Dalam organisasi, tim HR wajib menguasai project management. 

Penguasaan tersebut sangat berguna bagi tim HR dalam menjalankan tugas. Pasalnya, setiap hari tim bertemu dengan karyawan yang memiliki keterampilan dengan tanggung jawab berbeda. 

Dengan project management, tim HR memiliki kemampuan untuk mengelola proyek yang bersinggungan dengan tugas-tugas HR maupun tim lain. Hasilnya, tim dapat bekerja lebih baik sesuai tujuan. 

Bahkan Anda mampu mengidentifikasi kekurangan perusahaan dan pelacakan tugas untuk mengukur biaya dan profitabilitas dari sebuah proyek. 

Bagi manajer HR, saatnya, Anda menularkan ilmu project management kepada anggota tim.

Definisi Project Management

Project management didefinisikan sebagai kerangka kerja untuk memandu tim untuk mengelola, mengatur, dan memimpin sebuah proyek agar mencapai keberhasilannya.

Di dalamnya, termasuk membantu tim untuk memahami tujuan, memilih tools yang tepat, dan menggunakan metode yang sesuai dengan tujuan. Sedangkan, tujuan project management adalah menghasilkan proyek yang telah memenuhi tujuannya.

Di ranah pekerjaan HR, project management dapat diaplikasikan untuk mengerjakan tugas sehari-hari maupun jangka panjang. Misalnya, proses rekrutmen, membuat aplikasi internal, dan mengeksekusi learning and development.

Apa Pentingnya Penguasaan Project Management Bagi HR?

Seorang staf HR akan sering diminta oleh tim lain untuk terlibat dalam proyek internal. Ia juga banyak terlibat dalam proyek organisasi lebih luas.

Biasanya, proyek tersebut akan berdampak terhadap cara kerja karyawan atau budaya organisasi. 

Saat staf HR terlibat dalam suatu proyek, ia akan menjumpai berbagai individu dengan keterampilan dan ilmu berbeda. Yang mana hal itu ikut memengaruhi cara kerja masing-masing orang.

Tanpa penguasaan project management, ia dan anggota lain kurang memahami alur kerja atau proyek, sehingga proyek bisa berjalan kurang efektif.

Meningkatkan alur kerja

Laporan Project Management Institute (PMI) pada 2020 mencatat sebesar 11,4 persen dari setiap dolar yang diinvestasikan dalam proyek terbuang percuma karena kinerja atau manajemen buruk.

Jika memprioritaskan penggunaan project management yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan alur kerja secara proaktif dan berkelanjutan.

Perusahaan juga menghindari kesalahan dan mengeluarkan terlalu banyak biaya. Misalnya, tim membuat rencana kepegawaian, posisi yang dibutuhkan, dan menghitung biaya perekrutan.

Leadership dan motivasi

HR dengan penguasaan project management akan memiliki keterampilan leadership dan motivasi. 

Ia juga lebih mengenal produk atau layanan baru, peningkatan pendapatan, hingga memahami tujuan perusahaan. Dengan demikian, ia dapat menjalankan proyek dengan baik dan mengajarkan project management ke rekan kerjanya.

Misalnya, tim IT akan mengembangkan piranti lunak untuk administrasi karyawan, maka tim IT melibatkan tim HR untuk berdiskusi tentang jenis, cara kerja, serta penggunaan sistem administrasi yang ramah pengguna.

5 Fase Project Management Bagi HR

Project management dapat membantu tim HR meningkatkan produktivitas. Terutama ketika tim harus mengerjakan lebih dari satu proyek, seperti proyek IT dan tugas HR yang sedang berjalan.

Untuk mencapai itu, tim HR harus perlu memahami fase project management, yaitu:

#1 Initiating

Seperti proyek pada umumnya, persiapan sebelum proyek berjalan merupakan poin vital. Karena Anda harus memastikan proyek akan berlangsung tepat waktu sekaligus sesuai bujet.

Jadi, fase initiating untuk menentukan dasar proyek, seperti:

• Cakupan proyek: memastikan hal-hal yang akan diselesaikan dan yang tidak serta menetapkan batasan-batasan spesifik.
• Ikhtisar proyek tingkat tinggi: mempertimbangkan sumber daya, waktu, dan tujuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek, termasuk memantau persyaratan dari waktu ke waktu.
• Bujet: menghitung seberapa banyak bujet yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

#2 Planning

Di fase planning, HR menetapkan milestone dan tanggal penyelesaian akhir. Dengan penentuan waktu, Anda membantu anggota tim bekerja dengan tujuan yang sama. 

Tak hanya itu, planning juga menetapkan:

• Menyeleksi anggota tim.
• Menguraikan tujuan.
• Mengestimasi sumber daya.
• Menentukan kegiatan terkait.

Fase ini mengharuskan tim Anda memilih metodologi project management yang akan digunakan, sehingga meminimalisir kesalahan. Misalnya, Waterfall, Agile, PMBOK, Scrum, Lean, atau Kanban. 

#3 Executing

Seperti namanya, executing adalah menyelesaikan suatu pekerjaan. Selama fase tersebut, Anda akan merinci semua detail rencana proyek atau hasil proyek terhadap produk/jasa dan membawanya ke hadapan stakeholder. 

