Pembaca praktisi HR sekalian, apakah sejauh ini pembaca mengalami kesulitan saat menyesuaikan pekerjaan di era New Normal? Pembaca mungkin menggunakan HRIS untuk mendukung berbagai pekerjaan, tapi, apakah HRIS saat ini cukup untuk membantu kebutuhan di New Normal?

HRIS adalah sebuah sistem MSDM terintegrasi yang mampu membantu mengotomatisasikan beberapa pekerjaan HRD seperti manajemen kehadiran karyawan, payroll, pengajuan cuti/reimbursement/loan, dan sebagainya yang bersifat rutin dan administratif. Dewasa ini, bahkan beberapa HRIS menyediakan modul pengembangan karyawan sekaligus.

Kali ini, HR NOTE berkesempatan mewawancarai perwakilan dari salah satu penyedia layanan HRIS terbesar dan terlama di Indonesia, SIAP+P dari PT Realta Chakradarma.

Dalam perbincangan kali ini, kita akan melihat bagaimana era New Normal membuat HRD melakukan beberapa adjustment terhadap pekerjaannya, dan bagaimana HRIS menjawab kebutuhan HRD di masa seperti ini.

Budhiarto Setiadi | PT Realta Chakradarma | Commercial Director

Bapak Budhiarto Setiadi adalah Commercial Director di PT Realta Chakradarma. PT Realta Chakradarma adalah perusahaan yang bergerak di bidang IT yang berdiri di Indonesia sejak 1983 dan memiliki banyak sekali software penunjang operasional perusahaan, salah satunya HRIS yang dikenal dengan nama SIAP+P.

Praktisi HR Butuh Penyesuaian Di Era New Normal

Jika bicara penyesuaian terhadap cara kerja, hampir semua bidang terpaksa melakukan adjustment terhadap pekerjaannya di era New Normal ini.  Termasuk juga bidang HRD. HRD tidak lepas dari rutinitas, dan kehadirannya sangat penting di sebuah organisasi.

Sebelum mengetahui apa saja yang perlu disesuaikan pada cara kerja HRD, mari simak perubahan apa saja yang terjadi pada bidang HRD semenjak fenomena New Normal terjadi.

Perubahan Cara Kerja HRD Selama New Normal

Tugas HRD, seperti dikatakan sebelumnya, ada yang bersifat rutin dan administratif. Apa saja tugas-tugas tersebut? Contohnya rekrutmen, manajemen kehadiran dan cuti, payroll, personnel administration, pengembangan dan pelatihan karyawan, dan sebagainya.

Tugas-tugas HRD di atas biasanya membutuhkan proses tatap muka langsung dan sangat menyita waktu. Namun, pandemi telah mengubah banyak aspek tersebut.

Ketika New Normal, tentu saja esensi pekerjaan di atas tidak berubah. Yang berubah adalah cara eksekusinya. Ketika pandemi, banyak hal yang harus disesuaikan, salah satunya HRD harus mengubah cara kerja dari offline ke online.

Bahkan, tidak hanya yang bersifat rutin di atas. Karena HRD juga merupakan bagian yang mengelola beberapa  data confidential perusahaan, keamanan data menjadi issue yang cukup menjadi perhatian selama pandemi ini.

Penyesuaian yang Diperlukan HRD Di Era New Normal

Di luar dari perubahan kegiatan rutin dari offline ke online, jika dirinci kembali, ada beberapa penyesuaian yang perlu dilakukan HRD dari sebelum pandemi dan saat pandemi, yaitu:

1. Sistem Pendukung HR berbasis Cloud

Cloud base system dianggap sebagai jalan keluar untuk mengelola berbagai data dan informasi dari jarak jauh. Jika dibandingkan dengan model on-premise, tentu cloud base system dapat menjawab kebutuhan di mana saja dan kapan saja.

Tidak terkecuali pengelolaan data dan informasi divisi Human Resource. Jika sistem yang dipakai sebelumnya masih manual atau on-premise, maka ini waktu yang tepat untuk menyesuaikan diri dan menggunakan model cloud system.

2. Remote Working Management

Mengelola karyawan yang remote working menjadi poin penyesuaian krusial di masa New Normal ini. Beberapa karyawan diharuskan untuk bekerja dari rumah. Nah, bagaimana mengontrol dan mengelola kehadiran serta produktivitasnya selama remote working?

