Penggunaan Assessment Tools Dalam Proses Rekrutmen | | HR NOTE Indonesia

Penggunaan Assessment Tools Dalam Proses Rekrutmen

assessment tools

Bisnis dengan proses rekrutmen yang baik cenderung menghasilkan karyawan produktif. Hal tersebut merupakan ramuan efektif menurunkan tingkat turnover yang semakin menanjak.

Namun, satu aspek yang berpengaruh terhadap kelancaran proses rekrutmen adalah penggunaan alat asesmen atau assessment tools.

Bagi para perekrut, memahami tentang alat asesmen adalah tugas penting. Namun yang perlu dipahami berikutnya adalah tidak semua alat asesmen bisa diaplikasikan pada semua posisi.

Penggunaan asesmen yang tepat membantu perekrut sekaligus perusahaan menemukan kandidat tepat sesuai kriteria. Milka Santoso sebagai HR Consultant pun berpendapat demikian.

Alumni program pasca sarjana psikologi dari Universitas Gunadarma ini berbagi pengalaman dan insight mengenai assessment tools dalam proses rekrutmen.

Assessment Tools Untuk Mengukur Kecocokan Kandidat

Kalau berbicara mengenai assessment tools, kita bicara tentang alat ukur. Asesmen itu adalah pengukuran.

Kalau kita persempit dalam dunia rekrutmen, berarti alat ukur yang digunakan untuk mengukur kecocokan kandidat terhadap requirement posisi yang dibutuhkan.

Dalam dunia recruitment, ada berbagai alat ukur (assessment tools) yang biasa digunakan, di antaranya:

1. Alat tes tertulis

Bentuk alat ini bisa bermacam-macam. Bisa alat tes psikologi, TPA, tes kemampuan akademik, tes pengetahuan umum, hingga tes yang berkaitan dengan skill di bidangnya. Misalnya, accounting test atau mechanical test yang sifatnya tertulis.

2. Pertemuan tatap muka

Pertemuan online atau offline dapat menjadi alat ukur untuk mengetahui kecocokan kandidat. Di sini, terjadi komunikasi antara kedua belah pihak antara kandidat, user, dan tim HR. Biasanya, berbentuk wawancara. Bentuk lainnya adalah presentasi.

3. Simulasi

Bentuk simulasi bisa macam-macam.

Misalnya Simulasi yang biasa disebut In Tray atau In Basket. Peserta diminta untuk memilih dan memprioritaskan sejumlah tugas atau dokumen yang masuk ke dalam tray kerjanya, kemudian merespon tugas atau dokumen itu sesuai dengan prioritas yang mereka pilih. 

Pada masa pandemi, simulasi ini berkembang menjadi Inbox. Di mana peserta asesmen secara online dapat memilih, memprioritaskan, dan merespon email yang masuk ke dalam inbox simulasinya.

Selain itu, ada pula simulasi lain, seperti LGD (Leaderless Group Discussion), games, role play, dan seterusnya. Semua assessment tools tersebut bertujuan, untuk mengukur apakah kandidat tersebut cocok atau tidak dengan opening position.

Perlu kita sadari, tidak semua assessment tools itu alat tes psikologi atau psikotes. Ada juga sejumlah alat asesmen lainnya seperti interview, role play, games, dan simulasi yang termasuk assessment tools, tapi bukan alat tes khusus psikologi.

Tiga Syarat Penggunaan Assessment Tools

Semua perusahaan yang membutuhkan kandidat dapat menggunakan assessment tools. Namun dalam penggunaan assessment tools tersebut kita perlu memperhatikan aspek budget, waktu, dan value.

Budget constraint

Kalau ingin menggunakan assessment tools lengkap, terus terang, kita butuh budget yang tidak sedikit. Sebelum menggunakannya, perusahaan harus memikirkan posisi mana saja yang diberikan assessment tools dan yang mana yang tidak.

