Perubahan Organisasi: Pengertian dan 8 Langkah Melakukannya | | HR NOTE Indonesia

Perubahan Organisasi: Pengertian dan 8 Langkah Melakukannya

Perubahan organisasi selalu mewarnai dunia bisnis. Bahkan dalam satu dekade ini, tingkat perubahan organisasi cenderung meningkat lebih tinggi.

Perusahaan penasehat dan penelitian global, Gartner, melaporkan pada 2018, bahwa rata-rata perusahaan telah mengalami lima kali perubahan dalam tiga tahun terakhir

Hampir 75% organisasi berharap untuk melipatgandakan inisiatif perubahan besar yang akan mereka lakukan dalam tiga tahun ke depan.

Namun setengah dari inisiatif perubahan tersebut gagal, 34% yang berhasil, dan 16% memiliki hasil beragam.

Dengan kata lain, 50% perusahaan yang melakukan perubahan organisasi mengalami kegagalan.

Apa yang salah? Apa yang perlu dipahami para pemangku kepentingan? Lebih jelasnya, mari telaah melalui artikel kali ini.

Pengertian Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi merupakan peristiwa ketika perusahaan atau bisnis mengubah komponen utama organisasi. Sebut saja seperti memperluas divisi, menambah karyawan, budaya kerja, mengadaptasi teknologi terkini untuk beroperasi, dan masih banyak lagi.

Perubahan organisasi erat kaitannya dengan persaingan. Ini terlihat dari bentuk-bentuk perubahan organisasi yang bisa kita temukan, dikategorikan ke dalam perubahan internal dan perubahan eksternal.

Perubahan internal mencakup perubahan visi, misi, strategi, struktur organisasi, sistem, prosedur, dll. Sedangkan perubahan eksternal dapat berbentuk perubahan target pasar, branding/image, kondisi geografis, dll.

  • Tantangan utama dalam perubahan organisasi adalah mengurangi potensi gesekan serta penolakan terhadap perubahan, dengan memastikan semua karyawan memahami alasan perubahan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
  • Namun hal tersebut dapat dihindari atau diminimalisir. Caranya dengan mempersiapkan langkah sebaik mungkin.

Tipe-tipe Perubahan Organisasi

Tim manajemen perusahaan harus memahami tipe perubahan organisasi sebelum memikirkan langkah melakukan perubahan yang dimaksud.

Tujuannya untuk menyelaraskan antara tipe dan langkah yang akan dilakukan perusahaan untuk membuat suatu perubahan.

Perubahan karyawan

Tipe perubahan karyawan tak bisa dihindari. Terlebih ketika dunia dilanda pandemi covid-19. Tak sedikit perusahaan melakukan perubahan besar-besaran untuk menyelamatkan keuangannya. Maka mereka terpaksa memutuskan hubungan kerja kepada para karyawan.

Saat new normal, perusahaan akan membutuhkan dan merekrut karyawan baru. Sehingga manajemen atau HR harus mampu menjembatani antara karyawan lama dan baru agar kinerja mereka sesuai dengan perusahaan.

Perubahan seluruh organisasi

Tipe perubahan seluruh organisasi atau perubahan skala besar akan memengaruhi semua karyawan dan stakeholder.

Bahkan perubahan ini menjadi tantangan yang cukup berat bagi perusahaan. Oleh karena itu, ada baiknya manajemen membuat atau menambahkan kebijakan baru untuk menyelaraskan semua karyawan dari entry-level hingga top management.

Perubahan perbaikan

Seperti namanya, perubahan perbaikan dilakukan ketika perusahaan tidak berjalan sesuai rencana. Tim HR dan tim terkait akan mengidentifikasi perubahan yang akan dilakukan. Biasanya penerapan perubahan tersebut hanya memengaruhi mereka yang memiliki kinerja buruk.

Perubahan tak terencana

Terkadang perusahaan harus melakukan perubahan tak terencana. Hal itu terjadi ketika industri bisnis terkena dampak pandemi, bencana alam, perubahan peraturan atau undang-undang sehingga memengaruhi seluruh tenaga kerja.

Perubahan Transformasional

Tipe perubahan organisasi yang terakhir adalah perubahan transformasional. Ini adalah perubahan yang memengaruhi struktur dan mengusik kegiatan perusahaan dalam jangka waktu tertentu.

Perusahaan yang menerapkan perubahan tersebut harus menempatkan tim andal yang mampu merancang program inovatif sekaligus meminimalisir waktu adaptasi.

Di lain pihak, mereka memaksimalkan pengetahuan yang harus dipelajari oleh staf mengenai perubahan baru tersebut. 

Faktor Pendorong Perubahan Organisasi

Apa yang bisa menyebabkan perusahaan memutuskan untuk melakukan perubahan organisasi? Ternyata ada faktor-faktor yang memengaruhi perubahan organisasi.

Mereka bisa datang dari internal maupun eksternal. Ini dia faktor-faktor yang mencetus sebuah perubahan pada organisasi.

Demografi Tenaga Kerja

Demografi tenaga kerja adalah hal yang pasti memengaruhi perubahan organisasi. Ini biasanya faktor yang memengaruhi strategi retensi karyawan.

Contohnya, seiring berjalannya waktu, generasi yang mendominasi tenaga kerja akan terus berubah. Kebutuhan mereka pun berubah menyesuaikan keadaan ekonomi, sosial, hingga politik.

Mendukung kebutuhan karyawan bisa jadi faktor Anda dalam merancang strategi mempertahankan karyawan, dan perubahan sistem mungkin tidak terelakkan.

Teknologi

Teknologi adalah faktor yang paling bisa dilihat dan dirasakan oleh kita. Semakin hari selalu ada inovasi teknologi baru yang mendukung keseharian kita.

Sekarang hampir semua orang sadar bahwa pekerjaan mereka sedikit banyak bisa dibantu dengan teknologi. Akhirnya, organisasi pun mulai berani melibatkan teknologi ke dalam operasionalnya. 

Globalisasi

Perubahan yang terjadi secara global biasanya memengaruhi gerak bisnis juga. Tuntutan pasar bisa berubah sewaktu-waktu.

Jika tidak memperhatikan perubahan yang terjadi secara mendunia dengan baik, Anda akan segera tertinggal dari kompetitor. Siap tidak siap, Anda harus menyiapkan strategi dan tujuan baru. 

Pertumbuhan Perusahaan

Bahkan ketika perusahaan Anda tumbuh dengan baik sekali pun, Anda tidak bisa bergerak statis. Lagipula bagi pebisnis, akan selalu ada dorongan kuat untuk selalu melakukan lebih untuk organisasinya.

Pertumbuhan perusahaan, yang baik atau buruk, biasanya menjadi faktor pendorong perubahan organisasi paling dasar dan paling besar.

Melihat contoh kasus British Airways
  • Pada 1981, perusahaan penerbangan milik negara itu menunjuk John King sebagai pemimpin perusahaan.
  • Sejak awal, perusahaan merugi, sangat tidak efektif, dan tidak mampu memanfaatkan tenaga kerja yang berkualitas. Maka King menerapkan sejumlah perubahan di seluruh organisasi untuk memperoleh keuntungan.
  • Perubahan yang dilakukan: memutuskan hubungan kerja kepada 22.000 karyawan, mengganti pesawat lama dengan model jet terbaru, dan menghapus rute tidak menguntungkan.
  • Namun sebelumnya, ia menginformasikan kepada seluruh orang tentang alasan perubahan tersebut.

Kisah British Airways menunjukkan bahwa King berhasil membawa perusahaan yang berada pada masa-masa sulit menjadi bisnis menguntungkan.

Hal itu tak lepas dari keterampilannya dalam berkomunikasi dan memimpin organisasi.

8 Langkah Melakukan Perubahan Organisasi

Perubahan itu penting meskipun sulit. Dalam area bisnis, perubahan yang sukses harus didahului dengan langkah-langkah yang tepat.

Ia menguraikan bagaimana menerapkan perubahan secara sistematis dan efektif dalam suatu organisasi.

1. Menciptakan urgensi

Langkah pertama dalam perubahan organisasi adalah menciptakan urgensi atau hal yang sangat mendesak pada semua orang.

Tim perubahan akan membuat karyawan hingga manajer membutuhkan perubahan atau perubahan adalah hal penting untuk pertumbuhan perusahaan.

Tanpa dukungan mereka, perubahan akan sulit tercapai. Oleh karena itu, perusahaan harus menyiapkan sekaligus mendukung inisiatif perubahan, seperti melakukan analisis SWOT hingga diskusi secara berkala dan tak ragu meminta bantuan para ahli, jika membutuhkannya.

2. Menyusun tim 

Langkah berikutnya menyusun –misal berdasarkan divisi– untuk menyatukan tim yang kompeten dengan keterampilan, kualifikasi, reputasi, koneksi, dan kekuatan yang tepat. Langkah ini akan menciptakan rasa kepemimpinan dalam perubahan serta memengaruhi pemangku kepentingan.

Setelah itu, semua tim harus memahami kebutuhan untuk berubah, memiliki misi dan tujuan, mempunyai ide yang jelas tentang peran dan tanggung jawab, hingga mengetahui faktor risiko dan tantangan terkait perubahan.

3. Menciptakan visi dan strategi 

Tujuan langkah ini adalah menciptakan visi yang realistik dan strategi yang efektif guna membantu seluruh tim berhasil mencapai perubahan.

Hal-hal yang bisa dilakukan antara lain menyelaraskan nilai-nilai perusahaan terhadap perubahan, menggunakan data-data sebagai pendukung perubahan, dan memastikan visi serta strategi dipahami oleh semua orang.

4. Komunikasi rencana perubahan

Manajemen wajib mengkomunikasikan visi dan strategi perubahan kepada seluruh anggota. Berikan kesempatan masing-masing orang untuk menyampaikan pendapat atau kegelisahan ketika mereka menghadapi perubahan.

Misal perubahan cara kerja dari atasan ke bawahan. Dengan demikian mereka tak ragu untuk mendukung dan menerima perubahan sistem di perusahaan.

5. Menyingkirkan masalah

Ketika mengimplementasikan perubahan seluruh organisasi, kemungkinan masalah akan sering muncul. Masalah bisa datang dari karyawan yang menolak perubahan, manajer yang melemahkan sistem, peraturan perusahaan, dan lainnya.

Maka yang dibutuhkan langkah ini adalah tim yang telah disusun membantu manajemen untuk mengidentifikasi sekaligus menyingkirkan masalah di atas. Dalam proses perubahan organisasi, tim akan menerapkan:

  • Pemberdayaan para karyawan untuk melakukan kinerja terbaik dalam menghadapi perubahan melalui program pelatihan, pendampingan, dan pembinaan.
  • Memastikan visi perubahan baru sesuai dengan proses, struktur, peraturan, hingga penghargaan perusahaan terhadap karyawan.

6. Rayakan kesuksesan jangka pendek

Hasil perubahan organisasi tak serta merta terjadi dalam hitungan hari. Proses ini membutuhkan waktu. Untuk menjaga semangat karyawan, ada baiknya merayakan kesuksesan jangka pendek yang diperoleh karyawan.

Langkah ini penting, karena memberikan penghargaan dan contoh kepada karyawan lain.

7. Mempertahankan perubahan

Untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam proses perubahan, semua orang harus mampu mempertahankan perubahan itu sendiri.

Artinya, leader memastikan anggota timnya bekerja mencapai target sambil mengukur kemajuan dan tetap menjaga komunikasi.

8. Menjadikan perubahan sebagai budaya

Langkah terakhir yaitu menjadikan perubahan sebagai budaya perusahaan. Adapun implementasi perubahan antara lain mengidentifikasi dan menggabungkan nilai yang memperkuat perubahan serta memperbaiki proses perubahan yang harus sejalan dengan budaya baru di tubuh perusahaan.

Menilai Budaya Organisasi Terhadap Perubahan

2020-2021 merupakan tahun penuh gejolak bagi pelaku usaha karena pandemi COVID-19. Banyak ahli meneliti pandemi masih berlangsung di tahun depan.

Di tengah ketidakpastian yang berkepanjangan, organisasi harus memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengembangkan bisnis dan talenta.

Selain itu, organisasi juga harus menilai ulang budayanya terhadap perubahan. Apakah masih relevan atau tidak?

Karena perubahan organisasi terkait dengan budaya organisasi, yang mencerminkan seperangkat perilaku, harapan, dan tujuan bersama, maka manajemen dan HR wajib memahami budaya organisasi sebelum melakukan perubahan.

Dengan demikian tim manajemen akan menilai menilai budaya saat ini. Jika organisasi perlu berubah, maka apa yang melandasi perubahan, apakah data-data tersedia, dan apakah perubahan sesuai dengan nilai, visi, misi, atau tidak.

Penutup

Mengimplementasikan perubahan organisasi tidaklah mudah. Upaya perubahan membutuhkan persiapan, kegigihan, dan kesabaran yang tidak sebentar.

Dengan menjalankan 8 langkah tersebut membuat perusahaan berada di jalurnya untuk meningkatkan kinerjanya.

Comment