CEO & Founder Media Buffet Public Relations Bima Marzuki mengatakan bahwa perusahaan harus memiliki strategi komunikasi sebelum masalah internal muncul, Rabu (22/07/2022), Jakarta.

Karena masalah internal dapat bertransformasi menjadi eksternal. Dampaknya, reputasi dan kepercayaan masyarakat kepada perusahaan berkurang.

Bahkan strategi komunikasi adalah upaya preventif dalam menangani masalah yang akan muncul di masa mendatang. Ikuti perbincangan HRNote dengan Bima mengenai strategi komunikasi di bawah ini.

Alasan Perusahaan Perlu Memiliki Strategi Komunikasi

Saya bisa bilang bahwa perusahaan tanpa strategi komunikasi akan cepat umurnya. Mereka akan mendapatkan nothing but troubles. Hal itu sudah terbukti. 

Alasannya, komunikasi itu bisa menyelesaikan banyak hal, tapi juga bisa membuat masalah banyak hal.

Perusahaan perlu memiliki strategi komunikasi. Bagaimana strateginya? Itu tergantung kultur, siapa saja di dalamnya, ukuran, industri, bisnis model, stakeholder perusahaan, dan lain-lain. 

Karena strategi komunikasi itu bukan kayak template. Setiap perusahaan punya strategi komunikasi berbeda, enggak ada yang sama. 

Namun, prosedur approach membuat strategi komunikasi bisa sama. Ibarat pasien, dia akan mengikuti perintah dokter sampai akhirnya dokter menegakkan diagnosis dan memberikan obat.

Approach strategi komunikasi tak lepas dari komponen, yang terdiri dari value proposition, sector priorities, target personas, positioning statements, dan pesan. Komponen digunakan untuk menyusun strategi komunikasi.

Membangun Strategi Komunikasi, Dimulai Dari Mana?

Membangun strategi komunikasi ada beberapa cara. 

Pertama dan yang utama adalah ada seseorang yang peduli

Maksudnya, perlu ada orang yang peduli dan sadar pentingnya sebuah strategi komunikasi. Itu bisa dari mid level, bisa dimulai dari manajer. Ada juga dari top level, seperti pemimpin.

Memang, challenge-nya adalah kalau inisiasi datang dari mid level, tetapi tidak ada kesadaran dari top level, biasanya akan mengalami banyak challenge. Ada saja yang mentok.

Saya sudah melihat bahwa top level enggak sadar bahwa perusahaan perlu strategi komunikasi. Tapi, level tengahnya sadar dan banyak masalah mentok-mentok. 

Jadi, kalau bisa, yang penting adalah adanya kesadaran dari top level membentuk strategi komunikasi.

Dengan begitu, dia sadar pentingnya strategi komunikasi dan kalau enggak dilakukan, dia tahu konsekuensinya.

Kedua, membentuk tim

Lalu next-nya bagaimana? Bermacam-macam, kita bisa bentuk timnya dulu atau get professional help dari luar.

Contohnya, ada perusahaan yang datang ke kami ingin membentuk tim komunikasi untuk mengantisipasi masalah di masa mendatang. Tapi, mereka enggak tahu dari mana memulainya.

Kami akan tanya perusahaan ingin mencari karyawan seperti apa, skillset dan pengalaman yang harus dimiliki kandidat, gaji yang akan diberikan, dan segala macam. 

Alternatif lain, perusahaan bisa menyewa ahli komunikasi dari luar. Kehadiran ahli ini dapat membantu perusahaan membentuk tim komunikasi dengan keahlian masing-masing atau fullstack.

Sebisa mungkin, perusahaan jangan menunggu perfect team. Kalau ada sumber dayanya, segera bentuk tim dan buat strategi komunikasi. 

Ketiga, mendengarkan audience 

Kalau tim sudah ada dan sudah tahu apa yang harus dilakukan, maka langkah selanjutnya dapat dimulai dengan mendengar.

Saat saya menjadi konsultan komunikasi dan berencana membuat strategi komunikasi, saya start dengan mendengar.

Mendengar siapa? Ya, tergantung. Audience-nya siapa?

Dalam konteks komunikasi internal, kita perlu mendengar karyawan apalagi jika ingin membuat kebijakan. Kalau eksternal, kita harus mendengar stakeholder dan mencari tahu karakter, minat, kebiasaan, dan segala macamnya. Lagi-lagi, tergantung audiensnya. 

Keempat, merumuskan pesan 

Setelah mendengar, kita bisa merumuskan pesan, medium yang akan digunakan, dan bagaimana menyampaikannya. 

Kebanyakan yang terjadi adalah perusahaan terburu-buru menentukan mediumnya. Padahal pemilihan medium harus menyesuaikan individu dan pesannya. 

Balik lagi, untuk tahu medium dan pesan, kita harus understanding the audience baik eksternal dan internal.

Siapa Saja Yang Terlibat Dalam Strategi Komunikasi?

Penyusunan strategi komunikasi tergantung tujuannya. Namun, kita harus memperhatikan siapa saja yang dilibatkan untuk menyusun strategi komunikasi.

Komunikasi internal

Kalau strategi komunikasi internal, selain membutuhkan tim komunikasi, perusahaan perlu libatkan HRD.

Karena HRD yang paling mengenal karyawan. Perusahaan perlu mendengarkan manajer HRD karena dia yang tahu cara berkomunikasi dengan karyawan.

Jadi ketika perusahaan membuat komunikasi internal, penting untuk merangkul semua divisi. Karena mereka harus paham cara kerja seluruh karyawan. 

Komunikasi eksternal

Kalau eksternal, kita perlu melibatkan tim legal. Karena untuk mengantisipasi potensi pelanggaran copyright dan mungkin melibatkan third party.

Peran HRD Dalam Strategi Komunikasi

Unfortunately, di banyak perusahaan, komunikasi internal dinomor sekiankan. Kadang, hal itu dianggap enggak perlu ada. Pemimpin merasa komunikasi menjadi tugas HRD.

Misalnya, karyawan ada 1.000, tapi HRD cuma tiga orang dan harus ngurus komunikasi internal. Ya, enggak bisa. Ada corporate communication, tapi tugasnya ngurusin eksternal saja.

Namun, HRD dapat berperan dalam membangun strategi komunikasi dengan tiga tahap.

#1 Memahami audiens

HRD perlu memahami basic principle of communication, yaitu memahami audiens. 

Mereka perlu memahami siapa audiensnya, bagaimana karakternya, apa kebiasaannya, dan jangan lupa melihat kultur perusahaan. Jadi, mereka bukan cuma mikirin, “Mau kirim pesan pakai email atau apa, ya?”.

#2 Jenis komunikasi

HRD juga harus tahu jenis komunikasi yang works dan doesn’t work. Karena sebanyak apa pun pesan yang disampaikan, kalau ternyata enggak dibaca, ya, percuma. Cari tahu kebiasaan karyawan dalam mengakses informasi.

#3 Audit komunikasi internal

HRD perlu mengaudit komunikasi internal. Caranya, cek saluran komunikasi yang selama ini digunakan oleh perusahaan. Cari tahu juga di mana bottleneck-nya.

Kalau ingin membuat strategi komunikasi, tetapi kita enggak tahu bottleneck-nya di mana, justru akan membuat komunikasi perusahaan ke karyawan tidak efektif.

#4 Melibatkan tim lain

Seperti yang sudah saya sebutkan di atas. 

Dengan keterbatasan HRD, yang hanya terdiri dua atau tiga orang, mereka perlu mempertimbangkan untuk berkoordinasi dengan tim lain. Kalau tidak ada tim corporate communication dan HRD enggak paham, get professional help. 

Jangan Tunggu Masalah Datang!

Dari pengalaman, saya melihat bahwa menyusun strategi komunikasi perlu ada seseorang yang peduli dan mengerti komunikasi.

Sekarang ini, skill komunikasi disederhanakan menjadi skill public speaking. Padahal untuk bisa komunikasi dengan baik, kita perlu mendengar.

Dengan mendengar, kita bisa membuat strategi komunikasi dan mengantisipasi masalah. Kita juga akan punya waktu untuk menyelesaikannya. 

Tetapi, ketika belum mempersiapkan dan masalah datang, kita cuma punya satu hari atau dua hari. Itu pun, taruhannya perusahaan kolaps atau pendirinya dikeluarkan oleh pemegang saham.

Jadi, buat tim dan strategi komunikasi sekarang. Jangan menunggu masalah datang. 

Dan, inisiatif itu harus dimulai dari leader-nya. 

Ketika pemimpin bisa memahami komunikasi audiensnya baik yang tua maupun muda, internal eksternal, dia merespon sebuah kebijakan, strategi komunikasi terjadi, pada akhirnya ada sebuah pemahaman dari yang bawah juga.

Pembicaraan bersambung ke bagian tiga. Dalam bagian tersebut, Bima menekankan bahwa perusahaan wajib menangani manajemen krisis. Sedangkan, pembicaraan sebelumnya, Bima membeberkan tentang masalah komunikasi yang sering dihadapi oleh perusahaan.