Struktur Organisasi: 4 Fungsi Utama dan Contoh Membuatnya | | HR NOTE Indonesia

Struktur Organisasi: 4 Fungsi Utama dan Contoh Membuatnya

Jika Anda adalah seorang fresh graduate atau baru memiliki sedikit pengalaman kerja, mungkin akan bertanya-tanya mengenai struktur organisasi di dalam suatu perusahaan.

Beberapa pembaca mungkin menemukan kesulitan dalam mengoptimalkan tim dan organisasi Anda atau butuh untuk menciptakan struktur tim dan divisi baru.

Sebenarnya, apa yang dimaksud dengan organisasi? Organisasi adalah sebuah sistem dimana pekerjaan dibagi menjadi kelompok-kelompok khusus untuk mencapai satu tujuan. Kelompok-kelompok tersebut memiliki lapisan dengan peran yang berbeda dan saling berkesinambungan.

Yang paling sering Anda dengar mungkin adalah jabatan-jabatan seperti Direktur, Manajer, Manajer Operasional, Manajer HRD, Supervisor, dsb. Lalu Anda akan berpikir apakah di semua perusahaan sama? Kalau tidak, apa yang menjadi pembeda?

Agar dapat mengoptimalkan tim dan organisasi Anda, dalam artikel kali ini, mari kita bahas struktur organisasi mulai dari pengertian hingga cara membuatnya.

Pengertian, Fungsi, dan Peran Struktur Organisasi Perusahaan

Sebelum masuk ke dalam contoh serta tips bagaimana membentuk struktur organisasi yang baik, mai kita pahami terlebih dahulu pengertian serta fungsi dari adanya struktur organisasi yang jelas di dalam sebuah perusahaan.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah sebuah garis hierarki atau bertingkat yang mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan, dimana setiap individu atau SDM yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.

Struktur organisasi dibuat untuk kepentingan perusahaan dengan menempatkan orang-orang yang berkompeten sesuai dengan bidang dan keahliannya.

Bagi HRD, dengan adanya struktur organisasi, kita juga bisa mengetahui peran dan tanggung jawab karyawan-karyawannya. Dengan menempatkan seseorang ke dalam sebuah posisi dalam struktur sesuai dengan kemampuannya juga bisa menjadi patokan HR dalam menentukan jumlah gaji karyawan bersangkutan.

Mengapa kita butuh struktur organisasi? -Menurut Drucker- 

“Manajemen adalah tentang manusia. Fungsinya adalah untuk memungkinkan orang bekerja sama untuk mencapai hasil dan memungkinkan mereka untuk mengembangkan kekuatan mereka dan membuat kelemahan mereka tidak relevan. “

Jika A pandai dalam pemasaran tetapi tidak dengan penjualan, sedangkan B sebaliknya, pandai dalam penjualan tetapi tidak dengan pemasaran, kerja sama adalah cara paling efisien untuk mencapai tujuan tunggal. Setiap kekuatan berguna dalam sistem organisasi.

Fungsi dan Peran Struktur Organisasi

Apakah kehadiran struktur organisasi penting di dalam sebuah perusahaan? Jawabannya, ya, sangatlah penting.

Struktur organisasi yang tersusun sesuai karakteristik perusahaan akan sangat bermanfaat bagi jalannya operasional perusahaan. Bagi sebuah perusahaan, struktur organisasi merupakan salah satu fungsi dasar bagi sebuah manajemen untuk mencapai target, strategi, dan sasaran yang ditetapkan oleh sebuah perusahaan.

Adapun beberapa hal yang membuat struktur organisasi dalam perusahaan menjadi sangat penting, adalah karena berbagai perannya sebagai berikut:

Review Singkat: Peran Struktur Organisasi
1. Menjelaskan Tanggung Jawab Anggota
2. Menjelaskan Kedudukan Anggota
3. Memperjelas Jalur Hubungan Kerja
4. Memperjelas Uraian Tugas

1. Menjelaskan tanggung jawab setiap anggota organisasi/perusahaan

Setiap anggota suatu organisasi atau perusahaan tentunya harus bertanggung jawab kepada pimpinannya atau kepada atasannya yang telah memberikan kewenangan, karena pelaksanaan atau implementasi kewenangan tersebut yang perlu dipertanggungjawabkan.

