People development bukanlah hal yang asing lagi di telinga praktisi HR. Banyak yang sering melakukannya, tapi mungkin ada yang belum melakukannya, apalagi secara rutin berkala. Banyak pula yang mengalami tantangan saat mengerjakannya dan mungkin berpikir, “mungkin saat ini tidak usah dulu.” 

Eits, semoga tidak banyak rekan-rekan yang berpikir demikian. 

Kali ini, HR NOTE mendapatkan kesempatan berharga untuk berbincang-bincang seputar betapa pentingnya People Development di dalam organisasi/perusahaan dengan Bapak Edwin Ginanjar, selaku manajer HR dari perusahaan multinasional, co-founder sebuah komunitas HR, dan aktif sebagai coach/mentor di bidang people development.

Khususnya di saat pandemi dan bisnis dituntut untuk mengalami perubahan dinamis, menjalankan dan mengembangkan program people development bisa jadi balsam hangat untuk pergerakan bisnis yang mendingin.

Simak bagaimana mengembangkan resource yang ada dapat membantu perusahaan untuk bertahan dan tetap bergerak maju!

Perkenalan

Edwin Ginanjar, sering dipanggil Kang Edwin akrabnya. Beliau sudah menjadi praktisi HR sejak 2004. Saat ini beliau mengambil jalur Generalist di perusahaan multinasional.

Selain itu, beliau juga aktif di blog manajemensdm.net yang setiap minggu selalu meng-update informasi terbaru, khususnya seperti saat sekarang ketika banyak regulasi berkaitan dengan pekerja/buruh keluar. Beliau juga masih aktif online training dan coaching, yang merupakan program manajemensdm.net, seperti program belajar bersama.

Beliau adalah orang yang sangat passionate dengan perkembangan SDM, sehingga kerap memberikan training dan coaching.

Apa Alasan Esensial dari Menjalankan Program People Development?

1. Bisnis adalah Hal yang Dinamis, Begitu Pula Kebutuhan SDM

Kegiatan bisnis adalah kegiatan yang dinamis. Sebagai contoh, proses perkembangan bisnis dari nol.

Seorang owner bisnis sepatu memulai bisnisnya seorang diri. Di awal dia bisa melakukan semuanya sendiri, mulai dari terima order, pembuatan, pengiriman, manajemen keuangan, hingga administrasi. Namun semakin bisnisnya berkembang, semakin dibutuhkan pula orang yang kompeten agar bisnis dan operasional berjalan lancar.

Owner tersebut mulai membutuhkan seorang desainer sepatu, banyak orang di bagian produksi hingga purchasing, bahkan ia mulai membutuhkan gudang. Dan tidak hanya sepatu, demi menjawab tuntutan dan kebutuhan pasar, ia mulai melebarkan sayap ke fashion line lain seperti tas hingga pakaian. Semakin banyak SDM yang memiliki skill sesuai dengan kebutuhan yang ada.

Untuk mendapatkan SDM kompeten, pilihannya tidak harus selalu dengan merekrut. Merekrut membutuhkan budget yang sangat besar! Jadi, pilihan lainnya adalah dengan mengembangkan SDM yang ada.

Dari contoh di atas, bisa terbayang bahwa mengembangkan SDM yang ada mungkin akan memakan effort yang lebih besar daripada new hiring. Maka dari itu, akan diperlukan pembentukan tim, atau bagian khusus dalam HR yang disebut Learning & Development Division (divisi pengembangan dan pembelajaran).

2. Justru Di Masa Pandemi Inilah People Development Semakin Dibutuhkan

“Sayangnya, pandemi Covid-19 tidak ada guide book-nya. Kita tidak tahu bagaimana cara menghadapinya.”

Sebagai contoh lain, untuk sebagian industri seperti makanan, farmasi mungkin lebih cenderung bisnisnya berkembang. Di lain sisi yang terpukul seperti pariwisata, penerbangan, bahkan otomotif adalah contoh bisnis yang terkena dampak signifikan.

Dari situ, kita bisa melihat sejauh mana peran penting HR di dalam bisnis ketika perusahaannya menghadapi tantangan seperti pandemi.

Untuk teman-teman HR di industri yang terdampak secara signifikan, mereka harus berpikir dari sisi lain selain efisiensi (cost reduction, cost cutting, dsb). Mereka harus memikirkan business shifting (pindah dari bisnis A ke bisnis B).

Itu terjadi di penerbangan Singapore Airlines yang jumlah penerbangannya menurun lebih dari 90% dan melakukan banyak termination.

Demi mengatasinya, mereka mengubah bisnis mereka menjadi bisnis kuliner dengan memanfaatkan maskapai yang tersedia menjadi sebuah restoran. Jadi katanya, untuk yang rindu bepergian, bisa merasakan kembali sensasi naik pesawat, makan di pesawat.

