Apa itu HR Generalist? Kenali Peran dan Tanggung Jawabnya | | HR NOTE Indonesia

Apa itu HR Generalist? Kenali Peran dan Tanggung Jawabnya

Salah satu posisi yang sangat penting dan harus ada pada tiap departemen HRD (Human Resource Development) adalah HR Umum, atau sering disebut sebagai HR Generalist. Biasanya, posisi ini banyak dilirik oleh orang-orang yang ingin memulai karir di bidang HR.

Peran dan tanggung jawab yang dimiliki HR Generalist sangat luas dan bermacam-macam. Simak pembahasan yang lebih detail pada artikel ini mengenai apa itu HR Generalist, peran, dan tanggung jawabnya di sebuah perusahaan.

HR Generalist, Apa Itu?

HR Generalist adalah seorang profesional di dalam departemen HRD yang bertanggung jawab untuk memastikan semua karyawan mengikuti semua aturan dan prosedur di perusahaan.

Mereka juga bertanggung jawab membuat rencana orientasi, pelatihan, serta edukasi mengenai hak dan kewajiban bagi karyawan yang baru bergabung.

Meskipun terkesan memiliki tanggung jawab yang cukup banyak, posisi HR Generalist memiliki peran yang berbeda dengan HR Manager.

Seorang HR Manager memiliki peran dalam mengawasi departemen HRD serta merancang alur kerja yang ada di departemennya. Sehingga, ia tidak harus secara langsung terlibat dalam pelaksanaan tugas individu.

Sebaliknya, seorang HR Generalist akan lebih terlibat secara langsung dalam berbagai pelaksanaan tugas individu yang telah ditetapkan melalui alur kerja.

Misalnya, seorang HR Manager akan menyusun alur kerja dalam proses perekrutan karyawan baru dan HR Generalist yang akan membuat pengumuman, menjadwalkan serta melakukan interview dengan kandidat.

Selain kedua posisi tersebut, ada juga posisi HR Specialist yang tak kalah penting.

HR Specialist adalah seorang profesional yang dilatih untuk mengerjakan tugas spesifik di dalam HRD, misalnya untuk urusan administrasi asuransi, BPJS, payroll, dan lain-lain.

Secara umum, HR Specialist memiliki tanggung jawab yang lebih sedikit jika dibandingkan dengan HR Generalist.

Apakah Perusahaan Harus Memiliki HR Generalist dan HR Specialist?

Seperti yang kita tahu di awal, bahwa HR Generalist memiliki peran dan tanggung jawab yang cukup luas di departemen HRD. Sehinga, pada beberapa perusahaan yang baru berkembang seperti startup cukup membutuhkan posisi ini saja.

Hal ini berkaitan dengan jumlah karyawan yang masih relatif sedikit dan efisiensi yang harus dilakukan perusahaan itu sendiri.

Selain itu, HR Generalist juga secara umum menguasai lebih banyak hal daripada HR Specialist, meskipun tidak terlalu mendalam.

Namun, akan beda ceritanya jika perusahaan tersebut telah berkembang menjadi perusahaan besar dan memiliki karyawan dengan jumlah yang banyak.

Perusahaan besar akan sangat membutuhkan peran HR Specialist agar lebih efektif dalam menjalankan beberapa tugas spesifik di departemen HRD.

Tentunya ini juga berkaitan dengan ekspektasi perusahaan besar agar dapat membangun hubungan baik dengan karyawan serta meningkatkan kualitas diri mereka di tempat kerja.

Maka dari itu, harus tidaknya sebuah perusahaan memiliki posisi HR Generalist dan HR Specialist di HRD sangat tergantung dari seberapa besar jumlah karyawan dan tujuan yang ingin dicapai seperti efisiensi biaya, efektivitas kerja dan masih banyak lagi.

Beda HR Generalist dan HR Specialist

Setelah mengetahui secara singkat apa itu HR Generalist dan HR Specialist, pada bagian ini kami akan menjelaskan secara lengkap apa saja perbedaan HR Generalist dan HR Specialist dari sisi peran dan tanggung jawab mereka.

Peran dan Tanggung Jawab HR Generalist

HR Generalist memiliki peran dan tanggung jawab yang sangat luas di departemen HR. Secara umum, tanggung jawab seorang HR Generalist meliputi beberapa poin berikut:

Rekrutmen

Menjalankan beberapa proses penerimaan karyawan baru yang meliputi seleksi dokumen administratif calon karyawan, panggilan wawancara, hingga menghubungi kandidat yang terpilih dan memastikan mereka menerima tawaran kita.

