan.

Ini akan menuntun manajer untuk mengeluarkan strategi baru ke depannya.

2. Menciptakan Atmosfer Belajar

Menurut Root Cause, data yang dihasilkan dengan KPI bisa menuntun karyawan untuk menciptakan percakapan penting dengan rekan setim maupun dengan manajer mereka.

Jika dijadikan kebiasaan, maka akan tercipta lingkungan edukatif di dalam perusahaan.

Anda juga bisa menganalisis apakah KPI yang telah ditetapkan berjalan efektif atau tidak, atau meninjau ulang apakah KPI cukup masuk akal untuk bisa dicapai tim Anda atau tidak.

3. Mendapatkan Informasi Penting

KPI memberikan gambaran langsung dari keseluruhan kinerja perusahaan. Data real-time yang disediakan KPI memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian sistematis sehingga Anda tidak perlu membuat perubahan besar-besaran setiap akhir bulan untuk mencapai target.

Selain gambaran kinerja, beberapa perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur seberapa baik mereka mencapai standar tertentu yang mungkin tidak terkait langsung dengan bisnis atau keuntungan mereka.

4. Mendukung Akuntabilitas

Tanpa sumber data yang tepat dan terukur seperti KPI, perusahaan akan kesulitan dalam memberikan penilaian performa karyawannya.

Anda mungkin saja berasumsi bahwa karyawan A berkinerja buruk karena masalah keterlibatan, tapi Anda tidak memiliki bukti yang dapat diukur. Padahal kinerja bisa diukur dengan statistik lain, dan KPI bisa menjadi alatnya.

Pada dasarnya, KPI mendorong akuntabilitas (pertanggungjawaban) bagi karyawan (jika mereka kurang kinerjanya) dan perusahaan (jika KPI dianggap sulit dicapai).

5. Meningkatkan Semangat

KPI bisa sangat bermanfaat dan memotivasi karyawan untuk menerima feedback positif karena memenuhi KPI tertentu. Hasilnya seringkali instan. Ini menciptakan rasa ‘memiliki tujuan’ dan membuat mereka tetap fokus untuk mencapai tujuan tersebut.

5 Langkah Merancang KPI yang Baik

Banyak orang yang mengatakan bahwa merancang KPI adalah hal yang rumit. Setiap KPI harus terkait dengan hasil bisnis tertentu dengan ukuran kinerja.

KPI juga sering kali disalahartikan dengan metrik bisnis. Langkah di bawah bisa menuntun Anda dalam merancang KPI, tentu saja dengan menyelaraskan dengan tujuan organisasi.

Langkah 1 – Identifikasi kinerja bisnis yang ingin Anda ukur

Sebelum merancang KPI, kita perlu memahami proyek yang akan dijalankan terlebih dahulu, sehingga arah dan tujuan proyek/bisnis yang ingin dicapai lebih terlihat jelas. Anda akan bisa melihat hasil apa yang Anda inginkan serta mengapa hasil ini penting.

Hampir sama seperti kita perlu melihat ukuran dari gunung yang akan didaki sebelum memutuskan rute mana yang akan dilewati!

Langkah 2 – Tetapkan tolak ukur kemajuan kinerja

Tujuan dari KPI adalah untuk mengukur kinerja dan progress proyek/bisnis Anda, sehingga penting untuk KPI dipahami semua anggota yang berkepentingan.

Maka itu, target harus spesifik agar kinerja dapat diukur dengan objektif. Anda juga perlu memikirkan apa yang akan menjadi tolak ukur rendah-tingginya kemajuan kinerja.

Contohnya, target penjualan adalah 5.000 barang. Jika hasil KPI menunjukkan penjualan hanya mencapai 4.000 (dan 4.000 diartikan tidak memenuhi standar), artinya terdapat aspek yang harus diperbaiki.

Penting juga untuk menentukan titik mana yang memenuhi syarat berhasil atau gagal. Dengan melakukannya, baik anggota tim/divisi dapat melihat kinerja mereka, dan para leader/manager dapat memberikan arahan yang lebih sesuai dengan kondisi.

Langkah 3 – Bandingkan kinerja saat ini dengan target yang ditentukan

Melakukan review dari kinerja saat ini memberikan titik awal untuk pengukuran dan memungkinkan keseluruhan target untuk dipecah menjadi tujuan yang lebih kecil.

Contohnya, ‘agar tujuan keseluruhan X dapat dicapai, kinerja perlu ditingkatkan sebesar Y setiap bulan’. Ini akan membuat Anda dapat melihat bagaimana KPI dapat mempengaruhi hasil kerja keseluruhan.

Langkah 4 – Tinjau perubahan kinerja hingga saat ini

Merancang dan menjalani KPI saja tidak bisa dikatakan cukup. Anda perlu menilik ulang proses dan hasilnya untuk perbaikan berkelanjutan.

Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah mencapai hasil Anda? Oleh karena itu perlu dilakukan peninjauan. Meninjau kinerja dari KPI sebelumnya akan memberikan Anda dasar yang realistis untuk menentukan KPI berikutnya.

Berikut contoh mengapa meninjau ulang KPI akan bermanfaat.

Mari katakan sebuah perusahaan sudah melebihi pencapaian yang ditargetkan, misalnya 120% dari target, ditambah produktivitas tim yang masih bagus. Maka, tidak ada salahnya untuk menaikkan target untuk meningkatkan hasil.

Sebaliknya, jika tidak tercapai, jangan memaksakan untuk menaikkan target berikutnya, sebab akan memengaruhi motivasi dan produktivitas tim. Artinya, Anda perlu mengidentifikasi mengapa terjadi ketidaksesuaian pada performa tim.

Langkah 5 – Merancang KPI

Jika langkah 1 sampai 4 di atas telah dipahami, langkah selanjutnya adalah mulai menyusun KPI untuk organisasi Anda sendiri.

Pastikan target, tolak ukur, dan sumber data sudah siap. Mari kita ambil contoh berikut:

Apa yang Membuat KPI Efektif?

Terlalu sering, organisasi mengadopsi KPI yang diakui industri tanpa pikir panjang, dan setelahnya bertanya-tanya: mengapa KPI tersebut tidak mencerminkan bisnis mereka sendiri dan akhirnya gagal memberikan perubahan positif apa pun?

Dalam hal mengembangkan strategi untuk merumuskan KPI, tim Anda harus mulai dengan memahami apa tujuan organisasi Anda.

Ini dilakukan agar Anda mendapatkan pengertian yang lebih baik mengenai bagaimana KPI akan mengukur proses bisnis perusahaan dan siapa yang dapat menindaklanjuti proses bisnis tersebut.

Ada beberapa hal penting yang membuat KPI dapat diterapkan secara efektif di perusahaan.

Strategi dan Objektif Perusahaan yang Jelas

Sering kali manajemen menginginkan hasil maksimal atau performa yang luar biasa tanpa memahami apa tujuan yang ingin mereka capai dan strategi apa yang harus dijalankan demi mendapatkannya.

Oleh karena itu, kejelasan strategi dan tujuan perusahaan yang jelas akan menjadi kunci utama bagi seluruh personel mengeluarkan kinerjanya.

Sistem yang Mendukung

Perlu adanya sistem yang mumpuni dalam membuat dan mengukur laporan kinerja. Sistem tersebut tidak melulu harus terhubung dengan teknologi.

Sistem yang rapi, terkontrol, dan konsisten cukup untuk membuat KPI berjalan dengan mulus.

KPI adalah Komunikasi

KPI adalah bentuk komunikasi. Perlakukan ia sebagaimana komunikasi adalah aspek penting dalam setiap kegiatan usaha dan kerja sama.

Sama seperti komunikasi, KPI mematuhi aturan dan praktik terbaik seperti informasi yang ringkas, jelas dan relevan.

SMART KPI: Kunci KPI Berhasil

Dalam menyusun KPI, sangat direkomendasikan untuk menggunakan SMART. SMART di sini bukan dalam artian pandai/cerdik, melainkan sebuah akronim.

SMART adalah singkatan dari = Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Time-Bound.  SMART dianggap sebagai bahan utama definisi ‘baik’ dari Key Performance Indicators (KPI). Berikut uraian masing-masing singkatan SMART.

S: Specific ‘Spesifik’

Indikator yang ada di dalam KPI harus sedetail mungkin. Dalam pembuatan KPI, harus diperhatikan bahwa tujuan yang ingin dicapai tidak boleh memiliki definisi yang terlalu luas dan digambarkan terlalu umum karena akan menyebabkan bias.

Saat tujuan yang ditentukan sudah spesifik, maka dalam prosesnya akan lebih mudah dijalankan dan bisa diketahui kapan tujuan itu berhasil dicapai.

M: Measurable ‘Terukur’

KPI harus bisa diukur baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Jika tujuan yang ingin dicapai tidak bisa diukur, tentunya hasilnya pun akan kurang baik.

KPI yang tidak terukur juga akan menyulitkan atasan dalam melakukan penilaian dan membuat bingung anggota yang menjalankannya.

Misalnya jumlah komplain yang dapat diatasi, 3 komplain dalam waktu kurang dari 15 menit. Indikator tersebut dapat dijadikan penilaian untuk karyawan yang bekerja di bagian customer service, help desk, dan lain sebagainya.

A: Achievable ‘Bisa Dicapai’

Achievable atau sifat dapat dicapai dalam KPI haruslah diformulasikan menjadi tantangan yang dapat dicapai oleh karyawan.

Target penilaian kinerja karyawan harus dapat dicapai dan realistis untuk dicapai.

Misalnya dengan jumlah mesin sebanyak 1 buah dengan kapasitas produksi 100 barang/hari. Jika KPI yang dibuat tidak dapat dicapai atau bahkan tidak masuk akal, hasil pencapaiannya pun tidak akan maksimal. Hal tersebut akan berdampak pada pengeluaran cost yang sia-sia.

R: Relevant ‘Relevan’

Relevan yang dimaksud adalah sesuai dengan tujuan perusahaan.

Karena tujuan dari KPI sendiri adalah untuk mengetahui seberapa efektifkah kinerja karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan. Sehingga indikator dalam KPI harus sesuai dengan tujuan perusahaan.

Misalnya, perusahaan memiliki tujuan untuk meningkatkan profit dari tahun ke tahun. Indikator yang dapat diterapkan adalah persentase profit.

Indikator tersebut jelas dan sesuai dengan tujuan perusahaan yaitu untuk meningkatkan profit.

T: Time-Bound ‘Batas Waktu’

Indikator yang ditetapkan dalam KPI juga harus memiliki batas waktu. Jika tujuan yang dibuat tidak memiliki batasan waktu, maka akan lebih sulit untuk mengukur peningkatannya.

Mengetahui batas waktu dalam setiap target KPI akan memudahkan pelakunya untuk memonitor kemajuan serta memikirkan strategi yang lebih baik untuk mencapainya.

Kesimpulan

Dapat kita simpulkan bahwa KPI (Key Performance Indicator) adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

Untuk membuat KPI yang efektif, Anda perlu memperhatikan banyak hal, dan tidak bisa hanya secara ada mengadopsi KPI yang diakui industri atau digunakan di organisasi yang serupa dengan Anda. Diperlukan peninjauan dan identifikasi terhadap tujuan perusahaan.

KPI harus dibuat dengan SMART yaitu Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Time-Bound.