HRD akan membutuhkan teknologi GPS yang akurat untuk mengelola kehadiran karyawan. HRD juga perlu memikirkan, bagaimana cara mengelola produktivitas karyawan dari jarak jauh.

3. Safety & Security

Ini merupakan penyesuaian yang sangat penting bagi HRD. Menjaga lingkungan kerja untuk tetap sehat adalah prioritas. Contoh penyesuaian yang dapat terjadi adalah, mari ambil contoh perusahaan manufaktur.

Perusahaan manufaktur biasanya memiliki banyak pegawai dan hampir seluruh pegawai biasanya bekerja dari kantor/pabrik. Di New Normal ini, HRD harus memikirkan protokol kesehatan yang bisa diikuti semua personil. Misalnya, penyediaan masker, hand sanitizer, seragam khusus, sarung tangan, dan sebagainya.

Sedangkan keamanan data juga menjadi poin penyesuaian lainnya. Hal ini diakibatkan jarak yang membuat beberapa personil penanggung jawab tidak bisa mengelola dan mengawasi beberapa data dan dokumen penting secara langsung di lapangan. Maka dari itu, dibutuhkan sistem yang mampu memperkuat keamanan data dan informasi perusahaan di New Normal ini.

Prediksi Perkembangan HRIS Indonesia

Menanggapi tantangan-tantangan di atas, PT Realta Chakradarma memprediksikan beberapa poin yang akan menjadi titik perkembangan HRIS di masa new normal. Hal ini didasari dari pengamatan terhadap perkembangan penanggulangan Covid-19 di Indonesia serta regulasi terkait HRD dan di tempat kerja. Berikut poin-poinnya:

Kapasitas Keamanan Data yang Semakin Meningkat

Tidak dapat dipungkiri, penyimpanan data berukuran besar dan berbasis cloud semakin ramai beberapa tahun ke belakang ini. Saat pandemi menyerang, hampir tidak ada yang berubah dari kebutuhan penyimpanan data tersebut. Hanya saja, pengguna kini memiliki concern tinggi terhadap keamanan data.

Semakin banyak aktivitas remote, semakin banyak pula penggunaan data. Sudah banyak media dan storage penyimpanan data, tapi seberapa terjamin keamanannya? Itulah yang harus diperkuat di masa pandemi ini karena setiap perusahaan menginginkan kerahasiaan datanya terjamin.

HRIS berbasis Cloud Menjadi Pilihan Utama Karena Fleksibel

Sebelum berbasis cloud, HRIS memiliki bentuk yang dinamakan on-premise. Bentuk ini sulit untuk dipertemukan dengan berbagai dinamika pekerjaan HRD. Ditambah lagi saat ini sedang pandemi dan kebijakan pemerintah terkait protokol kesehatan di tempat kerja pun kerap berubah.

Maka itu, kehadiran sistem berbasis cloud akan semakin ramai menjadi topik selama masa pandemi ini, tidak terkecuali untuk HRIS. Hal ini karena software berbasis cloud lebih mudah untuk mengalami perubahan dan penyesuaian. Meski core system-nya tidak bisa semudah itu diubah, namun setidaknya fleksibilitas waktu dan tempat penggunaan bisa jadi keunggulan.

Modul-modul yang Menunjang Protokol Kesehatan

Sebagai divisi yang mengelola karyawan, bagian kesehatan tentunya menjadi fokus HRD di masa pandemi ini. Ke depannya, akan diperlukan pemantauan protokol kesehatan yang terintegrasi dengan data karyawan, khususnya di lingkungan kerja high risk seperti di pabrik. Contohnya:

• Contactless attendance : absensi sebisa mungkin tidak menggunakan anggota tubuh sehingga mengurangi risiko penularan,
• Physical distancing management : menyamakan dengan kebijakan kapasitas dalam suatu perusahaan/tempat kerja sesuai dengan peraturan berlaku,
• Manajemen kedisiplinan pemakaian masker dan pengukur suhu tubuh karyawan.

