Evaluasi kinerja pada karyawan adalah hal yang sangat penting dan cukup umum dilakukan oleh setiap perusahaan.
Kenapa cukup umum? Karena meskipun setiap perusahaan melaksanakan evaluasi, belum tentu evaluasi tersebut berjalan efektif.
Hasibuan mendefinisikan penilaian kerja sebagai aktivitas bagi para manajer untuk melakukan evaluasi terhadap tingkah laku berprestasi para karyawan yang dilanjutkan dengan menentukan kebijaksanaan kedepannya.
Hal yang berkaitan dengan penilaian kinerja seperti penilaian loyalitas, kejujuran, kepemimpinan, teamwork, dedikasi serta partisipasi.
Dalam artikel kali ini, mari simak hasil rangkuman HR NOTE tentang bagaimana evaluasi yang efektif untuk karyawan Anda.
Mengapa Evaluasi Kinerja Harus Dilakukan?
Setiap karyawan pastinya perlu dinilai apakah sudah bekerja secara produktif atau belum, sudah sejauh apa pengembangan dirinya selama bekerja di perusahaan, pantaskah diberikan reward atau hal sebaliknya.
Jika karyawan yang ditanya demikian, biasanya jawabannya agak ragu dan takut-takut. Wajar, karena siapa pun yang akan menghadapi proses evaluasi pasti akan mengkhawatirkan hasilnya; Apakah akan lanjut? Apakah akan dapat hukuman/sanksi?
Jika membicarakan tujuan evaluasi kinerja, ada banyak yang bisa dicapai dari aktivitas yang biasanya rutin dilakukan minimal 12 bulan sekali ini.
Dikemukakan oleh Sunyoto (1999:1), inilah tujuan dari diadakannya evaluasi kerja:
- Menumbuhkan dan meningkatkan sikap saling pengertian antara karyawan tentang persyaratan kinerja.
- Mencatat dan mengakui hasil kerja seorang karyawan, sehingga mereka termotivasi untuk berbuat yang lebih baik, atau sekurang-kurangnya berprestasi sama dengan prestasi yang terdahulu.
- Memberikan peluang kepada karyawan untuk mendiskusikan keinginan dan aspirasinya dan meningkatkan kepedulian terhadap karier atau pekerjaan yang diembannya sekarang.
- Mendefinisikan atau merumuskan kembali sasaran masa depan, sehingga karyawan termotivasi untuk berprestasi sesuai dengan potensinya.
- Memeriksa rencana pelaksanaan dan pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan pelatihan, khusus rencana diklat, dan kemudian menyetujui rencana itu jika tidak ada hal-hal yang perlu diubah.
Melihat uraian di atas, bisa disimpulkan bahwa evaluasi kinerja akan bermanfaat bagi karyawan, karena akan membantu menyadarkan karyawan tentang potensinya untuk berkembang.
Sedangkan untuk perusahaan, melakukan evaluasi kinerja akan membantu memberikan gambaran serta perencanaan yang lebih baik bagi perusahaan ke depannya.
Inilah Manfaat Evaluasi Performa Kerja JIKA Dilakukan dengan Efektif
Berdasarkan lima tujuan di atas, empat hal di bawah ini menjadi manfaat dalam menyelenggarakan evaluasi kinerja bagi perusahaan jika dilakukan dengan efektif.
1. Kepastian dalam pembuatan atau pembaruan struktur gaji, kompensasi dan benefit, dan/atau bonus. Dengan adanya penilaian yang baik dan terstruktur akan menghindarkan perusahaan dari over budgeting atau kurang dalam memberikan kompensasi setimpal.
2. Penentuan posisi/tanggung jawab yang sesuai dengan karyawan. Semua manajemen ingin mengoptimalkan semua resource yang ada, termasuk kemampuan personilnya. Menempatkan orang yang mumpuni di posisi yang tepat mampu meningkatkan produktivitas.
3. Membangun sikap percaya dan engage satu sama lain. Berikan pemahaman bahwa di dalam kegiatan evaluasi, karyawan memiliki hak untuk menyuarakan kebutuhannya selama bekerja di perusahaan. Perusahaan, tentu saja harus memfasilitasi ini dengan baik.
4. Bilamana perusahaan terpaksa mengeluarkan keputusan untuk memberhentikan karyawan, riwayat penilaian kerja yang didokumentasikan dengan baik bisa menjadi dokumen yang bisa menjadi bukti dan dokumen pendukung yang menjadi dasar keputusan pemberhentian tersebut.
Jika dilakukan dengan teratur, perusahaan akan mendapatkan karyawan yang transparan, visioner, dan tentunya engage dengan profesinya. Ini juga bisa menjadi bekal dalam proses me-retain karyawan!
Tentukan 3 Hal Ini Sebelum Melakukan Evaluasi Kinerja Karyawan
1. Tetapkan Standar Kinerja dan Waktu Evaluasi
Proses pertama yang harus dilakukan adalah dengan menetapkan standar kinerja. Menentukan standar kinerja juga harus dijelaskan sejelas-jelasnya dan dinilai secara objektif.
Hal ini dilakukan agar standar kinerja bisa dipahami dengan mudah dan bisa diukur dengan tepat.
Waktu evaluasi umumnya diatur 1x dalam kurun waktu 6 bulan, atau 1x dalam 12 bulan. Rentang 1x setiap 6 bulan cukup banyak dipilih karena rentangnya tidak terlalu pendek atau panjang.
2. Pemilihan Metode; Secara Kuantitatif dan/atau Kualitatif
Yang bisa dinilai dari kinerja karyawan umumnya terbagi dua jenis, yaitu secara kuantitatif dan kualitatif.
Kuantitatif mudah diukur karena ada angka yang menjadi standar ukuran keberhasilan, terlebih jika didukung data pelengkap.
Kualitatif juga tidak kalah penting dengan jumlah atau kuantitas. Terlebih perusahaan yang bergerak di bidang jasa atau hospitality, dimana kualitas kerja yang lebih condong dijadikan dasar penilaian kinerja.
3. Persiapkan Data yang Dibutuhkan
Anda tentu tidak boleh melewatkan yang satu ini. Tanpa data, penilaian HRD maupun leaders bisa jadi meleset.
Demi mempertahankan penilaian yang rasional dan objektif, Anda harus memiliki dan menyiapkan data pendukung seperti data absensi, data KPI, dll.
7 Metode yang Bisa Digunakan untuk Menilai Kinerja Karyawan
1. Penilaian Melalui KPI
Sudah umum diketahui bahwa salah satu fungsi KPI adalah sebagai alat ukur kinerja karyawan. KPI mencatat rekaman target dan pencapaian individu, tim, maupun perusahaan.
Berdasarkan catatan tersebut, baik leader, manajer, dan HRD akan mampu menilai kinerja seorang karyawan dengan objektif karena terdapat indikator pencapaian di dalamnya.
2. Evaluasi Diri Sendiri / Self-evaluation
Self-evaluation memberikan ruang lebih lebar untuk menyatukan tujuan dan pencapaian individu dan perusahaan.
Bagi karyawan, menilai hasil kerja dan pencapaian sendiri akan meningkatkan rasa apresiasi dan engagement kepada perusahaan.
Begitu pun dengan perusahaan, akan memiliki karyawan yang lebih memahami perkembangan dirinya sendiri berpotensi untuk meningkatkan kualitas kerja di kemudian hari.
3. Peer Feedback
Ingin meyakinkan penilaian di luar dari data dan hasil wawancara face to face karyawan? Anda bisa menarik umpan balik anonymous dari rekan kerja satu tim atau satu divisi yang bersangkutan. Point of view orang ketiga selalu bisa membantu Anda dalam bersikap objektif dan adil.
Ini memberikan kesempatan unik untuk mempelajari keterampilan dan kemampuan karyawan dan membantu mengidentifikasi jaringan, kepemimpinan, pekerjaan, dan keterampilan kolaborasi individu dalam suatu organisasi.
4. Feedback 360°
Hampir serupa dengan peer feedback di atas, feedback 360 menarik penilaian dari lingkaran yang lebih luas lagi.
Tidak hanya rekan kerja satu tim, bisa juga dari tim atau divisi lain yang pernah berkolaborasi dengan karyawan.
Feedback 360 juga mencakup reviu dari atasan maupun bawahan, bahkan dari pelanggan. Biasanya, feedback 360 memberikan gambaran atas kinerja karyawan dalam lingkup kemampuan bekerja sama, kualitas kepemimpinan, orientasi tujuan, level motivasi, kemampuan beradaptasi, dan lain-lain.
Namun, kekurangan terbesar dari metode ini adalah munculnya bias atau sifat subjektif dalam penilaian.
Maka itu, sebagai penilai, HRD maupun manajer harus menyaring dan menyerap reviu yang diterima secara objektif dan adil.
5. Penilaian dengan Skala
Ini adalah salah satu teknik evaluasi kinerja karyawan yang juga umum digunakan. Dengan metode ini, kinerja individu di berbagai bidang tugas/pekerjaan akan dinilai dalam skala.
Berbagai kriteria, termasuk produktivitas, pelayanan pelanggan, kerja tim, kualitas kerja, perhatian terhadap keselamatan, dan sebagainya akan dievaluasi.
Metode ini dapat dilakukan dengan memberikan huruf (A, B, C, D, E, dst.) atau angka (1, 2, 3, 4, 5, dst.) yang umumnya mengindikasikan rentang ‘tidak memuaskan’ hingga ‘luar biasa’.
Metode ini juga memungkinkan pengusaha untuk mengevaluasi beberapa karyawan secara bersamaan.
