Memasuki 2022, hampir semua perusahaan siap kembali beraktivitas seperti sebelum pandemi menyerang. Tentu dengan terus menaati protokol kesehatan seperti menjaga jarak dan memakai masker.

Bicara soal jaga jarak, kini mulai banyak perusahaan yang menggunakan sistem hybrid working. Hybrid working sendiri bukan sistem yang baru. Untuk perusahaan yang belum terbiasa, sistem ini butuh pengelolaan yang baik.

Jika Anda sebagai HR berencana untuk membuat program training, namun perusahaan menerapkan sistem hybrid working, apa yang harus Anda lakukan agar program tersebut berjalan lancar?

Pelatihan Online, Apa Itu?

Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pelatihan kerja karyawan adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan atau pekerjaan.

Jelas bahwa tujuan dari pelatihan adalah agar karyawan dapat memiliki keterampilan dan pengetahuan yang sesuai untuk memberikan kinerja terbaik di perusahaan.

Praktik umum pengadaan program pelatihan karyawan adalah:

• Direncanakan dan dilaksanakan oleh divisi human resource (beberapa organisasi memiliki divisi training and development-nya sendiri)
• Pelatih/instruktur bisa berasal dari dalam maupun luar organisasi
• Program pelatihan lebih efektif jika diberikan secara periodik

Bicara soal training, tahukah Anda bahwa 84% karyawan di Best Performing Organizations menerima pelatihan yang mereka butuhkan. Ini mengindikasikan bahwa dengan memberikan training yang sesuai untuk karyawan bisa meningkatkan performa organisasi.

Tantangannya adalah ketika biasanya pelatihan diberikan secara langsung (face to face), bagaimana HR harus merespon ketika saat ini sebagian kegiatan dilakukan secara remote?

Ketika Perusahaan Harus Beralih Ke Pelatihan Online

Pelatihan karyawan yang semula dilakukan secara langsung, kini berubah menjadi daring karena banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh atau hybrid working. 

Pada kenyataannya, pelatihan online sudah menjadi pilihan bagi beberapa perusahaan sejak sepuluh tahun terakhir, ketika penggunaan internet dan smartphone mulai marak di masyarakat.

Banyak yang menilai pelatihan online jauh lebih praktis dan murah. Banyak pula penyedia jasa pelatihan online semakin mengembangkan modul pelatihannya menjadi lebih digital. 

Namun nyatanya, memberikan materi secara virtual itu sulit. Komunikasi dan efektivitas menjadi tantangan utama.

Apakah pelatihan online tetap worth it dijalankan?

Kelebihan dan Kelemahan Pelatihan Online

Dari penjelasan sebelumnya, apa yang kita ketahui tentang pelatihan online tampak memberikan benefit bagi perusahaan maupun karyawan.

Pelatihan online juga dianggap bukan hanya sebagai alat untuk mengisi skill gap pada karyawan, tapi juga salah satu cara untuk membuat karyawan engage di tengah penerapan sistem kerja jarak jauh.

Meskipun terkesan banyak manfaatnya, tapi ternyata cara ini memiliki kekurangannya sendiri. Berikut penjelasan lengkapnya.

Kelebihan Pelatihan Online

1. Mengurangi Biaya Pelatihan

Kita tahu bahwa dalam menyelenggarakan pelatihan online, perusahaan takjarang harus mengeluarkan biaya besar untuk menyewa tempat, alat, dan tentu saja instrukturnya.

Dengan pelatihan online, perusahaan dikatakan dapat memangkas biaya pelatihan hingga 70%. Contohnya memangkas biaya sewa tempat dan transportasi karyawan, atau jam operasional kerja.

2. Fleksibel

Kelebihan lainnya tentu terdapat pada gaya fleksibel yang ditawarkan dari model pelatihan ini.

Dengan daring, peserta bisa mengikuti pelatihan dari mana pun mereka berada. Bahkan sekarang tidak jarang pelatihan online diselenggarakan di jam sehabis kerja.

Apalagi banyak model pelatihan dan pembelajaran menggunakan metode asynchronous, membuat peserta bisa mengakses materi kapan saja mereka bisa.

3. Mengikis Jarak

Tidak dapat dipungkiri, yang membutuhkan satu jenis training bisa saja tersebar di seluruh pelosok negeri. Dengan adanya pelatihan online, tentu bisa menyelesaikan masalah jarak ini, bukan?

Asalkan ada akses internet, orang-orang yang membutuhkan pelatihan dan pembelajaran bisa mengaksesnya dengan mudah. Ini bisa mendukung pertumbuhan kualitas tenaga kerja di Indonesia lebih cepat dari sebelumnya.

