4 Langkah Merancang Peraturan Perusahaan

Dalam bekerja sama dengan orang lain atau membentuk suatu organisasi, ada baiknya dibuat sebuah peraturan yang dapat dilaksanakan bersama demi lancarnya kegiatan berorganisasi. Saat peraturan organisasi tersebut dibuat, akan muncul berbagai pertanyaan seperti apakah bisa hal ini dilakukan, atau apa konsekuensi jika hal itu dilakukan.

Belum lagi keberagaman latar belakang dan budaya yang terkumpul di dalam satu organisasi bisa menyebabkan timbul masalah perbedaan pendapat, dan akan sulit diselesaikan jika tidak ada aturan yang mengikat.

Dalam artikel kali ini, mari kita pahami apa yang harus diperhatikan dalam menyusun peraturan perusahaan, dan apa tips untuk menyempurnakan peraturan perusahaan yang sudah ada.

Pengertian Peraturan Perusahaan

Peraturan perusahaan, sebagaimana dijelaskan di dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 1 angka (20) adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahan yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan.

Peraturan perusahaan dibuat dengan mengikuti ketentuan wajib dari UU No. 13 Tentang Ketenagakerjaan Pasal 111, dan menambahkan aturan lain dengan mencocokkan budaya perusahaan, seperti peraturan mengenai jam kerja, cara bersikap di lingkungan kerja, menjaga nama baik diri sendiri dan perusahaan, dan lain sebagainya.

Meski peraturan perusahaan dibuat oleh perusahaan itu sendiri, peraturan haruslah disahkan oleh Pejabat yang berwenang. Mari simak penjelasannya lebih lanjut!

Syarat Penyusunan Peraturan Perusahaan

Sebuah perusahaan yang mempekerjakan minimal 10 (sepuluh) pekerja/buruh wajib membuat Peraturan Perusahaan, sesuai bunyi Undang-undang Ketenagakerjaan. Peraturan perusahaan mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi atau pejabat yang ditunjuk.

Namun, kewajiban pembuatan Peraturan perusahaan tidak berlaku apabila perusahaan telah memiliki perjanjian Kerja Bersama. Perjanjian kerja bersama adalah perjanjian hasil perundingan perusahaan dengan satu atau beberapa serikat pekerja.

Penting untuk diingat, ketentuan di dalam Peraturan perusahaan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta tidak boleh lebih rendah dari peraturan perundang-undangan.

Peraturan Perusahaan harus disahkan oleh Pejabat yang berwenang. Yang dimaksud sebagai “Pejabat” yang berwenang sesuai dengan UU No. 13 adalah sebagai berikut:

  • Kepala instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan kabupaten/kota, untuk perusahaan yang terdapat hanya dalam 1 (satu) wilayah kabupaten/kota;
  • Kepala instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan provinsi, untuk perusahaan yang terdapat pada lebih dari 1 (satu) kabupaten/kota dalam 1 (satu) provinsi;
  • Direktur Jenderal Pembinaan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja, untuk perusahaan yang terdapat pada lebih dari 1 (satu) provinsi.
Syarat Umum Penyusunan Peraturan Perusahaan
  • Perusahaan wajib memiliki peraturan perusahaan jika pekerja/buruh mencapai minimal 10 orang.
  • Peraturan perusahaan baru bisa sah untuk digunakan dan dilaksanakan setelah disahkan oleh Pejabat berwenang. 

Penjelasan lebih lengkap mengenai tata cara pembuatan dan pengesahan peraturan perusahaan diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 28 Tahun 2014.

Cara Menyusun Peraturan Perusahaan yang Efektif

Lalu, bagaimana menyusunnya?

Hak yang utama, karena terdapat poin yang wajib dicantumkan di peraturan perusahaan sesuai dengan Undang-undang, pastikan Anda tidak melewatkannya. Setelah itu, barulah Anda membuat peraturan yang berhubungan dengan budaya, visi, dan misi perusahaan. Setelah draft selesai dibuat, serahkan kepada pejabat yang berwenang (sesuai penjelasan di atas).

1.Cantumkan poin yang diwajibkan UU No. 13 Tahun 2003, yaitu:

a. Hak dan kewajiban pengusaha;

b. Hak dan kewajiban pekerja/buruh;

c. Syarat kerja;

d. Tata tertib perusahaan; dan

e. Jangka waktu berlakunya Peraturan Perusahaan.

2. Tambahkan peraturan lain yang berkaitan dengan nilai budaya, visi maupun misi perusahaan.

Ingatlah bahwa tujuan dibuatnya peraturan perusahaan agar semua karyawan dan manajemen dapat menggerakkan perusahaan dengan harmonis.

3. Perhatikan industri dan model bisnis yang dijalani perusahaan.

Sebagaimana kita tahu bahwa beberapa industri memiliki peraturannya sendiri, maka saat membentuk peraturan perusahaan tidak ada salahnya sambil merujuk kepada peraturan industri bersangkutan.

4. Gunakan bahasa Indonesia yang benar dan mudah dipahami semua pekerja.

Pekerja Anda berasal dari latar belakang yang variatif, maka penggunaan bahasa yang dimengerti semua orang menjadi salah satu kunci peraturan perusahaan yang baik.

