Panduan Memilih Software HRIS

Jika dibandingkan sepuluh tahun lalu, mengontrol data pegawai, absensi, gaji dan pajak seperti sebuah pekerjaan yang rumit dan membutuhkan waktu karena menuntut ketelitian yang tinggi.

Kini, hampir semua pekerjaan HR dipermudah dengan menggunakan HRIS (human resources information system). Tidak seperti dulu, HRIS sudah mulai banyak tersedia di Indonesia dan harganya lebih terjangkau dibandingka ketika pertama kali konsep tersebut masuk ke Indonesia. Hebatnya lagi, HRIS juga banyak diproduksi oleh kualitas dalam negeri dengan fitur-fitur yang sangat mendukung pekerjaan praktisi HR.

Meski beberapa tahun terakhir HRIS telah menjadi trend di kalangan HR, tidak sedikit pula yang masih belum menggunakannya. Era digitalisasi memang tidak bisa secara instan diikuti oleh semua kalangan, termasuk juga oleh para praktisi HR. 

Pada artikel kali ini saya akan memperkenalkan aplikasi HRIS yang ada di Indonesia beserta keunggulan-keunggulannya agar bisa dijadikan referensi bagi Anda yang berminat mencobanya.

Pengertian HRIS

HRIS yang merupakan kepanjangan dari Human Resources Information System, atau dalam bahasa Indonesia disebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), merupakan sebuah bentuk pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. 

Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandardisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning, disingkat ERP). 

Secara keseluruhan, sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang bersifat universal. Dalam hal HRIS, keterkaitan modul kalkulasi finansial dan modul MSDM yang diolah melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang sangat penting dalam perkembangan ini dan merupakan keunggulan tersendiri karena akurasi dan fleksibilitasnya.

Mengapa Praktisi HR Masa Kini Menggunakan HRIS?

Manfaat utama penggunaan HRIS tentunya untuk merapikan dan mengontrol data informasi yang berkaitan dengan MSDM di perusahaan. Berkembangnya zaman juga akan diikuti dengan perkembangan industri. Perusahaan akan menemui kesulitan dalam menjaga dan mengontrol data-data mereka sehingga tiba masa di mana manusia akan membutuhkan teknologi informasi untuk membantunya dalam mengatasi kesulitan tersebut.

Di era digital ini, HRIS adalah salah satu hasil dari rapid development industri big data yang kini telah mendunia dan terbukti memberi kemudahan bagi penggunanya, hampir di semua industri.

Jadi, apa pun industri Anda, sebesar apa pun skala perusahaan Anda, sebaiknya Anda mulai terbiasa menggunakan aplikasi pengolah data seperti HRIS untuk memudahkan pekerjaan Anda ke depannya.

Bagaimana Memilih HRIS yang Cocok untuk Anda?

Sebelum Anda memilih aplikasi atau software mana yang ingin Anda gunakan, ketahuilah bahwa terdapat tiga jenis software HRIS yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan di Indonesia. Berikut tiga jenis software HRIS sesuai dengan fungsinya:

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) / Sistem Operasional

Jenis HRIS ini lebih dominan mendukung Anda dalam lingkup operasional, mulai dari administrasi karyawan, sampai ke pengelolaan absensi dan payroll atau penggajian. 

Komponen HRIS ini:

1. Employee Information System

2. Position Control System

3. Performance Management Information System

4. Applicant Selection and Placement Information System

5. Government Reporting and Compliance System

Software HRIS Tactical

Software HRIS Tactical merupakan software dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, dan training/development.

Komponen HRIS ini:

1. Job Analysis and Design Information System

2. Recruiting Information System

3. Compensation and Benefits Information System

4. Employee Training and Development System

Software HRIS Strategic

Software HRIS Strategic ini memiliki pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan dalam menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya, yang dilakukan melalui performance review dan penetapan tujuan (goal).

Komponen HRIS ini:

1. Information System Supporting Workforce Planning

2. Specialized Human Resource Information System Software

3. Information System Supporting Labor Negotiation

Satu Software untuk Semua Kebutuhan
Dewasa ini, sudah banyak software HR yang menyediakan gabungan antara ketiga jenis HRIS di atas. Analisa kebutuhan di perusahaan Anda terlebih dahulu sebelum memilih HRIS yang cocok dengan perusahaan Anda.

