Bekerja dengan Orang Jepang: Proses Kerja

“Saya rasa orang Jepang terlalu peduli dengan proses kerja?” 

Ketika bekerja di Indonesia atau pun bekerja di negara lain, sangat penting untuk saling memahami dan membangun hubungan manusia yang lancar agar seluruh tim mencapai hasil. Meskipun cukup mudah untuk membangun hubungan dengan orang Indonesia, perbedaan budaya dapat menjadi batu rintangan yang kerap harus dilalui.

Kali ini, sebagai salah satu keberagaman bekerja dengan orang asing, kami akan bagikan pengalaman salah seorang Sales Coordinator yang menggunakan bahasa Jepang sebagai media komunikasi. 

Kali ini, kami melakukan banyak diskusi, terutama pada topik “orang Jepang fokus pada proses”.

catatan: kami harap pembaca melihat ini hanya sebagai sebuah opini dan dapat dijadikan referensi.

Miss Ani / Sales Coordinator / Industri percetakan, Perusahaan Jepang

Wanita usia 20-an. Ini adalah tahun kedua ia bekerja di perusahaan Jepang, biasanya menggunakan bahasa Jepang untuk berkomunikasi dengan atasannya.

Mr. Bambang / Sales coordinator / Industri pakaian, Perusahaan Jepang

Pria berusia 20-an. Ini adalah tahun pertamanya bekerja di perusahaan Jepang. Bekerja sebagai perantara antara perusahaan Jepang dan pabrik di Indonesia, mengoordinasikan inventaris dan membeli produk.

Sangat mudah untuk bekerja dengan orang Jepang yang ingin memahami budaya lokal

Apakah kamu pernah merasa sulit untuk bekerja dengan orang Jepang?

Miss Ani: Ya, cukup sering. Misalnya, kadang-kadang ada orang yang berbicara dialek yang tidak kita mengerti dalam bahasa kita. Kami belajar dari bahasa Jepang standar, jadi kami bingung ketika kami mendengar dialek tiba-tiba.

Juga, tergantung pada orangnya, ada orang yang gaya bicaranya terlalu cepat atau berbisik. Apa yang mungkin biasa dimengerti antara orang Jepang mungkin sulit bagi penutur asing seperti kita untuk mengerti. 

Benarkah jika orang Jepang bertemu dengan orang asing yang bisa bicara bahasa Jepang , mereka akan bicara dengan ‘normal’?

Miss Ani: Tapi bos saya sudah lama di Indonesia dan mengerti cara berpikir orang Indonesia, jadi mudah untuk bekerja dengannya. Di sisi lain, agak sulit bekerja dengan orang Jepang di kantor pusat, karena mereka lebih lama berada di Jepang.

Mereka berada di Jepang sepanjang waktu, sehingga mereka tidak memiliki kesempatan untuk berhubungan langsung dengan budaya Indonesia. Dari pengalaman pribadi saya, kadang-kadang mereka tidak peduli apa yang saya katakan, atau mereka bahkan tidak mencoba memahami situasi saya.

Mr. Bambang: Bos Jepang saya juga orang yang sangat baik. Sebagai contoh, ada saat-saat ketika sebuah perusahaan Jepang complain ke saya. Walaupun masalahnya ada pada pabrik di Indonesia, bos Jepang yang bekerja dengan kami memahami situasi kami dan terkadang membela kami.

Jadi saya bekerja dengan baik dengan orang Jepang yang bekerja dengan saya sekarang, jadi saya tidak punya keluhan tertentu.

Miss Ani: Saya tidak merasa bahwa bos saya biasanya keras, tetapi ketika saya melakukan kesalahan di tempat kerja, dia memberi saya peringatan yang tegas. Dia tidak memarahi saya terlalu keras, tetapi dengan tenang memberi tahu saya apa yang perlu diperbaiki dan mengapa. Jadi, baik untuk mengetahui bahwa di mana letak kesalahan saya.

HORENSO, adalah sebuah konsep yang cukup sulit dipraktikkan

Apakah Anda memiliki keraguan tentang perusahaan dan orang-orang Jepang?

Miss Ani: Cara berpikir tentang pekerjaan pada dasarnya berbeda di Indonesia. Misalnya, sikap terhadap “pelaporan,” yang merupakan praktik pelaporan, sangat berbeda antara Indonesia dan Jepang.

Suatu hari, kami memiliki masalah dengan produk yang dikirim lebih lambat dari batas waktu.

Pada saat itu, kami harus mengambil tindakan untuk mengubah jadwal untuk klien, dan kami pikir kami bisa menyelesaikan masalah dengan bekerja sama dengan orang-orang penjualan yang bekerja sama dengan kami.

Namun, masalahnya ternyata lebih besar dari yang kami duga, dan akhirnya bos Jepang saya memperingatkan saya, “Mengapa Anda tidak melaporkannya?”

Pada awalnya, saya tidak melaporkan masalah karena saya pikir saya bisa menyelesaikannya, tetapi saya pikir bos Jepang saya ingin saya melaporkan bahkan masalah kecil. Bos Jepang saya ingin saya melaporkan bahkan ketika ada masalah kecil.

Bagaimana menurut Anda, Mr. Bambang?