Time constraint

Proses perekrutan dengan menggunakan assessment tools tentu membutuhkan waktu. Baik dari sisi durasi tesnya, maupun dalam hal memeriksa, menginterpretasikan dan membuat laporan hasil tes tersebut.

Recruiter harus jeli melihat alat ukur mana yang dibutuhkan untuk setiap posisi yang sedang direkrut, sehingga pemanfaatan waktu dapat menjadi lebih efektif.

Budaya perusahaan

Ada perusahaan yang santai dalam menerima karyawan

Mereka tidak terlalu ketat dalam proses perekrutan, karena menganggap kinerja karyawan akan dapat dilihat saat masa percobaan selama tiga bulan. Kalau kandidat tidak oke, ya sudah, dia tidak lolos probation. Ada yang very simple like that

Ada juga yang tidak mau wasting time mempekerjakan orang selama tiga bulan jika akhirnya tidak cocok.

Selain itu, merasa kasihan juga kalau kandidat sudah meninggalkan pekerjaan lama buat bergabung dengan perusahaan baru, tetapi tidak culture fit. Biasanya, perusahaan tipe ini make sure kualifikasi kandidat dengan mengikuti psikotes, yang bisa dilakukan di tahap awal atau maupun tahap akhir proses seleksi.

Assessment Tools Dalam Proses Rekrutmen

assessment tools

Ada beberapa langkah yang harus diperhatikan sebelum melaksanakan rekrutmen dengan menggunakan assessment tools:

Pertama, mencatat posisi yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan. Misalnya, perusahaan membutuhkan accounting staff dan accounting manager.

Kedua, menentukan spesifikasi kebutuhan. Misal accounting manager, lalu tentukan spesifikasi keterampilan di bidang accounting, pengalaman kerja, kemampuan hal-hal detail, keterampilan bidang lain, leadership,  dan sense of urgency posisi tersebut.

Ketiga, menentukan alat ukur. Setelah itu, perekrut menentukan alat tes yang bisa digunakan untuk mengukur kemampuan kandidat.

Contohnya, jika ingin melihat kemampuan attention to details kandidat, dapat menggunakan alat tes untuk mengukur ketelitian. Jika ingin melihat kemampuan leadership kandidat, kita dapat melakukan interview, LGD, atau alat tes yang mengukur leadership style candidate.

Bagi saya, saat menghadapi kandidat yang berpengalaman, perekrut bisa fokus pada interview karena lebih akurat memperlihatkan potensinya. Untuk kandidat fresh graduate, biasanya penggunaan alat tes psikologi sebagai pendukung.

Apa alasannya recruiter menggunakan assessment tools dalam proses rekrutmen? Jawabannya simple, untuk memastikan kandidat yang direkrut sesuai atau tidak dengan posisi yang saat ini sedang dibuka oleh perusahaan.

Assessment Tools: Interview, Jangan Sampai Lolos

Menurut saya yang sudah 15 tahun di rekrutmen, tool yang tidak boleh ditinggal adalah interview.

Sebagus apa pun alat tes yang kami pakai, jangan sampai melupakan interviewKenapa? Karena manusia hanya bisa digali oleh manusia. Ada hal-hal yang tidak bisa tergali oleh mesin.

Memang, sekarang sudah ada artificial intelligence yang bantu untuk interview. Tetapi AI hanya mengerucutkan kandidat yang “tidak sesuai kualifikasi” dan proses tidak dilanjutkan.

Untuk menentukan kandidat ini cocok atau tidak, harus ada manusia yang dalam proses itu.

Perekrut yang berpengalaman dan ahli interview mampu menggali what and why seorang kandidat, sehingga secara keseluruhan, perusahaan dapat memiliki gambaran tentang kandidat tersebut.

Contohnya, orang ini kelihatan detail tapi di satu sisi tidak teliti atau di satu sisi dia tidak suka bekerja di belakang meja, tapi di satu sisi dia tidak jago di lapangan, lalu dia cocoknya di mana sih.