Optimalisasi Fungsi GPS

Salah satu bentuk mengoptimalkan fungsi GPS adalah dengan membuat sistem kehadiran yang semakin menunjang remote working. Sistem GPS harus terpasang akurat untuk memberikan data yang akurat juga demi memberikan informasi tepat mengenai keberadaan dan kehadiran karyawan selama remotely working.

SIAP+P: HRIS Inovatif Produk Anak Bangsa

Siap+P memiliki pengalaman di bidang teknologi HRIS yang sangat lama di Indonesia. Berawal dari sistem penggajian dan absensi, kini SIAP+P merambah ke modul untuk medical, manajemen pinjaman, HR strategic (career development, recruitment, training) dan lain-lainnya hingga menjadi software HRIS yang lengkap.

Tidak hanya itu, menyambut New Normal, dengan tujuan memberikan layanan terbaik untuk penggunanya dan menaati protokol kesehatan, SIAP+P juga sedang mempersiapkan modul-modul baru yang akan bermanfaat bagi perusahaan dan karyawan. Modul-modul baru SIAP+P akan menekankan pada keamanan data, UI/UX ramah, dan tentunya mengikuti protokol kesehatan yang dinamakan Modul Anti-Covid.

Berikut adalah inovasi yang sedang dirancang oleh SIAP+P dalam menjawab kebutuhan HRD di era New Normal:

Manajemen Protokol Kesehatan

Isinya berupa kedisiplinan karyawan mengenai protokol kesehatan, seperti, apakah mereka selalu menggunakan masker, lalu suhu tubuhnya berapa derajat. Sistem akan mencatat dan merekam data-data tersebut. Inovasi ini disebut juga sistem absensi dengan pengukuran suhu&pemakaian masker.

Booking Facilities

Selama pembatasan sosial dan pembatasan kegiatan mengharuskan kita menjaga jarak. Selain itu, pemerintah juga menetapkan jumlah kapasitas maksimal dalam satu ruangan, tak terkecuali di tempat kerja. Untuk memudahkan HRD, SIAP+P juga akan berinovasi dalam pembuatan booking system sesuai dengan kapasitas maksimal yang diatur oleh user.

Dashboard View

Karena semakin banyak modul pilihan untuk membantu HRD, makin banyak juga data yang dihasilkan. Untuk memudahkan HRD menilai dan memutuskan sebuah keadaan, SIAP+P menyiapkan dashboard view yang memperlihatkan data dari modul yang digunakan dalam bentuk grafik.

AI/Chatbot Otomatis

Adanya fitur chatbot yang akan memudahkan komunikasi dan konfirmasi antara karyawan dan HRD. Mungkin kita akan menemukan kondisi karyawan menanyakan protokol kesehatan apa yang harus dijalani, nah itu bisa di-handle oleh chatbot yang dibuat untuk perusahaan sehingga HRD tidak menjawab pertanyaan sama berkali-kali.

GPS untuk Absensi

Tidak semua karyawan bisa pergi ke kantor untuk bekerja. Bagi yang terpaksa harus remote working atau WFH, SIAP+P akan mengoptimalkan sistem absensi yang bisa dilakukan di mana pun dengan memanfaatkan GPS. Tentu saja sistemnya aman dan akurat.

Daily Activity Record

Modul ini diperuntukkan untuk mengelola pengawasan kerja karyawan yang remotely working. Pengguna dapat mengisi daily task mereka yang nantinya bisa dicek oleh team leader atau manajer (user). Adanya modul ini akan semakin memudahkan manajemen dalam memantau kerja timnya selama masa pandemi.

Semua inovasi tersebut diharapkan dapat membantu memaksimalkan fungsi HR bagi para praktisi HRD. Dengan berbagai modul yang membantu pekerjaan HRD, HRD dapat fokus ke pekerjaan lain yang lebih bersifat strategis.

Simpulan 

Apakah pembaca salah satu pengguna HRIS? Jika ya, pastikan HRIS yang Anda gunakan dapat memenuhi kebutuhan Anda dalam mengelola SDM di perusahaan.

Jika belum menggunakan dan berencana dalam waktu dekat ini, carilah sebuah sistem yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan dalam jangka panjang.

Jika pembaca tertarik dengan modul-modul dari SIAP+P, kunjungi atau hubungi langsung person in charge nya di bawah ini.