Digital Transformation Tidak Sulit, Ini 5 Langkah Memulainya | | HR NOTE Indonesia

Digital Transformation Tidak Sulit, Ini 5 Langkah Memulainya

Di artikel sebelumnya, kita sudah membahas konsep digital transformation yang kerap disalahartikan oleh beberapa orang.

Digital transformation adalah tentang penggunaan teknologi digital yang tepat yang akan menstimulasi proses bisnis, yang nantinya berdampak pada perubahan bisnis di sebuah perusahaan dan meningkatkan customer experience yang baik. 

Berbagai keuntungan bisa dirasakan oleh perusahaan yang menjalankan digital transformation, mulai dari meningkatkan produktivitas hingga perluasan bisnis.

Kini, mari kita bahas lebih lanjut cara memulainya, karena dengan berbagai benefit bagi perusahaan, seharusnya tidak ada kata tidak untuk memulainya, bukan?

Tenang! Ternyata memulai DX atau digital transformation ini tidak semahal yang mungkin kita bayangkan sebelumnya.

Masih bersumber dari wawancara eksklusif kami dengan Bertrand Simon Huppe, Executive Director PT Sakura System Solutions (SPISy), mari kita kupas tentang cara memulai digital transformation di perusahaan!

Langkah Memulai Digital Transformation Di Organisasi

Digital transformation bukan sebuah proyek. Ini adalah proses berkelanjutan.

Secara garis besar, langkah untuk memulai digital transformation ada lima, sebagai berikut:

  1. Tetapkan apa visi dan goal lain yang ingin dicapai
  2. Komunikasikan visi dan goal tersebut ke seluruh elemen organisasi, buat mereka mengerti
  3. Bentuk tim digital transformation
  4. Identifikasi masalah
  5. Buat blueprint

Kita kupas satu per satu.

1. Menetapkan visi dan goal yang ingin dicapai

Kita tahu beberapa keuntungan yang dibawa dari digital transformation. Itu bisa dijadikan tujuan, misalnya meningkatkan profit atau meningkatnya customer experience.

Selain tujuan, bisa juga perusahaan menetapkan visi baru yang sesuai dan mendukung transformasi digital yang akan dilakukan.

Setelah itu pemimpin wajib untuk mempertahankan tujuan tersebut, jangan di kehilangan arah apalagi berhenti.

2. Mengomunikasikan visi dan tujuan ke seluruh elemen organisasi

Tularkan visi dan tujuan tersebut kepada direksi yang lain, manajer harian, tengah, juga karyawan. Pokoknya ke seluruh elemen organisasi. Itu harus.

Karena digital transformation tidak akan sukses kalau tidak didukung orang (man). Digital transformation adalah perpaduan dari orang, proses, dan teknologi

Orang adalah gerbang pertama dalam penetrasi digital transformation, jadi apabila visi dan tujuan tidak sampai kepada orang-orang di organisasi itu akan menyulitkan keberhasilan.

Satu yang perlu diperhatikan pemimpin, bahwa menyalurkan komunikasi ini bisa memakan waktu lama. Tidak mudah membuat orang menerima sebuah perubahan.

Padahal, kita perlu membekali karyawan minimal terhadap literasi digital transformation agar bisa bergerak secara kesatuan.

3. Membentuk Tim Digital Transformation

Di sini, kita masuk ke persiapan implementasi. Biasanya ada tim khusus untuk melakukan digital transformation

Salah besar jika perusahaan menganggap digital transformation dijalankan oleh orang IT saja, karena digital transformation adalah proses yang dijalankan seluruh elemen perusahaan.

Pada praktiknya, bisa juga perusahaan menggunakan jasa outsource khusus atau konsultan digital transformation, nantinya bersinergi dengan tim IT perusahaan. Yang jelas, bukan tim IT sendiri yang menjalankan.

Bahkan, perlu peran tetap dari top management juga HR dalam hal ini. Apa peran mereka?

Top manajemen memastikan agar visi dan tujuan tersalurkan kepada seluruh elemen perusahaan, termasuk memastikan semua bagian mau bekerja sama dengan tim digital transformation.

Sedangkan HRD berperan untuk mengidentifikasi talent dan kompetensi skill yang bisa mendukung tim digital transformation, juga empowering visi dan goal perusahaan kepada semua karyawan.

Tim DX juga bisa terdiri dari:

  • Orang yang paham konsep digital transformation
  • Orang yang paham teknologi
  • Orang dengan kemampuan business analysis yang kuat
  • Orang yang paham tentang organisasi tersebut dan bisnisnya

4. Identifikasi masalah

Sebenarnya tim ini nantinya tidak harus mengidentifikasi semua masalah yang harus ditransformasikan. Bukan juga itu menjadi tugas pemimpin semata.

Semua karyawan bisa mengeluarkan ide-ide mereka tentang apa yang perlu melewati proses digital transformation untuk perusahaan mereka. Sampaikan ide-ide tersebut kepada tim digital transformation untuk direviu nantinya.

Dari kumpulan identifikasi masalah dan ide-ide tersebut, selanjutnya tim digital transformation akan menyiapkan blueprint.

5. Membuat blueprint digital transformation

Blueprint harus dibuat sesuai karakteristik dan kebutuhan perusahaan. 

Saat blueprint dibuat, mungkin berdasarkan prediksi dan data yang mengacu ke beberapa tahun ke depan. Namun, jika di tengah jalan blueprint harus berubah sesuai keadaan market, ya perusahaan juga harus fleksibel. Ubah blueprint sesuai market.

Ini di mana banyak orang menganggap digital transformation adalah sebuah proyek. Bisa saja blueprint berjalan sesuai rencana dan ekspektasi, tapi habis itu dia berhenti. Sehingga perusahaan tetap kalah dari kompetisi (karena berhenti).

Misalnya, dalam 3 tahun ke depan semua orang akan menggunakan tablet, tetapi blueprint yang dibuat berorientasi pada penggunaan smartphone biasa.

Itu juga tantangan digital transformation; adanya perubahan-perubahan yang sulit diprediksi. 

Jadi pembuatan suatu blueprint bukan sesuatu yang rigid, tapi agile. Harus mengadaptasi perubahan itu sendiri. Ditambah, akan lebih baik kalau memiliki mental baja untuk menghadapi perubahan juga.

Blueprint DX Efektif & Efisien
Blueprint DX tidak harus dibuat dari nol. Ada template yang bisa didapatkan di mana saja, seperti internet atau situs lembaga resmi. Contohnya dalam industri pendidikan, terdapat template blueprint yang disediakan UNESCO, Microsoft, dan sebagainya.

Bisakah Perusahaan Kecil Menengah Memulai Digital Transformasi?

Pasti bisa. Namun, kembali lagi, ya, ada keterdesakan atau tidak. Contohnya saat pandemi kemarin, karena terdesak keadaan, mau tidak mau perusahaan rela keluar budget untuk biaya Zoom dan lain-lain.

Memulai digital transformation tidak harus langsung menyelesaikan issue yang ada. Yang pertama dan yang penting adalah memiliki visi dan tujuan.

Dilanjut dengan menularkan visi dan tujuan tadi ke seluruh karyawan, sehingga karyawan bisa memberikan idenya juga untuk digitalisasi bisnis proses yang sedang berjalan sekarang.

Kalau itu sudah ada, bisa menyiapkan blueprint dulu. Tidak harus implementasi seluruh isi blueprint. Pilih saja mana yang paling bisa cepat menaikkan customer experience. Karena, ingat, tujuannya harus customer centric.

Bahkan di tengah proses, tim DX bisa saja menemukan tools, media, atau cara alternatif untuk mencapai tujuan transformasi. Belum tentu harus beli sistem mahal. Jangan-jangan ada yang bisa dibuat sendiri.

Jadi secara kesimpulan, digital transformation bisa dilakukan meskipun ada budget restriction.

Key Factor yang Memperlihatkan Keberhasilan Digital Transformation

Paling jelas adalah customer-nya. Apakah usaha yang dilakukan membuat customer puas dan meningkatkan customer experience? Apakah customer semakin loyal, menambah pembelian terhadap produk-produk kita? Apakah kita masih memimpin di market

Hal-hal itu bisa jadi key factor-nya.

Sedangkan untuk prosesnya sendiri bisa berbeda-beda tiap perusahaan. Tergantung pula pada proses di lapangan. Ada yang dalam 3 tahun beberapa indikator keberhasilannya sudah tercapai.

Kita lihat beberapa contoh praktik digital transformation dari yang saya ketahui:

Contoh Digital Transformation #1 Netflix

Dulu kalau mau nonton film, kita harus menyewa pita VHS yang berukuran cukup besar. Kalau mau lihat film berseri, semakin banyak pita yang dibutuhkan.

Setelah itu kita masuk ke era digital. Ada proses digitalisasi dari pita VHS ke keping VCD/DVD. Nah, sekarang semakin digital dengan hadirnya platform sejenis Netflix karena tidak perlu lagi sewa atau beli kepingan film. Semua dari smartphone.

Ada perubahan proses bisnis dari transformasi digital itu:

  • Yang tadinya perekam pakai analog, mau tidak mau jadi digital.
  • Dulu satu harga dipasang untuk satu film. Sekarang satu harga atau sekali bayar bisa untuk menonton banyak film.
  • Bahkan aplikasi itu bisa memberikan kita banyak rekomendasi film yang bisa dinikmati sesuai selera.

Sebagai dampaknya, sebagai pelanggan, saya mengapresiasi perubahan tersebut. Jadi lebih mudah untuk menikmati film yang mau saya lihat, bahkan mendapat rekomendasi film yang sesuai selera saya.

Ke depannya, platform sejenis Netflix masih bisa berkembang lagi. Bisa saja dengan berbagai data yang dikumpulkan, mereka bisa membuat sebuah film yang pasti sukses karena sesuai dengan selera penikmatnya.

Ujungnya ke mana? Profit dan customer experience.

Contoh Digital Transformation #2 Perusahaan Asuransi Di Jepang

Ini adalah contoh lain yang saya dengar dari rekanan.

Perusahaan ini bergerak di asuransi kecelakaan mobil. Mereka melakukan digital transformation dalam dua tahun dan berhasil. Modelnya seperti ini:

Perusahaan tersebut bisa tahu jika ada supir/pengemudi melakukan safety drive atau tidak, berdasarkan sensor di smartphone-nya. Sehingga AI perusahaan asuransi itu bisa menilai kelalaian yang menyebabkan klaim; disengaja atau tidak?

Di sini, mereka berhasil karena perusahaan itu hanya membayar sesuai klaim faktor tidak sengaja yang sudah terkonfirmasi berdasarkan teknologi mereka. Maksudnya, kecelakaan yang terjadi meskipun safety drive sudah terkonfirmasi.

Selain itu, digital transformation tersebut jadi mengurangi jumlah kecelakaan dan klaim asuransi. Otomatis pengeluaran dia berkurang.

Dalam perjalanannya, bisa saja muncul inovasi juga dari implementasi digital transformation.

Comment