Kendala Melangsungkan Assessment Tools

Saat ini, rekrutmen–termasuk penggunaan assessment tools–bisa dilakukan melalui online maupun offline. Keduanya punya kendala masing-masing.

Dari sisi rekrutmen, kendalanya sering kali waktu. Kami sudah menjadwalkan kandidat buat interview atau psikotes, tetapi mendadak dia membatalkan karena jadwal kerja yang padat. 

Dari sisi kandidat, ada kendala yang dapat berpengaruh terhadap hasil asesmen. Misalnya, asesmen dilakukan saat kandidat sedang sibuk, lelah, hujan lebat yang menyebabkan jaringan bermasalah.  Kondisi fisik juga dapat mempengaruhi hasil asesmen.

Kesempatan kedua

Tim saya pernah menjumpai kandidat yang terlihat pintar, tapi pas keluar hasil tes, kok jeblok. Kami tanya ke kandidat tentang kesulitan yang dialami, ternyata dia lagi enggak enak badan waktu itu.

Lalu kami bilang ke klien agar kandidat dikasih kesempatan lagi untuk tes. Biasanya, klien memberikan kesempatan kedua kalau jaringan yang menjadi kendalanya. 

Jika kendalanya itu kesehatan–kurang enak badan atau lelah–biasanya tidak ada kesempatan kedua. 

Itulah sebabnya kami sering memberi peringatan kepada kandidat kami sebelum memasuki proses asesmen, “Pastikan bapak atau ibu berada dalam kondisi prima”, sehingga kandidat maupun perusahaan dapat memperoleh hasil yang terbaik.

Pengaruh hasil tes

Dalam rekrutmen, ada kalanya kandidat yang diterima adalah pemilik skor tertinggi.

Kami pernah menghadapi hasil tes kandidat biasa saja, tapi klien tetap mengambilnya sebagai karyawan baru. Saya bilang ke klien, “Hasil kandidat ini kurang sesuai, apakah mau digugurkan? Tapi dia siap kerja secepatnya”.

Klien tidak masalah dan tetap mempekerjakan kandidat tersebut dan kami siap-siap menyediakan kandidat cadangan. Setelah melewati masa percobaan, klien justru meloloskan yang bersangkutan sebagai karyawan tetap.

Dari kejadian itu, dapat terlihat bahwa keputusan penerimaan sangat tergantung dengan perusahaan, posisi, dan kualifikasi yang dimiliki oleh kandidatnya.

Kegagalan dan keberhasilan dalam proses rekrutmen itu never single factorKalau ditanya berapa persen yang berhasil, terus terang, tidak ada rumusan pasti.

Memilih Layanan Assessment Tools

Bagi perusahaan yang tidak memiliki tim HR yang menguasai assessment tools, mereka dapat menggunakan jasa recruitment agency dan/atau biro konsultasi psikologi.

Meskipun biaya jasa psikotes dan psikolog yang terampil itu tidak murah, namun dapat dipertimbangkan berdasarkan hasil asesmen yang dibutuhkan.

Untuk beberapa posisi yang sifat pekerjaannya sederhana, saran saya, cari alat tes yang lebih sederhana, tidak harus menggunakan alat tes psikologi atau intelegensi. Cukup interview, ajak ngobrol, pastikan ngobrolnya nyambung, bisa nulis form dengan baik, dan kata-katanya tidak banyak yang belepotan.

Jadi, pilih alat tes yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Itu akan membantu proses rekrutmen yang efektif dan efisien terutama dalam asesmen.

Ke depannya, assessment tools sangat bagus prospeknya. Perusahaan akan tetap menggunakannya, dengan catatan, assessment tools ini harus dapat kita lihat sebagai sesuatu yang sifatnya luas, tak terbatas pada alat psikotes, dan alat tes yang digunakan harus disesuaikan dengan perkembangan jaman.

Comment