Komunikasi Organisasi: Bangun dengan 6 Langkah Ini | | HR NOTE Indonesia

Komunikasi Organisasi: Bangun dengan 6 Langkah Ini

Komunikasi adalah komponen manajemen penting untuk organisasi mana pun. Apakah tujuannya adalah untuk memberitahu karyawan tentang kebijakan baru, untuk memastikan keselamatan di seluruh organisasi, atau untuk mendengarkan feedback karyawan; semua dilakukan dengan komunikasi yang efektif.

Agar mencapai hasil yang diinginkan, organisasi harus memiliki kemampuan yang komprehensif untuk berkomunikasi dengan lingkungan internal, stakeholders, serta dengan masyarakat luas.

Bayangkan, ketika Anda memiliki maksud baik dan ingin berkontribusi pada lingkungan di sekitar organisasi Anda, tetapi karena tidak mampu mengkomunikasikannya dengan baik, timbul salah paham dan masalah baru dengan orang-orang di lingkungan tersebut.

Jadi, untuk menghindari situasi tersebut, diperlukan yang namanya Komunikasi Organisasi. Tapi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan komunikasi organisasi, dan bagaimana cara membangunnya? Simak ulasan berikut!

Apa itu Komunikasi Organisasi?

Komunikasi organisasi didefinisikan sebagai saluran dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam organisasi, seperti perusahaan, nirlaba, dan badan pemerintah. Komunikasi organisasi berfungsi, bertumbuh, terhubung dengan pemangku kepentingan, juga berkontribusi kepada masyarakat. Ini mencakup:

  • Komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi yang berhadapan dengan publik.
  • Komunikasi internal, seperti modul pelatihan karyawan, pengiriman pesan seputar misi organisasi, komunikasi antarpribadi antara manajemen dan karyawan, dan komunikasi profesional seperti email.
  • Komunikasi eksternal seperti pengumuman hubungan masyarakat, siaran pers, materi pemasaran, dan branding.

Individu yang dilatih dalam komunikasi organisasi dapat bekerja di bidang sumber daya manusia, pelatihan dan manajemen karyawan, hubungan masyarakat, pemasaran, konsultasi komunikasi, urusan publik, manajemen media, kebijakan dan advokasi, serta penelitian dan pengajaran.

Manfaat dari Komunikasi Organisasi yang Baik

Agar organisasi berhasil, tidak hanya harus menjaga jalur komunikasi terbuka antara manajer, karyawan, pemangku kepentingan, dan masyarakat, tetapi juga harus memiliki strategi untuk memastikan komunikasi yang efektif, konsisten, dan selaras dengan tujuan bisnis.

Tentu, ini membutuhkan perencanaan, waktu, dan kemungkinan sedikit investasi. Tetapi hasilnya sangat besar. Berikut ini manfaat dari komunikasi organisasi yang baik:

  • Membangun kepercayaan yang meningkatkan engagement karyawan.
  • Memastikan karyawan memiliki suara, dan suara itu dapat memberikan masukan yang dibutuhkan organisasi Anda untuk berkembang.
  • Membantu membangun hubungan kerja yang lebih kuat antara anggota staf, yang meningkatkan loyalitas.
  • Mengurangi kesalahan informasi dan kesalahpahaman, yang nantinya mengurangi demotivasi dan keluhan.
  • Membantu karyawan memahami misi dan visi perusahaan, yang meningkatkan tujuan dan motivasi.
  • Meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan yang berpotensi merugikan.

4 Tipe Komunikasi Organisasi

Berdasarkan tipenya, ternyata komunikasi organisasi memiliki banyak jenis. Mulai dari komunikasi formal/informal hingga internal/eksternal. Berikut penjelasannya!

1. Komunikasi Formal dan Informal

Komunikasi bisnis dapat dikategorikan berdasarkan tingkat formalitas yang digunakan. Terdapat dua jenis, yaitu Komunikasi Organisasi Formal dan Informal.

