5 Jenis Perubahan Organisasi dan Contohnya | | HR NOTE Indonesia

5 Jenis Perubahan Organisasi dan Contohnya

perubahan organisasi

Perubahan organisasi tidak dapat dihindari. Mengingat kondisi ekonomi dan bisnis terus berubah.

Saat COVID-19 menjadi pandemi, kondisi itu seolah “mendesak” organisasi di mana pun untuk membuat perubahan. Idealnya, perubahan organisasi bertujuan untuk mempertahankan bisnis sekaligus melindungi semua asetnya. Tak terkecuali para karyawan.

Namun sebelum organisasi berubah, jajaran pemimpin akan menentukan jenis perubahannya. Selanjutnya, manajemen dan tim HR akan mengimplementasikan rencana dan/atau kebijakan perubahan organisasi untuk hasil terbaik.

Artikel kali ini akan membahas tentang jenis perubahan organisasi plus contohnya serta tantangan yang harus dihadapi oleh organisasi sebelum berubah.

Apa Saja Tantangan Perubahan Organisasi?

perubahan organisasi

Berdasarkan University of Minnesota, perubahan organisasi didefinisikan sebagai pergerakan organisasi yang mengubah komponen utamanya dengan melibatkan struktur, strategi, kebijakan, prosedur, teknologi, atau budaya perusahaan.

Perubahan organisasi dapat direncanakan beberapa tahun sebelumnya atau bisa saja dilakukan secara mendadak karena perubahan lingkungan. Pandemi COVID-19, misalnya. 

Perubahan organisasi bisa dilakukan secara besar-besaran dan menyeluruh, kecil dan bertahap, atau di antaranya. Yang perlu diperhatikan, menjalankan perubahan organisasi bukan hal mudah. 

Organisasi akan menghadapi tantangan perubahan organisasi, yakni pemimpin, manajemen, dan komunikasi buruk.

Pemimpin 

Satu masalah berulang adalah para pemimpin gagal yang mendukung karyawan selama proses perubahan

Terkadang, karyawan merasa tidak memerlukan perubahan, karena pekerjaan mereka sudah berjalan baik saat ini. Apalagi perubahan itu untuk menghindari masalah di masa depan yang belum terjadi. 

Kondisi lain, mereka telah melihat perubahan yang digaungkan oleh organisasi sebelumnya. Namun tidak ada perubahan atau justru memperburuk bisnis atau keuangan internal.

Maka ketika mendengar inisiatif perubahan organisasi, mereka bersikap skeptis maupun sinis.

Manajemen 

Menurut Innovation Management Club, inisiatif perubahan yang dimulai oleh level C dan manajemen atas tidak berjalan lancar.

Karena, terkadang, perubahan itu berhenti di tingkat manajemen menengah tidak memahami visi dan misi, kepala departemen tidak mendukung proses tersebut, dan manajer tidak mau mendengarkan ide untuk perubahan dari anggota timnya.

Komunikasi buruk

Komunikasi dari manajemen atas ke karyawan dapat berjalan buruk. Penyebabnya, manajemen atas tidak mampu berkomunikasi dengan baik tentang proses perubahan organisasi ke manajemen menengah hingga karyawan garis depan. 

Dampak komunikasi buruk itu akan menghasilkan pemahaman buruk pula. Misalnya, karyawan tidak memahami proses atau mengatasi rintangan perubahan.

Apa Yang Bisa Dilakukan?

Pada dasarnya, tantangan akan selalu ada di setiap perubahan. Hal itu juga dapat diatasi agar tujuan perubahan kembali ke jalurnya.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, manajemen dan HR dapat melakukan:

  • Menjelaskan visi dan misi perubahan ke dalam implementasi pekerjaan.
  • Meyakinkan karyawan bahwa inisiatif perubahan untuk kebaikan mereka.
  • Membudayakan umpan balik karyawan atas proses perubahan.
  • Mempromosikan perubahan dengan daya tarik emosional untuk mendukung profesionalitas karyawan.
  • Menekankan tantangan perusahaan di pasar dan menunjukkan cara perubahan dapat mengatasinya.
  • Memberikan contoh kesuksesan perubahan organisasi lain yang sesuai dengan organisasi Anda.
  • Memberikan waktu kepada karyawan untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan dan biarkan mereka melakukan dengan cara menyenangkan.

5 Jenis Perubahan Organisasi Beserta Contohnya

perubahan organisasi

Anda dapat mengatakan bahwa perubahan organisasi merupakan kebutuhan bisnis. 

Pasalnya, ada momen pergantian karyawan, angkatan kerja baru bermunculan, bisnis mengadopsi teknologi baru, pembentukan tim atau divisi baru demi pertumbuhan perusahaan, hingga merespon situasi terkini.

Nah, bagaimana dengan organisasi Anda? Apakah organisasi sedang mempersiapkan perubahan? 

Jika, ya, apa jenis perubahan organisasi yang dipilih? Mengingat masing-masing jenis memerlukan strategi berbeda.

Berikut ini jenis perubahan organisasi beserta dengan contohnya:

#1 Perubahan Transformasional

Perubahan organisasi ini memengaruhi struktur dan mengusik kegiatan perusahaan dalam jangka waktu tertentu

Semua perubahan akan berpengaruh terhadap beberapa aspek perusahaan, tetapi tidak semua perubahan bersifat transformasional. 

Jika organisasi menginginkan hasil maksimal, Anda dan tim perlu mengidentifikasi tujuan akhir serta merencanakan pencapaian. Anda juga memerlukan persiapan dan manajemen perubahan yang berkelanjutan.

Contoh perubahan transformasional:

1. Memperbarui misi perusahaan

Saat pertama kali perusahaan diluncurkan, misi akan berfokus untuk memperoleh klien dan pendapatan sesuai target.

