Anggota Ini Podcast (Katanya) terdiri dari (kiri-kanan) Anugrah Alif, Muhammad Sidik, Yugo Trie, dan Radjito.

Pada bagian pertama, pemilik akun Ini Podcast HRD (Katanya), Yugo Trie, Muhammad Sidik, Radjito, dan Anugrah Alif, telah berbagi pendapat mengenai kehadiran HR di lingkungan kerja. Mudah? Tentu tidak.

Di bagian kedua, Yugo dkk. kembali melanjutkan diskusi virtual dengan HR Note, Sabtu (09/10/2021), tentang respon mereka menghadapi berbagai kejadian atau kasus yang harus diselesaikan oleh Divisi HR. Mulai dari melakukan PHK ke rekan kerja hingga pandangan mereka tentang karyawan yang memiliki side job.

Studi kasus 01: Apa tanggapan HR kalau harus melakukan PHK ke teman kerja?

Yugo: Jujur sih belum pernah merasakan hal itu. Kalau Mas Djito udah sering. Ini common sense saya, ya. Kalau sampai kayak gitu, bisa dibilang kalau jadi HR itu enggak mudah. Jadi HR itu enggak enak di beberapa aspek.

Ketika menghadapi kondisi-kondisi kayak gitu, kita itu harus kuat secara mental. Dalam arti, hal-hal itu sebenarnya enggak nyaman dan kita harus bisa ngelawan hal itu. Akhirnya kita harus memberitahukan kenyataan pahit, harus lihat respon orang yang di-PHK. Jadi siapa bilang kita cuma urusan administratif?

Radjito (Djito): Sebenarnya enggak boleh setengah-setengah gitu, sih. Kalau kasihan, kita harus usahain dia biar tetap bertahan. Misalkan kita tahu kondisi keluarganya kayak gimana, kondisi keuangannya gimana, kalau mau bela, kita ngadep ke perwakilan perusahaan.

Kalau memang enggak bisa lagi ditolong, mau enggak mau, kita harus tegas juga, kan. Tapi penyampaiannya pun harus enak. Sebenarnya kita masih bisa support dia dengan bantu cari pekerjaan baru. Kita, kan, banyak kenalan di luar, jadi kita bisa mereferensikan dia ke perusahaan lain.

Risiko lain, kita dimusuhi orang itu. Bahkan kalau circle kita sama, kita dimusuhi satu circle. Tapi itu udah tanggung jawab dan risiko pekerjaan sebagai HR. Ketika orang di-PHK, sebenarnya itu bukan ujung dari kehidupan.

Yugo: Satu lagi yang penting, ketika dia di-PHK, kita memperjuangkan hak-hak yang harus didapatkannya.

Anugrah: Sebenarnya ada poin-poin pentingnya. Paling penting adalah alasannya dulu. Kalau alasan PHK karena kesalahan karyawan, kita bisa menyampaikan info itu jauh lebih gampang. Artinya keputusan PHK dari manajemen.

Kalau PHK karena kemampuan perusahaan, perlu disampaikan secara profesional. Urusan dia adalah teman atau bukan, kami pun sulit mempertahankan. Mungkin setelah dia di-PHK, kita yang di-PHK.

Studi kasus 02: Kalau ada sekretaris yang merasa tenaganya dimanfaatkan oleh atasan dan keluarganya, HR harus berdiri di sisi mana?

Djito: Kita harus coba cari nilai positifnya dari hal itu. Karena biasanya bos itu menyuruh timnya untuk melakukan sesuatu karena ada hal-hal tertentu. Kalau sudah dirasa kelewatan, kita juga harus bisa menyampaikan ke si bosnya itu. 

Walaupun akan lebih baik sekretaris itu punya keberanian buat ngomong langsung ke si bos. Misalnya, “Bos, saya keberatan kalau gini, gini, gini”.

Kita hanya menjadi temannya atau orang ketiga, bukan menjadi jembatannya. Justru kalau kita yang menjadi jembatannya akan ada risiko penyampaian informasi yang diterima oleh bos berbeda.

Kalau dia minta bantuan HR untuk ngomong ke atasan, bagaimana?

Djito: Kita bisa memfasilitasi. Misal kita jadi mediator dan bertemu bertiga karena harus transparan. Kalau orang tersebut malu, mau enggak mau kita bantu.

Jadi pilihan pertama, orang itu harus ngomong langsung. Pilihan kedua, kita bisa jadi mediator. Pilihan ketiga, kita yang menyampaikan.

Anugrah: Saya pernah menemukan kasus ini. Jadi ada karyawan yang curhat kalau atasannya nyusahin. Akhirnya saya melihat dari level karyawan. Kalau kita ada di level yang masih bisa menyampaikan, ya pasti kita sampaikan.

Contohnya saya adalah manajer HR, lalu ada anggota tim yang kasih feedback manajernya ke melalui saya. Jadi saya coba sampaikan feedback ke manajer tersebut. Kalau keluhannya adalah CEO, saya pasti minta bantuan atasan saya buat ngomong dan itu hal lumrah untuk kasih feedback ke manajemen.

Studi kasus 03: Kalau C level memasukkan keponakan atau anaknya buat bekerja di perusahaan, gimana?

Anugrah: Satu sisi, ya, lo siapa? Lo aja dipekerjakan atau gaji lo itu keluar karena tanda tangan si owner ini, loh. Kalau udah bawaan owner, jujur kita susah. Tapi kita masih bisa memberikan sudut pandang dari sisi HR. Misalnya, “Oke pak, tapi ada baiknya kita ikuti SOP dulu, seperti psikotes dan segala macam”.