2. Menjelaskan kedudukan setiap anggota organisasi/perusahaan

Kejelasan mengenai kedudukan disini artinya setiap anggota atau seseorang yang ada di dalam struktur organisasi dapat mempermudah dalam melakukan koordinasi dan hubungan. Hal ini dikarenakan adanya keterkaitan penyelesaian mengenai suatu fungsi yang telah dipercayakan kepada seseorang atau anggota.

3. Memperjelas jalur hubungan dalam melaksanakan pekerjaan

Artinya, semua orang dapat mengetahui batas tanggung jawab masing-masing personil, juga tahu kapan dan bagaimana cara berkolaborasi untuk memudahkan dalam mencapai tujuan atau kebutuhan.

4. Memperjelas uraian tugas

Uraian tugas yang jelas akan sangat membantu pihak atasan maupun pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan dan pengendalian. Selain itu, bagi bawahan juga dapat lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan karena uraian yang jelas.

Keberadaan struktur perusahaan akan memperjelas pembagian tugas untuk masing-masing pemegang jabatan. Rincian pembagian tugas dalam perusahaan tentu saja merupakan hal yang wajib dipahami oleh tim HRD. Hal ini menyangkut fungsi HR sebagai jembatan informasi antara perusahaan dengan seluruh karyawan.

Dengan mengetahui pembagian tugas untuk setiap jabatan, artinya tim HR telah mengetahui seperti apa alur penyampaian informasi yang ideal dalam perusahaan tersebut.

Contoh dan Jenis Struktur Organisasi

Struktur organisasi di perusahaan memiliki berbagai jenis dan variasi. Semuanya dibutuhkan di dalam badan usaha untuk melancarkan setiap pekerjaan. Tanpa adanya struktur organisasi, tentu tidak akan jelas siapa yang menjadi atasan dan bawahan, siapa yang memiliki tanggung jawab penuh, pemegang keputusan, dan sebagainya.

Di dalam struktur perusahaan, terdapat beberapa personil atau bagian yang tergolong dalam jajaran inti atau yang biasa disebut dengan petinggi perusahaan yang terdiri dari dewan direksi, para manajer, dan kepala divisi atau departemen. Kemudian pada susunan dibawahnya terdapat staff dan para pekerja. 

Jenis-jenis Struktur Organisasi

Secara umum, inilah tiga jenis struktur organisasi yang kerap digunakan di beberapa perusahaan. Mohon diingat bahwa ini adalah informasi umum. Demi hasil optimal, struktur organisasi tetap harus dibuat sesuai dengan bentuk organisasi/perusahaan dan kebutuhannya.

Struktur Organisasi Fungsional

Merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja.

Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada organisasi/perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan, dengan kata lain, skala perusahaannya tidak massive.

Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization)

Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis.

Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah ke atas. Hal ini dikarenakan biaya operasional yang terbilang lebih tinggi karena ukuran perusahaannya yang juga besar dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.

Struktur Organisasi Metriks

Yaitu susunan organisasi yang dibentuk untuk mengerjakan berbagai proyek yang dikembangkan oleh perusahaan. Struktur ini dikepalai oleh Wakil Presiden Direktur dan dibawahi oleh manajer-manajer proyek.

Contoh Jabatan Pada Struktur Organisasi, Beserta Fungsinya

Terdapat beberapa nama jabatan yang setidaknya akan selalu terpampang dalam sebuah struktur organisasi, namun tidak terbatas pada empat jabatan berikut. Sekali lagi, semua tergantung kepada industri, jenis perusahaan, skala perusahaan, dan kebutuhan perusahaan.

1. Direksi

Direksi merupakan orang yang bertanggung jawab dan memiliki wewenang dalam mengurus perseroan terbatas. Jajaran direksi merupakan bagian yang penting. Posisinya berada di paling atas dari seluruh jabatan. Umumnya satu perseroan memiliki satu orang direktur utama, tiga wakil direktur utama, serta enam direktur. Tetapi ini bisa mengikuti sesuai jenis perusahaan dan kebutuhannya.