Onboarding

HR Generalist membuat dan menyediakan fasilitas bagi karyawan baru, seperti membuatkan kartu akses dan menyiapkan laptop yang sesuai kebutuhan profesi karyawan baru tersebut. Proses onboarding juga berlanjut hingga karyawan baru berhasil memahami peran barunya di tempat kerja.

Pelatihan

Untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan karyawan, HR Generalist perlu mengadakan pelatihan, baik itu dengan bantuan pihak internal maupun external.

Seperti menghadirkan pakar untuk seminar, guru les kursus Bahasa Inggris, dan lain-lain.

Benefit

Biasanya berhubungan dengan fasilitas tambahan yang diberikan secara gratis kepada karyawan yang sudah bekerja dalam kurun waktu tertentu, seperti bonus, BPJS, asuransi, dan masih banyak lagi.

Gaji

Mengurus segala hal yang berkaitan dengan upah atau gaji karyawan di perusahaan. Baik itu jadwal penggajian, metode pembayaran gaji, kenaikan gaji, hingga negosiasi gaji dengan karyawan.

Hubungan karyawan

Di lingkungan kerja, terkadang bisa terjadi perselisihan antara satu karyawan dengan yang lain. HR Generalist berperan sebagai penengah dan membantu menyelesaikan masalah yang terjadi antar karyawan di perusahaan.

Keamanan tempat kerja

Memastikan lokasi kerja karyawan aman dari kecelakaan kerja ataupun kriminalitas adalah hal yang penting. Misalnya dengan melakukan perawatan fasilitas kantor secara berkala dan juga pemasangan CCTV untuk keamanan.

Evaluasi kerja

Setiap tahun, HR Generalist akan melakukan evaluasi kerja pada tiap karyawan di perusahaan. Hal ini akan berkaitan dengan seberapa besar bonus yang bisa diberikan, kenaikan gaji, dan juga perpanjangan kontrak bagi karyawan kontrak.

Peran dan Tanggung Jawab HR Specialist

Tidak seperti HR Generalist, peran dan tanggung jawab dari HR Specialist biasanya lebih spesifik dan dibagi-bagi ke dalam beberapa bagian berdasarkan keahlian yang didalami. Berikut adalah beberapa contoh umum pembagian HR Specialist yang ada di perusahaan.

Bagian rekrutmen/talent acquisition

HR Specialist di bagian ini dapat melakukan proses perekrutan pegawai dengan lebih spesifik, berdasarkan posisi yang dicari. Misalnya, ketika ingin merekrut programmer, setidaknya HR Specialist harus memiliki gambaran dalam menyusun rangkaian tes bersama dengan departemen IT.

Bagian sistem informasi

Saat ini, HRD dituntut untuk dapat menggunakan software atau sistem informasi guna meningkatkan efektivitas kerja.

Oleh karenanya, HR Specialist pada bagian ini akan menentukan software HR apa yang cocok untuk digunakan perusahaan dan sudah sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya, penggunaan software payroll dan absensi.

Bagian payroll

Pada perusahaan berskala besar, payroll bisa menjadi tantangan tersendiri mengingat jumlah karyawan yang banyak dan gaji yang bervariasi untuk tiap karyawan.

HR Specialist di bagian payroll akan mengatur proses pembayaran upah atau gaji, menghitung jam kerja, hingga eskalasi ke departemen finance jika diperlukan.

Bagian training & development

Bagian yang tak kalah penting di HRD adalah pelatihan.

HR Specialist di bagian ini bertanggung jawab dalam mengembangkan sistem orientasi, modul belajar, dokumentasi kerja hingga program pelatihan yang mungkin akan melibatkan beberapa departemen dan pihak luar.

Bagian manajemen risiko

Salah satu bagian di HRD yang wajib ada pada perusahaan adalah manajemen resiko. HR Specialist manajemen resiko memiliki tugas untuk menyusun aturan bagi karyawan di perusahaan, edukasi keselamatan kerja, hingga memantau resiko bisnis yang mungkin ditimbulkan oleh oknum karyawan.

Sekilas, peran & tugas dari HR Generalist dan HR Speacialist terlihat sama. Yang membedakan ada pada HR Specialist benar-benar fokus mengerjakan bidang spesialisasinya saja. Tidak seperti HR Generalist yang mengerjakan semua sekaligus.

Kemampuan yang Dibutuhkan untuk Menjadi HR Generalist

Jika Anda tertarik untuk menjadi seorang HR Generalist, maka setidaknya ada beberapa kemampuan dasar yang wajib Anda miliki.