Sejauh ini, sih, tempat saya kerja, C level masih mau ngikutin SOP. Artinya kita masih bisa kasih feedback. Misalnya kandidat enggak baik dalam aspek ini, intelegensinya enggak cocok, skill-nya enggak sesuai dengan posisi manajer di unit itu.

Untuk keputusan hire atau tidaknya, misal saya level staf rekrutmen, jujur, saya harus ngobrol dengan atasan karena ini menyangkut C level. Level saya dan dia terlalu jauh. Yang penting, proses rekrutmen mengikuti SOP, daripada orang bawaan diterima dan unit larinya lambat gara-gara satu orang, kan, kasihan C level-nya juga.

Djito: Balik lagi, tergantung dari C level. Dia paham atau mungkin kepepet atau punya balas jasa ke orang lain, mau enggak mau dia bawa orang tersebut.

Cuma saya percaya, mungkin teman-teman di sini punya value yang sama, ada satu hal yang bisa kita kembangkan dari orang tersebut. Misal dia lulusan SMA, terus bingung masuk posisi apa, jadi kita harus menggali keterampilannya, lalu kita arahkan ke departemen yang cocok dengan skill-nya.

Nah, ini juga tugas HR, bagaimana kita mengembangkan dia. Mungkin kita bisa menggali potensi-potensi di dirinya dia. Itu kalau kondisinya, dia harus diterima. Kalau C level ngasih kebebasan ke kita, kita akan proses sesuai standar. Dari situ kita tahu kekurangan dan kelebihannya.

Kalau hasilnya enggak lolos atau lolos tapi nilainya so-so, itu tetap harus kita infokan ke C level. Kita harus kasih tahu risiko ke depannya seperti apa kalau menerima orang ini. Jadi komunikasi sama C level juga penting.

Studi kasus 04: Bolehkah sesama karyawan berpacaran? Bagaimana kalau mereka membawa masalah personal ke kantor? Apa tindakan tegas HR?

Siddik: Kalau di perusahaan sekarang, kalau sesama karyawan menikah, salah satunya harus resign. Dulu, waktu saya bekerja di perusahaan retail, peraturannya juga sama.

Biasanya, mereka lebih ke pacaran, sih. Kalau mereka bawa masalah pribadi ke kantor, tinggal kumpulin, dan selesaikan bareng-bareng. Misal kondisinya enggak bisa, kami sarankan rehat atau ambil cuti dulu. Biar hati dia tenang, daripada kerja kepikiran ini itu. Fisiknya ada tapi pikirannya enggak ada di kantor. Ya, percuma juga. 

Studi kasus 05: Apakah boleh karyawan punya side job?

Djito: Kita harus lihat kontrak yang ditandatangani. Misal dia enggak boleh menandatangani kontrak kerja baru dan perusahaan tempat dia yang baru mungkin akan background check juga, sih.

Tapi kalau secara legalitas enggak ada kontraknya, dia bisa ngelakuin itu. Selama dia bisa membagi jadwal, terus enggak mengganggu performanya di perusahaan tetap, ya enggak masalah, sih. Kalau itu sudah mengganggu, dia jadi bolos kerja di pekerjaan tetap itu harus ditindak. 

Tergantung side job-nya. Mungkin dia punya tanggung jawab besar menghidupi keluarganya, secara finansial belum tercukupi dengan pekerjaan utamanya, ya dia perlu side job, kan.

Contohnya jaman sekarang banyak yang ikut kemitraan ojek online. Ada yang kerja kantoran hari biasa dan Sabtu-Minggu dia bermitra dengan ojek online. Selama pekerjaan enggak terganggu, enggak masalah juga.

Yugo: Yang harus clear juga, jangan sampai side job yang diikuti karyawan itu secara nature bisnisnya sama dengan pekerjaan utamanya. Misal dia kerja di HR consulting dan dia punya side job di HR consulting juga. Nanti ada oper-operan klien dan data confidential dipakai di perusahaan satunya. Side job, sih, side job tapi jangan kerja di kompetitor.

Sidik: Jaman sekarang banyak yang main saham, punya kontrakan, apakah itu dikatakan side job atau bukan? Batasan-batasan itu harus diperjelas.

Intinya HR dan legal harus upgrade dan update peraturan. Karena dunia sudah digitalisasi, jadi perlu memperbarui pekerjaan yang dilarang atau diperbolehkan untuk side job. Enggak hanya side job, banyak yang harus di-update. Misal jam kerja dan kebijakan WFH dan WFO, sehingga karyawan bisa menyesuaikan dengan peraturan perusahaan.

Anugrah: Kalau saya balik lagi ke perjanjian kerja. Langsung deal di situ. Ada beberapa perusahaan yang menjelaskan secara clear bahwa karyawan enggak boleh ada side job. Ketika ketahuan ada side job, langsung ditindak sesuai yang tertera di perjanjian itu. Sesederhana itu kalau dari saya.

Tapi menarik juga penjelasan Mas Sidik. Sekarang banyak yang main saham, apakah bisa dikatakan side job atau tidak? Berarti peraturan perusahaan perlu didetailkan. Biasanya orang legal suka dengan hal-hal detail. Di sini peran HR dan legal harus bisa mengikuti zaman.

Misal side job yang tidak diperbolehkan adalah pekerjaan yang dikerjakan saat office hours di perusahaan ini. Ketika dia ketahuan, ya udah kelar. Tapi kalau side job dia narik ojek online, yang dia lakukan setelah pulang kerja, dan enggak di-state di peraturan perusahaan, ya enggak masalah. Sederhananya, yang sudah clear di peraturan, kita lakuin seperti itu. Karena landasan HR mengambil keputusan seperti itu.

Diskusi Yugo dkk. dan NR Note akan berlanjut di bagian ketiga. Bagian terakhir ini mengulas pendapat dan pengalaman mereka tentang fraud.