Komunikasi Internal: Definisi dan Langkah Menciptakannya di Organisasi | | HR NOTE Indonesia

Komunikasi Internal: Definisi dan Langkah Menciptakannya di Organisasi

Apakah karyawan Anda merasa aman dan nyaman ketika menyampaikan sesuatu yang kurang menyenangkan kepada manajemen? Apakah mereka terbuka dan komunikatif? Jika tidak, artinya komunikasi internal perusahaan Anda sedang tidak baik-baik saja.

Interaksi antara karyawan dengan sesamanya juga dengan pemegang jabatan di atasnya mungkin terkesan sepele, hanya komunikasi sehari-hari mutlak bakal terjadi tak peduli bagaimana situasi lingkungan kerja.

Namun sebenarnya, komunikasi internal sama pentingnya dengan komunikasi eksternal.

Jika komunikasi eksternal menguatkan citra perusahaan di muka publik, maka komunikasi internal memperkuat soliditas struktur organisasi perusahaan.

Kini tren keorganisasian berubah seiring perkembangan teknologi dan zaman. Menurut The World Economic Fund, 85% organisasi akan berekspansi ke teknologi baru, termasuk AI, big data analisis, komputasi awan, dan otomatisasi.

Perubahan tersebut diprediksikan akan mempengaruhi bagaimana komunikasi internal akan diterapkan di masa mendatang.

Dua tahun belakangan pekerja seluruh dunia mulai merasakan perubahan komunikasi internal akibat pandemi.

Kini mereka harus bersiap untuk beradaptasi dengan dampak perkembangan teknologi terhadap komunikasi internal dalam organisasi dan perusahaan.

Definisi Komunikasi Internal

Expert komunikasi internal Rachel Miller mendeskripsikannya secara sederhana sebagai cara yang digunakan perusahaan dan organisasi dalam berinteraksi dengan orang-orang di dalamnya dan bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain.

Dia juga mengatakan bahwa tujuan komunikasi internal bukan semata-mata mengatakan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan seseorang, namun membangun pengertian dan pemahaman yang sama.

Definisi lain mengartikannya lebih spesifik, pada 2022, komunikasi internal adalah cara untuk mejaga agar karyawan tetap terkoneksi dan terinformasikan dengan benar, juga menciptakan pemahaman yang sama mengenai guideline, tujuan, dan nilai yang diusung perusahaan.

Apa yang disampaikan Miller boleh dibilang adalah tujuan utama mengapa komunikasi internal mesti dijalin dan dibangun, yaitu agar tercipta suatu kesetaraan pemahaman dan pengertian dalam suatu perusahaan.

Tanpa komunikasi internal yang baik, target pekerjaan mustahil tercapai. Akan terjadi banyak kesalahan yang berpotensi pada kerugian perusahaan.

Departemen marketing tidak mungkin mampu membuat kampanye pemasaran yang efektif jika mereka yang bertugas di business planning tidak menyampaikan detail rencana dengan jelas.

Miskomunikasi antara departemen manufaktur/produksi dengan departemen mana pun dapat berujung petaka. Sedangkan komunikasi antara karyawan dan manajemen yang buruk dapat menciptakan suasana kerja yang tidak sehat.

Semuanya dapat berakibat fatal.

6 Alasan Komunikasi Internal Dibangun

Target yang disasar ketika perusahaan membangun komunikasi internal adalah agar seluruh komponen organisasi beserta anggota di dalamnya dapat melaksanakan tugasnya dengan benar.

Namun banyak alasan-alasan lain yang menekankan mengapa komunikasi internal mesti dibangun dengan baik.

1. Agar karyawan terinformasi

Sudah sepatutnya seluruh karyawan terinformasikan mengenai hal-hal fundamental perusahaan. Ada visi dan misi perusahaan yang membentuk budaya kerja yang mesti dipahami bersama.

Ada banyak informasi yang mesti tersalurkan ke karyawan secara merata. Perubahan peraturan, event di masa mendatang, atau informasi terkini mengenai kesehatan perusahaan pun selayaknya diketahui karyawan. 

Perusahaan tidak boleh secara sengaja menyimpan informasi penting, apalagi jika itu berkaitan dengan kesejahteraan seluruh karyawan.

2. Membuka ruang bersuara

Bagaimana perusahaan hendak mempertahankan karyawan jika komunikasi dalam lingkungannya tidak sehat? Karyawan perlu merasa nyaman dan aman untuk berkomunikasi dengan manajemen dan sesamanya.

Jika perusahaan berekspektasi mempunyai karyawan yang komunikatif dan aktif, maka manajemen harus sepakat membangun ruang komunikasi yang nyaman untuk disinggahi karyawan.

Sekalipun karyawan hendak menyampaikan kecurangan, kesalahan, dan keberatan akan suatu hal, maka semestinya manajemen mau mendengarkan tanpa mengintimidasi dan merespon tanpa membuat karyawan merasa keluhannya invalid.

3. Membangun budaya organisasi

Komunikasi internal perusahaan yang terbentuk dari tahun ke tahun pada akhirnya membentuk kultur perusahaan Anda.

Namun ini bersifat dua arah, sebab kultur perusahaan yang dibentuk juga akan mempengaruhi komunikasi internal.

Jika perusahaan membiasakan komunikasi internal yang terbuka, senantiasa terkini, responsif, dan cepat tanggap, maka kultur yang terbangun pun akan mengikuti.

Akan tercipta kultur kerja yang sehat dan transparan. Dan tentu saja, karyawan sangat menghargai transparansi dalam manajemen.

4. Menjaga employee engagement

Komunikasi dua arah yang sehat antara karyawan dan perusahaan akan meningkatkan keterlibatan di kalangan karyawan. Ini lebih baik dibanding komunikasi dari atas ke bawah yang cenderung otoritatif.

Bentuk keterlibatan karyawan sangatlah beragam. Karyawan yang aktif berpartisipasi, tak segan bertanya dan menyampaikan masukan, komunikatif selama menjalankan tugas adalah beberapa bentuk keterlibatan.

Karyawan perlu merasa dilibatkan dan terlibat dalam visi dan misi yang hendak dicapai perusahaan.

5. Membantu karyawan tetap tenang saat krisis

Ketika perusahaan tengah dilanda krisis, karyawan akan cepat panik. Contohnya ketika isu startup mulai melakukan lay off, banyak karyawan yang mulai ketar ketir memikir masa depan karirnya.

Dengan komunikasi internal yang  tepat, perusahaan dapat membantu karyawan untuk tetap merasa tenang.

Penyampaian informasi dengan cara yang tepat, setidaknya akan memberikan jaminan bagi karyawan bahwa perusahaan tengah mencari solusi terbaik.

6. Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan

Bekerja di lingkungan yang terbuka dan transparan rasanya menyenangkan dan nyaman. Karyawan cenderung lebih betah jika suasana kerjanya tidak menakutkan dan mengganggu kenyamanan.

Sebagai contoh, atasan yang enggan menerima masukan dan intimidatif akan membuat karyawan malas menyampaikan aspirasi dan waswas ketika bingung dan membutuhkan bimbingan.

Langkah Menciptakan Strategi Komunikasi Internal

Ada beberapa langkah yang mesti ditempuh perusahaan untuk menyusun strategi komunikasi internal yang efektif.

1. Tinjau ulang strategi saat ini

Pertama-tama, tinjau dulu bagaimana strategi komunikasi internal yang tengah diterapkan di perusahaan Anda saat ini. Anda akan mendapatkan banyak informasi dari hasil tinjauan itu.

Apakah strategi yang berjalan saat ini sudah efektif? Jika tidak, dalam hal apa dan disebabkan oleh apa? Jika sudah, apakah yang bisa dilakukan agar kualitasnya meningkat?

Dari situ, Anda akan mengetahui apa saja yang mesti diperbarui dan memprediksi hasil penerapannya.

2. Tetapkan tujuan

Buatlah goal atau target yang realistis, karena keberhasilan dan komunikasi yang efektif tidak terbangun seketika dalam waktu singkat. Karyawan dan manajemen membutuhkan waktu untuk beradaptasi dan saling mengikuti.

Anda bisa menyebarkan kuesioner untuk memperoleh feedback dari karyawan, apa yang mereka harapkan dan bagaimana strategi yang mereka sukai.

Masukan itu akan berguna untuk menentukan ke mana arah strategi yang Anda rancang dan berapa lama target diperkirakan dapat tercapai.

