Merancang Struktur Organisasi yang Baik

Jika Anda adalah seorang fresh graduate atau baru memiliki sedikit pengalaman kerja, mungkin akan bertanya-tanya mengenai struktur organisasi di dalam suatu perusahaan.

Yang paling sering Anda dengar mungkin adalah jabatan-jabatan seperti Direktur, Manajer, Manajer Operasional, Manajer HRD, Supervisor, dsb. Lalu Anda akan berpikir apakah di semua perusahaan sama? Kalau tidak, apa yang menjadi pembeda?

Dalam artikel kali ini, mari kita bahas struktur organisasi mulai dari pengertian hingga cara membuatnya.

Pengertian, Fungsi, dan Peran Struktur Organisasi Perusahaan

Sebelum masuk ke dalam contoh serta tips bagaimana membentuk struktur organisasi yang baik, mai kita pahami terlebih dahulu pengertian serta fungsi dari adanya struktur organisasi yang jelas di dalam sebuah perusahaan.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah sebuah garis hierarki atau bertingkat yang mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan, dimana setiap individu atau SDM yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.

Struktur organisasi dibuat untuk kepentingan perusahaan dengan menempatkan orang-orang yang berkompeten sesuai dengan bidang dan keahliannya. Dengan adanya struktur organisasi, seorang HR juga bisa mengetahui peran dan tanggung jawab karyawan-karyawannya. Dengan menempatkan seseorang ke dalam sebuah posisi dalam struktur sesuai dengan kemampuannya juga bisa menjadi patokan HR dalam menentukan  jumlah gaji karyawan bersangkutan..

Fungsi dan Peran Struktur Organisasi

Apakah kehadiran struktur organisasi penting di dalam sebuah perusahaan? Jawabannya, ya, sangatlah penting.

Struktur organisasi yang tersusun sesuai karakteristik perusahaan akan sangat bermanfaat bagi jalannya operasional perusahaan. Bagi sebuah perusahaan, struktur organisasi merupakan salah satu fungsi dasar bagi sebuah manajemen untuk mencapai target, strategi, dan sasaran yang ditetapkan oleh sebuah perusahaan.

Adapun beberapa hal yang membuat struktur organisasi dalam perusahaan menjadi sangat penting, adalah karena berbagai fungsinya, sebagai berikut:

  1. Dapat menjelaskan tanggung jawab setiap anggota organisasi atau perusahaan.

Setiap anggota suatu organisasi atau perusahaan tentunya harus bertanggung jawab kepada pimpinannya atau kepada atasannya yang telah memberikan kewenangan, karena pelaksanaan atau implementasi kewenangan tersebut yang perlu dipertanggungjawabkan.

  1. Dapat menjelaskan kedudukan setiap anggota organisasi atau perusahaan.

Kejelasan mengenai kedudukan disini artinya setiap anggota atau seseorang yang ada di dalam struktur organisasi dapat mempermudah dalam melakukan koordinasi dan hubungan. Hal ini dikarenakan adanya keterkaitan penyelesaian mengenai suatu fungsi yang telah dipercayakan kepada seseorang atau anggota.

  1. Kejelasan mengenai jalur hubungan dalam melaksanakan pekerjaan.

Artinya, semua orang dapat mengetahui batas tanggung jawab masing-masing personil, juga tahu kapan dan bagaimana cara berkolaborasi untuk memudahkan dalam mencapai tujuan atau kebutuhan.

  1. Kejelasan uraian tugas

Uraian tugas yang jelas akan sangat membantu pihak atasan maupun pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan dan pengendalian. Selain itu, bagi bawahan juga dapat lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan karena uraian yang jelas.

Keberadaan struktur perusahaan akan memperjelas pembagian tugas untuk masing-masing pemegang jabatan. Rincian pembagian tugas dalam perusahaan tentu saja merupakan hal yang wajib dipahami oleh tim HRD. Hal ini menyangkut fungsi HR sebagai jembatan informasi antara perusahaan dengan seluruh karyawan.

Dengan mengetahui pembagian tugas untuk setiap jabatan, artinya tim HR telah mengetahui seperti apa alur penyampaian informasi yang ideal dalam perusahaan tersebut.

Contoh dan Jenis Struktur Organisasi

Struktur organisasi di perusahaan memiliki berbagai jenis dan variasi. Semuanya dibutuhkan di dalam badan usaha untuk melancarkan setiap pekerjaan. Tanpa adanya struktur organisasi tentu tidak akan jelas siapa yang menjadi atasan dan bawahan.