Berikut adalah lima kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi seorang HR Generalist.

1. Kemampuan berkomunikasi

Kemampuan dalam berkomunikasi atau communication skill sangat diperlukan untuk menjadi seorang HR Generalist.

Beberapa tanggung jawab HR Generalist yang menggunakan kemampuan ini adalah wawancara kandidat, memberikan konsultasi pada karyawan, hingga diskusi internal dengan departemen lain.

2. Kemampuan di bidang IT

Tak perlu khawatir, meskipun terdengar teknis, kemampuan di bidang IT yang dibutuhkan seorang HR Generalist tidaklah rumit.

Setidaknya Anda sudah terbiasa mengoperasikan software untuk keperluan kerja sehari-hari. Kemampuan ini wajib dimiliki karena banyak perusahaan telah beralih ke sistem HR berbasis software.

3. Kemampuan administrasi

Meskipun saat ini banyak keperluan administrasi yang sudah ditangani menggunakan software HR, kemampuan ini tetap perlu Anda miliki.

Hal ini bertujuan agar Anda mengetahui dasar-dasar dari proses administrasi dan memastikan alur kerja yang dijalankan menggunakan software sudah sesuai dengan aturan.

4. Kemampuan manajemen

Terlepas dari apa pun profesi Anda, kemampuan manajemen akan selalu dibutuhkan di tempat kerja.

HR Generalist perlu melakukan manajemen baik untuk kegiatan kerjanya sendiri maupun untuk karyawan. Misalnya, manajemen absensi, manajemen fasilitas laptop, hingga manajemen tempat kerja bagi para karyawan.

5. Kemampuan bekerja sama (teamwork)

Karena Anda tidak mungkin bekerja sendiri di perusahaan, maka kemampuan untuk bekerjasama dengan karyawan lain sangatlah penting.

Terlebih, HRD adalah salah satu departemen yang harus secara aktif bekerja dengan departemen lain. Salah satu contohnya adalah kerja sama HRD dengan finance dalam hal pembayaran gaji (payroll).

Lowongan HR Generalist

Contoh job description berikut dapat menjadi gambaran bagi Anda yang ingin membuka lowongan kerja untuk posisi HR Generalist di perusahaan.

Job Description HR Generalist

  • Menjalankan tugas administrasi untuk keperluan karyawan.
  • Menyiapkan fasilitas untuk karyawan baru seperti laptop, alamat email, mencetak ID card, dan lain-lain.
  • Membuat pengumuman lowongan kerja, mengatur jadwal dan melakukan wawancara dengan kandidat.
  • Melakukan screeningdan background checking kepada kandidat yang akan bergabung.
  • Mengurus dokumen-dokumen yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, seperti kontrak kerja, formulir BPJS, dan lain-lain.
  • Mengkoordinasikan pelatihan karyawan dengan pihak internal maupun eksternal.
  • Mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan bimbingan konseling jika dibutuhkan.
  • Melaporkan hasil kerja kepada atasan (HR Manager).

Estimasi Gaji HR Generalist di Indonesia

Berikut adalah estimasi gaji HR Generalist pada berbagai industri di Indonesia per bulan November 2021.

  1. Estimasi gaji di industri retail: Rp8.000.000-Rp10.000.000/bulan
  2. Estimasi gaji di industri FMCG: Rp6.000.000-Rp10.000.000/bulan
  3. Estimasi gaji di industri manufaktur: Rp5.500.000-Rp8.000.000/bulan

Penutup

Dari tulisan di atas, kita dapat mempelajari banyak hal mengenai apa itu HR Generalist, peran dan tanggung jawabnya, serta perbedaannya dengan HR Specialist di perusahaan.

Bagi Anda yang tertarik untuk berkarir sebagai HR Generalist, ada baiknya mulai mempelajari dan menguasai beberapa kemampuan yang kelak berguna untuk perjalanan karir Anda, seperti kemampuan berkomunikasi, pengoperasian IT, manajemen dan lain-lain.

Bagi Anda yang ingin membuka lowongan kerja untuk HR Generalist, dapat mempertimbangkan contoh job description dan estimasi gaji yang kami bagikan sebelumnya. Kami harap Anda dapat menemukan kandidat HR Generalist terbaik untuk direkrut.

Demikian artikel ini kami tulis agar dapat memperluas pengetahuan dan informasi pembaca, khususnya di bidang HR (Human Resource).

Comment