Jajaran direksi memiliki wewenang untuk mengambil keputusan terhadap perseroan. Direksi juga yang jabatan yang harus bisa mempertanggungjawabkan setiap keputusan perusahaan.

Fungsi dari jajaran direksi adalah sebagai penentu arah perusahaan. Misalnya jenis bisnis apa yang akan dikembangkan dan jenis produk apa yang harus diproduksi. Direksi juga merupakan orang-orang yang mengatur jadwal kegiatan perusahaan.

2. Manajer

Jabatan manajer adalah jabatan yang bertanggung jawab untuk mengintegrasikan macam-macam variabel dan karakteristik dari pegawainya dalam mencapai tujuan perusahaan. Tugas dari manajer adalah membuat pengarahan dan keputusan, kebijakan, supervisi, dan mengembangkan potensi karyawan agar dapat memajukan perusahaan.

Manajer biasanya diposisikan di tiap divisi/departemen dan menjadi pengelola utama, misalnya manajer pemasaran, manajer HRD, manajer produksi, dan sebagainya. Manajer akan menerima laporan dari team leader dan anggota lainnya, lalu menyampaikannya pada jajaran yang lebih tinggi.

3. Divisi atau Departemen

Bagian ini dipimpin oleh kepala divisi (atau disebut juga kepala departemen) yang memiliki tugas untuk memimpin bidang tugas dari departemennya.

Ada berbagai departemen atau divisi yang ada di sebuah struktur organisasi perusahaan sesuai dengan karakteristik perusahaan. Di antaranya adalah departemen pemasaran dan penjualan, departemen HRD&GA, departemen produksi, dan lain sebagainya.

4. Administrasi dan Gudang

Jabatan ini terdiri dari accounting, CMT, dan kasir. Tugasnya adalah mengatur keuangan perusahaan dan mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan bahkan mengurus hal-hal yang berhubungan dengan outsourcing.

7 Saran Merancang Struktur Organisasi

Setelah memahami arti serta manfaat adanya struktur organisasi, mari kita mulai masuk ke dalam pembuatannya.

Quick Review: 7 Saran dalam membuat Struktur Organisasi
  1. Struktur Organisasi Dirancang sesuai dengan Visi dan Misi
  2. Struktur Organisasi Dirancang setelah Perumusan Bisnis
  3. Struktur Organisasi Dirancang setelah Mempertimbangkan Analisis Talent
  4. Struktur Organisasi Dirancang dengan Mempertimbangkan Usia Karyawan
  5. Job Description Tidak Sesuai Kompetensi Karyawan
  6. Self-assessment Karyawan
  7. Struktur Organisasi Ramping

1. Rancang Struktur Organisasi Sesuai Dengan Visi Dan Misi

Sebelum membuat susunan organisasi perusahaan yang baku, maka pastikan dulu bahwa visi, misi, dan tujuan atau sasaran organisasi telah dibuat dengan jelas. Tak jarang beberapa pihak, terutama perusahaan startup yang terburu-buru dalam membuat struktur tanpa memperhatikan kejelasan tentang apa yang diharapkan dari organisasi perusahaan yang dibangunnya. Oleh karena itu, hindarilah membuat bagan organisasi tanpa memiliki simpulan tujuan organisasi yang jelas.

2. Rancang Struktur Organisasi Setelah Merumuskan Bisnis

Poin penting yang juga diperhatikan untuk membuat struktur organisasi perusahaan adalah mengetahui sasaran bisnis yang ingin dicapai. Rumuskan apa saja bisnis yang ingin dilakoni dan apa saja sasarannya. Hal ini akan membantu anda dalam mengenal bisnis, proses atau aktivitas apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari organisasi perusahaan Anda. Dengan demikian, akan lebih mudah mengembangkan struktur dengan kejelasan aktivitas.

3. Pertimbangkan Bakat Serta Talenta Pekerja

Langkah berikutnya yang wajib dilakukan adalah melakukan analisis dan pengamatan terhadap kemungkinan tersimpannya keahlian-keahlian pada pekerja Anda. Bisa saja selama ini organisasi Anda memiliki banyak talenta tersimpan, tapi tidak ditemukan, digunakan atau dioptimalkan untuk pertumbuhan perusahaan.