Pilihan HRIS yang Mudah Didapatkan

Talenta

Talenta adalah aplikasi HRIS berbasis cloud milik Mekari yang telah banyak terlibat di industri SaaS. Talenta memiliki dua pilihan produk, yaitu Enterprise dan Bisnis. Berikut adalah masing-masing fiturnya:

Jenis Layanan pada Talenta
Enterprise
  • Administrasi HR (database karyawan, self-service karyawan)
  • Manajemen Waktu (fingerprint, manajemen shift & overtime)
  • Payroll (payroll disbursement, BPJS, penghitungan pajak)
  • Benefit Karyawan (manajemen reimbursement)

 

Bisnis

  • Administrasi HR (database karyawan, self-service karyawan)
  • Manajemen Waktu (manajemen shift & overtime)
  • Payroll (penghitungan gaji, BPJS, pajak)
  • Benefit Karyawan (loanreimbursement management)

Klik di sini untuk melihat mengetahui lebih lanjut dan request demo.

Sleekr

Sleekr adalah software HR yang juga digarap oleh Mekari. Sleekr dikembangkan dengan tujuan mendukung pelaku usaha UKM melalui teknologi HRIS. Hal ini dibuktikan dengan lengkapnya fitur Sleekr, mulai dari administrasi HR hingga akuntansi.

 

Fitur Sleekr HR
  • Administrasi HR
  • Manajemen Absensi dan shift
  • Penghitungan Payroll, PPh 21, dan BPJS
  • Manajemen Klaim & Reimbursement
  • Petty Cash

Adanya fitur petty cash pada layanan Sleekr HR sangat memudahkan HR untuk mengurus klaim atau reimbursement  dari karyawan agar dapat segera terbayar, tentunya dengan cara yang sangat cepat dan efisien.

Tidak hanya hr management, Sleekr juga memiliki fitur untuk membantu urusan akunting Anda di Sleekr Accounting.

Klik di sini untuk melihat mengetahui lebih lanjut dan request demo.

KaryaONE

KaryaONE adalah salah satu HRIS yang cocok digunakan oleh pelaku usaha UKM, UMKM, hingga Koperasi. Meski begitu, KaryaONE juga cocok digunakan oleh perusahaan besar sekali pun. Selain HRIS, KaryaONE juga menyediakan alat fingerprints yang bisa terintegrasi dengan software HRIS. Berikut adalah fitur yang terdapat pada software HRIS KaryaONE:

Fitur KaryaONE
  • Administrasi HR (database karyawan, manajemen kontrak)
  • Manajemen pengajuan izin (cuti, lembur, penggantian hari kerja)
  • Payroll (termasuk PPh 21)
  • Talent management (manajemen kinerja & KPI, career path & pengembangan SDM)

Adanya fitur talent management akan sangat membantu dalam memonitor kinerja karyawan hingga pengembangan kemampuan karyawan untuk menciptakan SDM yang semakin berkualitas.

Klik di sini untuk melihat mengetahui lebih lanjut dan request demo.

Haermes

Haermes adalah salah satu layanan HRIS yang dikeluarkan oleh Weefer. Haermes memiliki dua jenis modul yaitu Basic dan Additional. Berikut adalah perbedaannya.

Fitur pada Modul Haermes
Basic Modul
  • Manajemen Karyawan (database karyawan)
  • Manajemen Kehadiran (formula penghitungan kehadiran, auto-import dari mesin kehadiran)
  • Payroll (penghitungan payrol, deduksi pajak, allowance, advance hingga BPJS)

 

Additional Modul

  • Mendukung proses rekrutmen
  • Employee Self-service
  • Appraisal performance (manajemen performa karyawan berdasarkan KPI dan absensi)
  • Program pelatihan
  • Manajemen loan
  • Manajemen claim&reimbursement

Seperti yang bisa dilihat pada perbedaan di atas, jika Anda ingin memiliki software yang dapat membantu Anda dalam perkembangan SDM, maka modul Additional adalah pilihan yang tepat untuk Anda.

Klik di sini untuk melihat mengetahui lebih lanjut dan request demo.

