Penggunaan management tools di perusahaan telah menjadi tren yang cukup populer belakangan ini. Salah satu management tools yang mungkin pernah kita jumpai adalah project management tools.

Tools yang satu ini dinilai dapat meningkatkan kolaborasi dan performa kerja karyawan. Menurut penelitian dari Hive, 77% tim yang menggunakan project management tools dapat meraih performa kerja yang sangat tinggi.

Namun dalam prakteknya, banyak kita jumpai penggunaan project management tools yang kurang efektif dan tidak berhasil meningkatkan performa kerja karyawan.

Untuk itu, penting bagi tim HR dan manajemen perusahaan memilih project management tools yang tepat.

Pada artikel ini, kami ingin berbagi kepada pembaca mengenai kiat-kiat dalam memilih project management tools yang baik serta masalah apa saja yang bisa timbul karenanya. Simak penjelasannya lebih lanjut!

Definisi Project Management Tools

Project management tools adalah software atau aplikasi yang digunakan untuk mengelola beberapa proyek tim secara kolaboratif.

Tools ini semakin populer digunakan dalam bisnis di berbagai industri berkat transformasi digital yang kian hari makin masif.

Saat ini, banyak manajer dan tim HR yang telah memanfaatkan project management tools di lingkungan kerja mereka.

Tujuannya adalah mempermudah pengelolaan dan pengawasan berbagai proyek yang melibatkan beberapa tim dan karyawan dengan peran berbeda-beda.

Alasan Menggunakan Project Management Tools

Selain tujuan penggunaan project management tools di atas, ada beberapa alasan lain yang dapat dipertimbangkan oleh manajer dan tim HR dalam menggunakan project management tools di lingkungan kerja mereka.

Melacak kemajuan proyek

Tanpa adanya project management tools, akan sulit bagi tim untuk melacak kemajuan proyek yang sedang dikerjakan.

Selain itu, tim juga akan lebih mudah off-track dari tugas yang seharusnya dilakukan dalam jangka waktu tertentu.

Dampaknya, adalah akan sering terjadi keterlambatan proyek yang bisa saja merugikan perusahaan secara signifikan.

Gap komunikasi

Pandemi telah menciptakan gaya kerja baru, yaitu remote working atau kerap kali disebut sebagai work from home.

Jika komunikasi terjadi secara terpisah-pisah, tentunya akan sangat menyulitkan tiap anggota tim dalam mengerjakan proyek.

Untuk itu, project management tools dapat membantu tim dalam menginformasikan update terbaru dari tiap diskusi hingga kesepakatan yang terjadi. Dengan begitu, gap komunikasi antar anggota tim dapat ditekan seminimal mungkin.

Selalu tepat waktu

Menurut penelitian dari Anatomy of Work Index di tahun 2021, keterlambatan jadwal menjadi semakin sering di lingkungan kerja, hingga 26 persen deadline terlewatkan tiap minggunya.

Hal ini tentunya akan berdampak pada pengerjaan tugas yang terburu-buru dan kurang maksimal.

Denga project management tools, tim dapat mengecek jadwal dan deadline proyek yang ada kapanpun dan di manapun.

Hal ini dapat meminimalisir kemungkinan pengerjaan proyek yang molor dan dapat selalu tepat waktu.

Kolaborasi tim

Saat ini banyak perusahaan telah melibatkan pihak ketiga guna memenuhi kebutuhan SDM dalam pengerjaan proyek.

Contoh pihak ketiga ini adalah agensi, konsultan, karyawan freelance dan lain-lain. Tentunya kolaborasi semacam ini tidak mudah untuk dijalankan. Terlebih jika dalam proyek terdapat informasi-informasi yang hanya boleh diketahui oleh pihak internal.

Tim HR hendaknya dapat memfasilitasi karyawan internal dan pihak ketiga dengan project management tools.

Dengan tools ini, baik karyawan internal maupun pihak ketiga dapat saling memantau progres proyek dan disaat yang bersamaan membatasi detail informasi mana yang perlu dibagikan ke pihak ketiga.

Selain alasan keamanan data, pembatasan informasi ini juga berguna agar pihak ketiga dapat fokus pada hal-hal yang penting untuk mereka kerjakan saja, tanpa harus ikut campur dengan hal-hal yang bersifat administratif di sisi internal perusahaan.

Kiat Memilih Project Management Tools

Berikut adalah beberapa kiat yang dapat dipertimbangkan oleh tim HR dan manajemen perusahaan dalam memilih project management tools yang tepat untuk digunakan oleh karyawan di lingkungan kerja mereka.

Tentukan kebutuhan perusahaan terhadap tools

Tim HR perlu melakukan penilaian terlebih dahulu, apakah saat ini project management tools sudah dibutuhkan atau belum.

Jika ukuran perusahaan masih kecil dan proyek yang dijalankan juga tidak banyak, maka penggunaan project management tools masih belum esensial.

Sebaliknya, jika perusahaan sudah berkembang, memiliki banyak proyek, dan melibatkan pihak ketiga, maka sudah saatnya tim HR memfasilitasi karyawannya dengan project management tools.

Cek fitur tools

Pastikan bahawa project management tools yang akan digunakan telah memiliki fitur yang memadai kebutuhan tim dan tepat sasaran.

Fitur yang berlebihan dapat memperumit penggunaan serta memakan waktu untuk mempelajarinya. Sedangkan fitur yang terlalu sedikit akan membatasi skalabilitas manajemen proyek oleh tim.