Fase ini akan dilakukan bersamaan dengan fase selanjutnya, yakni monitoring atau controlling. Juga akan menuntut Anda untuk mengelola alur kerja, merekomendasikan perubahan, dan tindakan korektif.

#4 Monitoring atau Controlling

Menurut PMI, ini merupakan fase krusial di setiap siklus hidup proyek. Karena monitoring atau controlling membantu manajer proyek menentukan, bahwa mereka ada di titik mana dalam proyek atau di mana mereka harus berada sesuai dengan rencana proyek.

Monitoring efektif membutuhkan:

• Pemeriksaan yang reguler dan konsisten.
• Penggunaan tools dokumentasi proyek atau pelacakan kerangka kerja yang tepat. Misalnya, Kanban, Gantt, dan lainnya.

Semakin visual dan real time tools-nya, maka akan lebih baik bagi tim karena memudahkan untuk saling berkomunikasi.

#5 Closing

Ini adalah fase terakhir dari sebuah proyek. Terkadang terkenal sebagai fase ‘project delivery’.

Closing adalah saat tim menyelesaikan semua aktivitas dan mengirimkan produk akhir kepada stakeholder atau manajemen. Closing akan memuat:

• Kilas balik atau audit lengkap tentang apa yang berjalan dengan baik, yang tidak berjalan sesuai rencana, serta masukan bagi tim dan proyek yang akan datang.
• Terkadang membuat kesimpulan dari setiap kontrak atau perjanjian dengan klien.

5 Kiat HR Kelola Project Management yang Efisien

Project management bukan proses yang sederhana. Ini adalah rangkaian kinerja yang kompleks, yang menuntut kepemimpinan dan perhatian yang kuat.

Di wilayah HR pun demikian, manajer HR masih menghadapi kendala ketika mengawasi anggota timnya yang sedang menyelesaikan suatu inisiasi. Maka, tim HR harus mampu mengelola project management secara efisien. 

Ketahui keterampilan yang dibutuhkan

Anda bersama tim harus membuat detail tugas dalam sebuah proyek. Lalu, tentukan keterampilan apa saja yang dibutuhkan dan diharapkan untuk mengelola tugas tersebut.

Setelah itu, putuskan anggota mana yang akan bergabung dengan tim proyek. Anda harus memastikan mereka memenuhi spesifikasi keterampilan yang dibutuhkan.

Mengatur anggota tim

Pastikan, semua anggota tim mengetahui tujuan utama, peran, dan tanggung jawab masing-masing di proyek tersebut.

Pengaturan ini akan lebih baik, jika Anda memberikan aplikasi project management agar semua anggota bisa saling melihat jadwal, detail tugas, dan kemajuan proyek secara rinci.

Mempromosikan budaya transparansi

Budaya transparansi yang kuat akan membuat manajer dan anggota tim dan pemimpin saling mengandalkan dan memiliki sense of ownership atas sebuah proyek.

Mempromosikan transparansi dimulai dari melibatkan anggota tim dalam proses perencanaan, menggunakan aplikasi project management, dan memberikan mereka kepercayaan atas tugas dan hasil menggunakan alur kerja yang dipilih.

Hal itu membuat anggota tim mampu mengelola diri sendiri lebih efektif dan lebih memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan.

Dorong tim untuk aktif berpartisipasi 

Pastikan, semua anggota terlibat secara aktif dalam setiap sesi pengambilan keputusan. Karena keputusan tersebut tak hanya berpengaruh terhadap proyek, tetapi bermanfaat bagi organisasi secara luas.

Gunakan tools yang tepat

Penggunaan tools yang tepat membantu tim menyelesaikan proyek. Tools juga akan memantau dan mengontrol kualitas kinerja seluruh tim dengan lebih cepat. 

Namun, sebelumnya, tentukan metodologi atau kerangka kerja yang tepat. Hal itu akan memengaruhi cara kerja untuk mencapai tujuan.

Realistis 

Jika Anda ingin tim tetap produktif, buat jadwal dan tugas kerja yang realistis. Karena bagaimanapun Anda dan tim membutuhkan work-life balance. 

Untuk menghindari perubahan tak terduga atau peralihan tugas tidak realistis, sebaiknya tim melibatkan manajemen dan anggota tim berpengalaman dalam fase initiating dan planning.

Biasanya, mereka membantu tim dalam mengatur cakupan tugas dengan lebih jelas sekaligus mendukung finansial, termasuk menghitung biaya proyek dari awal hingga akhir.

Berikan umpan balik

Mengingat interaksi tim adalah hal sangat penting, maka Anda perlu memberikan umpan balik kepada anggota. Bantu mereka menyelesaikan masalah internal dan dorong mereka untuk mendukung satu sama lain.

Upaya tersebut bermanfaat untuk meningkatkan kualitas komunikasi dan hubungan emosional antara Anda dan anggota, terlepas mereka sukses atau gagal dalam penyelesaian tugas.

Penutup

Tim HR adalah salah satu elemen inti dalam perencanaan proyek di perusahaan. Oleh karena itu, HR wajib menguasai project management, di mana hal itu menjadi bekal untuk memecahkan masalah di proyek kerja atau lingkungan kerja yang lebih luas lagi.