Analisis SWOT sudah dikenal dapat membantu mengidentifikasikan kekuatan, kelemahan, serta faktor eksternal yang dapat mempengaruhi strategi bisnis.

Tapi sebagai HR, tidak menutup kemungkinan Anda juga akan membutuhkan model analisis ini untuk membentuk strategi HR yang ingin Anda jalankan.

Kali ini, HR NOTE akan memberikan contoh bagaimana mengaplikasikan SWOT ke dalam strategi HR.

Analisis SWOT untuk HRD

Analisis SWOT memang awalnya ditemukan sebagai alat identifikasi kegagalan perencanaan perusahaan, sehingga SWOT kerap dikaitkan dengan analisis perencanaan bisnis. Namun, kian hari, SWOT diterapkan di berbagai aspek perencanaan, tidak hanya bisnis/organisasi, bahkan yang bersifat pribadi.

Di dalam ranah organisasi, analisis SWOT biasa dilakukan oleh para penanggung jawab divisi marketing, penjualan, dan business development. Bagaimana dengan divisi human resource? Tentu saja ada! HRD adalah tentang mengelola SDM, banyak inisiatif yang dilakukan di dalamnya dan membutuhkan strategi perencanaan yang matang.

Jadi, analisis SWOT sangat mungkin diterapkan oleh HRD demi mengidentifikasi strategi apa bisa dilakukan untuk mencapai keberhasilan di bidang pengelolaan SDM perusahaan.

Nah, bagaimana divisi HRD biasanya menyusun analisis SWOT? Simak penjelasan berikut!

Strength ‘Kekuatan’

Untuk melakukan Analisis SWOT, HR harus terlebih dahulu mempelajari dan memahami misi organisasi. HR kemudian harus mempertimbangkan kekuatan apa yang dimiliki departemen human resource yang dapat digunakan untuk membantu memimpin organisasi ke arah yang diinginkan oleh tim manajemen.

Contoh kekuatan yang mungkin dimiliki HR meliputi: strategi employer branding yang sukses, kompensasi yang kompetitif, atau standar keamanan yang tinggi.

Kekuatan organisasi Anda adalah faktor internal yang memungkinkan strategi dan fungsionalitas HR berjalan. Strategi HR mengacu pada tujuan jangka panjang, seperti membangun tenaga kerja tingkat atas atau menjadi perusahaan pilihan. Fungsionalitas HR melibatkan sisi operasional.

Kekuatan internal HR termasuk kepemimpinan eksekutif yang mendukung dan mempromosikan pengembangan strategis SDM.

Berikut ini beberapa daftar pertanyaan yang dapat membantu ketika melakukan analisis kekuatan HR:

• Seberapa sesuaikah strategi perekrutan Anda dengan branding Anda?
• Apakah kompensasi dan benefit Anda diterima dengan baik?
• Seberapa rendah tingkat turnover Anda?
• Apakah manajemen mendukung strategi perekrutan SDM dan aktivitas employee engagement?
• Bagaimana pengetahuan dan pengalaman staf SDM Anda?

Weakness ‘Kelemahan’

Analisis SWOT memeriksa kelemahan di dalam organisasi. Kelemahan juga merupakan faktor internal yang menjadi tantangan bagi keberhasilan strategi HR.

Secara internal, keterbatasan anggaran adalah kondisi yang sering dihadapi HR, terutama karena HR bukan departemen yang menghasilkan revenue nyata. HR harus mengandalkan justifikasi yang baik untuk mendanai investasi dalam aktivitas SDM-nya.

Namun, uang bukanlah satu-satunya kelemahan. Moral karyawan yang rendah dan turnover yang tinggi merupakan faktor internal serius yang dapat mengganggu pertumbuhan perusahaan.

Selain itu, kelemahan dapat mencakup hal-hal seperti reputasi buruk di pasar tenaga kerja, penawaran benefit yang kurang menarik, atau kurangnya pelatihan SDM.

Berikut ini beberapa daftar pertanyaan yang dapat membantu ketika melakukan analisis kelemahan HR:

• Apakah perusahaan Anda memiliki reputasi buruk di pasar kerja?
• Apakah departemen mengalami keterbatasan anggaran?
• Apakah karyawan Anda memiliki semangat kerja yang rendah?
• Apakah Anda memiliki tingkat turnover yang tinggi?
• Apakah Anda kekurangan sumber daya pelatihan dan/atau orientasi?