Komunikasi Formal
  • Biasanya memiliki struktur organisasi tertentu
  • Pesan yang disampaikan memiliki standardisasi
  • contoh: berita resmi yang ditujukan ke pelanggan lewat siaran pers
Komunikasi Informal
  • Jenis komunikasi ini terjadi antara karyawan satu lawan satu atau dalam kelompok kecil.
  • Dapat melibatkan interaksi cepat antara karyawan dan pelanggan atau mitra.
  • Tidak seperti komunikasi formal, yang bergerak lebih lambat, komunikasi informal lebih impulsif. Hal ini dapat menyebabkan informasi yang tidak akurat atau salah tafsir.

Beberapa pendapat mengatakan banyak organisasi lebih menyukai komunikasi informal daripada formal karena memungkinkan karyawan menjadi lebih kreatif dan mandiri.

2. Komunikasi Terarah

Bentuk dasar komunikasi bisnis organisasi juga terarah. Artinya informasi dapat mengalir ke bawah, ke atas atau secara horizontal. Berikut masing-masing cirinya:

Komunikasi Ke Bawah
  • Mengalir dari manajer dan supervisor ke karyawan front-liners.
  • Sering kali melibatkan instruksi atau tugas yang harus diselesaikan karyawan.
  • Dapat mencakup pada aspek kebijakan organisasi atau penilaian kerja.
  • Dapat berbentuk tulisan (e-mail, memo, pedoman kebijakan) atau lisan (rapat, panggilan telepon).
Komunikasi Ke Atas
  • Mengalir dari tingkat bawah ke atasan.
  • Dapat mencakup proyek atau materi yang ditunjukkan oleh karyawan kepada manajer.
  • Karyawan dapat memberikan feedback dan saran kepada atasan tentang pekerjaan atau bisnis perusahaan
Komunikasi Horizontal
  • Terjadi antara karyawan yang berada pada level hierarki yang sama (departemen atau posisi yang sama)
  • Bisa juga terjadi pada karyawan sama departemen beda area
  • Tergolong cepat dan cenderung spontan
  • Kebanyakan berupa komunikasi verbal

3. Komunikasi Internal dan Eksternal

Contoh lain dari komunikasi organisasi adalah internal dan eksternal. Seperti sebutannya, komunikasi ini terjadi di luar dan di dalam organisasi. Mari simak seperti apa kriterianya.

Komunikasi Internal
  • Terjadi di antara anggota organisasi.
  • Terjadi di antara seluruh perusahaan dalam kelompok kecil orang, seperti departmen atau tim proyek.
  • Jika bersifat formal, biasanya komunikasi berupa tulisan.
Komunikasi Eksternal
  • Dikhususkan untuk orang di luar organisasi seperti pelanggan, calon pelanggan, mitra, media, pesaing, dsb.
  • Dapat membutuhkan waktu untuk membangun komunikasi efektif dan hati-hati agar tujuan organisasi tercapai.
  • Biasanya bersifat terstruktur dan dikirim melalui saluran tertentu sehingga audiens menerima pesannya.

4. Komunikasi Lisan dan Tertulis

Berikutnya adalah bentuk dasar komunikasi bisnis organisasi dapat berupa lisan atau tertulis. Berikut cirinya:

Komunikasi Lisan
  • Dapat terjadi antara dua orang dalam kelompok kecil, atau bahkan di antara seluruh anggota organisasi. Contohnya seperti gathering atau annual meeting.
  • Meskipun mungkin tampak lebih informal, sering kali bentuk komunikasi ini dapat terstruktur dan dipersiapkan dengan baik.
Komunikasi Tertulis
  • Komunikasi tertulis adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis.
  • Komunikasi tertulis di lingkungan bisnis juga bisa terlihat dalam bentuk dokumen penting seperti kontrak atau dokumen keuangan.
  • Bisa dilakukan di situasi informal juga, seperti mengirimkan pesan konfirmasi kepada rekan kerja layaknya pada komunikasi horizontal.

