Apakah pembaca sedang mencari solusi untuk mempercepat pertumbuhan perusahaan? Atau mencari cara untuk meningkatkan kinerja karyawan? 

Ada banyak metode dan pendekatan yang bisa dipilih. Salah satunya adalah melalui manajemen pengetahuan.

Manajemen pengetahuan atau knowledge management adalah proses menciptakan, membagikan, menggunakan, dan mengelola pengetahuan dan informasi di dalam organisasi.

Di dalam manajemen pengetahuan, terdapat knowledge sharing, atau berbagi pengetahuan.

Berbagi pengetahuan ini lah yang bisa menjadi cara untuk meningkatkan kinerja karyawan dan tim, hingga mempercepat pertumbuhan perusahaan.

Bagaimana bisa? Mari kita ulas bersama mulai dari konsep berbagi pengetahuan itu sendiri!

Konsep Berbagi Pengetahuan: Apa Definisinya?

Berbagi pengetahuan adalah tindakan bertukar informasi atau pemahaman antara individu, tim, komunitas atau organisasi.

Pengetahuan mungkin berbentuk eksplisit (sebuah prosedur atau dokumen) atau implisit (intuitif dan berbasis pengalaman).

Berbagi pengetahuan adalah proses yang tidak hanya mendukung pemahaman individu, tetapi juga membuat atau memperbaiki arsip pengetahuan yang dapat diakses oleh orang lain. 

Menurut Visvalingam Suppiah and Manjit Singh (2011), berbagi pengetahuan adalah interaksi dan komunikasi antara individu maupun unit bisnis.

Dari sini dapat dijabarkan bahwa berbagi pengetahuan merupakan sebuah aktivitas interaksi antara individu dalam sebuah bisnis yang saling menguntungkan satu sama lain dengan cara bertukar pikiran, pendapat atau informasi yang dimiliki.

Di dalam sesi berbagi pengetahuan, informasi yang dibagikan umumnya adalah pengetahuan, wawasan, tren terkini dan tips pengembangan diri.

Biasanya hal ini bisa berwujud dalam bentuk kegiatan diskusi non formal, presentasi, tutor, bahkan dalam bentuk online di masa pandemi ini.

Dengan implementasi yang tepat, konsep berbagi pengetahuan sangat bermanfaat karena membantu individu dan bisnis menjadi lebih gesit dan mudah beradaptasi dalam menghadapi perubahan, dan membantu memastikan pertumbuhan dan kelangsungan bisnis yang berkelanjutan, serta saling berkembang dan belajar dari satu sama lain. 

5 Manfaat Berbagi Pengetahuan dalam Berorganisasi

Sekarang, kita bisa memahami dari penjelasan di atas mengenai apa itu metode berbagi pengetahuan.

Secara garis besar, manfaat yang bisa diambil dari metode ini adalah memperluas pengetahuan dan informasi yang akan bermanfaat bagi jalannya bisnis dan kegiatan organisasi lainnya.

Berikut ini lima manfaat lain yang diterima organisasi maupun karyawan dalam menerapkan konsep berbagi pengetahuan di kehidupan kerja sehari-hari:

1. Dapat Menemukan Cara Lebih Baik dalam Melakukan Sesuatu

Salah satu hal terbaik tentang membangun basis pengetahuan bersama adalah Anda dapat belajar dari kesalahan Anda dan memastikan Anda tidak mengulanginya.

Begitu pula sebaliknya, Anda juga dapat memanfaatkan pengalaman terbaik Anda dan memastikan Anda mengulanginya! Sesederhana itu.

Ketika orang-orang berbagi apa yang tidak berhasil dan kolega mereka dapat menemukan wawasan mereka, hal itu mencegah orang lain untuk membuat kesalahan yang sama.

Dengan menerapkan berbagi pengetahuan, Anda maupun kolega dapat saling belajar dan akan menemukan pencerahan dalam melakukan hal yang lebih efisien. Jika kinerja karyawan efisien maka kinerja perusahaan pun akan menjadi lebih baik.

2. Membangun Komunitas dan Budaya Belajar

Ketika orang-orang belajar dari satu sama lain dan memiliki platform untuk berbagi pengetahuan, itu membangun rasa kebersamaan. Terutama ketika masukan dari kolega membantu orang melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.

