Pemerintah Belgia menjadi negara terbaru yang mengumumkan empat hari kerja dalam seminggu, Selasa (15/02/2022).

Pemerintah Belgia menyetujui kesepakatan ketenagakerjaan baru. Tujuannya menciptakan pasar tenaga kerja yang memiliki fleksibilitas. 

Salah satu poin di kesepakatan adalah empat hari kerja. Bahkan karyawan dapat memilih empat hari kerja pada minggu ini dan lima hari kerja pada minggu berikutnya agar mereka dapat mengelola kehidupan kerja dan pribadi dengan baik.

Perdana Menteri Alexander De Croo mengatakan pandemi telah menghasilkan cara kerja baru. Kondisi tersebut memaksa orang untuk bekerja lebih fleksibel serta memadukan kehidupan pribadi dan pekerjaan mereka.

Kali ini, HRNote ingin membahas tentang sistem empat hari kerja dan kompleksitas yang muncul di perusahaan.

Definisi Empat Hari Kerja

Sebelum pandemi, tepatnya pada Agustus 2019, Microsoft memberlakukan uji coba empat hari kerja di kantornya di Jepang.

Program percobaan bernama Work-Life Choice Challenge Summer 2019 dan dilakukan selama sebulan itu menghasilkan rapat lebih efisien, karyawan yang lebih bahagia, dan produktivitas meningkat hingga 40%. 

Bahkan selama program, karyawan yang mengambil cuti 25% lebih sedikit, penggunaan listrik di kantor turun 23%, dan pencetakan kertas sekitar 59%. Sebagai bagian dari program, perusahaan telah merencanakan subsidi liburan keluarga bagi karyawan hingga $920.

CEO Microsoft Jepang Takuya Hirano mengatakan dirinya ingin karyawan memiliki waktu kerja singkat, istirahat dengan baik, dan tetap ada waktu untuk belajar.

Namun, apa itu empat hari kerja? Apakah waktu kerja berkurang atau tetap sama?

Merujuk survei HR in Asia, empat hari kerja adalah sistem kerja yang tetap menerapkan 40 jam jam per minggu atau 10 jam per hari dan memiliki tiga hari libur.

Di Islandia, kantor pemerintah nasional, Reykjavík City Council, sekolah, dan beberapa instansi melakukan uji coba empat hari kerja. Banyak instansi menerapkan 35 sampai 36 jam kerja per minggu. 

Sistem kerja tersebut dimulai mulai 2015 hingga 2019. Hasilnya, produktivitas tetap sama, tetapi ada pula yang meningkat di beberapa instansi. Yang pasti karyawan melaporkan bahwa mereka memiliki work-life balance, tingkat stres menurun, dan menikmati waktu bersama keluarga atau bisa menekuni hobi.

Di Indonesia, UU Cipta Kerja Bagian Ketenagakerjaan belum memiliki kebijakan tentang empat hari kerja. Meski demikian pelaksanaan kerja bisa diatur dalam perjanjian kerja masing-masing organisasi.

Pasal 77 ayat (2):

Waktu kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:

1. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
2. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.

 

Pasal 77 ayat (4):

Pelaksanaan jam kerja bagi pekerja/buruh di perusahaan diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Gerakan Empat Hari Kerja

Survei HR in Asia menunjukkan bahwa lima hari kerja adalah hal biasa di sebagian besar negara Asia Tenggara, kecuali Vietnam dan Indonesia yang banyak menerapkan enam hari kerja.

ALAMI justru menjalankan empat hari kerja sejak Oktober 2021. Dampaknya, business result perusahaan fintech syariah mencapai 187 persen atau lebih tinggi dibandingkan sebelum penerapan empat hari kerja.

Komunitas nirlaba yang berbasis di New Zealand 4 Day Week Global mempelopori gerakan empat hari kerja di berbagai negara, yaitu Amerika Serikat, Inggris, Irlandia, Islandia, Kanada, Jepang, Spanyol, New Zealand, UEA, dan lainnya. Yang mengikuti gerakan itu mulai dari kantor pemerintahan, perusahaan rintisan, hingga perusahaan global berbagai sektor. Salah satunya Perpetual Guardian, perusahaan perencanaan perumahan.

