Jika bicara soal masalah di tempat kerja, banyak sekali yang bisa diuraikan. Apalagi mau sebesar apa pun usaha manajemen, berbagai masalah pasti bisa terjadi di tempat kerja.

Salah satu masalah di tempat kerja yang saat ini terjadi adalah dampak pandemi COVID-19 terhadap employee engagement. Statistik di tempat kerja mengungkapkan bahwa pandemi telah memengaruhi banyak tempat kerja secara signifikan.

Menurut State of the Global Workplace: 2022 Report yang dikutip Gallup, karyawan yang tidak terlibat secara aktif (disengaged employee) akan merugikan dunia sebesar $7,8 triliun. Angka ini sama dengan 11% dari PDB global.

Meski faktor keterlibatan karyawan dapat memengaruhi aspek kinerja lainnya, mari kita lihat uraian masalah di tempat kerja lainnya berikut ini.

Bagaimana Cara Mengidentifikasi Masalah di Tempat Kerja?

Tempat kerja adalah lingkungan di mana Anda bertemu dengan banyak kepribadian, gaya komunikasi, dan pandangan dunia yang berbeda.

Adanya perbedaan inilah yang jadi sumber masalah di tempat kerja yang dapat menyebabkan stress dan ketegangan bagi mereka yang terlibat.

Meskipun semua karyawan memiliki hak untuk diperlakukan adil dan merasa aman di tempat kerja, namun beberapa karyawan sering menghadapi intimidasi, pelecehan, dan diskriminasi.

Contoh lainnya bisa berupa produktivitas karyawan menurun karena mereka pekerjaan mereka tidak sesuai dengan kompetensi atau minat.

Masalah di tempat kerja dapat menyebabkan beberapa hal seperti :

• Penurunan kinerja dan produktivitas
• Kehilangan pekerjaan dan pemutusan hubungan kerja
• Kurang puas atau bahagia
• Stres bagi karyawan hingga memicu masalah kesehatan mental

Masalah pelecehan di tempat kerja juga dapat menyebabkan masalah hukum. Bahkan American Psychological Association mencatat, ketidakamanan pekerjaan dan kurangnya dukungan di tempat kerja dapat memperburuk masalah.

Maka dari itu, sangat penting untuk mengembangkan sistem manajemen masalah yang bekerja secara efisien di tempat kerja dan tim Anda.

Pertimbangkan lingkungan tempat kerja Anda, sifat pekerjaan Anda, ukuran tim Anda, dan potensi risiko apapun saat mengembangkan sistem manajemen masalah.

Di bawah ini ada beberapa cara mengidentifikasi masalah di tempat kerja.

Identifikasi masalah

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan mengidentifikasi masalah yang ada.

Masalah yang dialami rekan di kantor dapat berbeda mulai dari masalah tim, miskomunikasi, kesalahan teknis, sampai kurangnya alat kerja yang tepat.

Maka dari itu, penting untuk memahami dengan tepat apa masalah yang terjadi sehingga Anda bisa merencanakan proses penyelesaian dengan cepat dan efektif.

Memahami dampak

Setelah mengidentifikasi masalah, ketahui apa dampak yang dapat terjadi pada organisasi dan perangkat kerjanya. Tingkat konsekuensi tentu tergantung dari apa masalah yang sedang terjadi.

Dengan mengetahui seberapa tinggi atau rendah dampak masalah tersebut, memungkinkan Anda untuk memutuskan cara yang tepat untuk mengatasinya.

Memprioritaskan problem solving

Langkah selanjutnya mungkin tergantung dari apa masalahnya. Bisa saja pemecahan masalah akan menghambat produktivitas kerja.

Selama proses ini berjalan, penting untuk mengukur tantangan dan menentukan berapa banyak waktu dan energi yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Misalnya, memberi tahu seluruh tim untuk fokus memperbaiki masalah sebelum kembali ke kegiatan rutin mereka.

Meskipun akan ada banyak aspek yang terlibat dalam menjaga kemajuan proyek, mungkin  lebih efisien secara waktu dan biaya jika menyelesaikan masalah sebelum lanjut ke tugas lain.

Tentukan solusi potensial

Pertimbangkan untuk mengumpulkan kepala tim untuk membantu Anda menemukan solusi potensial.

Anda juga bisa mengembangkan beberapa opsi untuk menyelesaikan masalah sehingga Anda dapat memilih rencana yang paling cocok untuk masalah tertentu.

Berdiskusi dengan tim tak hanya membuat Anda menentukan solusi potensial, namun juga membangun hubungan di tempat kerja dan memperkuat keterampilan pemecahan masalah di tim Anda.

Ambil tindakan yang tepat

Setelah mengidentifikasi masalah dan mempertimbangkan solusi potensial. Anda bisa mulai mengambil tindakan untuk mencapai keputusan.

Ini memungkinkan Anda menunjuk pemimpin tim sementara untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.

Membuat laporan

Setelah Anda menyelesaikan masalah dan produktivitas kembali normal, Anda dapat membuat laporan masalah yang komprehensif.

Di dalam laporan, Anda bisa menyertakan detail tentang anggota tim yang melaporkan:

• Inti masalah
• Dampak yang terjadi
• Langkah penyelesaian masalah
• Rentang waktu penyelesaian masalah

Membuat laporan dilakukan untuk menghindari masalah serupa di masa yang akan datang.

10 Masalah yang Umum Terjadi Di Tempat Kerja dan Solusinya

Ada banyak masalah di tempat kerja yang bisa terjadi. Berikut ini adalah beberapa masalah yang sering terjadi dan solusi yang dapat Anda lakukan.