Ini adalah cara terbaik untuk menciptakan budaya belajar karena orang-orang Anda dapat melihat dan merasakan manfaat dari berbagi dan memanfaatkan pengetahuan bersama.

Jika kegiatan berbagi pengetahuan ini selalu dibiasakan dalam perusahaan, maka akan terbangun komunitas dan budaya belajar yang berkelanjutan.

Tentu saja ini hal yang baik, tidak hanya untuk perusahaan tapi juga untuk karyawan secara individu.

3. Berbagi Pengetahuan Saat Remote Working? Bisa!

Remote working menimbulkan tantangan yang berbeda dan mungkin menciptakan skenario yang berbeda pada operasional sehari-hari.

Ada kemungkinan besar mereka yang menjalani remote working akan membawa perspektif baru pada produk, interaksi, atau rintangan yang dihadapi. 

Jadi, sama pentingnya bagi mereka yang bekerja jauh dari kantor memiliki tempat untuk berbagi keahlian mereka.

Oleh karena itu, ada baiknya perusahaan juga tetap memfasilitasi pekerja remote untuk dapat melakukan sesi berbagi pengetahuan.

Di bawah ini adalah referensi provider layanan Knowledge Management System (KMS) yang bisa dicoba:

4. Mengurangi Hambatan Komunikasi

Melalui sesi berbagi pengetahuan, karyawan akan lebih terbuka dalam berkomunikasi dibandingkan saat meeting, hal inilah yang mampu mengurangi hambatan komunikasi di antara karyawan.

Karena dalam sesi berbagi pengetahuan biasanya pola komunikasi yang dibangun lebih bersifat santai atau non formal sehingga karyawan sangat mungkin menjadi lebih terbuka untuk menyampaikan pemikiran-pemikirannya. 

Meski sifatnya non formal, berbagi pengetahuan bukanlah hal yang bisa dianggap remeh. Hal ini karena bisa memudahkan karyawan berinteraksi saat kerja, terutama dalam hal berbagi pengalaman dan masalah pekerjaan masing–masing.

5. Meningkatkan Kinerja Perusahaan dari Karyawan

Tentu dengan kegiatan yang tidak terlalu serius dan kaku, ilmu dan pengalaman setiap orang akan terserap dengan mudah kepada orang lain.

Ilmu yang mudah terserap oleh seseorang menjadi sesuatu yang akan terus tertanam dalam diri.

Dengan hal ini, jika seluruh karyawan menerapkan knowledge sharing akan meningkatkan kinerja karyawan dan berimbas pada kinerja perusahaan dan bisnis yang semakin membaik. 

6 Langkah Menerapkan Proses Berbagi Pengetahuan

Setelah mendapatkan gambaran lebih jelas mengenai proses berbagi pengetahuan, tentu kita ingin menjadikannya sebagai sebuah rutinitas, kebiasaan di organisasi kita, bukan? Apalagi mengingat cara ini bermanfaat bagi organisasi maupun anggotanya.

Lalu, bagaimana cara membangun kebiasaan tersebut?

HR NOTE merangkum beberapa informasi yang bisa dijadikan petunjuk dalam menerapkan proses berbagi pengetahuan di dalam perusahaan Anda sebagai berikut:

1. Jadikan Prioritas

Menjadikan berbagi pengetahuan sebagai prioritas berarti menyatakan dengan sangat jelas bahwa pelatihan ini diutamakan dan merupakan agenda yang penting.

Tanpa prioritas tersebut, karyawan secara alami fokus pada tugas yang paling mendesak. Dalam tenggat waktu yang terus-menerus, mudah untuk tugas-tugas penting namun tidak terlalu mendesak untuk disingkirkan. 

Jika Anda ingin menghindari hal ini terjadi, karyawan harus tahu bahwa mereka tidak bersalah karena memprioritaskan waktu mereka untuk berbagi pengetahuan.

2. Memberikan Rewards

Beberapa karyawan membutuhkan tidak hanya sekadar alasan/urgensi untuk mulai membimbing rekan kerja mereka, tetapi mungkin ada karyawan yang membutuhkan lebih banyak rewards daripada sekedar kata-kata yang mendorong untuk berbagi. 