Membangun Komunikasi Efektif dalam 6 Langkah

Seperti disinggung sebelumnya, komunikasi yang baik dan efektif akan membantu organisasi mencapai tujuannya lebih cepat, serta menghindarkan pelakunya dari salah paham. Ini mungkin memerlukan latihan dan trial&error, tetapi sangat patut untuk dicoba. Berikut enam langkah untuk membangung komunikasi efektif:

1. Berkomunikasi Secara Teratur & Konsisten

Apa pun tingkat komunikasi yang Anda lakukan juga, pastikan dilakukan dengan konsisten. Interval yang konsisten, media yang konsisten, pesan yang konsisten, dll. Ketika komunikasi bersifat tidak menentu atau mengirimkan sinyal / ekspektasi yang beragam kepada karyawan, hal itu lebih merugikan daripada menguntungkan.

2. Pertahankan Sesuai Visi Misi

Menetapkan suara yang tepat itu rumit, baik Anda bekerja di organisasi besar atau rintisan kecil. Tetapi melakukannya dengan benar penting untuk membangun rasa kontinuitas dan kepercayaan di dalam organisasi.

Anda harus mengatur nada dan memastikan semua pesan sejalan dengan visi dan budaya organisasi. Ini mungkin memerlukan pembinaan dan sesi pelatihan reguler untuk memastikan keterampilan komunikasi lisan dan tertulis para manajer sesuai dengan yang diinginkan.

3. Kenali Siapa Audiens Anda

Meskipun penting untuk selalu memberi tahu semua orang, itu tidak berarti bahwa setiap orang perlu mengetahui segalanya dalam satu waktu.

Anda harus menyajikan informasi kepada audiens yang tepat pada waktu yang tepat. Misalnya, organisasi Anda menyadari waktunya untuk memotong biaya. Jika staf Anda mendengar informasi ini tanpa konteks, mereka cenderung berasumsi yang tidak baik dan menimbulkan konflik awal.

Mempertimbangkan seperti apa audiens Anda sebelum berkomunikasi akan memperhalus jalannya pertukaran informasi.

4. Pertimbangkan Ukuran, Lokasi, & Demografis Audiens

Sama seperti poin di atas, saat memilih audiens Anda, Anda juga perlu memikirkan tentang siapa mereka, di mana mereka berada, dan bagaimana mereka ingin menerima informasi tersebut. Bahkan perbedaan budaya harus menjadi bagian pertimbangan Anda.

5. Pilih Metode yang Tepat

Pilihan komunikasi telah berkembang pesat selama 20 tahun terakhir. Organisasi perlu mempertimbangkan metode mana yang paling tepat dan kemudian memastikan strategi ini diikuti secara konsisten di seluruh organisasi. Anda memiliki beberapa pilihan metode seperti pertemuan langsung, email, telepon, aplikasi chat, atau pertemuan virtual.

6. Buat Menjadi Dua Arah

Menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan bertindak sesuai feedback lawan bicara membuat mereka merasa dihargai. Pastikan komunikasi dapat mengalir dengan bebas antara semua karyawan dan pemangku kepentingan.

Dan jangan takut dengan umpan balik. Umpan balik dapat memberi manajer wawasan penting tentang bisnis dan kesehatan tim mereka.

Untuk mendorong masukan yang jujur, tunjukkan kepada karyawan bahwa mereka dapat menyuarakan pendapat mereka tanpa dampak negatif melalui media yang mereka rasa nyaman bagi mereka, baik melalui tatap muka, melalui telepon, atau melalui aplikasi chat.

Komunikasi dua arah akan mempermudah setiap orang untuk berkomunikasi dengan cara yang paling sesuai untuk mereka.

Penutup

Komunikasi organisasi adalah elemen penting dalam menjalankan bisnis Anda. Komunikasi orgnisasi tidak terbatas pada lingkup internal organisasi, tetapi juga lingkup luar seperti pelanggan Anda. Memahami dan mempraktikkan komunikasi organisasi dengan baik akan membawa organisasi Anda pada jalan kesuksesan.

Comment