Oleh karena itu, bagi pemilik perusahaan amatlah penting mengenali karakter dan kemampuan karyawan Anda, sehingga dengan menggunakan talenta yang ada dan mengoptimalkan bakatnya akan membuat bisnis berjalan lebih baik.

4. Pertimbangkan Usia Pekerja

Dalam jenjang karir, ada enam tahapan yang dilalui seseorang, mulai dari masa Trial, Establishment, Transition, Growth, Maintenance dan Withdrawal. Dalam agenda membentuk struktur organisasi perusahaan, faktor usia menjadi salah satu yang patut dipertimbangkan, sehingga Anda mampu menempatkan mereka pada posisi atau jabatan-jabatan yang sudah dirancang. Usia merupakan indikator umum dari tingkat kedewasaan, kematangan, dan kecekatan melakukan kerja.

5. Posisi/Jabatan yang Tidak Sesuai dengan Kompetensi Karyawan

Bukan rahasia lagi, jika di setiap perusahaan tidak akan selalu ada posisi yang terbaik buat setiap pekerja. Sering kali talenta, background pendidikan, dan kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu ada pada pekerja. Atau juga posisi yang ditempati pekerja tidak selalu sesuai dengan bakat dan talentanya.

Membentuk susunan organisasi yang tepat dengan mempertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki pekerja adalah sesuatu yang ideal. Namun, ketika hal ini tidak selalu terwujud dan menimbulkan masalah pada di lapangan, perlu dilakukan evaluasi terhadap struktur yang ada.

6. Berlakukan Self – Assessment Pada Pekerja

Ketika operasional perusahaan sudah berjalan sekian waktu, mungkin anda perlu melakukan evaluasi ulang terkait penempatan posisi setiap pekerja. Kegiatan self assesment (menilai diri sendiri) mungkin perlu dilakukan untuk memastikan bahwa jabatan mereka saat ini masih relevan dengan bakat dan talenta mereka. Seperti yang disebutkan di atas, hindarilah menempatkan seseorang tanpa mempertimbangkan bakat dan talenta mereka, karena hal ini dipastikan membuat mereka menghasilkan kinerja rendah. 

7. Buat Struktur Organisasi Perusahaan yang Ramping

Ramping namun efisien, itulah bentuk struktur organisasi terbaik yang diimpikan oleh setiap pemilik perusahaan. Struktur organisasi perusahaan sebaiknya memang harus memperhatikan prinsip kerampingan untuk menghindari birokrasi rumit yang memperlambat opersional.

Sebagai langkah awal, mungkin Anda hanya perlu membuat struktur jabatan yang cukup vital yang harus dimiliki perusahaan. Ketika perusahaan masih belum besar dan personil-personil Anda masih bisa menangani beberapa bidang pekerjaan, maka Anda bisa membuat struktur organisasi perusahaan yang ramping. 

Mungkin Anda tidak perlu membuat divisi Humas ketika urusan itu masih bisa ditangani oleh divisi lain. Namun, ketika perusahaan sudah berkembang besar dan urusan yang ditangani sudah semakin kompleks, tentu sah-sah saja untuk mengembangkan struktur organisasi tersebut.

Cek Artikel Terkait Berikut:

Organizational Management: Functions and GoalsManajemen Organisasi: Fungsi dan Tujuan

Simpulan

Adanya struktur organisasi di sebuah perusahaan sangatlah penting bagi jalannya kegiatan usaha perusahaan. Banyak sekali manfaat yang bisa diambil, salah satunya adalah memperjelas tugas masing-masing divisi serta mempermudah komunikasi dan kolaborasi.

Struktur organisasi di setiap perusahaan pastilah berbeda-beda, namun umumnya terdapat jajaran direksi, manajer, dan kepala divisi. Divisinya bagaimana, dan rangkanya seperti apa, harus dicocokkan dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan.

Dalam menyusun sebuah struktur organisasi juga sebaiknya memprioritaskan kebutuhan, efisiensi, serta kemampuan personil yang dimiliki. 

Jika Anda baru akan membuat struktur organisasi baru, atau ingin merevisi struktur yang sudah ada, semoga artikel kali ini dapat menjadi sebuah referensi!

Comment