Menggunakan 360 Degree Feedback untuk Evaluasi Kinerja | | HR NOTE Indonesia

Menggunakan 360 Degree Feedback untuk Evaluasi Kinerja

Organisasi yang sukses berusaha untuk mengevaluasi dan membimbing karyawan mereka menuju peningkatan yang konstan, tetapi sistem tinjauan kinerja standar sering ditemukan kurang memfasilitasi hal tersebut. Sementara semakin banyak perusahaan yang mengintegrasikan teknik yang disebut 360 degree feedback , atau umpan balik 360 derajat ke dalam proses peninjauan mereka, namun beberapa menemukan bahwa itu tidak berjalan semulus dan semudah yang diharapkan.

Lalu, bagaimana cara perusahaan mengoptimalkan metode feedback 360 degree dalam penilaian kinerja karyawan? Simak di ulasan berikut!

Apa Yang Dimaksud Dengan 360 Degree Feedback?

Feedback 360 derajat, atau dalam bahasa Indonesianya disebut umpan balik 360 derajat adalah metode atau alat evaluasi yang memberikan setiap karyawan kesempatan untuk menerima umpan balik kinerja dari karyawan, rekan sesama, atasan, bawahan, dan customer. Sebagian besar alat umpan balik 360 derajat juga ditanggapi oleh setiap individu dalam penilaian diri.

Hasil dari survey akan ditabulasikan dan dibagi kepada karyawan oleh manajer. Hasil tersebut akan didiskusikan sebagai bagian dari umpan. Alasan utama menggunakan 360 degree feedback adalah untuk menyediakan informasi bagi karyawan mengenai prestasi dari berbagai macam aspek.  Karena pendekatannya yang menyeluruh, para manajer dan leader di dalam organisasi menggunakan 360 degree feedback untuk mengidentifikasi keunggulan maupun kelemahan yang masih perlu diperbaiki dari setiap karyawan.

360 degree feedback memungkinkan setiap individu untuk memahami bagaimana efektivitasnya sebagai karyawan, rekan kerja atau anggota staf dipandang oleh orang lain. Proses ini yang paling efektif memberikan umpan balik yang didasarkan pada perilaku yang dapat dilihat oleh karyawan lain. Tidak hanya itu, memiliki umpan balik dari berbagai sumber ini juga penting agar karyawan dapat memiliki pemahaman lebih baik tentang keterampilan interpersonalnya dan bidang apa yang mungkin perlu dipertimbangkan untuk pengembangan karier profesional.

5 Manfaat Mempraktikkan Metode 360 Degree Feedback 

Dalam percakapan baru-baru ini dengan Direktur Storage Vault Commercial, Kraig Martin mengungkapkan bahwa manfaat menggunakan 360 degree feedback bagi mereka termasuk membuat proses umpan balik organisasi mereka jauh lebih transparan, memotivasi keterlibatan karyawan dalam proses dan telah terbukti berperan penting dalam meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Di bawah ini adalah keuntungan dari sistem 360 degree feedback:

1. Membentuk Kesadaran Diri

Menurut Martin, umpan balik 360 derajat memberi karyawan kesadaran diri yang jauh lebih baik tentang kekuatan dan kelemahan mereka sendiri, yang memotivasi mereka untuk melakukan perjalanan menuju perbaikan diri.

Ini pasti membantu tim untuk mengembangkan keterampilan mereka, yang pada akhirnya meningkatkan motivasi pribadi dan mengurangi pergantian staf. Lagi pula, jika Anda menerima masukan yang sama dari beberapa orang, Anda kemungkinan besar akan lebih mempertimbangkannya daripada menerima dari satu orang.

2. Mengidentifikasi Gap pada Program Training

Penerapan 360 degree feedback dapat memberi informasi yang komprehensif tentang kebutuhan pelatihan dalam perusahaan sehingga perencanaan akan kelas atau pelatihan pun dapat dilakukan dengan lebih tepat sasaran.

Contohnya, karyawan telah mengisi survey umpan balik dan informasi yang dibutuhkan telah terkumpul dari kolega, bawahan, manajer, atau klien. Analisis mungkin saja akan menunjukkan kekosongan atau gaps keterampilan yang ada di tim atau anggota tim tertentu.

Jadi, jika masalah teridentifikasi di seluruh unit, program pelatihan dapat diterapkan untuk menjembatani kesenjangan tersebut.

3. Pengembangan Kinerja Pribadi dan Organisasi

360 degree feedback adalah salah satu metode terbaik untuk memahami kebutuhan pengembangan pribadi dan organisasi. Anda akan menemukan hambatan yang dimiliki karyawan dalam pekerjaan, kolaborasi antar tim, maupun kebijakan, prosedur, dan pendekatan yang memengaruhi kesuksesan karyawan dan perusahaan.