Di dalam struktur perusahaan, terdapat beberapa personil atau bagian yang tergolong dalam jajaran inti atau yang biasa disebut dengan petinggi perusahaan. Yang terdiri dari dewan direksi, para manajer, dan kepala divisi atau departemen. Kemudian pada susunan dibawahnya terdapat staff dan para pekerja. 

Jenis-jenis Struktur Organisasi

Secara umum, inilah tiga jenis struktur organisasi yang kerap digunakan di perusahaan.

Struktur Organisasi Fungsional

Merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja.

Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization)

Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.

Struktur Organisasi Metriks

Yaitu susunan organisasi yang dibentuk untuk mengerjakan berbagai proyek yang dikembangkan oleh perusahaan. Struktur ini dikepalai oleh Wakil Presiden Direktur dan dibawahi oleh manajer-manajer proyek.

Contoh Jabatan Beserta Fungsinya

Struktur organisasi tidak terbatas pada empat bagian berikut. Sekali lagi, semua tergantung kepada industri, jenis perusahaan, skala perusahaan, dan kebutuhan perusahaan.

1. Direksi

Direksi merupakan orang yang bertanggung jawab dan memiliki wewenang dalam mengurus perseroan terbatas. Jajaran direksi merupakan bagian yang penting. Posisinya berada di paling atas dari seluruh jabatan. Umumnya satu perseroan memiliki satu orang direktur utama, tiga wakil direktur utama, serta enam direktur. Tetapi ini bisa mengikuti sesuai jenis perusahaan dan kebutuhannya.

Jajaran direksi memiliki wewenang untuk mengambil keputusan terhadap perseroan. Direksi juga yang jabatan yang harus bisa mempertanggungjawabkan setiap keputusan perusahaan.

Fungsi dari jajaran direksi adalah sebagai penentu arah perusahaan. Misalnya jenis bisnis apa yang akan dikembangkan dan jenis produk apa yang harus diproduksi. Direksi juga merupakan orang-orang yang mengatur jadwal kegiatan perusahaan.

2. Manajer

Jabatan manajer adalah jabatan yang bertanggung jawab untuk mengintegrasikan macam-macam variabel dan karakteristik dari pegawainya dalam mencapai tujuan perusahaan.tugas dari manajer adalah membuat pengarahan dan keputusan, kebijakan, supervisi, dan mengembangkan potensi karyawan agar dapat memajukan perusahaan.

3. Bagian Divisi atau Departemen

Dipimpin oleh kepala divisi atau kepala departemen yang memiliki tugas untuk memimpin bidang tugas dari departemennya. Ada berbagai departemen atau divisi yang ada di sebuah struktur organisasi perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Di antaranya adalah departemen humas, departemen riset dan pengembangan, departemen personalia, departemen pemasaran, departemen uji kualitas, dan lain sebagainya.

4. Administrasi dan Gudang

Jabatan ini terdiri dari accounting, CMT, dan kasir. Tugasnya adalah mengatur keuangan perusahaan dan mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan serta mengurus hal-hal yang berhubungan dengan outsourcing.

Pertimbangkan Hal Ini dalam Menyusun Struktur Organisasi

Setelah memahami arti serta manfaat adanya struktur organisasi, mari kita mulai masuk ke dalam pembuatannya.

Rancang Struktur Organisasi Perusahaan Sesuai Dengan Visi Dan Misi

Sebelum membuat susunan organisasi perusahaan yang baku, maka pastikan dulu bahwa visi, misi, dan tujuan atau sasaran organisasi telah dibuat dengan jelas. Tak jarang beberapa pihak, terutama perusahaan startup yang terburu-buru dalam membuat struktur tanpa memperhatikan kejelasan tentang apa yang diharapkan dari organisasi perusahaan yang dibangunnya. Oleh karena itu, hindarilah membuat bagan organisasi tanpa memiliki simpulan tujuan organisasi yang jelas.

Rancang Struktur Organisasi Setelah Merumuskan Bisnis

Poin penting yang juga diperhatikan untuk membuat struktur organisasi perusahaan adalah mengetahui sasaran bisnis yang ingin dicapai. Rumuskan apa saja bisnis yang ingin dilakoni dan apa saja sasarannya. Hal ini akan membantu anda dalam mengenal bisnis, proses atau aktivitas apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari organisasi perusahaan Anda. Dengan demikian, akan lebih mudah mengembangkan struktur dengan kejelasan aktivitas.

Pertimbangkan Bakat Serta Talenta Pekerja

Langkah berikutnya yang wajib dilakukan adalah melakukan analisa dan pengamatan terhadap kemungkinan tersimpannya keahlian-keahlian pada pekerja anda. Bisa saja selama ini organisasi Anda memiliki banyak talenta tersimpan, tapi tidak ditemukan, digunakan atau dioptimalkan untuk kemajuan anda. Oleh karena itu, bagi pemilik perusahaan amatlah penting mengenali karakter dan kemampuan bawahan anda, sehingga dengan menggunakan talenta yang ada dan mengoptimalkan bakatnya akan membuat bisnis anda berjalan baik.

Pertimbangkan Umur Pekerja

Dalam jenjang karir, ada tujuh tahapan yang dilalui seseorang, mulai dari masa Trial, Establishment, Transition, Growth, Maintenance dan Withdrawal. Dalam agenda membentuk struktur organisasi perusahaan, faktor umur menjadi salah satu yang patut dipertimbangkan, sehingga Anda mampu menempatkan mereka pada posisi atau jabatan-jabatan yang sudah dirancang. Umur merupakan indikator umum dari tingkat kedewasaan, kematangan, dan kecekatan melakukan kerja.

Penjelasan Terkait Posisi atau Jabatan yang Mungkin Tidak Sesuai dengan Bakat Karyawan

Bukan rahasia lagi, jika di setiap perusahaan, tidak akan selalu ada posisi yang terbaik buat setiap pekerja. Sering kali talenta, background pendidikan, dan kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu ada pada pekerja. Atau juga posisi yang ditempati pekerja tidak selalu sesuai dengan bakat dan talentanya. Membentuk susunan organisasi yang tepat dengan mempertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki pekerja adalah sebuah keharusan. Namun, ketika hal ini tidak selalu terwujud, maka Anda harus menjelaskan kepada pekerja terkait posisi atau jabatannya yang mungkin saat ini masih belum sesuai dengan latar belakang dan kemampuan mereka.

Berlakukan Self – Assessment Pada Pekerja

Ketika operasional perusahaan berjalan sekian waktu, mungkin anda perlu melakukan evaluasi ulang terkait penempatan posisi setiap pekerja. Kegiatan self assesment (menilai diri sendiri) mungkin perlu dilakukan untuk mendukung bahwa jabatan mereka saat ini masih relevan dengan bakat dan talenta mereka. Seperti yang disebutkan di atas, hindarilah menempatkan seseorang tanpa mempertimbangkan bakat dan talenta mereka, karena hal ini dipastikan membuat mereka menghasilkan kinerja rendah. 

Tidak semua bidang pekerjaan cocok bagi setiap orang. Bahkan orang yang memiliki kinerja hebat pada bidang pekerjaan tertentu belum tentu mampu mempunyai kinerja yang sama pada bidang pekerjaan lain. Pertimbangkanlah prinsip ini bila Anda menempatkan seseorang pada jabatan tertentu.

Buat Struktur Organisasi Perusahaan yang Ramping

Ramping namun efisien, itulah visi terbaik yang diimpikan oleh setiap pemilik perusahaan. Struktur organisasi perusahaan memang harus memperhatikan prinsip kerampingan. Sebagai langkah awal, mungkin Anda hanya perlu membuat struktur jabatan yang memang cukup vital yang harus dimiliki perusahaan. Ketika perusahaan masih belum besar dan personil-personil Anda masih bisa menangani beberapa bidang pekerjaan, maka Anda bisa membuat struktur organisasi perusahaan yang ramping. 

Mungkin Anda tidak perlu membuat divisi Humas ketika urusan itu masih bisa ditangani oleh divisi lain. Namun, ketika perusahaan sudah berkembang besar dan urusan yang ditangani sudah semakin kompleks, maka perlu untuk mengembangkan struktur organisasi tersebut.

Kesimpulan

Adanya struktur organisasi di sebuah perusahaan sangatlah penting bagi jalannya kegiatan usaha perusahaan. Banyak sekali manfaat yang bisa diambil, salah satunya adalah memperjelas tugas masing-masing divisi serta mempermudah komunikasi dan kolaborasi.

Struktur organisasi di setiap perusahaan pastilah berbeda-beda, namun umumnya terdapat jajaran direksi, manajer, dan kepala divisi. Divisinya bagaimana, dan rangkanya seperti apa, harus dicocokkan dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan.

Dalam menyusun sebuah struktur organisasi juga sebaiknya memprioritaskan kebutuhan, efisiensi, serta kemampuan personil yang dimiliki. 

Jika Anda baru akan membuat struktur organisasi baru, atau ingin merevisi struktur yang sudah ada, semoga artikel kali ini dapat menjadi sebuah referensi!