4. Interaksi Lebih Tinggi

Kini sudah banyak program online training dengan instruktur yang juga sudah terbiasa membawakan materi lebih lancar daripada sebelumnya, sehingga interaksi dan komunikasi menjadi salah satu keunggulan pelatihan online.

Ada fitur private message yang sangat diapresiasi peserta yang malu bertanya, platform tambahan seperti Slido untuk ruang mengirim pertanyaan tanpa mengganggu jalannya virtual meeting, dan berbagai fitur interaksi lainnya yang mendukung engagement peserta.

5. Membuka Banyak Kesempatan Baru

Dengan semakin mudahnya menciptakan program pelatihan dan pembelajaran online, semakin banyak pula hal baru yang bisa dipelajari seseorang.

Bahkan Anda dan karyawan bisa semakin proaktif dalam mencari pelatihan yang paling cocok dengan kebutuhan!

Kelemahan Pelatihan Online

1. Technical Issue

Tidak dapat dipungkiri juga, meski pemerintah sudah berupaya, namun belum semua area di Indonesia ter-cover oleh jaringan internet yang memadai.

Pelatihan online belum jadi jawaban sempurna untuk kebutuhan masyarakat di pelosok.

Jangankan di pelosok, sama-sama di ibukota pun kita bisa mengalami kendala jaringan yang berdampak pada proses belajar-mengajar, misalnya audio dan video jadi tidak jelas, putus-sambung koneksi, dsb.

2. Screen Time Lebih Panjang

Sayangnya, meski masalah jarak dan transportasi berhasil dihilangkan, muncul masalah baru, yakni bertambahnya screen time.

Tidak jarang, di masa WFH seperti ini, banyak orang yang menghabiskan waktunya di depan laptop; entah untuk bekerja lebih panjang dari biasanya, atau mengikuti berbagai kegiatan virtual lain seperti pelatihan online.

Hal ini mengakibatkan kelelahan fisik yang bisa berdampak pada daya tangkap seseorang ketika mengikuti pelatihan online, dan berujung tidak mendapatkan hasil efektif darinya.

3. Rasa Terisolasi

Jika kegiatan sehari-hari peserta dipenuhi dengan belajar/kerja secara virtual, ditambah dengan mengikuti pelatihan yang juga virtual, pastinya itu akan membatasi ruang gerak individu tersebut.

Ruang gerak yang terbatas menciptakan perasaan terisolasi yang bisa menimbulkan stress pada seseorang.

Dengan kata lain, screen time yang panjang ditambah dengan perasaan terisolasi bisa menciptakan stress yang tidak diinginkan. Ini bisa terjadi pada karyawan 

4. Pengajar Harus Menguasai Adaptasi Digital

Kelemahan lainnya adalah pengajar atau instruktur dipaksa untuk beradaptasi dengan teknologi digital.

Memang bukan teknologi yang muluk, tapi tetap memerlukan penyesuaian terhadapnya, seperti mengoperasikan video conference tools, mengolah materi ajar jadi lebih visual dan menarik dengan software desain, dll.

Tentu ini menjadi tantangan tersendiri untuk beberapa pengajar yang tidak terbiasa dengan hal-hal digital. 

5. Distraksi Tinggi

Distraksi sangat wajar terjadi. Apalagi jika satu atau beberapa peserta menjalankan sesi training di rumah sambil mengurusi pekerjaan domestik di saat yang bersamaan. 

Maka itu, sangat penting untuk memastikan peserta pelatihan mengosongkan jadwalnya paling tidak satu jam untuk bisa fokus pada sesi pelatihan.

Hal yang Harus Diperhatikan Saat Mengelola Pelatihan Online untuk Karyawan

Di atas, kita sudah membicarakan kelebihan dan kelemahan pelatihan online. Beberapa poin kelemahan pelatihan online dapat menjadi gangguan demi mencapai tujuan pelatihan.

Maka itu, Anda bisa mengantisipasinya dengan beberapa poin berikut:

1. Urgensi dan Kapasitas Perusahaan

Meski pelatihan disarankan untuk dilakukan secara periodik, perusahaan disarankan untuk menganalisis urgensinya terlebih dahulu, apalagi jika budget menjadi pertimbangan utama Anda.

2. Mengenal Minat dan Kemampuan Karyawan

Pelatihan online berpusat pada penggunaan internet, software, hingga aplikasi smartphone. Tidak sedikit di antaranya memiliki tampilan yang cukup rumit sehingga membingungkan peserta pelatihan dan membuat mereka malah jadi malas training.

3. Feedback Konstan

Feedback dari penanggung jawab program pelatihan sangatlah penting untuk evaluasi.

HRD sebagai pihak yang mengawasi jalannya pelatihan harus tahu seefektif apa program tersebut untuk karyawan dan perusahaan. Ini bisa dicapai dengan melakukannya dengan konstan.

4. Briefing Ke Karyawan

Sering kali karyawan disuruh ikut pelatihan tanpa memahami tujuan di baliknya. Padahal sangat penting untuk mengomunikasikan ekspektasi perusahaan dari pelatihan tersebut.

Tidak hanya itu, karyawan juga perlu di-briefing tentang tata cara menggunakan media/platform pelatihan online yang dipilih.

5. Pemilihan Waktu

Pemilihan waktu training adalah unsur yang sangat penting. Ketahui jadwal padat dari setiap divisi saat Anda merancang strategi pelatihan.

Pastikan juga skill baru yang diterima karyawan bisa langsung diaplikasikan ke pekerjaan mereka untuk menilai efektivitasnya.

Contoh Pelatihan Online yang Bisa Dikelola Perusahaan

Sebelum memutuskan menggunakan metode pelatihan online yang mana, pastikan Anda sudah melakukan Training Needs Analysis (TNA). TNA penting untuk mengetahui dengan jelas apa yang akan jadi goal dalam program pelatihan Anda.

Apa saja contoh pelatihan online yang dapat Anda jalankan di 2022 ini?

1. Microlearning

Microlearning masih menjadi pilihan favorit saat ini. RPS Research menemukan microlearning berdampak positif pada retensi karyawan hingga 80%.

Microlearning menggunakan teks, video, e-Book, dan multimedia lainnya untuk menyajikan pembelajaran skill-based yang terbagi dalam seksi kecil dan spesifik.

Contohnya tutorial singkat untuk mengerjakan tugas tertentu, atau modul pengembangan skill karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan pasar.

2. Blended Learning

Sebagaimana disampaikan sebelumnya, saat ini banyak perusahaan yang siap membuka tempat kerjanya kembali dan menerapkan hybrid working.

Itulah sebabnya, pelatihan pun terbagi ke dalam metode offline-online, disebut juga blended learning.

Di satu sisi, model campuran ini memerlukan strategi dan persiapan yang lebih matang dibanding model pelatihan online pada umumnya. Di sisi lainnya, ini bisa jadi metode yang pas bagi perusahaan yang menilai offline training lebih efektif bagi mereka.

3. Story-based Video Training

Termasuk dalam kategori asynchronous learning, story-based video adalah sebuah metode pelatihan dan pembelajaran dengan menonton video dengan sentuhan berbeda.

Video tersebut adalah video drama yang memuat gambaran proses pelatihan dan pembelajaran yang berhubungan dengan tujuan training karyawan.

Storytelling merupakan cara ampuh untuk menstimulasi peserta dan membuat mereka lebih cepat menyerap bahkan meniru apa yang ditunjukkan dalam video.

4. Mobile Learning

Seakan pelatihan online melalui video conference tidak cukup, penyedia jasa pelatihan mulai berlomba membuat program yang bisa diakses melalui smartphone.

Mobile learning adalah sebuah konsep di mana semua orang bisa mengakses modul pelatihan dengan berbagai aplikasi di smartphone.

Beberapa contohnya adalah modul microlearning, game-based learning, kuis interaktif, dsb.

5. Learning Experience Platform (LXP)

Learning Experience Platform (LXP)  adalah platform pelatihan, pembelajaran, dan pengembangan intuitif. LXP merupakan pengembangan kelanjutan dari Learning Management System (LMS). 

LXP membantu karyawan menjawab pertanyaan key business dan menyediakan kesempatan untuk professional development. 

Contoh LXP ialah chatbot dan rekomendasi pelatihan berdasarkan teknologi AI.

Penutup

Pelatihan online merupakan pengembangan dari metode pelatihan tatap muka sebelumnya. Praktik ini sudah digunakan banyak organisasi maju di dunia, bahkan sebelum adanya disrupsi pandemi global.

Pelatihan online untuk karyawan memang terlihat banyak manfaatnya, dan memberikan keuntungan untuk perusahaan dibanding menyelenggarakan pelatihan offline.

Meski begitu, terdapat kelemahan yang harus diantisipasi HRD.

Berdasarkan identifikasi dan analisis yang menyeluruh, Anda pasti bisa menyelenggarakan pelatihan online bahkan di perusahaan yang menerapkan sistem hybrid working sekalipun!