Memahami beban kerja tiap karyawan merupakan salah satu tuga penting bagi Tim HR. Tanpa pemahaman yang baik, lingkungan kerja yang dikelola tim HR akan kewalahan dalam mewujudkan target perusahaan hingga berdampak pada turunnya produktivitas kerja karyawan.

Berdasarkan data dari American Institute of Stress pada tahun 2019, tercatat bahwa 80% manajer dan karyawan di Amerika Serikat mengalami stres berat. Faktor penyebab paling utamanya adalah beban kerja tinggi serta jam kerja yang terlalu panjang.

Pada tahun yang sama, WHO juga merilis data yang menunjukkan bahwa 50% karyawan perusahaan memutuskan berhenti karena alasan burnout.

Dan lagi, beban kerja yang terlalu tinggi menjadi penyebab utama terjadinya burnout, terlebih di kalangan anak muda.

Ada baiknya Tim HR lebih memahami beban kerja karyawan hingga cara pengukurannya agar hal-hal seperti stres dan burnout tidak terjadi di lingkungan kerja.

Simak pembahasannya secara mendetail pada artikel berikut ini.

Definisi Beban Kerja

Sebelum mengetahui lebih lanjut seluk-beluk dari beban kerja, ada baiknya tim HR mengetahui terlebih dahulu apa itu beban kerja dari beberapa perspektif ahli.

Mengutip pernyataan Munandar (2001), beban kerja artinya sebuah keadaan ketika karyawan dibebankan tugas yang wajib diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Selain pernyataan Munandar di atas, menurut Wickens (2002), beban kerja dapat didefinisikan sebagai kombinasi antara ketersediaan sumber daya dalam proses bisnis, tuntutan pekerjaan, dan kemampuan dalam bekerja.

Secara singkat, definisi dari beban kerja adalah sejumlah tugas atau pekerjaan yang dibebankan kepada seorang karyawan dan wajib baginya untuk menyelesaikan dalam kurun waktu tertentu.

Namun, jika karyawan tersebut mampu menyelesaikan tugas secara on-time, maka hal tersebut bukan lagi menjadi beban kerja bagi dirinya.

Faktor Berpengaruh Terhadap Beban Kerja

Setelah mengetahui apa itu beban kerja, selanjutnya akan dibahas lebih dalam lagi faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada beban kerja.

Menurut Soleman (2011), ada 2 faktor penting yang berpengaruh, yaitu faktor eksternal dan faktor internal.

Faktor Eksternal

Faktor ini disebabkan oleh beban kerja yang didapatkan oleh seorang karyawan dari luar kepada dirinya. Hal-hal yang meliputinya sebagai berikut.

1. Tugas

Umumnya berkaitan dengan teknis pengerjaan tugas oleh seorang karyawan, misalnya alur kerja, sikap dalam bekerja, dan metode pengerjaan.

Selain itu ada pula yang melibatkan kemampuan mental seorang karyawan seperti kerangka berpikir, kondisi emosional dalam menjalankan tugas, dan sebagainya.

2. Organisasi kerja

Berkaitan dengan struktur dan aturan organisasi tempat seorang karyawan bekerja, seperti panjang durasi kerja, pergantian shift, waktu istirahat, jatah cuti, tata tertib dan lain-lain.

3. Lingkungan kerja

Baik buruknya kondisi lingkungan kerja secara fisik, biologis, ataupun psikologis akan memberikan dampak tambahan pada beban kerja yang dirasakan oleh seorang karyawan.

Faktor Internal

Berbeda dengan faktor eksternal, faktor internal adalah faktor yang muncul dari dalam diri seseorang akibat adanya beban kerja yang memicu terjadinya stres.

Pemicu ini umumnya berkaitan dengan hal-hal yang bersifat somatis seperti kondisi kesehatan dan yang bersifat psikis seperti motivasi diri.

Pengukuran Beban Kerja

Untuk mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi dari beban kerja di sebuah perusahaan, tim HR perlu melakukan pengukuran dalam jangka waktu tertentu.

Berdasarkan pernyataan O’Donnell dan Eggemeier (1986), pengukuran ini dapat dilakukan dengan metode-metode berikut ini.

Kinerja

Pengukuran ini dilakukan dengan cara mengamati aspek human behavior yang ditunjukkan oleh karyawan ketika melakukan aktivitas atau tugas di lingkungan kerja.

Salah satu contohnya adalah mengukur performa kerja karyawan dalam menyelesaikan tugas berdasarkan panjangnya jam kerja yang dibutuhkan.

Fisiologis

Pengukuran fisiologis dapat dilakukan oleh tim HR melalui pengamatan tingkat beban kerja dan respon fisiologis yang ditunjukkan karyawan ketika sedang menjalankan sebuah tugas.

Umumnya pengukuran ini dilakukan dengan cara melihat refleks pupil, pergerakan mata, aktivitas otot, respon anggota tubuh dan lain-lain.

Subjektif

Berbeda dengan 2 pengukuran yang sebelumnya, pengukuran ini mengedepankan penilaian subjektif dari diri karyawan terhadap beban kerja yang ditanggung ketika menjalankan tugas.

Untuk mempermudah, tim HR dapat menyiapkan skala penilaian, misalnya dari 1 – 10, yang dapat dipilih oleh karyawan ketika memberikan feedback.

Aspek Beban Kerja

Masih menurut Munandar (2001), ada 2 aspek utama yang dapat menjadi beban kerja. Kedua aspek tersebut adalah aspek tuntuan fisik dan tuntutan tugas. Berikut penjelasannya.

Beban Kerja Sebagai Tuntutan Fisik

Selain lingkungan kerja yang kondusif, performa kerja yang maksimal juga dapat diraih oleh karyawan ketika memiliki kondisi fisik yang prima. Kondisi fisik yang prima akan berdampak positif pada kondisi mental maupun psikologi dari karyawan.

Sehingga, dalam hal ini penting bagi tim HR untuk memastikan bahwa karyawan dapat menjaga kesehatan fisik mereka ketika bekerja.

Misalnya dengan memberikan jam istirahat makan siang yang cukup dan kondisi tempat kerja yang bersih.

Beban Kerja Sebagai Tuntutan Tugas

Perusahaan yang menggunakan sistem kerja shift umumnya membagi karyawannya ke dalam 3 bagian, yaitu karyawan shift pagi, shift sore, dan shift malam.

Karyawan yang ada di bagian shift malam biasanya memiliki beban kerja lebih besar yang dapat mengakibatkan kelelahan.

Oleh karena itu, tim HR perlu memastikan agar beban kerja shift ini tidak mengakibatkan dampak yang buruk bagi karyawan.

Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara melakukan rolling shift secara berkala agar beban kerja yang didapat lebih seimbang, tidak terlalu besar ataupun terlalu kecil.

Dimensi Beban Kerja

Dari penjelasan sebelumnya, kita mengetahui aspek apa saja yang bisa menjadi beban kerja bagi karyawan.

Terlepas dari pandangan Munandar di atas, menurut Davis dan Newstrom (1985), terdapat 11 dimensi yang berakibat pada munculnya beban kerja pada diri seorang karyawan.

Pada bagian ini, akan dijelaskan secara lebih mendalam, 5 dimensi penting dari total 11 dimensi yang disampaikan oleh Davis dan Newstrom.

Work Overload

Tugas ataupun kerja yang berlebihan (overload) tentunya akan menguras tenaga dan pikiran. Umumnya hal ini akan berakibat pada perasaan tertekan (tension) ataupun tingkat stres dari diri seorang karyawan.

Time Urgency

Ketika dihadapkan pada pekerjaan yang mendesak, tentunya karyawan akan lebih mudah merasa tertekan dan cepat stres.

Hal ini tentunya akan berdampak pada penurunan kualitas hasil kerja (output) dan bisa saja merugikan perusahaan.

Poor Quality of Supervisor

Pengawasan yang buruk dan tidak efektif oleh seorang atasan atau supervisor dapat memunculkan perasaan was-was pada diri karyawan di bawahnya.

Untuk itu, penting bagi tim HR untuk memastikan bahwa supervisor dapat mengawasi dan membimbing bawahannya dengan baik.

Role Ambiguity

Untuk mencapai target perusahaan secara maksimal, penting bagi karyawan untuk mengetahui kejelasan atas posisi serta tanggung jawab yang harus diemban.

Tanpa kejelasan informasi atas kedua hal tersebut, bisa dipastikan karyawan akan merasa bingung dan was-was atas dalam melakukan pekerjaan mereka.

Change of Any Type

Perubahan ataupun pergantian yang kerap kali terjadi di lingkungan kerja dapat mempengaruhi performa kerja karyawan di dalamnya.

Pergantian yang sering ini dapat memicu ketidakstabilan kondisi kerja bagi karyawan. Pergantian yang umumnya terjadi di lingkungan kerja seperti pergantian posisi, struktur organisasi, kebijakan perusahaan, dan lain-lain.

Penutup

Beban kerja merupakan hal yang penting untuk dikelola dan diawasi oleh tim HR di lingkungan kerja.

Tanpa pengelolaan yang baik, beban kerja yang berlebihan akan berdampak pada performa kerja karyawan yang tidak maksimal hingga menurunkan produktivitas perusahaan.

Pengelolaan beban kerja oleh tim HR dapat dilakukan dengan pengukuran beban kerja terlebih dahulu menggunakan metode kinerja, fisiologis, ataupun subjektif.

Dengan pengukuran ini, diharapkan tim HR bisa memiliki gambaran dalam menyusun strategi ketenagakerjaan yang berdampak positif bagi karyawan maupun perusahaan.

Kami harap dengan artikel ini pembaca khususnya yang berprofesi di bidang HR lebih terbuka lagi dengan isu-isu beban kerja di lingkungan kerja dan tergerak untuk meningkatkan kondisinya jauh lebih baik lagi.