3. Petakan audiens

Karyawan memang menginginkan transparansi, tapi bukan berarti semua informasi mesti disebarluaskan.

Terlalu banyak informasi dibagikan akan membuat si penerima kewalahan. Perusahaan perlu memilah informasi penting seperti apa yang sepatutnya dibagikan.

Dan tergantung kepada siapa informasi itu hendak disampaikan.

Cara komunikasi juga tidak bisa disamakan. Menyampaikan komunikasi kepada karyawan pabrik tidak bisa disamakan dengan menyampaikan informasi kepada karyawan manajerial level senior.

4. Pilih tool komunikasi yang tepat

Komunikasi internal bukan cuma mengumumkan sesuatu dan menyampaikan update teranyar. Namun, lebih mengarah pada bagaimana alur komunikasi itu sendiri terbentuk dan terjalin dari atas ke bawah dan sebaliknya.

Jadi, perusahaan mesti memilih alat komunikasi apa yang sekiranya akan mengakomodasi strategi yang hendak dibuat.

Email dan layanan chat adalah salah satu tools yang cukup efektif sebagai channel komunikasi internal.

Namun bukan berarti tidak ada kekurangan. Group chat dan aplikasi chat karyawan cenderung selalu ramai, notifikasi bertumpuk berisiko membuat karyawan tidak teliti mengecek.

Dalam hal ini, pengumuman langsung adalah tool alternatif yang efektif. Penyiaran pengumuman melalui intercom, atau pemasangan informasi di bulletin board yang mudah dilihat orang.

5. Bangun proses approval

Wartawan dan karyawan perusahaan sendiri sering mengeluhkan alur approval yang birokratis dan berbelit. Informasi sekecil apa pun dan izin seremeh apa pun terkadang mesti mendapat persetujuan setidaknya dari VP sendiri sebelum dibagikan.

Sementara sang VP sibuk menandatangani berkas, melobi investor, dan lain lain, sehingga seringkali mereka tidak ada di tempat. Pada akhirnya, yang membutuhkan persetujuan mesti menunggu entah kapan permintaan mereka disetujui.

Dari contoh di atas, bangunlah alur persetujuan yang jelas, berikut alternatifnya. Siapa yang berwenang jika manajer A tidak berada di tempat? Alur ini penting sebab banyak karyawan bakal meminta izin dan persetujuan untuk melakukan sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan.

6. Tetapkan metrik pengukuran keberhasilan

Strategi komunikasi yang dirancang harus dapat diukur untuk melihat apakah cara yang diterapkan berhasil dan efektif.

Maka Anda harus mencari indikator kunci untuk mengukur keseluruhan poin-poin strategi Anda.

Dengan metrik tersebut, Anda akan mengetahui pada departemen mana strategi itu gagal dan apa sebab kegagalannya, area mana yang membutuhkan perbaikan, mana yang perlu mendapatkan perhatian lebih, mana yang dapat dikembangkan lebih baik lagi.

7. Evaluasi dan optimalisasi

Ada banyak hal yang dapat dievaluasi dari strategi komunikasi internal yang perusahaan jalankan. Hasil evaluasi tersebut dapat dipelajari dan dioptimalisasi jika perlu.

Anda dapat menyebarkan survey rutin secara periodik kepada karyawan akan memberikan insight tentang persepsi karyawan mengenai strategi komunikasi internal yang tengah berlangsung.

Penutup

Komunikasi internal bukan sekadar perbincang peer to peer antara karyawan dan sesamanya, atau antara karyawan dengan atasannya.

Komunikasi internal adalah alur dan ekosistem berbagi informasi yang terbangun dalam suatu perusahaan.

Komunikasi internal yang baik dan sehat akan meningkatkan kepuasan karyawan. Mereka tidak merasa tertekan dan bebas berpendapat. Transparansi yang memuaskan juga menandakan manajemen yang jujur.

Komunikasi yang bersifat otoritatif dan hierarkis akan memberi dampak sebaliknya. Komunikasi dalam perusahaan akan terus berjalan, tentu saja, namun alurnya tidak efektif dan keterlibatan karyawan pastilah minim.

Kultur yang mungkin tercipta dengan alur komunikasi seperti ini adalah kebiasaan ‘asal bapak senang’, dan telah terbukti di instansi pemerintahan.

Comment