Definisi dan Contoh KPI Karyawan |

Key performance indicators atau KPI karyawan adalah tanggung jawab masing-masing staf. Namun, bukan berarti departemen HR tidak memahami contoh KPI karyawan.

Tim HR perlu mengerti informasi dasar mengenai KPI karyawan untuk membantu manajemen mengevaluasi performa semua asetnya.

Memang, penyusunan indikator untuk mengukur performa—apa pun jenis area yang hendak diukur—dilakukan oleh manajemen. Termasuk pula observasi dan pengukuran setelah indikator disepakati.

Meski demikian, tim HR turut terlibat dalam evaluasi karyawan. Nantinya, hasil evaluasi tiap manajer akan diserahkan kepada HR sebagai bahan pertimbangan kompensasi dan benefit atau keputusan kepegawaian lainnya.

Definisi KPI dan Kinerja Karyawan

Sebelum membahas tentang contoh KPI karyawan, Anda perlu memahami definisi KPI.

Key performance indicators merupakan serangkaian pengukuran kuantitatif yang digunakan untuk melihat performa jangka panjang perusahaan. Definisi lain, KPI adalah menghitung performa yang terukur dari waktu ke waktu untuk objek tertentu.

Perusahaan menggunakan KPI guna mengukur banyak aspek dalam bisnis. Mulai dari penjualan, produksi, kinerja karyawan, margin usaha, hingga cash flow.

Pada dasarnya, KPI dapat digunakan untuk mengukur apa pun yang berkaitan dengan operasional, risiko, project, strategi, fungsional, dan karyawan dalam entitas bisnis.

Definisi KPI Karyawan

Jadi, defini lebih spesifik tentang KPI karyawan adalah adalah metrik yang melacak kemampuan karyawan untuk mencapai target yang telah ditetapkan, termasuk dampak yang dihasilkan karyawan pada goal perusahaan anda.

KPI sangat berguna untuk memberikan karyawan pertanggung jawaban atas pekerjaan, menyediakan pengecekan ‘kesehatan’ perusahaan, mengarahkan seluruh karyawan untuk bergerak ke tujuan yang sama, hingga membantu perusahaan melakukan penyesuaian.

Perusahaan yang memiliki rangkaian KPI karyawan dapat memacu performa karyawan serta meningkatkan margin profit dan metrik finansial lainnya. Oleh karena itu, sangat penting bagi tim HR untuk memahami KPI secara umum.

Hubungan Kinerja Dengan KPI Karyawan

Anda bisa memastikan bahwa perusahaan akan mengukur performa seluruh karyawan melalui KPI.

Hasil KPI karyawan akan berfungsi sebagai dasar pertimbangan dalam evaluasi kinerja per periode. Juga bisa digunakan untuk mengevaluasi karyawan di masa percobaan.

Sebut saja, KPI karyawan untuk menentukan Si A layak dipromosikan untuk posisi lebih tinggi, Si B bisa naik grade, Si C berhak menerima kenaikan kompensasi dan benefit, Si D membutuhkan training untuk meningkatkan kinerjanya, atau Si E harus mengalami putus kontrak karena kinerjanya tidak sesuai ekspektasi manajemen.

Jenis KPI Karyawan

Ada dua jenis KPI karyawan untuk mengukur performa karyawan. Satu yang utama bersifat finansial, yakni mendukung tujuan utama perusahaan dengan cara mencapai target per bulan.

Sedangkan, satu lagi bersifat umum atau nonfinansial, yang bertujuan untuk mengukur area penting dalam struktur perusahaan.

KPI finansial

Umumnya, departemen yang bertanggung jawab pada penjualan dan pemasaran memiliki KPI jelas, yaitu target berbentuk angka. Biasanya, target dibagi secara periodik, seperti kuartal, semester, atau tahunan.

Tim sales dan marketing yang gagal mencapai target KPI, berarti penjualan produk atau jasa perusahaan pada periode tersebut tidak sesuai dengan harapan. Perusahaan akan mencari penyebab di balik kegagalan sekaligus mencari solusi terbaik untuk mendorong penjualan pada periode selanjutnya.

Sebab kegagalan bisa bermacam-macam. Contohnya, penyaluran kredit konsumer di Bank A tidak mencapai target, karena ada indikasi daya beli konsumen atau nasabah menurun atau strategi pemasaran kurang efektif.

KPI nonfinansial

KPI nonfinansial mengukur banyak area, seperti KPI nonfinansial adalah KPI produktivitas, KPI customer, KPI kepegawaian, dan KPI berbasis waktu.

KPI produktivitas mengukur tingkat produksi, tetapi mesin penggerak kegiatan produksi adalah karyawan. Jadi, masih berkaitan dengan performa karyawan.

KPI customer mengukur apa pun yang berkaitan dengan pelanggan, contohnya tingkat kepuasan dan retensi. KPI kepegawaian untuk mengukur aspek kepegawaian, seperti tingkat employee engagement, kepuasan karyawan, atau tingkat retensi karyawan.

Sedangkan, KPI berbasis waktu untuk mengukur ketepatan durasi waktu. Biasanya, digunakan untuk mengukur kinerja tim customer service.

Artikel Selanjutnya: Strategi Employee Engagement Untuk Tingkatkan Produktivitas

Contoh KPI Karyawan

Jika Anda sedang menyusun KPI, berikut ini beberapa contoh KPI karyawan yang bisa menjadi referensi:

KPI tim sales

Tim sales merupakan garda terdepan yang bertanggung jawab pada profit perusahaan. Jadi, yang diukur tidak sebatas total penjualan produk dan jasa semata.

KPI sales juga menentukan total uang yang dikeluarkan untuk mengakuisisi target pelanggan, waktu yang dibutuhkan untuk menggaet pelanggan baru-dihitung sejak sales pertama kali menghubungi-, meretensi pelanggan, hingga dana campaign di media sosial.

KPI tim keuangan

Tim keuangan bertugas mengelola keuangan perusahaan. Maka, contoh KPI karyawan bisa berupa pengukuran rasio likuiditas, rasio profitabilitas (net margin), rasio solvabilitas, dan rasio turnover.

KPI tim IT

Kinerja tim IT mengukur kinerja karyawan, reliabilitas dan kapabilitas atas fasilitas, dan sistem informasi yang disediakan oleh perusahaan untuk karyawan.

Aspek yang diukur oleh departemen IT adalah sistem downtime (berapa lama dan berapa kali sistem harus dimatikan untuk perbaikan atau pembaruan), jumlah fitur sistem yang dikembangkan, jumlah gangguan kritis (critical bug) yang sering mengganggu kelancaran sistem, atau tingkat frekuensi back-up.

KPI tim HR

KPI tim HR paling sering mengukur tingkat kedatangan, keterlambatan, training cost, overtime rate, turnover rate, retention rate, cost per hire, dismissal rate, female to male employee ratio, gender diversity by role, employee productivity, dan tingkat kepuasan karyawan serta kandidat.

KPI tim digital marketing

Tim digital marketing bertugas untuk memasarkan produk dan jasa secara digital di berbagai platform daring. Hal ini berkaitan erta dengan brand awareness produk atau jasa perusahaan.

Contoh KPI karyawan tim digital marketing adalah traffic laman (jumlah pengunjung), engagement akun media sosial (jumlah follow, like, shares, repost, dan lainnya), jumlah klik produk atau post, hingga rasio konversi dari klik hingga pembelian.

KPI tim produksi

Contoh KPI karyawan untuk tim produksi di industri manufaktur-yang setiap harinya memproduksi barang-adalah:

Ukur efisiensi produksi.
Ukur tingkat waktu siklus produksi.
Hitung rasio eror produksi.
Hitung rasio kualitas produk.

Pengukuran di atas untuk melihat perbandingan antara produk yang dibuat sesuai standar kualitas dan yang tidak lolos cek kualitas.

Klik: Pentingnya Sertifikasi ISO Bagi Perusahaan

Tip Menyusun Format Laporan KPI Karyawan

Format laporan KPI berisikan data kinerja karyawan.

Maka, tim HR perlu menyusun format yang jelas, menarik, serta berisikan insight. Dengan begitu, laporan KPI karyawan mudah dibaca oleh manajemen. Tipnya adalah:

Buatlah singkat

KPI memang sarat data, tak terhitung apa saja yang dapat diukur. Jadi, buat format dengan singkat dan mudah dipahami.

Fokus pada aspek yang sangat penting bagi manajamen atau departemen terkait. Hal kecil yang sangat signifikan adalah efisiensi jumlah karakter. Gunakan angka di belakang koma seperlunya.

Perlihatkan tujuan

Jelaskan dan tulis tujuan pembuatan KPI kepada karyawan. Misalnya, apa yang akan diukur dan bagaimana hasilnya. Pastikan tujuan pelaporan relevan dengan poin-poin KPI yang disajikan.

Perlihatkan metrik pengukuran

Susun capaian tiap karyawan secara runut dan rapi. Urutkan secara abjad, angka rerata, gunakan format desimal yang sederhana, dan capaian tertinggi dan terendah.

Gunakan visualisasi

Sebaiknya, Anda menggunakan visualisasi data yang dapat meningkatkan kualitas laporan. Visualisasi data berupa diagram, chart, atau candle stick sangat membantu manajemen untuk memahami hasil KPI secara keseluruhan.

Sertakan data historis

Jangan lupa, sertakan data historis dari KPI periode sebelumnya. Karena data tersebut berguna sebagai pembanding capaian periode saat ini dengan yang lalu, sehingga mempermudah manajemen untuk membuat proyeksi selanjutnya.

Lakukan secara berkesinambungan

Pelaporan KPI karyawan dilakukan secara periodik, karena dunia usaha dan perusahaan bergerak dinamis bersama-sama, termasuk aspek kepegawaian.

Hasil periode ini bisa lebih baik atau malah lebih buruk dibanding bulan sebelumnya. Maka, tim HR perlu membuat laporan KPI karyawan secara berkesinambungan untuk mendapatkan data kepegawaian yang menyeluruh dan akurat.

Penutup

Penyusunan KPI adalah tanggung jawab karyawan jajaran manajerial. Karena mereka mengetahui aspek-aspek terpenting dalam departemennya.

Namun, tim HR tetap harus familiar dengan KPI. Selain menyusun KPI tim, mereka juga memiliki andil besar dalam proses evaluasi kinerja seluruh karyawan.