1. Kurang pelatihan karyawan

Kurang pelatihan karyawan bisa menyebabkan berbagai masalah di tempat kerja. Salah satunya adalah karyawan tidak bisa melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Solusinya adalah pastikan proses pelatihan terbuka dan melibatkan karyawan Anda. Tanyakan pada mereka keterampilan apa yang menurut mereka perlu untuk dikerjakan.

2. Kurang praktik komunikasi yang baik

Kurangnya komunikasi merupakan masalah umum yang terjadi di tempat kerja. Tanpa adanya komunikasi, karyawan akan sulit mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

Komunikasi yang buruk bisa merusak produktivitas dan menyebabkan lebih banyak kesalahan.

Solusinya adalah terapkan sistem yang memungkinkan pesan berjalan dengan bebas dari atasan ke bawahan dan sebaliknya, seperti melakukan komunikasi via email atau messenger di media sosial.

3. Konflik antar staf atau bullying

Konflik antar staf pasti akan terjadi karena setiap orang memiliki pendapat yang berbeda. Konflik antar staf ini bisa jadi buruk dan menyebabkan intimidasi sampai bullying.

Solusinya adalah HRD harus menciptakan lingkungan kerja yang terbuka di mana karyawan dapat mengekspresikan diri mereka.

Dengan mempromosikan kerja sama tim, mendorong umpan balik, mengatasi sikap negatif, dan menanyakan tantangan terbesar di tempat kerja, Anda dapat menciptakan lingkungan yang lebih harmonis.

4. Tidak mampu menyelesaikan masalah

Anda cenderung terjebak dalam kebiasaan ‘pemikiran yang sama’ dan mendekati masalah berulang kali dari perspektif yang sama.

Hal ini membuat Anda bertanya, mengapa saya gagal menyelesaikan masalah tersebut?

Solusinya adalah Anda harus mendekati masalah dengan lensa peluang. Apa perspektif baru yang dapat digunakan untuk membantu mengubah pola pikir? Jangan lupa untuk mengajukan pertanyaan yang memiliki solusi.

5. Kurang mendapat perhatian

Orang-orang akan mempertanyakan bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka dan mencari nafkah. Dalam sebuah perusahaan, akan ada karyawan yang ingin merasa berarti.

Hal ini adalah tanggung jawab seorang HRD untuk membentuk rasa koneksi dan kepemilikan yang kuat.

Merayakan berbagai peristiwa seperti pernikahan, rumah baru, melahirkan adalah kesempatan untuk memanusiakan karyawan di tempat kerja.

6. Turunnya produktivitas

Banyak perusahaan yang mengalami penurunan produktivitas, terlebih saat masa pandemi. Walau suasana genting telah selesai, perusahaan harus tetap menjaga kondisi karyawan agar tidak menurun.

Banyaknya perubahan di sebuah organisasi bisa membuat karyawan kewalahan dan menyebabkan penurunan fokus. Alhasil, produktivitas kerja perlahan menurun.

Begitu juga penempatan karyawan pada pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan dan minatnya. Jika ada skill gap, maka HRD harus mempertimbangkan program pelatihan.

7. Masalah kepercayaan

Ketika berhadapan dengan tantangan di tempat kerja, masalah kepercayaan jadi salah satu yang paling sulit diselesaikan. Kepercayaan biasanya berkurang dalam periode waktu tertentu, dan butuh waktu untuk kembali seperti semula.

Salah satu cara untuk memperbaikinya adalah dengan membentuk team-building agar para karyawan dapat berkomunikasi dan mulai saling percaya kembali.

8. Kurang motivasi

Motivasi tidak bisa muncul begitu saja, ada waktu di mana karyawan akan termotivasi sementara di lain hari tidak.

Salah satu jalan terbaik mengatasi hal ini adalah dengan berkomunikasi dengan staf Anda. Tanyakan faktor apa yang paling memotivasi mereka, hal ini akan membantu Anda memahami apa yang bisa memaksimalkan kinerja karyawan Anda.

9. Merasa kurang kreatif

Siapapun yang bekerja di bidang kreasi pasti akan merasakan hal ini sepanjang waktu. Apalagi sebuah kreativitas muncul secara pasang surut dan membuatnya jadi masalah serta tantangan karena karyawan harus berjuang untuk kreatif sepanjang waktu.

Jika seorang karyawan mengalami masalah ini, maka Anda bisa mengubah lingkungan kerja mereka. Memberikan dorongan, kolaborasi, dan feedback yang baik.

10. Jadwal yang tidak fleksibel

Sebelum disrupsi pandemi melanda rata di seluruh dunia, hampir semua sektor bisnis menggunakan kebijakan bekerja dengan jadwal yang tetap dari Senin hingga Jumat 8 jam per harinya. Waktu kerja yang terlalu kaku akan menyebabkan tingkat stres yang tinggi.

Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan menerapkan sistem kerja hybrid, di mana karyawan diberikan jadwal untuk bekerja dari kantor atau secara remote.

Penutup

Tempat kerja memang tidak akan pernah lepas dari berbagai macam masalah.

Sebagai seorang HRD, tentunya Anda harus mudah mengantisipasi masalah yang muncul dan mempersiapkan solusinya.

Beberapa penjelasan di atas dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi masalah dan mencari solusi atas masalah umum yang sering terjadi di perusahaan.

Ingatlah kalau semua masalah yang muncul tentu memiliki solusi jika diidentifikasi dengan baik.