Mr. Bambang: Saat ini saya bekerja sebagai perantara antara perusahaan Jepang dan pabrik Indonesia, dan saya sangat merasakan bahwa ada perbedaan mendasar dalam cara berpikir antara orang Jepang dan orang Indonesia, terutama yang berkaitan dengan “HORENSO,” karena kualitas komunikasi sangat berbeda.

Misalnya, ketika masalah terjadi di sebuah pabrik di Indonesia, kantor pusat di Jepang mengirimkan laporan ke pabrik. Dalam hal itu, laporan dikirim ke kantor pusat di Jepang, tetapi sering kali laporan dari pabrik Indonesia tidak cukup untuk orang Jepang.

Misalnya, ketika melaporkan penyebab suatu masalah, bahkan jika pabrik Indonesia berpikir bahwa masalahnya disebabkan oleh hal ini, orang Jepang tidak mengerti bahwa itu bukan satu-satunya alasan untuk masalah tersebut.

Jadi, ketika saya mendengar penyebab masalah dari pabrik, saya sangat khawatir tentang bagaimana menyampaikannya kepada orang-orang Jepang. Jika saya hanya menerjemahkan pesan seperti itu, mereka tidak akan pernah merasa yakin, hahaha.

Saya dapat memahami cara berpikir orang Jepang, tetapi saya sangat dekat dengan cara berpikir orang Indonesia, jadi saya kadang-kadang bertanya-tanya mengapa mereka mengejar penyebab masalah begitu dalam. Di sisi lain, orang Jepang mungkin memiliki banyak keraguan tentang orang Indonesia juga.

Orang Jepang terlalu menekankan ‘proses’. Bagaimana pikiran terhadap ‘hasil’?

Apakah karakter orang Jepang selalu ingin tahu “proses mana yang menimbulkan masalah”?

Mr. Bambang: Benar. Saya pikir itulah titik di mana orang Jepang dan Indonesia merasakan kesulitan satu sama lain. Orang Indonesia lebih menekankan hasil daripada proses, dan mereka memiliki cara berpikir yang mirip dengan orang Barat.

Di sisi lain, orang Jepang fokus pada “bagaimana proses dilakukan terlepas dari hasilnya”.

Bahkan jika hasilnya tidak baik, mereka dapat dimaafkan jika prosesnya baik. Ini aneh bagi orang-orang Indonesia, bukan? 

Miss Ani: Saya setuju dengan Mr. Bambang. Bagi orang Indonesia, hasil lebih penting daripada prosesnya.

Mr. Bambang: Ketika mereka memiliki masalah, para bos Jepang segera memberi kami saran, mengatakan, “Anda harus melakukan sesuatu untuk menyelesaikan masalah karena ada masalah dalam proses ini.”

Dan saya kagum dengan akurasi penyelesaian masalah mereka.

Miss Ani: Tapi kadang-kadang, ketika saya melihat bagaimana bos Jepang saya menanggapi masalah, saya bertanya-tanya mengapa mereka mencoba menyelesaikannya dengan cara itu. 

Misalnya, katakanlah tugas memiliki tiga atau empat langkah. Dari sudut pandang saya, langkah 2 dan 3 tampaknya tidak terlalu tergantung pada situasinya, jadi kadang-kadang saya pikir lebih baik untuk melewati mereka dan melakukan langkah 4 terlebih dahulu.

Meski begitu, orang Jepang mengambil langkah 2 dan 3 dengan serius dan melakukannya dengan baik, dan jujur, saya pikir itu buang-buang waktu, hahaha.

Mr. Bambang: Saya benar-benar bisa mengerti itu.

Miss Ani: Ada juga banyak orang yang sangat fokus pada proses sehingga mereka hanya mengejar penyebab masalah ketika itu terjadi. Saya pikir perlu untuk tidak selalu mengejar penyebab masalah, tetapi juga memikirkan solusi.

Mr. Bambang: Saya berbisnis tidak hanya dengan perusahaan Jepang tetapi juga dengan perusahaan Barat, dan itu sedikit berbeda untuk perusahaan Jepang.

Perusahaan barat memesan produk, pabrik memproduksi produk sesuai dengan pesanan dan melaporkan kembali ke klien setelah selesai. 

Perusahaan-perusahaan Jepang, di sisi lain, harus melaporkan kembali kepada klien berkali-kali sebelum produksi selesai. Misalnya, mereka selalu melaporkan kepada klien dengan pertanyaan seperti “Apakah ada masalah saat ini?”

Seorang pekerja di sebuah pabrik juga mengatakan, “Perusahaan-perusahaan Barat baru melaporkan ketika semuanya dilakukan. Tetapi klien Jepang sangat khusus tentang pelaporan,” katanya, hahaha!

Ringkasan

Dua orang yang kami wawancarai tampaknya memiliki keraguan tentang penekanan Jepang pada konsep ‘proses’.

Adalah fakta umum bahwa proses itu penting bagi banyak orang Jepang, tetapi banyak orang di luar negeri tampaknya menganggap itu aneh.

Untuk meyakinkan orang Indonesia agar dapat nyaman bekerja dengan orang Jepang, mungkin diperlukan analisis lebih lanjut mengapa penting untuk menekankan proses kerja. Tentu saja, harus terdapat toleransi budaya dan cara pandang dari keduanya dalam berkolaborasi.

0 0 vote
Article Rating
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments