Instruksi Kerja Beda Dengan SOP, Ini Definisi Dan Manfaatnya |

Dengan instruksi kerja yang jelas, ringkas, dan koheren, Anda dapat meningkatkan efisiensi di tempat kerja.

Lebih luas lagi, Anda juga bisa memandu pelatihan, kinerja, dan penilaian para pekerja, hingga mempertahankan standar kualitas kerja. Memang, kebanyakkan orang menyebut instruksi kerja sebagai prosedur, sebagian lagi menyebutnya sebagai proses.

Beberapa orang menganggap istilah seperti kebijakan, proses bisnis, prosedur kerja, dan instruksi kerja adalah sama, sehingga pengertiannya saling tertukar satu sama lain.

Apa Itu Instruksi Kerja?

Instruksi kerja adalah dokumen tertulis yang memberikan langkah-langkah yang jelas dan tepat untuk melaksanakan suatu perintah. Instruksi kerja menjelaskan cara yang benar untuk melakukan tugas atau aktivitas tertentu.

Setiap tugas adalah bagian dari proses yang lebih besar, sehingga langkahnya harus diikuti sesuai dengan tugas itu sendiri, jika tidak maka akan memengaruhi aspek bisnis lainnya.

Instruksi kerja dianggap sebagai panduan kerja, alat bantu kerja, atau standar operasional prosedur (SOP). Padahal, instruksi kerja berbeda dari ketiga hal itu.

Instruksi kerja diisi oleh hal-hal yang lebih rinci dibanding SOP dan bersifat wajib seperti panduan kerja. Instruksi kerja juga berada di bawah kategori alat bantu kerja.

Dengan adanya instruksi kerja, pemberi kerja dapat memastikan cara terbaik untuk melakukan tugas tertentu yang dikomunikasikan, dipahami, dan diterapkan dengan jelas untuk karyawan.

Manfaat Instruksi Kerja

Instruksi kerja memungkinkan perusahaan untuk terus menyempurnakan dan merampingkan proses kerja di dalamnya.

Berikut ini adalah manfaat dari adanya instruksi kerja pada sebuah perusahaan:

Membangun pengetahuan dasar

Ketika Anda memiliki templat instruksi kerja, akan lebih mudah bagi Anda untuk membangun pengetahuan dasar perusahaan Anda. Dengan begitu, karyawan akan memiliki pengetahuan tentang cara kerja perusahaan.

Meningkatkan onboarding

Instruksi kerja juga akan membantu Anda melatih karyawan baru dengan lebih baik. Dengan begini, mereka akan mudah dalam memahami mengapa tugas tertentu dilakukan dan bagaimana mereka dapat melakukan hal yang sama dengan karyawan lain.

Mengurangi risiko kesalahan

Ketika sebuah perusahaan tidak memiliki instruksi kerja, maka Anda akan melihat karyawan sering melakukan kesalahan.

Untuk mengantisipasinya, perusahaan memiliki satu instruksi kerja. Jadi, semua karyawan mengetahui secara persis apa yang harus dilakukan di setiap titik pelaksanaan tugas.

Menghemat waktu kerja

Adanya instruksi kerja akan membantu karyawan lebih produktif dan efisien dalam tugas sehari-hari mereka. Jika ingin menghemat lebih banyak waktu untuk bisnis dalam jangka panjang, maka Anda memerlukan instruksi kerja.

Memfasilitasi perbaikan berkelanjutan

Instruksi kerja mampu memfasilitasi perbaikan dari proses sistem, sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dari waktu ke waktu.

Membantu problem solving

Dengan memberikan referensi untuk skenario yang benar dan ideal, instruksi kerja membantu pemecahan masalah karyawan. Instruksi kerja juga berfungsi sebagai panduan karyawan melakukan tindakan korektif.

Instruksi Kerja Sesuai Dengan Proses Dokumentasi

Sebenarnya, sah-sah saja menyebut instruksi kerja sebagai panduan kerja, SOP, atau alat bantu kerja. Hal itu tergantung dengan situasinya.

Apa pun tujuan dari instruksi kerja adalah untuk menjelaskan dengan rinci bagaimana suatu tugas dilakukan. Hal ini seperti petunjuk langkah demi langkah saat belajar sesuatu hal yang baru.

Yang paling penting adalah instruksi kerja tidak boleh disamakan dengan proses kerja. Mari kita lihat di mana instruksi kerja sesuai dengan tingkat proses dokumentasi keseluruhan:

Hierarki proses

Hierarki proses menunjukkan keseluruhan arsitektur proses dan bagaimana arsitektur tersebut mendukung bisnis Anda.

Hierarki proses secara visual menunjukkan semua tugas yang sedang berlangsung dalam bisnis. Tak heran, hierarki proses menunjukkan bagaimana aktivitas terkait dan bagaimana mereka akan memberikan hasil yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan Anda.

Hierarki proses akan memetakan hal-hal kecil. Contohnya, seorang resepsionis harus menerima panggilan telepon, atau bagaimana pengumuman keterlambatan pembayaran, hingga hal-hal besar dan penting.

Proses

Proses adalah rantai aktivitas yang mengubah input menjadi output. Proses dapat dibentuk menjadi peta proses yang berbentuk diagram visual.

Diagram visual ini akan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan satu aktivitas kerja.

Memesan stok baru, menangani keluhan pelanggan, mengirimkan pemberitahuan keterlambatan pembayaran, atau mempekerjakan kepala departemen baru adalah salah satu contoh pekerjaan yang dapat dibuatkan peta prosesnya.

Prosedur

Prosedur menguraikan bagaimana melakukan proses seperti urutan dan siapa yang melakukan.

Prosedur kerja dihasilkan oleh pengorganisasian tanggung jawab, tugas, peralatan, dan alat-alat dalam urutan sebaik mungkin. Hal ini akan memandu karyawan dalam menghasilkan pekerjaan yang berkualitas.

Perusahaan akan terus mengidentifikasi cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan. Jadi, prosedur kerja menjadi metode tindakan yang dapat digunakan.

Di beberapa perusahaan, ada yang menggabungkan proses dan prosedur ke dalam satu format sederhana agar tidak membingungkan.

Perbedaan Instruksi Kerja Dan SOP

Instruksi kerja dan SOP adalah alat analisis proses yang digunakan oleh bisnis untuk membuat proses menjadi lebih detail dan dapat ditindaklanjuti.

SOP adalah sebuah rangkaian standar yang mendukung prosedur kerja yang tertata dengan baik di sebuah perusahaan.

SOP diperlukan bagi sebuah perusahaan dalam menghasilkan sistem yang berkualitas, teknis yang konsisten, dan mempertahankan kualitas kontrol dalam menjaga proses dalam bisnis agar berjalan baik.

SOP ini biasanya berhubungan dengan produk, sumber daya manusia, dan lainnya.

Perbedaan instruksi kerja dan SOP

Instruksi kerja dan SOP keduanya termasuk ke dalam alat bantu kerja yang memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja dalam suatu organisasi.

Namun, meskipun mirip, keduanya memiliki fungsi dan konten yang berbeda.

SOP bertugas merangkum spesifikasi suatu proses sementara instruksi kerja dipersempit menjadi tugas individu dan menguraikan setiap langkah yang ada pada SOP.

Instruksi kerja lebih dapat diterapkan untuk mendukung operasi bisnis sehari-hari, sementara SOP membuat proses lebih sistematis dari sudut pandang manajemen.

Dalam sistem manajemen mutu, instruksi kerja dan SOP termasuk dalam hirarki dokumen prosedural.

SOP dan instruksi kerja dapat digunakan oleh berbagai bisnis dalam satu atau dua kapasitas. Ada beberapa perbedaan yang diuraikan dalam tabel berikut untuk membedakan variasi antara keduanya.

	SOP	Instruksi Kerja
Definisi	SOP adalah seperangkat pedoman untuk melaksanakan satu atau lebih tugas tertentu dari prosedur standar.	Instruksi kerja adalah dokumen yang menguraikan cara-cara tepat untuk melaksanakan tugas tertentu dengan penjelasan rinci tentang tugas yang harus diselesaikan dalam menghasilkan pekerjaan berkualitas.
Fitur	SOP mengarahkan karyawan untuk menyelesaikan suatu tugas dalam urutan yang telah ditentukan untuk menjamin kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.	Instruksi kerja memberikan karyawan panduan langkah demi langkah tentang cara melakukan tugas.
Peran	Mengoptimalkan proses bisnis Meningkatkan produktivitas dalam bekerja Membatasi kesalahan yang tidak perlu	Menghemat waktu untuk melatih karyawan baru Membangun tenaga kerja terampil Memastikan kualitas pekerjaan yang diusulkan
Kelebihan	SOP menawarkan pemahaman intuitif tentang berbagai pekerjaan, koneksi, dan fungsi pekerjaan dalam operasi bisnis perusahaan yang lebih luas.	Instruksi kerja memberikan informasi spesifik tentang tugas yang harus dilakukan, membantu karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang mereka lakukan.
Kekurangan	Hanya memberikan gambaran umum tentang proses daripada penjelasan menyeluruh tentang bagaimana setiap langkah dilakukan.	Karena tidak sistematis, karyawan hanya memiliki pemahaman umum tentang pekerjaan mereka dan bagaimana berhubungan dengan orang lain dalam sistem operasi perusahaan yang luas.

Kapan harus menggunakan instruksi kerja & SOP?

Instruksi kerja digunakan saat menetapkan cara yang seragam dalam melakukan tugas. SOP digunakan untuk menstandarkan proses dan berfungsi sebagai pedoman untuk kegiatan rutin.

Penutup

Keberhasilan suatu bisnis akan bergantung pada instruksi kerja yang jelas, komprehensif, dan terorganisir yang memfasilitasi keberhasilan pelaksanaan proses dan operasi bisnis.

Jika Anda ingin perusahaan Anda menjadi lebih efisien, maka Anda memerlukan instruksi kerja karena membantu Anda dan karyawan dalam menyelesaikan tugas dengan lancar dan berkomunikasi secara efektif.