Ajukan inisiatif kepada eksekutif

Setelah melakukan analisa dan menemukan kandidat project management tools, tim HR perlu mengajukan inisiatif ini kepada eksekutif di perusahaan.

Jangan lupa untuk menginformasikan alasan serta keuntungan apa saja yang bisa dicapai dengan penerapan tools ini di perusahaan.

Uji coba tools

Setelah mendapatkan persetujuan dari pihak eksekutif, maka tim HR dapat mulai melakukan uji coba terhadap beberapa kandidat project management tools yang sebelumnya sudah dipilih.

Umumnya penyedia jasa tools ini memberikan fasilita uji coba secara gratis dalam periode tertentu. Ajak beberapa karyawan untuk ikut mencoba dan mengeksplorasi tools tersebut.

Dapatkan umpan balik dari karyawan

Setelah tahap uji coba selesai, saatnya bagi tim HR untuk mengumpulkan feedback atau umpan balik dari beberapa karyawan yang telah mencoba tools tersebut.

Jadikan feedback dari karyawan sebagai bahan pertimbangan utama dalam memilih kandidat utama project management tools yang tepat.

Evaluasi biaya

Setelah menemukan kandidat utama tools, tim HR perlu melakukan evaluasi terhadap biaya yang dibutuhkan untuk membeli ataupun berlangganan.

Pastikan biaya yang perlu dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang bisa diperoleh dari penggunaan project management tools ini.

Terapkan tools ke karyawan

Coba terapkan tools yang sudah dipilih dan digunakan ke sebagian kecil karyawan terlebih dahulu.

Tim HR perlu memantau perubahan dari sebelum dan sesudah menggunakan tools dari waktu ke waktu dan lakukan analisis yang mendalam setelahnya.

Analisis tools

Tim HR dapat melakukan analisa terhadap tools setelah penerapannya berjalan dalam beberapa periode, misalnya satu tahun.

Hal ini dikarenakan periode penerapan yang terlalu pendek tidak dapat memberikan insight yang maksimal, contohnya hanya satu bulan sejak penerapan.

Jika dinilai memberikan dampak positif yang signifikan bagi karyawan, maka tim HR dapat mempertimbangkan untuk memperluas penggunaanya ke lebih banyak karyawan di perusahaan.

Banyak Project Management Tools Bikin Masalah?

Terlepas dari beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dari penggunaan project management tools, cepat atau lambat akan muncul dan wajib disadari oleh tim HR. Misalnya adalah 2 masalah berikut ini.

1. Bagaimana jika perusahaan menggunakan lebih dari 2 tools?

Di perusahaan yang besar dan terdiri dari banyak departemen atau divisi, terkadang kita menemukan penggunaan tools yang berbeda-beda, mengikuti kebijakan manajer yang membawahinya.

Hal ini akan membawa dampak yang kurang baik dalam jangka panjang.

Misalnya, divisi marketing menggunakan project management tools A, sedangkan divisi produk menggunakan project management tools B.

Ketika mereka harus berkolaborasi, maka mau tidak mau mereka harus menggunakan salah satu tools saja.

Namun karena salah satunya tidak terbiasa, sangat besar kemungkinan akan terjadi kerumitan dalam penggunaan tools oleh salah satu pihak.

Mau tidak mau, salah satunya harus menyediakan waktu untuk mempelajari ulang tools yang akan digunakan bersama.

Oleh karena itu, ada baiknya tim HR mengevaluasi tiap-tiap project management tools yang saat ini digunakan oleh beberapa divisi di perusahaan dan menetapkan satu tools saja yang dapat memenuhi kebutuhan semua divisi.

2. Jika tools tidak terintegrasi, bagaimana mengatasinya?

Selain masalah di atas, ada juga masalah project management tools yang tidak terintegrasi dengan tools bisnis lain.

Misalnya project management tools yang tidak terintegrasi dengan email kantor. Sehingga, ketika ada update proyek, anggota tim yang bersangkutan tidak mendapatkan notifikasi via email.

Hal tersebut adalah salah satu contoh dari lebih banyak masalah terkait integrasi antar software. Tentunya tim HR ingin menghindari hal-hal seperti itu terjadi karena akan berdampak pada efektivitas serta efisiensi kerja yang kurang maksimal.

Oleh karena itu, penting bagi tim HR untuk mengetahui kemampuan integrasi tools baru dengan tools yang saat ini digunakan.

Misalnya adalah ada atau tidaknya fitur integrasi via API (Application Programming Interface) yang saat ini sudah menjadi standar bagi software bisnis.

Selain itu, tim HR juga dapat mempertimbangkan sistem software atau aplikasi yang tiap tools di dalamnya terintegrasi secara end-to-end. Misalnya adalah Zoho One dan Microsoft 365.

Kedua sistem software tersebut memiliki tools yang saling terintegrasi di dalamnya, mulai dari tools office, email, project management, kalender, chat, penyimpanan data, dan lain-lain.

Penutup

Penggunaan project management tools memang sangat esensial di era industri 4.0 yang serba digital ini. Namun, tools yang sangat berguna pun nyatanya juga bisa menimbulkan masalah jika tidak dipilih secara selektif.

Ada baiknya bagi tim HR dan manajemen perusahaan mengikuti kiat-kiat yang kami sampaikan pada artikel ini agar tidak terjebak dengan pilihan project management tools yang salah, hingga merugikan perusahaan.

Demikian artikel ini ditulis agar dapat menjadi tambahan wawasan pembaca, khususnya dengan latar belakang HR, tentang penerapan project management tools di perusahaan.