Silakan pertimbangkan apa yang ingin Anda tawarkan sebagai rewards kepada karyawan untuk mendorong mereka mengembangkan dan menerapkan metode berbagi pengetahuan ini.

3. Ciptakan Ruang Tempat untuk Kegiatan Berbagi Pengetahuan

Langkah selanjutnya dalam strategi berbagi pengetahuan yang efektif, cobalah memberi ruang di kantor Anda untuk mengembangkan program pelatihan dan berbagi pengetahuan.

Ini akan memberikan kesan bahwa perusahaan menghargai proses ini dan berusaha membuat prosesnya lancar dan fokus.

Kedengarannya sederhana, tetapi banyak kantor yang tidak mengatur dengan baik ruang untuk berbagi pengetahuan. Menciptakan ruang berbagi pengetahuan yang baik bisa semudah menyisihkan ruang-ruang konferensi atau menyiapkan sudut kolaborasi pribadi. 

Ini juga dapat berarti menciptakan ruang online di mana pekerja remote juga dapat berbagi pengetahuan dan belajar dari kolega mereka.

4. Periksa Kembali Metode Pelatihan dan Orientasi Anda

Pelatihan dan orientasi karyawan baru adalah bagian dari proses berbagi pengetahuan organisasi. Meskipun pelatihan dianggap proses yang serius, banyak organisasi meremehkan proses orientasi, sehingga terkadang karyawan baru mengalami kesulitan untuk belajar dan beradaptasi. 

Selain itu, materi pelatihan  dan orientasi yang diberikan terkadang sudah ketinggalan zaman, kecuali perusahaan meluangkan waktu untuk memeliharanya secara proaktif.

Jika Anda sudah lama tidak meninjau proses orientasi karyawan baru, mintalah beberapa karyawan yang sudah berpengalaman untuk memperbaruinya sehingga dapat membantu karyawan baru belajar lebih cepat.

5. Berinvestasi dalam Strategi Jangka Panjang

Biasanya proses berbagi pengetahuan terjadi secara informal. Namun, jika organisasi Anda ingin membuat strategi yang tahan lama, mungkin sudah waktunya untuk meresmikan prosesnya. 

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah melalui investasi dalam perangkat lunak pembelajaran.

Hal ini tidak hanya menguntungkan karena membuat catatan pembelajaran Anda selalu tersedia selama Anda membutuhkannya, tetapi berarti karyawan jarak jauh juga dapat memanfaatkannya.

6. Bangun Perpustakaan Pengetahuan

Karyawan datang dan pergi sudah merupakan fakta bisnis. Salah satu keuntungan dari strategi berbagi pengetahuan adalah bahwa, ketika seorang karyawan beralih ke perusahaan lain, Anda tetap bisa mempertahankan pengetahuan yang dimilikinya.

Bangunlah perpustakaan pengetahuan yang dapat diakses oleh semua karyawan. Meminta kerja sama para leader untuk selalu memperbaruinya akan memudahkan pekerjaan tim pengelola.

Caranya, bisa dengan membangun portal website sederhana yang hanya dapat diakses dari server internal (demi keamanan) dan menyimpan perpustakaan pengetahuan organisasi Anda di sana.

Simpulan

Dapat kita simpulkan bahwa sesi berbagi pengetahuan adalah tindakan bertukar informasi atau pemahaman antara individu, tim, komunitas atau organisasi yang dapat meningkatkan kinerja karyawan maupun perusahaan.

Tentunya sesi bertukar informasi ini sangat penting dilakukan untuk memfasilitasi perkembangan karyawan yang akan berdampak pada pertumbuhan perusahaan juga.

Dalam membuat sesi bertukar informasi juga terdapat langkah-langkah yang perlu diperhatikan agar sesi ini menjadi lebih efektif dan memberikan banyak manfaat.

Download Konten Spesial dari HR NOTE, GRATIS!

Ada konten khusus untuk pembaca setia HR NOTE. Konten ini menyediakan pendapat kami tentang suatu topik tertentu. Konten PDF kali ini membahas topik:

• Apa yang Membedakan On The Job Training Sebelum dan Saat Pandemi?

• Apakah OJT dan Jenis Pelatihan Lain Tetap Penting untuk Dijalankan Di Masa Pandemi?
• Bagaimana Perusahaan Memfasilitasi Kegiatan OJT Di Tengah Pandemi?