LinovHR

LinovHR tidak hanya memiliki HRIS, tetapi juga memiliki modul payroll yang menjadikannya sebagai salah satu software yang mendukung kegiatan HR secara lengkap. Tidak hanya administrasi, tetapi LinovHR juga menyediakan modul recruitment management hingga performance management. Berikut adalah fitur-fitur LinovHR:

Fitur LinovHR
  • Rekrutmen (recruitment request, manpower planning)
  • Manajemen personalia
  • Manajemen kinerja karyawan
  • Succession Management
  • Manajemen payroll, reimbursement, loan

Klik di sini untuk melihat mengetahui lebih lanjut dan request demo.

SIAP+P

SIAP+P adalah software HRIS yang dikembangkan oleh Realta yang telah berpengalaman dalam mendukung berbagai industri di bidang teknologi. SIAP+P telah digunakan di perusahaan besar dan ternama, mulai dari industri manufaktur hingga hospitality. Fitur-fitur yang terdapat pada SIAP+P adalah seperti berikut:

Fitur SIAP+P
  • Manajemen kehadiran
  • Manajemen personalia
  • Manajemen rekrutmen
  • Performance appraisal
  • Payroll

Salah satu keistimewaannya dibanding HRIS yang lain adalah SIAP memiliki fitur quality assurance yang dapat membantu HR yang bekerja di bidang manufaktur. Sistem ini juga digunakan di banyak perusahaan manufaktur.

Klik di sini untuk melihat mengetahui lebih lanjut dan request demo.

Pro-Kontra Menggunakan HR System dalam Praktik Manajemen SDM

Penggunaan HRIS dalam praktik manajemen sumber daya manusia dewasa ini hampir tidak memiliki poin yang dapat dikategorikan sebagai kontra. Tujuan utama HRIS adalah untuk meringankan pekerjaan HR terutama di bidang administrasi. Semakin berkembangnya ilmu dan pandangan di bidang HR, tidak hanya administrasi saja, kegiatan HR lainnya yang berkaitan dengan perkembangan SDM hingga engagement  karyawan menjadi fokus yang harus bisa diselesaikan dengan baik. HRIS pun turut berkembang untuk mendukung praktisi HR dalam memenuhi kebutuhan tersebut.

Sedikit hal yang mungkin menjadi pertimbangan dalam menggunakan HRIS adalah dari segi harga dan kemampuan praktisi HR dalam menjalankan software HRIS.

Untuk mengatasinya, pilihlah produk dan modul yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pilih juga fleksibilitas untuk upgrade/downgrade software di masa depan. Dari situ Anda dapat menyesuaikan harga dan mulai menggunakan HRIS.

Kemampuan dalam mengerjakan software HR juga merupakan tantangan tersendiri. Tetapi, tantangan tersebut adalah hal yang harus dilalui demi membuat perubahan yang lebih baik bagi perusahaan. Terlebih, hampir semua penyedia produk software HRIS menyediakan tim yang siap untuk membantu Anda selama penggunaan software HRIS sehingga hal ini seharusnya tidak menghalangi perusahaan untuk mulai menggunakan HRIS.

Kesimpulan

Banyak sekali manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan HRIS dalam mengerjakan tugas Anda sebagai praktisi HR. Otomatisasi dalam pekerjaan administrasi akan sangat memangkas waktu Anda sehingga Anda bisa fokus dalam pengembangan SDM.

Setelah mengetahui dasar untuk memilih software HRIS mana yang ingin Anda gunakan, selanjutnya Anda tinggal mempelajari setiap produk yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa poin yang dapat dijadikan pertimbangan ketika memilih software mana yang sekiranya cocok dengan perusahaan juga dapat dilihat pada kolom di bawah.

Empat Hal Penting dalam Memilih HRIS
  • Sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
  • Pastikan keamanan data perusahaan terjamin
  • Pertimbangkan akurasi dan fleksibilitas sistem
  • Hitung biaya investasi dari penginstalan sistem

Jangan segan untuk menghubungi beberapa penyedia layanan dan meminta demo gratis untuk meyakinkan pilihan Anda.

Selamat memasuki era digitalisasi bidang manajemen sumber daya manusia!