Selain itu, adanya umpan balik dari pelanggan juga dapat memungkinkan karyawan dan perusahaan untuk meningkatkan kualitas, ketepatan waktu, dan kelengkapan produk dan layanan yang berhubungan bagi pelanggan, sehingga, perusahaan dapat berkembang menjadi lebih baik lagi.

4. Meningkatkan Reliabilitas dalam Kerjasama Tim

Bila diterapkan dengan baik, metode ini dapat meningkatkan komunikasi dan kerjasama tim. Sebab, umpan balik antar rekan kerja membuat anggota tim lebih bertanggung jawab satu sama lain saat mereka berbagi pengetahuan dan memberi masukan pada kinerja masing-masing anggota

5. Mengurangi Risiko Diskriminasi

Ketika umpan balik datang dari sejumlah individu dalam berbagai fungsi pekerjaan, maka diskriminasi ras, usia, jenis kelamin, dan lainnya dapat ditekan. Penilaian yang didasarkan pada keberpihakan atau faktor kesukaan subjektif dari supervisor juga dapat diminimalkan. Sehingga penilaian menjadi lebih adil dan menyeluruh.

Contoh Pertanyaan Pada 360 Degree Feedback

Penggunaan metode 360 degree feedback bisa bergantung kepada tujuan evaluasi. Misalnya untuk mencari leader atau manajer baru, atau sekadar mengevaluasi manajer yang ada. Mari simak contoh berikut:

Berdasarkan Jabatan

Untuk Evaluasi Manajer

Pengusaha dapat menggunakan kuesioner umpan balik 360 derajat baik untuk mengevaluasi manajer saat ini dan untuk menemukan calon pemimpin masa depan dalam organisasi mereka.

Pemimpin yang efektif memotivasi dan menginspirasi timnya untuk bekerja dengan baik. Mengajukan pertanyaan umpan balik 360 derajat yang tepat untuk manajer dapat membantu menunjukkan kepada Anda manajer mana yang efektif dalam peran mereka dan karyawan mana yang memiliki keterampilan yang diperlukan untuk beralih ke peran kepemimpinan.

  • Apakah manajer ini efektif dalam memecahkan masalah?
  • Apakah manajer ini memperlakukan orang lain dengan hormat?
  • Apakah tindakan manajer ini menginspirasi pertumbuhan dan perkembangan orang lain?
  • Apakah manajer ini dapat menyelesaikan konflik dengan tepat?
  • Apakah Anda menerima umpan balik yang konstruktif dan bermanfaat dari manajer ini?
  • Apakah manajer ini tersedia untuk memberikan bantuan dan umpan balik ketika Anda menginginkannya?
  • Ketika membuat keputusan penting, apakah manajer ini mempertimbangkan pendapat orang lain?
  • Apakah manajer ini secara konsisten memberi penghargaan kepada karyawan atas kinerja atau perilaku yang baik?
  • Apakah Anda merasa manajer ini menetapkan arah yang jelas yang sejalan dengan strategi organisasi?
  • Apakah manajer ini selalu mengontrol emosi dan perilaku, bahkan ketika dihadapkan pada situasi konflik tinggi atau stres?

Berdasarkan Kompetensi

Selain berdasarkan jabatan, umpan balik juga dapat diberikan berdasarkan kompetensi.

Sebagai contoh pertanyaan mengenai kompetensi komunikasi berusaha untuk mengidentifikasi seberapa baik seorang karyawan mendengarkan dan berkomunikasi secara verbal, non-verbal dan dalam komunikasi tertulis. Pertanyaan-pertanyaan ini mungkin menargetkan bagaimana karyawan berkomunikasi dengan pelanggan, rekan kerja, dan supervisor.

Berikut beberapa contoh pertanyaan untuk mengevaluasi kompetensi karyawan di tempat kerja: 

Petunjuk: Tolong jawab pertanyaan berikut tentang kinerja (nama karyawan). Tekankan pengalaman individu Anda bekerja secara langsung dengan dia dan timnya. Kami ingin belajar tentang apa yang dia lakukan dengan baik di masing-masing area ini.

Kompetensi Komunikasi

  • Apakah Karyawan ini pendengar aktif yang baik?
  • Apakah karyawan ini berkomunikasi dengan baik dengan pelanggan?
  • Apakah karyawan ini berkomunikasi dengan baik dengan rekan kerja?
  • Apakah karyawan ini berkomunikasi dengan baik dengan supervisor?
  • Ketika karyawan ini menyampaikan presentasi, apakah mereka tampak melakukannya dengan mudah dan tenang?
  • Apakah karyawan ini berinisiatif untuk mencari klarifikasi tentang hal-hal yang tidak mereka pahami?
  • Apakah karyawan ini secara proaktif berusaha memahami pandangan dan pendapat orang lain?
  • Apakah karyawan ini terbuka untuk menerima umpan balik dari supervisor dan rekan kerja?
  • Apakah komunikasi karyawan ini disajikan dengan jelas, ringkas, dan teratur?
  • Apakah karyawan ini menulis dengan jelas dan ringkas, menggunakan tata bahasa dan gaya yang sesuai?

