Digital transformation bukanlah proses yang mudah dan hanya dilakukan dalam sekejap. Pasalnya, ketika perusahaan memasuki babak digital transformation, maka mereka berkomitmen jangka panjang untuk menjadi fleksibel dan mudah beradaptasi terhadap perubahan.

Perubahan adalah hal konstan dan terkadang mengganggu, sehingga kemampuan beradaptasi adalah hal penting. Salah satu perubahan yang dapat kita lihat adalah pandemi. Pandemi Covid-19 telah mengajarkan semua orang bagaimana beradaptasi sekaligus memanfaatkan peluang baru untuk bertahan.

Di tengah situasi tak menentu, upaya digital transformation berkelanjutan akan membangun organisasi tangguh untuk berkembang di masa depan. Jika Anda menginginkan hal tersebut, terapkan langkah-langkah digital transformation dan belajar dari pengalaman Ignasius Jonan, Direktur Utama PT Kereta Api Indonesia (KAI) (Persero) periode 2009-2014, yang sukses melakukan transformasi pada karyawan maupun pelanggan.

Digital Transformation Bagi HR

Banyak perusahaan yang melakukan digital transformation. Baik untuk eksternal (pelanggan) maupun internal (operasional perusahaan dan karyawan). Tak terkecuali di divisi HR.

IBM, contohnya. Perusahaan teknologi tersebut telah melakukan digital transformation di divisi HR. Mereka meluncurkan platform pembelajaran digital yang memberi karyawannya pengalaman sesuai kebutuhan.

Namun apa itu digital transformation untuk HR dan apa tujuannya, mari simak penjelasan di bawah ini.

Definisi digital transformation

Digital transformation merupakan perubahan budaya, organisasi, dan operasional di suatu industri atau ekosistem melalui integrasi teknologi digital secara bertahap dan strategis. 

Digital transformation juga didefinisikan sebagai transisi bisnis yang didasarkan pada proses manual tradisional ke bisnis yang memiliki teknologi sebagai intinya. Sedangkan transformasi digital HR adalah proses operasional menjadi otomatis dan berbasis data.

Namun baik bisnis maupun HR, transformasi digital mengubah budaya dan pola pikir suatu organisasi. Transformasi juga harus dilakukan dengan tujuan yang jelas, bukan sekadar ikut-ikutan.

Tujuan digital transformation

Adapun tujuan digital transformation adalah menciptakan kemampuan untuk memanfaatkan peluang teknologi baru yang berdampak lebih cepat, lebih baik, dan dengan cara yang lebih inovatif di masa depan.

Untuk meraih tujuan tersebut, transformasi digital membutuhkan roadmap yang jelas dan melibatkan berbagai pemangku kepentingan. Dengan cara itu, perusahaan dapat memantau perjalanan transformasi.

Di sisi lain, HR juga bertanggung jawab atas transformasi tersebut, seperti menggunakan otomatisasi dan mengelola data (seperti rekrutmen, payroll, tunjangan, manajemen kinerja, learning and development, hingga pemberian reward), serta bekerja sama dengan Tim IT untuk mengamati proses transformasi digital yang berkelanjutan.

Manfaat Digital Transformation

Seperti yang telah disinggung di atas. Tim HR berperan penting dalam menerapkan digital transformation secara internal.

Karena HR lebih berorientasi pada aspek manusia –seperti mengubah pola pikir dan membantu menciptakan budaya baru secara digital– maka perusahaan dan karyawan yang akan memperoleh manfaatnya.

Manfaat digital transformation adalah:

Kecepatan

Solusi digital dapat memberikan kecepatan kerja para karyawan, sehingga mereka lebih produktif dan perusahaan berkembang lebih baik.

Misal menyediakan portal internal yang memungkinkan para karyawan mengecak peraturan perusahaan, mengisi sekaligus menganalisis penilaian kerja, formulir administrasi, hingga mengajukan pertanyaan kepada HR.

Kesederhanaan

Dengan transformasi digital, pekerjaan karyawan tak hanya lebih cepat melainkan proses kerja lebih sederhana. Contohnya HR tak perlu lagi menghitung kinerja dan gaji karyawan dengan Excell, karena ia bisa menggantikannya dengan otomatisasi HRIS.