Opportunity ‘Kesempatan’

Salah satu faktor eksternal yang paling signifikan bagi HR adalah peluang pertumbuhan karyawan karena meningkatnya permintaan produk/layanan perusahaan.

Faktor eksternal juga dapat muncul sebagai kemampuan perusahaan untuk meningkatkan reputasi atau peringkat industri perusahaan. Untuk menilai peluang, perhatikan lingkungan baik di dalam maupun di luar departemen HR.

Peluang yang mungkin ditemukan departemen HR termasuk teknologi baru atau perubahan menguntungkan dalam undang-undang ketenagakerjaan.

Berikut ini beberapa daftar pertanyaan yang dapat membantu ketika melakukan analisis kesempatan HR:

• Apa saja perkembangan teknologi baru yang tersedia?
• Apa saja perubahan menguntungkan dalam peraturan terkait ketenagakerjaan?
• Adakah kemungkinan pertumbuhan karyawan dikarena pertumbuhan perusahaan?
• Bagaimana pertumbuhan komunitas yang memungkinkan Anda memiliki talent pool yang lebih besar untuk dipilih?

Threat ‘Ancaman’

Ancaman adalah faktor eksternal yang berdampak negatif terhadap perusahaan dan, pada akhirnya pada departemen HR.

Departemen HR tidak selalu dapat melindungi diri dari semua faktor eksternal. Namun, HR dapat mengurangi dampak ancaman eksternal dengan melakukan penilaian rutin terhadap struktur kompensasi, mensurvei pendapat karyawan tentang kondisi kerja, dan memperkuat hubungan manajemen-karyawan dengan menunjukkan HR sebagai mitra bisnis strategis yang menghargai SDM.

Ancaman terhadap departemen HR dapat datang dari luar atau dalam organisasi. Contoh ancaman umum terhadap HR termasuk undang-undang ketenagakerjaan yang semakin ketat.

Selain itu, ancaman juga dapat muncul ketika pesaing memperoleh keunggulan dalam pangsa pasar, hal itu mempengaruhi profitabilitas dan dapat mengakibatkan PHK, perlambatan bisnis, atau penutupan perusahaan.

Jenis ancaman eksternal lainnya termasuk bisnis (tidak harus di industri yang sama) yang menawarkan kondisi kerja, upah, atau tunjangan yang lebih baik kepada karyawan Anda.

Selanjutnya, departemen HR mungkin perlu mengatasi pandangan negatif stereotip dari fungsi HR.

Berikut ini beberapa daftar pertanyaan yang dapat membantu ketika melakukan analisis ancaman HR:

• Bagaimana undang-undang ketenagakerjaan saat ini?
• Apakah ada perusahaan lain di area tersebut yang merekrut untuk posisi dan keterampilan yang sama?
• Apakah ada kemungkinan pengurangan pasar yang dapat menyebabkan PHK di perusahaan?

Contoh Analisis SWOT Untuk HRD

Di bawah ini adalah contoh SWOT yang dilakukan suatu tim HRD secara mandiri.

Dapat dilihat bahwa perusahaan memiliki kekuatan berupa sharing wawasan yang sangat erat antar karyawan. Kekuatan tersebut dapat semakin diperkuat dengan peluang berupa perusahaan memiliki karyawan lama yang berkualitas dan beberapa karyawan baru yang masih fresh.

Dengan kekuatan dan peluang tersebut, perusahaan dapat membuat strategi untuk membuat pelatihan demi pengembangkan kinerja karyawan.

Berkaitan dengan weakness atau kelemahan, dapat dilihat bahwa salah satu kelemahan adalah karyawan sering datang telat ke kantor dan data laporan biaya perjalanan dinas. Jika dibiarkan, makin lama proses bisnis perusahaan akan terganggu dan akan menurunkan keuntungan perusahaan sendiri.

Untuk mengatasinya, perusahaan dan tim HRD harus mencari bantuan yang dapat diandalkan. Solusi dari weakness dan threats tersebut serta cara untuk memaksimalkan opportunities dan strength adalah dengan menggunakan software HRD terbaik.

Kesimpulan

Analisis SWOT tidak hanya dapat diaplikasikan untuk perencanaan umum perusahaan, tetapi secara spesifik juga dapat diterapkan dalam setiap divisi termasuk HR. Analisis SWOT harus lebih dari sekedar daftar item dalam setiap kategori. HR harus mempertimbangkan interaksi SWOT menganalisis faktor dan menetapkan strategi dan taktik untuk memaksimalkan hasil.