Artinya, sebagai HR di sebuah perusahaan harus berpikir, saat bisnis yang semula bagus tersapu oleh gelombang pandemi, pertanyaannya 2: mau berhenti atau shifting? Itu yang terjadi di Singapore Airlines dan juga mungkin di banyak perusahaan.

Nah, bisa dibayangkan, karyawan-karyawan yang terbiasa melakukan tugas A, saat perusahaannya mengubah haluan bisnis menjadi B, maka kemampuan pekerjanya juga mau tidak mau ikut berubah jadi B.

Di situlah peran sebagai HR, khususnya ranah people development, untuk memberikan skill baru kepada mereka yang membutuhkan.

Kesadaran Perusahaan/Manajemen Di Indonesia tentang Pentingnya People Development

“Tentu saja aware, namun yang masih butuh perhatian adalah kaitan dari hasil people development dengan keuntungan bisnis.”

Kalau dibilang seberapa aware, sebaiknya didukung survey yang valid dan terkini. Cuma yang paling sering jadi perhatian adalah, sejauh mana pelatihan, atau program development tersebut memberikan dampak kepada bisnis.

Itu yang menjadi masalah dan titik lemah dari banyak praktisi HR kita. Banyak yang belum mengaitkan dampak dari training kepada bisnis. Nilanya apa secara kuantifikasi?

“Bisa menaikkan keuntungan berapa rupiah? Bisa bikin hemat berapa rupiah dari hasil training tersebut?”

Tidak bisa dipungkiri, hal ini dikarenakan  fokus utama bisnis adalah membuat profit.

Menyambung ke poin lain, itulah mengapa HR disebut juga sebagai business partner (HRBP) salah satunya selain dari memantau tren bisnis. HR dituntut bukan hanya menjadi partner saja. Dalam praktik nyata, HR harus menjadi praktisi bisnis juga. Kita terjun di bisnis perusahaan. Jadi sampai tahu P&L, operating cost berapa, rasio cost pendapatan dan operasional berapa, dsb.

Contoh :  tim L&D terdiri dari 3 orang. Mereka kan punya biaya, anggap 1 tim bergaji 15 perak. Nah, 15 itu mereka harus bisa memberikan dampak apa dalam membuat program development dalam satu bidang.

Artinya karyawan yang dimasukkan ke dalam program harus bisa memberikan  peningkatan profit atau penghematan biaya.

Cara Menentukan Subjek dan Pendekatan Program People Development

“Diperlukan analisa terhadap kebutuhan untuk menetapkan pendekatan development mana yang akan digunakan.”

Kalau dari pengalaman beliau, bahkan bisa didapat dari inisiatif karyawan. Atau inisiatif dari manajemen, misalnya seperti contoh tadi, akan melakukan business shifting, sehingga diperlukan pengembangan pada skill karyawan.

Contoh tim produksi yang bisa bikin barang A, jadi harus bikin barang C, dan sebagainya.

Selain dari 2 di atas, ide bisa datang dari tim L&D itu sendiri. Idealnya, dalam praktik yang terencana, mereka melakukan Training Need Analysis (TNA). Mereka akan menganalisa, mengobservasi adakah gap kompetensi antara ideal dengan realita yang di lapangan. Misal ideal skill 8, di lapangan hanya 6 atau 7. Artinya ada PR untuk meningkatkannya.

Dulu, sering kali tim L&D atau HR menetapkan solusinya adalah training.

Sebenarnya training tidak melulu menjadi obat segala penyakit di organisasi. Bisa juga inti masalah terkait pada leadership. Bisa jadi anggotanya mumpuni, tapi leader-nya kurang.

Artinya, kembali ke tadi. Analisa organisasi / kebutuhan pembelajaran bisa kita lihat, ada kaitannya dengan skill kah? Berarti jawabannya training.

Butuh role model, larinya ke mentoring. Biasanya untuk teman-teman yang dalam program management trainee. Mereka perlu mendapat contoh real seperti apa manajer bekerja.

Ada juga bisa jadi coaching. Coaching sifatnya jangka pendek dan personal. Biasanya mereka membantu membereskan masalah2 yang biasanya personal. Ataupun dengan cara yang pendekatannya berbeda dari setiap individunya.

Jadi, apakah penentuan subjek dan pendekatan tergantung tujuan program development?

Betul. Seperti training, tujuannya melatih skill/keterampilan. Artinya semua praktik yang dilakukan berulang-ulang. 

Sering juga case di mana hasil belajar tidak sinkron dengan hasil di praktik di lapangan. Penyebabnya adalah karena kurangnya komunikasi antara personil terkait seperti leader-nya tadi. 

