Tingkatkan Efisiensi Rekrutmen dengan ATS

 

Apakah Anda termasuk perekrut yang sering kewalahan dalam mencari dan menyaring pelamar kerja di perusahaan? Dalam kesempatan kali ini, saya akan memperkenalkan sebuah inovasi di dunia HR yang akan sangat membantu proses rekrutmen. Inovasi ini sudah hadir di Indonesia sejak beberapa tahun belakangan dan kini semakin menjadi trend di dunia HR.

Applicant Tracking System (disingkat ATS) adalah sebuah pengembangan sistem rekrutmen yang dapat menyederhanakan dan mempercepat proses rekrutmen. Simply to put, peran ATS akan mengotomatiskan pekerjaan perekrut mulai dari penyaringan CV hingga proses penerimaan kerja si pelamar di perusahaan Anda.

Mari kita simak artikel di bawah bagaimana ATS mempermudah pekerjaan perekrut!

Konsep dan Manfaat Applicant Tracking System

Konsep ATS telah ada sejak tahun 90-an dan awalnya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar yang kewalahan dengan lamaran yang banyak berdatangan. Efisiensi yang dijanjikan oleh sistem ini membuat para perekrut tertarik dan mulai mencobanya.

Dewasa ini perusahaan di berbagai bidang maupun berbagai skala juga mulai mencoba inovasi ini dalam proses rekrutmennya. Cara kerja ATS pun semakin berkembang menjadi sistem yang mudah digunakan oleh para praktisi rekrutmen.

Manfaat Menggunakan ATS dalam Perekrutan

Tentu saja manfaat utama ATS adalah untuk membantu kegiatan rekrutmen menjadi lebih terkontrol dan cepat. Dengan fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem ATS, perekrut bisa menyelesaikan proses rekrutmen lebih cepat sehingga bisa mengerjakan pekerjaan penting lainnya.

Berikut adalah tiga manfaat utama dari penggunaan ATS:

Efisiensi Proses Rekrutmen

Ingatkah betapa seringnya Anda melihat CV yang masuk ke tempat Anda, namun banyak di antaranya yang tidak memenuhi spesifikasi yang dicari? Sifat oportunis manusia sering kali mendorong kita untuk selalu ‘mencoba peruntungan’ dan kasus tersebut pun sangat sering terjadi di dunia perekrutan.

Banyaknya lamaran dengan spesifikasi berbeda akan sangat menyita waktu perekrut untuk menyaring CV.

Dengan ATS, Anda bisa menyetel kata kunci dan ketentuan lain dari spesifikasi yang Anda butuhkan dari seorang pelamar, dan ketika ATS menerima CV dari pelamar, sistem akan menyaring CV yang paling cocok dengan apa yang sudah Anda set sebelumnya.

Karena menggunakan sistem dan terotomatis, ATS bisa menyaring puluhan hingga ratusan CV sekaligus.

Penyimpanan Data Lebih Rapi

Dengan menggunakan ATS, tentu perekrut tidak perlu mencetak CV kandidat dan menghancurkannya jika sudah selesai digunakan. Karena semua akan dilakukan melalui sistem, pelamar hanya perlu meng-upload CV-nya ke sistem ATS yang dikelola oleh penyedia jasa. karena CV sudah terpindai oleh sistem, proses benar-benar paperless. Jika ATS sudah selesai memindai data, Anda bisa memilih untuk menghapus CV yang tidak terpakai.

 Appeal Point bagi Perusahaan

Ternyata beberapa pendapat mengatakan bahwa perusahaan yang memakai sistem ATS dalam perekrutannya menjadi daya tarik sendiri bagi para pelamar. Perusahaan dianggap mengikuti perkembangan teknologi yang tidak hanya meningkatkan employer experience, tetapi juga candidate experience. Selain itu, dengan teknologi ATS, pelamar juga bisa mengikuti proses rekrutmen secara updated sehingga memudahkan komunikasi dan menghindarkan salah paham.

Bagaimana ATS Menolong Anda?

 

Secara umum, beginilah cara kerja ATS.

Langkah pertama adalah perusahaan memilih penyedia sistem ATS yang dikehendaki. Setelah perusahaan memiliki dashboard di sistem ATS tersebut, perusahaan harus memasukkan informasi perusahaan, juga keyword yang akan dijadikan dasar ATS dalam menyaring kandidat yang paling ideal untuk kebutuhan perusahaan.

Selanjutnya, ketika perusahaan Anda menerima CV dari pelamar, ATS secara otomatis akan memindai CV tersebut dan menyaringnya sesuai keyword dan syarat lain yang telah Anda tentukan. ATS juga dapat mengurutkan CV berdasarkan kriteria yang paling cocok dengan spesifikasi Anda untuk mempermudah proses seleksi.

Selanjutnya, perekrut akan memilih CV untuk diproses lebih lanjut ke tahap-tahap selanjutnya seperti interview, assessment, hingga hiring; semua dilakukan dengan UI yang sangat mudah dikelola pengguna.