Charlotte Lockhart, CEO 4 Day Week Global, mengatakan bahwa organisasi di berbagai industri siap untuk beradaptasi dengan masa depan pekerjaan. Uji coba yang dilakukan komunitas akan menghubungkan antara hari kerja dengan bisnis dan dukungan pelatihan dan pendampingan dari para praktisi internasional, yang sebelumnya telah menerapkan program serupa.

Bersama 4 Day Week Global, perusahaan dapat mengumpulkan serta berbagi data untuk membangun templat yang memungkinkan untuk mencoba, mengadaptasi, dan menuai manfaat bisnis lebih banyak hasil dari produktivitas.

Langkah Menerapkan Sistem Empat Hari Kerja

Penerapan empat hari kerja merupakan nilai plus yang bisa dilakukan oleh perusahaan kepada karyawannya. Terlebih jika selama ini, perusahaan menjalankan lima hari kerja dengan delapan jam kerja dan satu jam istirahat.

Jika Anda dan manajemen tertarik menguji coba empat hari kerja di perusahaan, sebaiknya tetapkan tujuan dan tentukan waktunya. Misalnya, program untuk meningkatkan capaian pendapatan per bulan dan berlangsung sebulan. Setelah itu, Anda dan tim dapat melakukan:

Informasikan ke karyawan

Informasikan kepada semua karyawan mengenai tujuan pemberlakukan empat hari kerja dan hasil yang diharapkan oleh manajemen.

Informasikan pula tentang gaji dan tunjangan. Misalnya, gaji mereka tak akan dipotong selama masa percobaan empat hari kerja atau ada penyesuaian tunjangan selama proses ini. Katakan pula ada kemungkinan sistem tersebut akan diadopsi selamanya, jika manajemen memberikan ulasan positif.

Evaluasi tugas

Selanjutnya, HR dapat berkoordinasi dengan tim leader untuk mengevaluasi tugas masing-masing tim. Tanyakan tentang pekerjaan yang harus diprioritaskan dan tugas yang bisa dikerjakan setelah itu. Perhatikan tentang hal-hal yang bisa diminimalisir karena dikhawatirkan akan mengganggu produktivitas kerja. Termasuk memilih kegiatan yang mendorong employee engagement.

Dorong efektivitas kerja

Dorong karyawan dan perusahaan untuk bekerja efektif. Misal menggunakan HRIS untuk mengelola kegiatan karyawan, ATS untuk membantu proses perekrutan, memperpendek waktu rapat, menggunakan aplikasi pesan agar antar divisi bisa berkolaborasi, berbagai jadwal kegiatan, dan lainnya.

Percaya kepada karyawan

Berikan kepercayaan kepada karyawan dan/atau tim untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Termasuk memberikan kesempatan bagi mereka yang ingin menuangkan kreativitas yang berhubungan dengan pemasaran, penjualan, leadership, dan lainnya.

Fokus hasil kerja

Seperti ALAMI, fintech ini fokus proses dan hasil dibanding hanya memperhatikan durasi jam kerja, sehingga squad (sebutan karyawan perusahaan) bisa mengekspresikan potensi terbaiknya, tetapi tetap bisa memenuhi OKR personal dan tim.

Minta umpan balik

Jangan ragu untuk meminta umpan balik ke karyawan tentang sistem empat hari kerja, sehingga HR dapat memperbaiki atau mengevaluasi kembali masa empat hari kerja terhadap tujuan organisasi.

Pro Kontra Empat Hari Kerja

Sistem kerja ini tak luput dari pro dan kontra. Laporan Partai Buruh Inggris pada 2019 menuliskan komentar sejarawan ekonomi Robert Skidelsky. 

Skidelsky mengatakan secara objektif bahwa membatasi jam kerja secara nasional, dengan 35 jam kerja seminggu di Prancis, itu tidak realistis. Karena batasan apa pun perlu disesuaikan dengan kebutuhan sektor masing-masing. 

Untuk mengetahui apa yang menjadi pro dan kontra mengenai sistem empat hari kerja, cek di bawah ini.

Pro

Jam kerja lebih pendek

Hal pertama yang jelas terlihat adalah jam kerja lebih pendek. Siapa yang tidak pro dengan hal ini apalagi perusahaan tidak mengurangi gaji karyawan?

Reykjavík City Council, misalnya. Para ahli menilai hasil uji coba tentang keterlibatan dan produktivitas karyawan cukup menjanjikan. Karena ada perubahan dalam layanan pemerintah, seperti persentase peningkatan kasus yang ditutup per bulan.

Meningkatkan produktivitas

Empat hari kerja memungkinkan karyawan memiliki waktu istirahat lebih panjang. Karyawan yang memiliki waktu istirahat berkualitas akan fokus menyelesaikan pekerjaan dan tidak mudah terdistraksi. Dengan demikian, mereka mampu meningkatkan produktivitas.

Menghemat waktu

Bekerja empat hari dalam seminggu atau penerapan sistem hibrida dapat menghemat waktu. Perusahaan akan mendapati karyawan bekerja on time atau tak ada alasan terlambat karena lalu lintas macet. Hal ini juga berkontribusi mengurangi polusi.

Mencegah burnout

Sistem empat hari kerja bisa mencegah karyawan burnout. Karena perjalanan dari rumah ke kantor berkurang, jadwal kerja dipadatkan, dan ada dorongan untuk mengefektifkan rapat serta kegiatan kantor lainnya.

Hasilnya, karyawan mempunyai waktu istirahat cukup. Sistem juga mendukung gaya kerja lebih sehat serta membantu menjaga keseimbangan kehidupan personal dan pekerjaan.

Kontra

Tidak cocok untuk semua bisnis

Hal kontra adalah tidak semua bisnis cocok terhadap sistem ini. Bahkan tak sedikit perusahaan membutuhkan kehadiran karyawan 24/7. Jadi satu hari libur lagi dapat menyebabkan masalah dengan penjadwalan shift.

Menimbulkan kelelahan 

Empat hari kerja bisa memberikan work-life balance, tetapi juga bisa sebaliknya. Jika manajemen tidak mengelola sistem dengan baik, karyawan justru akan stres dan karena jam kerja padat karena semua pekerjaan harus selesai dalam empat hari. 

Pekerjaan tidak efisien

Efek kelelahan dapat lebih parah kalau jam kerja klien tidak sama dengan jam kerja perusahaan Anda. Apalagi jika ujungnya “memaksa” karyawan untuk bekerja pada hari berikutnya (lima hari kerja) atau lembur akan membuat mereka kelelahan dan menurunkan produktivitas.

Kepuasan pelanggan menurun

Di beberapa perusahaan, mereka bekerja sehari penuh untuk memberikan layanan kepada pelanggan. Jika perusahaan menerapkan minggu kerja lebih pendek akan menurunkan kepuasan pelanggan. Bukan tak mungkin, pelanggan akan kecewa dan tak ingin menggunakan jasa perusahaan Anda.

Penutup

Empat hari kerja membuat karyawan memiliki waktu istirahat berkualitas dan fokus terhadap pekerjaannya. Namun sistem ini tidak bisa diaplikasikan di semua industri. 

Kalau pun industri perusahaan Anda memungkinkan sistem tersebut, perhatikan sistem kerja perusahaan klien. Meski demian tim HR bersama manajemen dapat melakukan uji coba empat hari kerja. 

Jika hasilnya tak memuaskan, jangan memaksakan sistem ini. Lebih baik menerapkan sistem kerja yang sudah dimiliki oleh perusahaan sembari memperbaiki produktivitas karyawan.