Agar hasil semakin maksimal, ketika membernya dikirim training, leadernya harus tau anggotanya belajar apa, goal-nya apa, materinya apa saja. Juga ketika kembali harus ada program monitoring.

Tujuan Utama Program People Development

“Membantu pertumbuhan perusahaan melalui konsep improvement menjadi salah satu tujuan hadirnya pengembangan SDM.”

Jika bicara dari sisi HR yang juga harus memikirkan bisnis perusahaan, tentu tujuannya harus bisa memberikan kontribusi nyata bagi bisnis. Simplenya, bisnis bertujuan untuk meningkatkan keuntungan dan menurunkan biaya/cost.

Kalau kita berikan pelatihan untuk sales person, berarti tujuannya adalah untuk mendapatkan hasil penjualan tinggi dengan biaya yang seminimal mungkin.

Kepada teman-teman support section seperti HR, finance, logistik mereka kan tidak mencetak omzet, tidak memberikan profit secara langsung. Tapi mereka bisa memberikan efisiensi. Seperti bagaimana caranya melakukan cost reduction/cutting.

Contohnya di perusahaan manufaktur Jepang ada filosofi KAIZEN (perbaikan berkelanjutan). Gimana caranya melakukan perbaikan terus menerus. Filosofi tersebut mendukung jalannya program people development.

3 Kunci agar Program People Development Berhasil

Setelah mendengar penjelasan mengenai apa saja kompetensinya, manfaatnya bagi perusahaan, kali ini mari kita mengetahui bersama apa yang menjadi kunci keberhasilan program people development.

1. Pengertian dan Kerja Sama semua Pihak Terkait

Pada prinsipnya, program apa pun, baik mentoring, training, coaching, tidak akan bisa berhasil tanpa pengertian, bantuan, dan kerja sama semua pihak terkait.

Terkadang, leader merasa bahwa team member-nya tidak bekerja karena harus mengikuti program development. Si pemimpin merasa targetnya bisa terganggu. Jika terjadi situasi demikian, HR harus bisa memberikan pengertian. Bisa menggunakan pengandaian berikut.

2. Penentuan Metode

Dalam praktiknya, dikenal beberapa metode pelatihan dan pengembangan seperti metode in class, lecture biasa, 1 on 1, learning by doing, dsb. Pemilihan yang tepat akan meningkatkan proses yang efisien serta hasil yang menjanjikan. Sekali lagi, perlu adanya analisa yang matang dalam pemilihannya.

3. Pemilihan Solusi

Poin ini berkaitan dengan pemilihan metode di atas. Perhatikan, solusi apa yang diharapkan dari diadakannya pelatihan ini?

Apakah sifatnya kita memberikan peningkatan skill baru dengan teknik? Ataukah bimbingan langsung dengan role model (mentoring)? Atau coaching seperlunya, seperti penyemangat dan target jangka pendek?

Atau kalau mau lebih efektif lagi, pemimpinnyalah yang memiliki tiga kompetensi (bisa mentoring, coaching, dan training) di atas. Itu hal yang sangat ideal, tapi sulit ditemukan di praktik nyata.

People Development untuk Leader

Bisa jadi ada yang tidak menuju ke sana. Kembali lagi, tergantung apa yang jadi tujuan perusahaan.

Dari pengalaman beliau juga, mencetak leader yang top itu tidak mudah. Secara umum ada beberapa perusahaan yang jadi best practice untuk mencetak leader yang bagus.

Salah satu perusahaan itu melakukan Tour of Duty. jadi seorang leader di satu bidang tidak bekerja di situ saja, tetapi ditantang, dirotasi ke bagian lain yang berbeda. HR, marketing, produksi, warehouse, (2-4 bidang). Di sana dia akan mendapat insight dan pengalaman baru yang akan berguna untuk menghadapi berbagai situasi. Tidak hanya itu, ia akan mengerti karakteristik apa yang dibutuhkan, atau leadership approach seperti apa yang dibutuhkan dalam situasi di departemen tersebut. Apa dampak untuk bisnis?

Contoh Tour of Duty bisa melengkapi tiga kompetensi di atas.

Cara Mengukur Keberhasilan Program People Development

Menggunakan Model Evaluasi

Pengukuran berhasil atau gagal dalam dunia training, biasanya menggunakan model evaluasi Kirkpatrick.

4 Model Evaluasi Kirkpatrick

Lv. 1: Reaction

Pada contoh kasus training bisa digambarkan dengan penjelasan berikut:

Level 1 berhasil kalau reaksi peserta bagus, aktif, dan partisipasinya tinggi. Setelah training selesai pasti akan ditanya, bagaimana hasilnya? Jangan sampai jawabannya sebatas iya, partisipasinya bagus!

Itu bisa jadi hanya menghabiskan biaya tinggi namun ROI nya tidak dapat.

Lv. 2: Learning

Peserta paling tidak paham isi dari materi development-nya. Di awal biasanya diadakan tes untuk menilai current knowledge (pre-test). Misalnya karyawan A, hasil tesnya di bawah 50. Nah setelah training, dites lagi, terdapat perubahan menjadi 80 atau 90. Itulah yang dimaksud tahap Learning.

Lv. 3: Behavior

Pada tahap ini, diharapkan adanya perubahan perilaku. Contohnya pada training “time management”. Kalau berhasil di level ini, paling tidak si trainee sudah mempraktikkan hasilnya dalam kegiatan sehari-hari, seperti sudah membuat agenda terstruktur. Ini akan menguntungkan saat dia perlu berkolaborasi dengan banyak pihak. Kerja jadi lebih efisien dan terjadwal.

Lv. 4: Result

Masih menggunakan contoh di atas, dengan dia bisa mempraktikkan time manajemen dengan baik, dia bisa fokus mengerjakan tugas-tugasnya sehingga tidak ada kesalahan yang terjadi. Selain itu cenderung mengurangi waktu lembur sehingga bisa menyimpan cost perusahaan.

Jadi bisa dikatakan luar biasa jika kita bisa menjalankan proses learning & development sampai tahap 4 ini.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam satu program development?

Hal tersebut relatif, tergantung juga dari jenis programnya seperti apa. Karena kalau menuntut pada keterampilan saja, artinya tergantung bagaimana praktiknya kan. Kalau sampai pada perilaku, dampak, paling tidak 6 bulan – 1 tahun baru bisa dirasakan.

Pihak Penyelenggara Pelatihan, Sebaiknya dari Internal/Eksternal?

Biasanya HR internal sudah cukup berat memikirkan konten, diskusi dengan tim terkait, menunggu konfirmasi, uji coba, dsb. Mungkin repot dan sangat memakan waktu. Namun, program people development ini bukanlah program yang saklek. Sifatnya cukup fleksibel. Jadi, terdapat dua pilihan dalam hal ini:

1. Develop sendiri

Develop sendiri mungkin tingkat orisinalitasnya lebih tinggi (benar-benar mengenal karakteristik perusahaan dan karyawannya), tetapi waktu banyak yang terbuang

2. Menggunakan jasa/penyedia dari luar

Saat ini telah banyak provider platform e-learning hard skill maupun soft skill. Jika industrinya khusus, mungkin sebaiknya develop sendiri. Tapi kalau sifatnya common, bisa dari luar. Tergantung kebutuhan (urgensi) dan budget.

Tantangan Melakukan Online Coach?

1. Adaptasi dari offline ke online (mindset)

Orang masih berpikir ketika online training ingin merasakan suasana seperti offline. Pemikiran trainer-pun yang sudah terbiasa offline, rasanya ingin mendaringkan semua materi sampai ke interaksinya.

2. Metode

Ini berkaitan dengan interaksi antara pemberi pelatihan dengan para penerima materi. Dari segi suara, apakah cukup dengan speaker laptop/ponsel? Volumenya cukup kah? Kalau video, apakah layar terlihat jelas, jarak tidak mengganggu penglihatan, dsb.

Di samping itu, mental pemberi materi dan peserta juga harus dilatih. Contohnya kepada peserta kita berikan panduan sebelum memulai acara, seperti mensyaratkan video on, memakai pakaian rapi, dsb.

3. Kualitas koneksi

Tidak dapat dipungkiri, tidak semua orang bisa mendapatkan fasilitas internet yang lancar, bahkan di zaman sekarang. Kekuatan sinyal masih merupakan tantangan terbesar dalam melakukan training online.

Dalam hal ini, mau tidak mau harus terdapat sikap saling pengertian terhadap kondisi masing-masing.

Kesimpulan

Dari hasil perbincangan di atas, dapat disimpulkan bahwa people development memiliki pengaruh besar terhadap perkembangan bisnis perusahaan/organisasi. Sebagai HR people, tentu kita mengakui bahwa faktor manusia, atau SDM memiliki peran besar dalam peningkatan produktivitas bisnis. Hal ini dapat didukung melalui pemberian materi dan program people development.

Terlebih, kondisi pandemi yang menyerang berbagai sektor usaha di seluruh dunia mengharuskan bisnis berpikir dan bergerak secara dinamis dan fleksibel. Tanpa kesiapan SDM, tentu akan sulit menyukseskannya.

Dalam hal ini, HRD khususnya diharapkan untuk lebih terbuka terhadap ide-ide pengembangan SDM demi mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan.