Rotasi pekerjaan (job rotation) dapat menjadi pilihan ketika perusahaan mencoba untuk mengembangkan potensi karyawan atau sebaliknya, karyawan menghendaki tantangan baru. Namun ada beragam alasan mengapa perusahaan melakukan rotasi pekerjaan.

Rotasi pekerjaan dapat menjadi “bencana” jika perusahaan tidak memiliki strategi matang. Bila berhasil, mereka dapat berkontribusi lebih efektif kepada perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan yang berencana merotasi pekerjaan perlu memiliki strategi tepat guna.

Apa Itu Rotasi Pekerjaan?

Definisi

Rotasi pekerjaan merupakan metode perusahaan untuk mengembangkan potensi karyawan. Tujuan metode ini memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan keterampilan dalam berbagai perubahan pekerjaan.

Dalam rotasi pekerjaan, perusahaan dapat merotasi karyawan ke posisi lain tetapi dengan level sama. Ada pula yang merotasi ke posisi lebih tinggi atau dalam rangka promosi. Rotasi ini dapat dilakukan pada tim dan divisi di perusahaan yang sama atau memindahkan karyawan ke tim dan divisi perusahaan lain yang masih satu induk (sister company atau anak perusahaan).

Selain itu, rotasi pekerjaan dapat terjadi secara kebetulan atau direncanakan jauh-jauh hari dengan hasil yang telah ditentukan. Baik perusahaan atau karyawan, kedua pihak dapat mengajukan program perpindahan pekerjaan. Jangka waktunya pun bisa temporer maupun permanen.

Misal di sebuah perusahaan FMCG, tim leader merotasi Si A dari Tim Marketing produk susu UHT ke Tim Marketing produk biskuit. Leader mengharapkan Si A meningkatkan keterampilan marketing dan menyumbangkan kinerjanya lebih efektif kepada tim baru sekaligus perusahaan.

Tujuan 

Tujuan rotasi pekerjaan pada karyawan adalah meningkatkan ilmu sekaligus keterampilan, memahami operasional bisnis lebih luas lagi, memberi kesempatan untuk mengeksplorasi potensi karir alternatif, hingga menghindari kebosanan.

Agar rotasi pekerjaan berjalan sesuai hasil yang diharapkan, maka leader dan HR wajib memiliki strategi. Sehingga karyawan yang terlibat rotasi pekerjaan menjadi individu terlatih penuh dan perusahaan mencapai tujuannya.

Jika perusahaan tidak mempunyai strategi, program ini hanya sia-sia. Mengingat mengajarkan keterampilan kerja baru ke karyawan membutuhkan waktu dan menguras energi SDM.

8 Strategi Menerapkan Rotasi Pekerjaan

Semua perusahaan yang akan menerapkan rotasi pekerjaan membutuhkan strategi. Dengan memiliki strategi yang baik, maka saat yang tepat bagi perusahaan untuk memulai rotasi pekerjaan. Tentunya, strategi disesuaikan dengan ukuran, sumber daya, dan kebutuhan perusahaan. 

1. Persetujuan dari pimpinan perusahaan

Strategi pertama adalah pimpinan perusahaan atau para eksekutif harus menyetujui rotasi pekerjaan. Tanpa persetujuan mereka, program tak akan berjalan lancar atau berjalan tetapi tidak bertahan lama.

Rotasi pekerjaan dapat bertahan lebih lama, bila para pimpinan solid serta percaya nilai sekaligus relevansinya. Mereka juga harus memiliki kesadaran bahwa program adalah salah satu investasi perusahaan.

2. Menentukan tujuan dan rencana

Sebelum merotasi karyawan, leader dan HR harus menentukan tujuan dan rencana kerja. Agar proses tersebut berlangsung efektif dan cermat.

Misalnya, rotasi pekerjaan dalam rangka mengembangkan keterampilan karyawan, promosi jabatan, perubahan struktur perusahaan, menghindari kebosanan kerja, atau membentuk tim cadangan sebagai antisipasi waktu libur.

Begitu pula dengan rencana. Leader dan HR wajib membuat rencana rotasi kerja. Ketika tujuan rotasi adalah promosi jabatan, tim dapat merencanakan sejumlah pelatihan untuk mendukung atau mengasah keterampilan yang dibutuhkan karyawan untuk posisi baru. Tim juga harus merencanakan evaluasi berkala, supaya rotasi pekerjaan berjalan sesuai tujuan.

3. Melakukan job analysis

Strategi berikutnya yang tak kalah penting adalah melakukan job analysis. Tujuannya untuk menentukan komponen pekerjaan selama proses rotasi.

Menurut Dr. B. Lynn Ware, CEO Integral Talent Systems, Inc., dalam menganalisis pekerjaan, pilih kompetensi atau tugas paling penting yang perlu dipelajari karyawan tersebut dalam pekerjaan atau yang paling sering digunakan. Tentukan pula kekuatan kompetensi ideal untuk masing-masing posisi, sehingga perusahaan menciptakan kumpulan bakat internal.

4. Mengembangkan proses seleksi

Dalam hal ini, tim Anda menentukan berapa banyak rotasi pekerjaan yang dapat terjadi secara bersamaan, bagaimana menyeleksi karyawan untuk program ini, atau bagaimana memilih karyawan bertalenta dari kumpulan bakat internal.

5. Membuat penilaian kesiapan kerja

Apakah karyawan sudah siap menerima rotasi pekerjaan? Kapan mereka siap melakukannya?

Ada baiknya tim Anda membuat penilaian kesiapkan kerja. Hal ini sebagai cara untuk menyesuaikan pengalaman rotasi pekerjaan. Yang bisa Anda lakukan antara lain:

• Menyediakan beberapa jenis penilaian yang menentukan kesiapan dan tingkat keterampilan karyawan saat ini.
• Membuat profil dan deskripsi pekerjaan dengan menggunakan job analysis.
• Memberikan informasi tentang program-program yang harus karyawan ikuti selama rotasi. Misalnya mengikuti pembelajaran daring, berpartisipasi dalam proyek khusus, mentoring, coaching, a buddy system, dan lainnya.
• Berbicara mengenai kesiapan proses rotasi dengan karyawan yang terlibat. Diskusikan tentang persiapan rotasi, durasi rotasi akan berlangsung, dan kesiapan karyawan menerima tugas baru.

6. Mengarahkan seluruh tim

Jika strategi di atas sudah dipersiapkan dengan matang, maka tim Anda harus mengarahkan dan melibatkan seluruh tim di perusahaan. Strategi ini sangat penting, karena karyawan yang terlibat rotasi pekerjaan –secara langsung dan tidak langsung– perlu memahami peran mereka, tanggung jawab pekerjaan mereka, dan bagaimana membantu proses tersebut agar berlangsung dengan baik.

7. Mendukung proses rotasi

Mendukung proses rotasi pekerjaan tak bisa dilakukan dalam sehari. Namun dukungan ini harus berkelanjutan. Salah satu caranya adalah menggunakan check-in milestones atau memeriksa program dengan sistem manajemen proyek. Dengan cara tersebut perusahaan bisa memastikan kemajuan program dan karyawan dapat merasakan manfaatnya.

8. Mengukur dan mengakui keberhasilan

Mengukur dan menghargai kesuksesan. Salah satu cara untuk mengukur keberhasilan adalah melakukan penilaian keterampilan karyawan yang sedang mengikuti program, termasuk mengevaluasi secara periodik.

Anda dapat mengukur kemajuan rotasi pekerjaan secara berkala, tak hanya melihat hasilnya saja. Berikan pula pengakuan kepada karyawan yang mampu meningkatkan kompetensi dan/atau mencapai target.

Praktik Rotasi Pekerjaan

“Saya pernah menangani rotasi pekerjaan karyawan. Ini adalah bagian dari strategi HR untuk pengembangan SDM,” ujar Dian Vitha, HR Manager di perusahaan FMCG, kepada HR Note pada Selasa (19/10/2021).

Rotasi pekerjaan, lanjut Dian, bermanfaat untuk mengembangkan potensi, meningkatkan produktivitas, dan sebagai sarana evaluasi karyawan. Dengan merotasi, karyawan yang dirotasi akan bertambah pengalaman, wawasan, dan keterampilan; mengurangi kejenuhan; serta perencanaan suksesi di internal perusahaan.

Dalam praktik rotasi pekerjaan, Dian menjelaskan bahwa HR harus mengetahui kebutuhan perusahaan maupun karyawan.

Kebutuhan perusahaan

Di perusahaan padat karya, biasanya rotasi bisa dilakukan ketika produksi meningkat. Misal bagian Produksi membutuh empat staf dan dua supervisor. Di bagian Quality Control (QC) ada banyak staf yang beban kerjanya agak longgar, sehingga HR dapat merotasi karyawan QC ke Produksi dengan jabatan yang sama.

“Tim Produksi mendapat bantuan dari bagian QC. Kalau dia betah dan kinerja bagus, kami mutasikan secara tetap. Kalau tidak, kami kembalikan lagi ke bagian sebelumnya.”

Kebutuhan karyawan

“Terkadang karyawan merasa jenuh atau bosan dengan pekerjaannya, “ilmunya gini-gini aja, resign aja. Kalau kerja di pabrik rutinitasnya gitu-gitu aja,” kata Dian.

Dengan merotasi, perusahaan dapat menambah semangat kerja karyawan sehingga produktivitasnya meningkat. Langkah tersebut juga bagian dari menguji kompetensi dan imbalan prestasi karena mereka telah berkontribusi kepada perusahaan.

Ada pula karyawan yang menyukai tantangan baru. Terkadang ada karyawan yang berani mengembangkan potensinya dengan menduduki posisi baru di divisi lain. Misal karyawan di Tim Teknik ke Tim Purchasing.

“Kalau dia berani menyeberang karier, enggak ada salahnya merotasinya. Asal dia harus bertanggung jawab dengan pilihannya, minimal enam bulan.”

Langkah menerapkan Rotasi Pekerjaan

“Kadang hasil rotasi pekerjaan itu tidak seperti yang kami harapkan. Karena dia enggak cocok dengan pekerjaan baru, dia tambah stres, produktivitas turun, kinerja enggak maksimal, dan akhirnya resign,” lanjut cerita Dian.

Jika hal itu terjadi, perusahaan akan merugi. Karena rotasi kerja membutuhkan waktu, biaya pelatihan, dan biaya lain-lain. Untuk menghindari kerugian, HR dan tim leader dapat membentuk langkah-langkah rotasi pekerjaan.

Menginformasikan program rotasi karyawan

HR menginformasikan kepada karyawan mengenai program rotasi karyawan. Beri tahu mereka tentang tujuan dan alasan rotasi, dan menginformasikan manfaat yang akan mereka terima. Manfaat dapat berupa ilmu, keterampilan, pengalaman, dan lainnya.

Mengetahui kapasitas karyawan

Sebelum merotasi karyawan, HR juga harus mengetahui kapasitas karyawan terhadap posisi yang tersedia. Tanyakan hal itu ke tim leader tentang keterampilan, pengalaman, kelebihan, dan kekurangan kerjanya.

Mencatat progres rotasi

HR dan tim leader perlu mencatat laporan tentang progres kinerja karyawan yang dirotasi secara deskriptif. Laporan tersebut berguna sebagai data HR dan catatan untuk karyawan, sehingga mereka mengetahui progres kinerja yang telah dilakukannya.

Mengevaluasi 

HR dan leader juga harus mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala. Evaluasi dan laporan progres dapat digunakan untuk menilai kinerja karyawan. Anda juga bisa memanfaatkan hasil evaluasi untuk perencanaan suksesi perusahaan.

Penutup

Rotasi pekerjaan bukan pekerjaan instan. Perusahaan perlu merencanakan secara cermat dan strategi yang baik. Program ini juga dipandang sebagai komitmen berkelanjutan dari perusahaan yang memungkinkan karyawan untuk berkembang dan tumbuh dalam pekerjaan serta membangun jalur karir yang diinginkan.