Begitu organisasi berubah, biasanya, misi berubah, seperti meningkatkan pendapatan atau diversifikasi produk atau jasa.

2. Memperkenalkan teknologi baru

Ketika perusahaan ingin memperkenalkan teknologi baru, Anda harus memiliki rencana solid untuk transisi

Misalnya, perusahaan ingin menggunakan jasa layanan HRIS. Maka tugas tim Anda adalah memberikan alasan mengapa HRIS sangat diperlukan oleh perusahaan dan karyawan, menjelaskan apa yang membuat HRIS lebih baik dari layanan sebelumnya, dan bagaimana perusahaan mendukung kinerja karyawan selama masa transisi.

3. Pelatihan keterampilan baru

Pelatihan keterampilan baru adalah cara yang bagus untuk mendukung pertumbuhan karyawan sekaligus membantu perusahaan berkembang. Seperti memberikan pelatihan keterampilan baru untuk memperbaiki kinerja karyawan.

#2 Perubahan Struktural

Perubahan struktural atau perubahan menyeluruh melibatkan perubahan besar dalam hierarki manajemen, organisasi tim, hingga tanggung jawab termasuk karyawan, divisi, dan tim yang berbeda. 

Contoh perubahan struktural:

1. Merger dan akuisisi

Merger dan akuisisi adalah contoh paling umum dari perubahan struktural

Perubahan ini akan menimbulkan redudansi peran, mendefinisikan ulang tujuan organisasi, mendefinisikan peran dan tanggung jawab baru dengan jelas, dan memberikan pelatihan teknologi. 

Dalam proses ini, Anda perlu berkomunikasi secara intens dan mendorong umpan balik dari karyawan.

2. Pembentukan tim atau divisi baru

Jika manajemen membentuk tim atau divisi baru, persiapkan tim Anda untuk menghadapi ketegangan. Karena ada pergeseran personel dan tugas untuk mendukung tim baru.

Untuk menghadapi ketegangan, Anda dapat menjelaskan tujuan dan manfaat pembentukan tim atau divisi baru serta soroti hal-hal positif.

3. Perubahan bagan organisasi

Pembentukan divisi atau peran baru akan mengubah bagan organisasi.

Jadi, sebelum memindahkan karyawan ke divisi baru, jelaskan perubahan ke mereka bahwa perusahaan segera melakukan hal itu untuk menghindari masalah di kemudian hari.

#3 Perubahan People-centric

Perubahan people-centric atau perubahan karyawan memengaruhi kinerja karyawan. Karena, terkadang, perubahan itu berpengaruh terhadap kondisi emosional karyawan.

Menurut Change Curve ala Kübler-Ross, terdapat lima tahap respon alami seseorang yang mengalami perubahan dalam hidupnya, yakni penyangkalan, kemarahan, tawar-menawar, depresi, dan penerimaan.

Contoh perubahan people-centric:

1. Rekrutmen karyawan baru

Tim HR beralih menggunakan piranti lunak yang mempermudah pelatihan dan onboarding karyawan baru.

Dengan alat tersebut, Anda akan mengetahui pengalaman kerja, beban kerja, kerjasama antar tim, kesenjangan keterampilan, dan lainnya.

2. Perubahan peran dan tanggung jawab

Peran dan tanggung jawab pekerjaan akan berkembang dari waktu ke waktu.

Maka karyawan membutuhkan pelatihan tambahan dan mendorong untuk meningkatkan komunikasi, agar mereka mampu menjalankan tugas dengan baik.

#4 Perubahan Perbaikan

Perubahan perbaikan terjadi ketika masalah diidentifikasi dan solusi dirancang untuk mengatasi masalah. Jenis perubahan ini bersifat reaksioner. 

Perubahan perbaikan mungkin tidak ideal, tetapi tidak terelakkan. Namun bermanfaat untuk menilai keberhasilan dengan cepat dan sederhana.

Contoh perubahan perbaikan:

1. Menangani posisi lowong

Ketika seseorang di posisi kunci resign, tim HR harus mencari kandidat baru.

Jika Anda belum memiliki kandidat, tak ada salahnya untuk menggunakan jasa recruitment agency atau employee referral untuk mengisi kekosongan secepatnya.

2. Mengatasi masalah pelanggan

Perusahaan gim, Activision beralih menggunakan digital tool untuk melacak cuitan dan percakapan media sosial yang relevan dari pengguna secara otomatis. 

Sebelumnya, perusahaan memiliki tim yang bertugas menjawab pertanyaan dan umpan balik dari pelanggan setiap merilis gim baru. Dengan digital tool, perusahaan mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan pada saat yang sama.

#5 Perubahan Tak Terencana

Ada kalanya, organisasi melakukan perubahan tak terencana. Biasanya, perubahan tak terencana disebabkan oleh perubahan peraturan atau undang-undang, pandemi COVID-19, atau kejadian lainnya.

Contoh perubahan tak terencana:

Ketika terjadi bencana alam, kegagalan produk baru, dan kesalahan PR menangani masalah yang berujung viral atau perusahaan menjadi bahan pembicaraan buruk di media sosial, organisasi perlu mempertimbangkan untuk melakukan beberapa perubahan.

Penutup 

Perubahan organisasi tidak terjadi dalam semalam. Tim HR dan manajemen wajib memantau proses tersebut.

Dari proses, tim dapat melihat penyesuaian diri karyawan, kerja sama antar tim, umpan balik, respon emosional karyawan terhadap perubahan, dan peran kepemimpinan level C. 

Dengan demikian, tim Anda dapat memberikan solusi kepada karyawan untuk menerima perubahan dengan baik.

Comment