ATS adalah sebuah kecerdasan!
  • ATS bukan hanya sebuah sistem yang hanya dapat membaca CV dan menyaring pelamar kerja terbaik untuk Anda. ATS adalah sebuah kecerdasan artifisial yang dirancang untuk memaksimalkan proses rekrutmen.
  • Optimalkan fungsi ATS dengan merancang rule yang tidak terlalu kaku. Misalnya, berikan fleksibilitas pada bagian pengalaman kerja karyawan jika Anda memiliki perhatian khusus pada bagian tersebut.

Pilihan Penyedia ATS di Indonesia

Saat ini, telah terdapat beberapa perusahaan penyedia ATS di Indonesia dan cukup terkenal karena telah digunakan oleh beberapa perusahaan besar dalam proses rekrutmen. Mari kita lihat beberapa penyedia ATS di bawah.

Urbanhire

Urbanhire memiliki fitur-fitur seperti:

  • End to end platform yang memungkinkan iklan lowongan kerja dapat didistribusikan ke lima puluh lebih saluran rekrutmen terkenal seperti Google, Indeed, dan LINE Jobs.
  • Online assessment  dari Mercer Mettl demi menunjang kualitas rekrutmen, Urbanhire juga menyediakan berbagai online assessment tool .
  • Employee Referral yang merupakan win-win solution untuk melibatkan karyawan dalam mengembangkan perusahaan dan mendapatkan calon karyawan terbaik.
  • Membuat manpower planning yang baik, mulai dari budget planning hingga pelaksanaan.

Karirpad

Karirpad memiliki fitur-fitur seperti berikut:

  • Mencari, menyaring, menjadwalkan interview hingga offering 
  • Sistem secara otomatis akan membagikan lowongan pekerjaan Anda ke berbagai saluran dan media (website dan mobile site). Karirpad telah terintegrasi dengan LinkedIn, Indeed, Facebook, Google, dll.
  • Mampu menerima ratusan CV sekaligus
  • Chat box yang memudahkan komunikasi antara perusahaan dengan pelamar
  • Menu Automatic Report untuk mengurangi beban administrasi Anda

ScoutOut

ScoutOut memiliki fitur-fitur seperti berikut:

  • Mengorganisir status applicant, CV, jadwal interview, feedback, hingga assessment
  • Kemudahan dalam membuat iklan pekerjaan dan mengunggahnya di job boards terkenal
  • Memiliki kemampuan AI yang menunjang pencarian kandidat yang paling cocok dengan database
  • UI yang mudah diakses dan mengoptimalkan komunikasi internal selama proses rekrutmen

Kapan Sebaiknya Perusahaan Menggunakan ATS?

ATS adalah sebuah bentuk perkembangan teknologi yang dirancang untuk mempermudah rekrutmen. Di balik manfaat yang dijanjikan, terkadang perusahaan masih sangat menimbang kebutuhan untuk mulai menggunakan ATS dalam sistem perekrutannya. Berikut adalah dua hal yang biasanya menjadi pemicu perekrut mempertimbangkan untuk mencoba fitur ATS.

  • Kewalahan dengan Job Application

Jika perusahaan Anda telah melewati fase-fase pertumbuhan, mungkin Anda mulai merasakan tekanan pada diri Anda ketika sedang membuka lowongan. Pasalnya, perusahaan Anda sudah dikenal sebagai perusahaan yang berhasil tumbuh sehingga banyak orang yang berminat bekerja dengan Anda. Menyelesaikan proses rekrutmen dengan cara manual sudah pasti akan membuat Anda kelabakan.

  • Proses Rekrutmen Selalu Berjalan Lama

Jika Anda sering merasakan proses rekrutmen yang lama sehingga kehilangan kandidat terbaik Anda, atau sering terhambat di masalah komunikasi atau birokrasi internal, ATS dapat dijadikan sebagai obat penawar. Kemampuan otomatisasi ATS memungkinkan proses rekrutmen lebih terorganisir sehingga menghindarkan Anda dari keterlambatan approval ataupun konfirmasi internal.

Penutup

Keunggulan ATS yang paling menonjol adalah memberikan kecepatan dan efisiensi dalam proses rekrutmen. Semua perekrut mengidamkan proses rekrutmen yang cepat dan berkualitas, tanpa harus tersandung proses konfirmasi internal yang terkadang lama dan menghambat. Menggunakan ATS dapat memangkas waktu dan menunjang komunikasi pihak terkait sehingga sistem ini mampu meningkatkan kualitas rekrutmen.

Di lain hal, akurasi penyaringan akan didasari oleh kemampuan pengguna dalam menyetelan aturan dan syarat di dalam sistem ATS yang digunakan. Meski begitu, hasil akurasi tidak bisa diharapkan mencapai 100%. Kunci utama dalam menggunakan ATS adalah memadukan fitur unggulan ATS dengan rancangan penyaringan kandidat dari pengguna.

Sebelum Anda memilih penyedia layanan ATS, pastikan kesiapan perusahaan terlebih dahulu, mulai dari manpower planning, budgeting, hingga kesiapan personel. Anda bisa menghubungi bagian sales dari Urbanhire, Karirpad, dan Scoutout untuk bertanya-tanya lebih jauh mengenai fitur ATS yang dimiliki. Pilihlah layanan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.