Kompetensi Kepemimpinan

  • Apakah Karyawan ini bertindak secara profesional?
  • Apakah Karyawan ini menggunakan waktu mereka secara efektif?
  • Apakah Anda yakin karyawan ini jujur, etis, dan dapat dipercaya?
  • Apakah karyawan ini menunjukkan bahwa mereka menerapkan umpan balik yang mereka terima untuk belajar dan tumbuh?
  • Apakah karyawan ini memprioritaskan kebutuhan pelanggan?
  • Apakah karyawan ini menunjukkan inisiatif untuk memecahkan masalah?
  • Apakah karyawan ini memotivasi orang lain untuk mencapai tujuan?
  • Apakah karyawan ini menunjukkan inisiatif untuk memimpin proyek atau tugas tim?
  • Apakah Anda yakin karyawan ini mengetahui dan mewakili tujuan dan nilai perusahaan kita?
  • Dapatkah Anda mengandalkan karyawan ini untuk menepati janji dan tanggung jawabnya?

Kompetensi Keterampilan Interpersonal

  • Bila karyawan ini bekerja sama dengan rekan kerja, keterampilan interpersonal apa yang dia tunjukkan?
  • Pernahkah Anda mengalami masalah dengan dia secara interpersonal?
  • Bagaimana Anda merekomendasikan agar karyawan meningkatkan keterampilan membangun interpersonal dan hubungannya?

Kompetensi Motivasi

  • Apakah karyawan tersebut tampak termotivasi oleh pekerjaan, pekerjaan, dan hubungan kerja yang terkait dengannya?
  • Bagaimana karyawan menunjukkan bahwa dia termotivasi dan berkomitmen terhadap kesuksesan di perusahaan?
  • Pernahkah Anda mengalami kesulitan dengan tingkat motivasi karyawan?

Tips untuk 360 Degree Feedback yang Efektif

Bahkan proses umpan balik 360 derajat yang dirancang paling baik pun dapat menimbulkan lebih banyak kerugian daripada kebaikan, jika umpan balik yang diberikan tidak membantu penerima.

Beberapa dari kita mungkin kesulitan memberikan umpan balik yang berguna pada survey 360 derajat. Seseorang bisa saja terlalu kritis. Atau mungkin sengaja menghindari memberi masukan yang kita tahu perlu didengar oleh penerima, tetapi tidak akan disukainya.

Inilah beberapa tips agar proses 360 degree feedback dapat memberikan hasil yang pembaca inginkan.

  1. Berpikir ke depan — Sebagai penilai, komentar Anda harus berdasarkan pada tujuan masa depan apa yang ingin dicapai dari feedback yang diberikan. Apakah feedback Anda akan membantu karyawan tersebut ke depannya untuk berkembang. Buatlah umpan balik yang dapat membantu untuk belajar dan berkembang di kemudian hari.
  2. Bersikap hormat — Berikan yang spesifik, jika pantas dan membantu, tetapi jangan membutakan seseorang dengan umpan balik yang belum dia terima sebelumnya, dan jangan menyerang motif atau niat peserta.
  3. Bicaralah untuk diri Anda sendiri — Dasarkan penilaian atau komentar Anda pada pengalaman pribadi Anda, bukan pada desas-desus atau gosip.
  4. Fokus pada pertanyaan — Dasarkan penilaian dan komentar Anda pada pertanyaan yang ditanyakan.
  5. Jujurlah — Sebagai penilai, komentar Anda harus jujur. Biarkan penerima umpan balik belajar tentang kualitas dan sifatnya yang Anda hargai, selain yang mungkin perlu dia lakukan secara berbeda.
  6. Jaga kerahasiaan — Hasil dari proses umpan balik hanya diketahui oleh masing-masing karyawan atau manajer maupun mentor. Perlu ada jaminan juga bahwa umpan balik yang diberikan bersifat anonim dan hanya akan digunakan untuk membantu karyawan belajar dan berkembang. Dengan begini umpan balik yang diberikan bisa bersifat konstruktif.

Penutup

Dapat disimpulkan bahwa 360 degree feedback adalah metode atau alat evaluasi menyeluruh dimana setiap karyawan memiliki kesempatan untuk menerima umpan balik kinerja dari karyawan, rekan sesama, atasan, bawahan, bahkan customer.

360 degree feedback ini memiliki banyak manfaat untuk pengembangan diri karyawan, tim, hingga perusahaan secara menyeluruh. Tetapi, dalam penerapannya perlu diingat bahwa tujuan pemberian feedback ini adalah untuk pengembangan bukan untuk menjatuhkan. Sehingga pemberi feedback harus objektif, jujur, dan tetap menjaga kerahasiaan agar hasil umpan baliknya benar-benar dapat bermanfaat dengan baik.

Comment