Bebas dari tugas yang berulang

Tak ada lagi tugas yang harus dilakukan berulang kali. Sehingga HR dapat melakukan tugas lain dengan lebih kreatif.

Misalnya perusahaan menggunakan sistem enterprise resource planning (ERP) untuk menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas

Data-driven 

Dunia digital mendorong HR untuk bekerja berdasarkan data (data-driven) termasuk mengambil keputusan. 

Dengan data, HR dapat melacak dan menganalisis kebutuhan karyawan dan tren yang sedang terjadi di dunia HR. Seperti data penilaian kerja dan survei karyawan menjadi referensi untuk mengadakan program training and development.

7 Langkah Menerapkan Digital Transformation Bagi HR

Jika manajemen ingin menerapkan digital transformation di seluruh perusahaan, bagaimana dengan Tim HR? Dari mana memulainya?

Dalam situasi tersebut, tentunya, Tim HR mendukung langkah manajemen. Langkah-langkah di bawah ini dapat membantu tim Anda untuk menerapkan transformasi:

1. Menentukan tujuan

Langkah awal adalah menentukan tujuan mengapa harus menggunakan sistem baru yang serba digital, menetapkan target, mengukur hasilnya, dan apakah hal itu menunjang bisnis. Misal menggunakan software berbasis AI untuk merekrut kandidat terbaik, produktivitas tinggi, sehingga pendapatan bisnis dapat berlipat ganda.

2. Pemimpin bertanggung jawab

Manajer HR harus menjadi pemimpin bertanggung jawab terhadap transformasi ini. Ia akan berurusan dengan perubahan sistem HR sekaligus menghadapi para karyawan secara langsung.

3. Membutuhkan ahli

Jika tim Anda membutuhkan ahli untuk melakukan pekerjaan tertentu, maka langkah berikutnya mempekerjakan tenaga paruh waktu atau menyewa konsultan IT. Misal perusahaan menggunakan software berbasis AI, Anda bisa menyewa konsultan IT untuk transfer ilmu sekaligus memahami fitur-fiturnya untuk meningkatkan kinerja tim.

4. Menetapkan timeline

Setiap proses kerja harus diberikan waktu untuk menunjukkan hasilnya kepada perusahaan. Oleh karena itu, Anda dan tim wajib menetapkan timeline kerja. Contohnya tetapkan waktu tiga bulan pada Applicant Tracking System (ATS) untuk menyaring kandidat baru, setelah itu review bagaimana hasil software.

5. Melibatkan C-level

Bila divisi Anda ingin menerapkan digital transformation –perusahaan belum fokus pada transformasi HR– maka libatkan C-level. Berikan alasan kepada board of directors (BOD) pentingnya perusahaan berinvestasi pada software HR (HRIS, ATS, dan lainnya). Misalnya HRIS untuk untuk meningkatkan dan memajukan kinerja para karyawan secara berkelanjutan.

6. Menyiapkan anggota tim

Anand Shankar, Human Capital Partner di Deloitte India, mengatakan untuk membuat “tim terdepan” dalam transformasi digital, tim yang memulai proses baru sebisa mungkin tidak mengganggu tim lain yang menggunakan cara manual.

Jadi tim Anda harus menunggu hingga tim tersebut siap. Ketika mereka siap, tim Anda bisa mentransfer ilmu digital kepada mereka. Jika tim Anda menerapkan transformasi digital secara sporadis saat tim lain belum siap cenderung mengakibatkan kegagalan lebih tinggi.

7. Menciptakan budaya digital

Inti dari digital transformation bagi HR terletak pada penciptaan budaya digital. Misal keputusan pemberian reward berdasarkan data dari HRIS atau ATS berbasis AI dapat mengurangi waktu pengisian data secara manual.

“Untuk memastikan transformasi digital yang lancar, penting bagi organisasi untuk mengutamakan karyawan mereka, bukan teknologi. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengadopsi teknologi baru, bukan sebaliknya, untuk membuat adopsi lebih lancar. Organisasi IT internal kami menyediakan teknologi baru bagi mereka yang menginginkannya, kemudian mengandalkan mereka untuk mempromosikannya. Karena perubahan sering kali lebih diterima dari rekan-rekan daripada ketika didorong dari atas,” kata Andrew Wilson, CIO Accenture.