Poin-poin yang Harus Dicantumkan Di dalam Peraturan Perusahaan

Poin-poin yang perlu diperhatikan ini merujuk pada apa yang diwajibkan dalam UU No. 13. Di antaranya sebagai berikut:

a. Hak dan kewajiban pengusaha;

b. Hak dan kewajiban pekerja/buruh;

c. Syarat kerja;

d. Tata tertib perusahaan; dan

e. Jangka waktu berlakunya Peraturan Perusahaan.

a. Hak dan Kewajiban Pengusaha

Apa saja yang menjadi hak pengusaha? Mendapatkan kinerja dan produktivitas baik dari karyawan, mempekerjakan dan memberhentikan kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Lalu apa kewajiban pengusaha? Memberikan kompensasi yang sesuai dengan beban kerja pekerja/buruh, memberikan hak cuti, dsb.

Hal tersebut wajib dituliskan di dalam peraturan perusahaan.

b. Hak dan Kewajiban Pekerja/Buruh

Hak pekerja/buruh berupa upah dan kompensasi sesuai dengan porsi pekerjaan dan kemampuannya. Hak lainnya adalah hak beristirahat/cuti.

Beberapa yang mencakup sebagai kewajiban pekerja/buruh adalah mengenai jam kerja. Menurut UU Ketenagakerjaan, jam kerja yang berlaku adalah sebagai berikut:

  • 7 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk karyawan dengan 6 hari kerja.
  • 8 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk karyawan dengan 5 hari kerja dalam 1 minggu.

Akan tetapi, ketentuan waktu kerja diatas tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu seperti di sektor pertambangan, layanan jasa 24 jam seperti Rumah Sakit, Pemadam Kebakaran, Call Center, dsb. Jam kerja pada pekerjaan ini mencapai 8 sampai 12 jam kerja dalam 1 hari.

c. Syarat Kerja

Syarat kerja bisa berbeda tiap perusahaan, dan biasanya menyesuaikan pada jenis serta kepentingan perusahaan. Namun yang pasti, syarat kerja adalah hal yang sama-sama disepakati oleh perusahaan maupun pekerja.

Misalnya perusahaan yang bergerak di bidang jasa/hospitality, syarat kerja bagi pekerja bisa berupa memiliki kepribadian yang ramah dan mampu mementingkan customer.

Pemberian masa percobaan kerja (masa probation) juga merupakan salah satu syarat kerja.

d. Tata Tertib Perusahaan

Tata tertib perusahaan juga bisa dimodifikasi sesuai budaya, visi dan misi perusahaan. Misalnya dalam hal berpakaian, jam kerja, atau tata tertib keamanan jika lingkungan kerja merupakan pabrik atau situs kerja yang rentan bahaya.

e. Jangka Waktu Berlakunya Peraturan Perusahaan

Jangka waktu peraturan perusahaan berlaku paling lama 2 (dua) tahun dan wajib diperbarui setelah habis masa berlakunya, sesuai ketentuan pada Pasal 11 Ayat (3) UU Ketenagakerjaan. 

Perubahan Peraturan Perusahaan harus mendapatkan pengesahan kembali dari Pejabat. Jika perubahan Peraturan Perusahaan tersebut tidak mendapat pengesahan maka perubahan terhadap Peraturan Perusahaan tersebut dianggap tidak ada.

Bagaimana Memperbaiki Peraturan Perusahaan yang Sudah Ada?

Memperbaiki, atau menyesuaikan isi peraturan perusahaan menjadi lebih baik lagi sangat mungkin untuk dilakukan. Sebagaimana disinggung di atas bahwa peraturan perusahaan wajib diperbarui setiap 2 (dua) tahun sekali. Anda bisa menggunakan kesempatan itu untuk melakukan perbaikan pasal pada peraturan perusahaan Anda.

Selain itu, hukum di Indonesia cukup sering berubah isinya, dan beberapa mungkin akan berpengaruh kepada peraturan perusahaan Anda. Maka dari itu, mengikuti perkembangan mengenai bisnis maupun ketenagakerjaan sangatlah disarankan untuk para praktisi HR.

Menghubungi konsultan hukum dan bisnis untuk membantu Anda dalam menyempurnakan peraturan untuk perusahaan bisa juga menjadi salah satu cara. Terlebih, saat ini pengajuan naskah dan pengesahan bisa dilakukan secara daring.

Kesimpulan

Peraturan perusahaan adalah hal yang penting dan perlu ada dalam sebuah perusahaan. Sampai saat ini, beberapa perusahaan mungkin ada yang belum memiliki peraturan perusahaan untuk mendukung kegiatan usaha yang sehat di dalam lingkungan perusahaan. Sebaiknya peraturan perusahaan mulai dibuat demi menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat dan terarah, hingga membuat semua lapisan pekerja merasa nyaman bekerja di perusahaan.

Banyak konsultan yang menawarkan jasa pembuatan peraturan perusahaan. Pengajuan dan pengesahan dari pejabat berwenang pun sekarang bisa dilakukan secara online, sehingga lebih memudahkan pihak perusahaan dalam memiliki peraturan perusahaan.

Comment