Anggota Ini Podcast (Katanya) terdiri dari (kiri-kanan) Anugrah Alif, Muhammad Sidik, Yugo Trie, dan Radjito.

Human Resources (HR) bukan divisi yang sekadar merekrut dan membayar gaji karyawan. Pekerjaan divisi HR sama seperti divisi lain yang mendukung perusahaan untuk mencapai tujuan.

Sekilas, peran mereka dalam perusahaan tidak banyak. Benarkah demikian? Mari kita ingat, siapa yang menangani administrasi karyawan, menghitung tunjangan dan bonus, membantu klaim kesehatan, hingga menjadi Satuan Tugas (Satgas) COVID-19?

Teman-teman di Divisi Human Resources, jawabannya.

Ya, seperti namanya, HR memiliki tugas yang menghubungkan antara manajemen perusahaan dan karyawan sekaligus menyelesaikan masalah antar karyawan.

Pertanyaan selanjutnya, apakah HR berdiri di sisi karyawan? Apakah HR selalu berada di sisi perusahaan? Bagaimana mereka merespon tanggapan “miring” tentang tugas-tugas HR?

HR Note berkesempatan melakukan diskusi virtual dengan praktisi HR, yakni Yugo Trie, Muhammad Sidik, Anugrah Alif, dan Radjito, Sabtu (09/10/2021). Mereka memiliki kanal siniar (podcast) di Spotify bernama Ini Podcast HRD (Katanya). Siniar Yugo dkk. di bawah bendera Nayaka Fusi Madani.

Di mana HR harus berdiri? Di sisi karyawan atau perusahaan?

Muhammad Sidik (Sidik): Kita, tuh, ngambang, bisa ke mana aja, tergantung kebutuhan. Karena saya harus berempati sama teman-teman dan bisa mengikuti aturan perusahaan.

Radjito (Djito): Seharusnya ada di tengah-tengah, ya. Karena HR penyambung antara perusahaan dan karyawan. Cuma balik lagi, karena HR juga karyawan, biasanya dominan ke karyawan. Tapi tergantung dari situasi yang dihadapi, karena setiap case pasti beda. Jadi tetap harus melihat regulasi yang berlaku.

Anugrah Alif: Saya agak berlawanan, nih. Ada teori dari Karl Marx, dia sempat ngeluarin buku kalau HR ini sebenarnya ada di kaki perusahaan, cuma mendekatkan ke employee. Jadi dia seakan-akan harus bisa berdiri di dua kaki. Padahal HR ini, mengapitalisasi employee.

HR ini berhadapan dengan makhluk hidup. Jadi dia harus pintar menempatkan diri supaya setiap employee ini bisa ter-utilize atau terkapitalisasi.

HR berdiri di mana? Jawaban saya, ada di perusahaan. Karena ketika kita bisa mendekatkan diri dan bisa membuat employee lebih produktif, perusahaan akan berjalan dengan sendirinya.

Yugo Trie: Kalau saya hampir setuju sama Mas Anugrah. Yang selalu jadi pegangan kalau bicara tentang HR adalah HR itu bagian dari business leader. Malah HR punya privilege yang enggak dimiliki oleh divisi-divisi lain, bagaimana mereka punya privilege untuk menage seluruh SDM yang ada di perusahaan.

Simple-nya gini, bisnis kan dijalankan oleh manusia dan HR mempunyai andil cukup besar dalam me-manage hal-hal tersebut. Jadi setuju banget, dalam artian kita emang ada di kaki perusahaan. Ibaratnya, goals kita adalah SDM bisa bekerja secara efektif dan efisien di perusahaan.

Tapi yang enggak boleh dilupakan adalah ketika kita me-manage SDM yang ada di perusahaan adalah kita harus menjadi HR yang punya prinsip. Di mana prinsip itu sebisa mungkin tidak menciderai hak-hak karyawan. Kita harus penuhi hak mereka, enggak cuma sisi material tapi secara aktualisasi, kayak membangun development dan engagement karyawan dengan company.

Kelihatannya HR ada di tengah-tengah, yah. Namun sebenarnya, tujuan kita adalah untuk memenuhi business goals.

Anugrah: Keyword dari Mas Yugo sebenarnya HR ini udah berganti. Dave Ulrich yang suka bilang HR itu bagian business partner, tapi sekarang HR sudah jadi business player. Yang mana HR ini harus bisa menggerakkan orang untuk menjalankan bisnis.

Bagaimana tanggapan Anda, jika ada yang berkomentar, ‘Kerja HR cuma rekrutmen, sibuknya pas gajian’?

Djitto: Mungkin enggak hanya terjadi di HR doang. Mungkin ada posisi finance melihat ke tim marketing, ‘kerjaannya gitu doang’, atau sebaliknya. Di dunia HR ada yang namanya job grading, work load, dan lain-lain.

Hal-hal seperti itu enggak perlu ditanggapi serius, yang penting kita membuktikan kalau kita kerjanya udah bener dan enggak perlu dibanding-bandingkan juga, karena setiap orang punya tanggung jawab masing-masing. Saya bawa santai saja, bercanda.

Anugrah: Saya pengen ngajak ngobrol orang yang kayak gitu, tapi bukan untuk menceramahi dia. Saya lihatnya, ini orang lagi capek kerja. Kecenderungan orang capek membandingkan ke orang lain, jadi lebih sensitif. 

Tapi ketika dia butuh ini itu, mereka tahu kalau tugas kita enggak ngrekrut doang. Ternyata HR ngurusin BPJS, asuransi yang enggak di-cover, gaji, overtime, dan lain-lain.

Sidik: Bener kata Anugrah. Kalau ada orang gitu, diajak ngopi sambil ngerokok di bawah tangga. Bilang saja, ‘Memang benar kata lo, kalau HR gini-gini doang’.

Kalau mereka tahu, HR itu harus siap menerima pekerjaan-pekerjaan yang enggak diambil divisi lain. Tugas HR itu jadi Satgas COVID-19, panitia vaksin, kunjungan ke rumah karyawan yang terkena COVID-19 dan kita juga bersihin rumahnya, sampai harus tahu pajak baliho.

Kita harus menghadapi preman setempat. Tiba-tiba ada kasus padahal udah 01.30, kita juga yang harus turun. HR harus segala bisa atau segala tahu. Nikmatin aja.

Djitto: Mengurus orang kesurupan juga pernah. Jadi, jangan lupa titik-titik akupuntur dan menjalin hubungan baik dengan ustaz. Karena pas ada karyawan kesurupan, hal itu diperlukan.

Anugrah: Terkadang cabang kami di daerah ada pungli, ada yang berantem, tiba-tiba ada yang datang mendiskriminasikan cabang kita, seakan-akan kita yang salah.

Untuk mengantisipasinya, paling enggak kita ketemu sama ketua RT, silaturahmi ke ketua ormas dan ketemu tokoh masyarakat. Siapa yang mau mengerjakan tugas seperti itu?

Kalau PR Marketing enggak mungkin ngurus sejauh itu. Kalau di beberapa perusahaan yang saya temui, itu menjadi bidangnya HR, karena masih mengurusi manusia. Kalau secara administratif bisa dibantu sama tim legal atau tim lain. Tapi kalau untuk bertatap muka, menjalin silaturahmi, itu udah HR banget.

Bisakah karyawan cerita ke HR? Apakah obrolan akan disampaikan ke tim leader?

Anugrah: Itu fenomena menarik. Kalau saya, sih, sebenarnya sama kayak kita sehari-hari. Pasti butuh membangun trust dulu, membangun kenyamanan dulu.

Sebenarnya untuk menjalankan role itu butuh waktu lama. Saya ada Rules of 135, artinya setiap satu (1) hari kita cari tiga (3) orang untuk diajak interaksi selama lima (5) menit.

Minimal itu aja dulu. Ketika sudah terjalin, sudah membangun kepercayaan, dan segala macam, baru kita ngajak kopi dan cerita bisa keluar. Enggak bisa, ngajak, ‘Yuk ngopi’.

Dulu saya dan Sidik sering sering keliling, tanya ‘Lagi sibuk apa?’. Ada yang bilang, ‘Enggak kerja?’. Padahal kita lagi kerja, loh. Kita lagi menjalankan fungsi sebagai HR.

Yugo: Kalau pengalaman saya, ada dua pendekatan. Ada pendekatan teman, jadi cerita-cerita saling curhat aja. Satu lagi, pendekatan semi-formal. Tujuannya untuk tabayyun, nyari tahu. Misalnya ada case tertentu, orangnya diajak waktu untuk one-on-one buat nyari tahu.

Djito: Menurut saya, mungkin gara-gara HR enggak dekat sama tim atau departemen lain, justru pemikiran itu muncul. Misal kita dekat, kita ada hubungan baik dengan tim lain, kita tahu satu sama lain pekerjaannya apa. Jadi kayak paradoks juga sih.

Sebenarnya pada saat karyawan pertama kali join, karyawan itu punya proses onboarding. Di proses itu, kita harus benar-benar merangkul mereka.

Ibaratnya mereka orang baru di tempat baru, enggak tahu arahnya ke mana, jadi kita harus merangkul, menuntun, menemani, dan kalau perlu kita buat satu program di mana mereka bisa sharing ke kita kapanpun mereka mau dan kita harus menjaga kepercayaan itu dengan cara enggak lemes (lêmês) sana-sini.

Karena yang ditakutkan ketika orang bercerita itu ceritanya akan ke mana-mana, kan? Atau ceritanya akan disampaikan ke atasannya. Jadi sebenarnya, kita harus bisa menjadi teman mereka yang merangkul. Terlepas dari job level atau job grading-nya berbeda, kita tetap harus setara ketika ngobrol sama mereka. 

Cuman kita harus menjaga batasannya. Misal dia udah terlalu nyaman sama kita, udah kejauhan, akhirnya enggak baik.

Kalau perusahaan memiliki perubahan atau peraturan, bagaimana HR mengomunikasikan kepada karyawan?

Anugrah: Sebelum kebijakan ini muncul, di sini tugas HR yang harus menempatkan sebagai –tadi bahasa Mas Yugo– tidak mengurangi aspek-aspek haknya dia. Itu perlu banget dilihat lagi. Jangan sampai kebijakan itu keluar, HR-nya sendiri tidak bermain atau tidak mengimbangi dari sisi kemanusiaannya.

Ketika itu sudah benar-benar digodok atau didiskusikan dengan para manajemen, baru si HR bisa menyelesaikan. Artinya kalaupun kita sudah menggodok dan masih ada poin-poin yang tidak bisa menyenangkan semua orang, itu kuncinya. 

Paling tidak, kita berusaha untuk menjaga kesejahteraan mereka. Menyampaikan kebijakan itu harus perlahan, kita pilih dulu poin-poin mana yang critical, mungkin akan terjadi ketidaksetujuan dari beberapa karyawan. Itu perlu inisiatif dan perencanaan lebih detail.

Contohnya, kebijakan cicilan untuk kepemilikan rumah dihilangkan. Pasti, setiap karyawan melawan, tapi mau bagaimana? Kita tetap memberikan pengertian bahwa saat ini perusahaan harus menghentikan kebijakan itu karena kemampuan keuangan. Kalau mau dikembalikan lagi, ayo sama-sama gerakin perusahaan ini semaksimal mungkin.

Sidik: Kalau ngomongin kebijakan, saya harus tahu dulu nih, kebijakan seperti apa. Kebijakan secara general atau tidak banyak merugikan hak-hak karyawan atau memang berpengaruh banyak terkait hak-hak karyawan yang tidak didapatkan.

Kalau kebijakannya tidak terlalu berpengaruh, sih, sebenarnya sampaikan aja, yah. Tinggal teman-teman jalanin, ada hal baru, dan sebagainya. Apalagi jaman sekarang banyak perusahaan yang dinamis, enggak terpaku pada moda proses. Kebijakan itu bisa berubah kapanpun.

Tapi sebagai HR, saya harus menyampaikan itu. Pada penyampaian, suka enggak suka, mau enggak mau, akhirnya tetap harus dijalani. Saya pernah mengalami kejadian itu, sempat banyak debat.

Di sini, kita berdiri di kaki perusahaan. Kita menyambungkan lidah antara perusahaan dan karyawan. Mau ikut kebijakan ini, ayo bareng-bareng. Kalau enggak mau, berarti teman-teman belum cocok melanjutkan di sini.

Anugrah: Paling gampang lagi, di beberapa perusahaan ada serikat pekerja. Ketika mereka diikutsertakan untuk diskusi, ke depannya jauh lebih memudahkan kita untuk berdiskusi dengan manajemen.

Yugo: Kalau bicara peraturan, ada namanya sebab akibat, yah. Aturan keluar karena ada sebab. Akibatnya keluar peraturan tersebut. Yang sering dilupakan adalah alasan di balik keluarnya aturan. Kadang-kadang yang terjadi, peraturan keluar saja. Ini ada peraturan gini-gini, tapi employee engak tahu reason di balik itu.

Saya melihat yang jadi core HR adalah salah satunya bagaimana bisa menjelaskan alasan di balik semua itu.

Pengalaman saya, yang harus kita pegang dulu adalah leader di masing-masing departemen atau divisi. Pastikan mereka benar-benar paham, tahu reason-nya kenapa, tujuannya untuk apa, dan akhirnya mereka bisa menjelaskan peraturan tersebut ke bawah. Karena kalau melihat secara efektivitas, enggak mungkin juga satu dua orang bisa menyosialisasikan ke semua employee di satu perusahaan.

Ini pengalaman di tempat kerja sebelumnya. Kebetulan CEO mantan praktisi HR juga.

Dulu ada yang namanya masa uji coba penerapan peraturan. Misalnya ada peraturan baru, dijelaskan dengan berbagai alasan ke karyawan, mereka boleh argue, tapi sambil peraturan berjalan dulu sekitar satu bulan, kalau enggak salah. 

Setelah itu, kami duduk bareng manajemen, berbagi info selama peraturan berjalan, seperti ada kendala atau enggak, ada yang merugikan atau enggak, apa yang kira-kira perlu diperbaiki dari peraturan tersebut, atau peraturan yang belum matang.  Ibaratnya diskusi di atas meja akan beda ketika peraturan sudah dipraktikkan.

Karena peraturan baru diuji coba dulu, semua employee punya hak menyampaikan pendapat mengenai peraturan tersebut ke line manager, dari line line manager diskusi ke BOD. Yang awalnya dirasa sudah oke, ternyata masih banyak lubang-lubang yang perlu ditambal, diperbaiki, dan sebagainya. Akhirnya peraturan lebih mudah diterima. No complaints.

Diskusi kami akan berlanjut pada bagian kedua dan ketiga. Bagian kedua, Yugo dkk. menceritakan pengalaman mereka ketika harus menangani beragam kejadian atau kasus di lingkungan kerja. Sedangkan bagian ketiga, mereka membicarakan tentang fraud.