Tip Digital Transformation dari Ignasius Jonan

Foto: Dok. ESDM.go.id.

Dalam webinar SWA HR Excellence 2021 pada Jumat (20/08/2021), Ignasius Jonan, Direktur Utama PT Kereta Api Indonesia (KAI) (Persero) periode 2009-2014, memberikan tip menjalankan digital transformation berdasarkan pengalaman kerjanya.

Belajar ilmu baru

Jonan mengutip Jerome Powell, Gubernur Bank Sentral Amerika Serikat, yakni ‘We’re not going back to the same economy’. 

“Walaupun pandemi ini selesai, perekonomian ini enggak akan sama lagi. Jadi orang-orang yang dulunya memulai karier dengan mesin ketik kayak saya, ini mesti belajar ilmu baru,” ucapnya.

Manusia adalah kunci

Jonan mengatakan bahwa kunci digital transformation adalah sumber daya manusia (SDM). Ia memastikan mereka mampu beradaptasi dengan kultur baru sebelum melalui transformasi digital.

“Kunci dari transformasi digital itu adalah orang dan manajemen, bukan teknologi. Dulu, saya menerapkan digitalisasi luar biasa di KAI. Pertama kali orang bisa menggunakan e-money sebagai pembayaran alat transportasi itu di republik ini. Bayangin, dimulainya di KAI yang sederhana. Buktinya bisa kan? Itu mulainya 2012. Tapi tiga tahun sebelumnya, saya menerapkan dan mengubah kultur KAI, mengubah orang-orang di sana, sehingga siap menerapkan ini kepada pelanggan. Kalau kita tidak mengubah kultur yang baik, tapi langsung menerapkan digital transformation, saya kira kegagalannya besar. Kalau mau jujur, banyak perusahaan yang IT spending-nya besar sekali, tapi hasilnya enggak kerasa,” cerita Jonan ketika memimpin PT KAI (Persero).

Fokus ke pelanggan

Menurut Menteri ESDM periode 2016-2019, jika ingin transformasi digital, jangan fokus pada kompetitor, melainkan fokus pada kebutuhan pelanggan. Supaya mereka lebih nyaman menggunakan jasa dan layanan perusahaan terus ditingkatkan.

Melakukan hal berbeda

“Ini bahasa sederhananya Albert Einstein ‘Insanity, doing the same thing over and over again and expecting different results’. Jadi, if you expect different results, you have to do different things.”

Praktik itu wajib

Pria lulusan Tufts University menganjurkan jika ingin melakukan transformasi, ubah yang prinsip yang mendasar saja dan dilakukan secara nyata (praktik).

“Yang dikatakan B.K.S. Iyengar betul, Transformation is sustained change and it is achieved through practice, harus praktik jangan hanya omong-omong.”

Tak perlu menyalahkan

Jika menghadapi hambatan, pemimpin yang melakukan transformasi tak perlu menyalahkan anggota tim atau pemimpin lain.

“Saya hanya ingin mengingatkan saja, kalau ingin digital transformation itu enggak bisa menyalahkan ini, menyalahkan itu, enggak usahlah, mulai lihat ke depan.”

Terima pujian dan kritikan

Saat melakukan digital transformation, terkadang pemimpin atau seorang praktisi tidak mau menerima kritik. Menurut Jonan, hal itu kurang baik.

Jika Anda menerima kritikan, terima pula kritikan. Karena hal tersebut sebagai bahan koreksi atau introspeksi diri ketika menjalankan transformasi.

Penutup

Teknologi akan selalu berubah. Namun manusia berubah lebih cepat, seperti keinginan, cara melakukan sesuatu, dan bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain.

Bila sebuah perusahaan berencana menerapkan digital transformation, mereka membutuhkan keduanya. Dan, hanya ada satu orang dalam sebuah organisasi dalam posisi terbaik untuk memastikan perkawinan antara digital dan transformasi.