6. Feedback Berkelanjutan
Feedback berkelanjutan adalah cara memberikan evaluasi kinerja dari atasan ke bawahan dalam kurun waktu yang relatif singkat, seperti hari ke hari atau minggu ke minggu.
Hal ini digunakan untuk membentuk cara kerja efektif dan perkembangan karyawan lebih cepat. Dengan menggunakan cara ini, manajer bisa dengan segera mengintervensi kinerja karyawan yang kurang dan segera melakukan tindakan perbaikan.
7. Evaluasi Di Waktu Tertentu
Ada juga model penilaian kinerja yang dilakukan bukan dalam periode tetap seperti sebulan satu kali atau setahun satu kali, melainkan pada saat kejadian tertentu terjadi; misalnya seperti sebuah pencapaian besar, atau justru sebaliknya, sebuah kesalahan fatal.
Hanya apabila terjadi salah satu dari dua hal di atas, pemimpin dapat menyelenggarakan evaluasi dadakan yang berguna untuk mengidentifikasi keberhasilan atau kesalahan yang dilakukan individu/tim.
4 Hal yang Bisa Menjadi Kunci Sukses Penilaian Performa Kerja
Jika di atas kita sudah tahu apa saja langkah dalam melaksanakan evaluasi kerja karyawan, kali ini HRNOTE akan memberikan rangkuman kunci sukses agar evaluasi berjalan efektif.
Dick Grote, penulis buku How to be Good at Performance Appraisals dalam ulasan yang dibuat oleh HBR mengatakan bahwa evaluasi kinerja karyawan adalah momen yang menegangkan untuk tidak hanya karyawan tapi juga HRD.
Meski begitu, Grote memiliki tips untuk membuat momen evaluasi kerja menjadi less nerve-racking dan lebih produktif.
- Perjelas apa yang mau dinilai oleh perusahaan;
- Biarkan karyawan menyadari progress dan keberhasilannya agar lebih bisa menerima kritik, saran, dan tantangan periode berikutnya;
- Biasakan karyawan agar menggunakan waktu mereka untuk meningkatkan strong point, bukan weakness;
- Constructive coaching, arahkan karyawan dalam menentukan perbaikannya.
1. Perjelas apa yang mau dinilai oleh perusahaan
Ini harus jelas dan semua karyawan harus paham mengenai poin-poinnya. Dengan begitu, karyawan dapat memberikan performa setelah mereka menyesuaikan dengan tujuan perusahaan. Hal ini tentu akan memudahkan review oleh perusahaan.
Misalnya, perusahaan akan menilai:
- Pencapaian target penjualan berdasarkan KPI
- Jumlah kehadiran
- Kontribusi yang berkaitan dengan visi perusahaan
HRD harus menginformasikan tiga elemen itu dari jauh-jauh hari sebelum masa penilaian agar karyawan dapat merencanakan dengan strategis bagaimana cara agar bisa menyelesaikannya dengan baik.
2. Bantu karyawan mengingat kembali achievement apa yang telah mereka capai di periode sebelumnya
Menurut Grote, memulai evaluasi dengan mengingatkan karyawan akan apa yang sudah berhasil ia lakukan dengan baik akan lebih mempersiapkan mentalnya untuk berbicara mengenai evaluasi kerja.
Mereka akan lebih mudah menerima masukan, dan lebih antusias merancang target selanjutnya.
3. Bantu juga karyawan dalam menyadari apa yang jadi strength point nya dari tiap evaluasi
Mirip dengan poin b di atas, bantu karyawan untuk mengerti bahwa berfokus pada perbaikan dengan mengandalkan kekuatan dan potensinya akan jauh lebih bisa menghasilkan hasil yang baik, daripada berusaha memperbaiki kekurangannya.
4. Berikanlah umpan balik yang bersifat constructive coaching (membangun dan membina) karyawan
Misalnya Anda ingin memberikan umpan balik seperti ini kepada karyawan: “Kamu harus lebih proaktif lagi, ya!”.
Jangan berhenti sampai di situ. Berikan penjelasan lebih konkret lagi agar karyawan mengerti apa yang harus ia lakukan.
Contohnya: “Kamu harus lebih proaktif agar bisa mendapatkan achievement 2x lipat dari yang sekarang. Ini karena kamu punya kemampuan komunikasi yang sangat bagus!
Penutup
Demikianlah ulasan evaluasi kinerja kali ini. Sangat penting bagi seorang HR untuk memahami apa pentingnya kegiatan evaluasi kinerja, dan memahami seperti apa evaluasi kinerja karyawan yang efektif.
Mengapa harus efektif? Karena jika tidak efektif, perusahaan hanya akan membuang waktu dan tenaga yang ada.
Terlebih, perusahaan tidak akan bisa mendapatkan manfaat yang bisa diraih dengan langkah performance appraisal yang efektif.
Semoga artikel kali ini dapat membantu perusahaan mendapatkan hasil evaluasi kinerja yang semakin maksimal.
Comment