Istilah “HRTech” diciptakan dari kombinasi kata “Human Resource (HR)” dan “Technology (Teknologi)”, artinya sebuah kolaborasi teknologi di bidang sumber daya manusia.

Dalam beberapa tahun terakhir, layanan HRTech mutakhir telah muncul satu demi satu, dan jumlah perusahaan yang benar-benar menggunakannya semakin meningkat.

Jadi, mengapa layanan HRTech mendapatkan begitu banyak perhatian? Jenis layanan apa yang tersedia dan apa manfaatnya? Artikel ini akan memperkenalkan Anda lebih lanjut ke dalamnya.

Dimulai dengan HRTech, kita hidup di era “OO x Tech” menjadi sorotan

Kesulitan dalam merekrut pekerja karena kualitas sumber daya yang rendah, diversifikasi karena reformasi gaya kerja, tuntutan terhadap sumber daya manusia telah meningkat secara drastis baik dalam kualitas maupun kuantitas.

Dengan latar belakang ini, konsep “memanfaatkan teknologi informasi dalam operasi SDM” mendapatkan perhatian untuk mewujudkan operasi SDM yang efisien dan membangun strategi SDM berkualitas tinggi, sehingga banyak perusahaan yang mulai memperkenalkan layanan HRTech. Sebagai respon, banyak juga perusahaan yang mempertimbangkan untuk menggunakannya.

Selain HRTech, Anda mungkin sering mendengar kolaborasi lain yang biasanya ditandai dengan  “OO Tech”. Berikut adalah contoh-contohnya.

Seperti disebutkan di atas, penggunaan teknologi telah memungkinkan layanan baru dilahirkan. Semakin banyak area baru OO x Tech yang pasti akan muncul di masa depan.

Semakin menuju usia untuk mengeluhkan “terlalu banyak yang harus dikerjakan…”

Sebelum memperkenalkan layanan HRTech dalam domain SDM, mari kita lihat apa yang menjadi area pekerjaan HRD sejak awal. Secara umum, tugas-tugas HRD tercantum seperti di bawah ini.

Seperti yang terlihat pada tabel di atas, manajemen sumber daya manusia adalah bidang yang sangat luas. Selain itu, setiap pekerjaan melibatkan “manusia”, dan ini adalah bidang yang sangat sulit dan memerlukan keleluasaan, karena tidak ada jawaban pasti.

Dalam manajemen sumber daya manusia, perlu untuk membangun sistem kepegawaian, pola kerja dan sistem kerja yang cocok dengan diversifikasi yang ada di dalam organisasi. Selain itu, diperlukan juga analisis untuk meningkatkan rasio retensi karyawan, serta bagaimana mempertahankan orang-orang berbakat di perusahaan.

Saya merasa bahwa kebijakan SDM standar di masa lalu tidak lagi memadai, dan diperlukan kebijakan SDM yang individual dan optimal yang melayani individu dengan nilai yang beragam.

“Strategi SDM” diperlukan bersamaan dengan perubahan sosial

Menanggapi perubahan dalam struktur sosial, dapat dikatakan bahwa di antara sumber daya (manusia, barang, uang dan informasi), manusia adalah sumber daya yang paling penting.

Singkatnya, peran SDM dalam pertumbuhan perusahaan menjadi semakin penting, dan ada permintaan untuk meninggalkan bisnis SDM yang konvensional. Sumber daya manusia menjadi tangan kanan manajer dan berada dalam posisi untuk mendukung manajemen.

Terhadap latar belakang ini, kata kunci “strategi SDM” mendapatkan perhatian untuk perannya dalam mendukung pertumbuhan perusahaan.

Namun, saya percaya bahwa banyak profesional HR bertanya-tanya bagaimana mereka harus menerapkan praktik SDM yang strategis.

Alasan untuk ini adalah bahwa sampai sekarang, pekerjaan SDM cenderung didasarkan pada “intuisi” dan “pengalaman” juga cenderung bergantung pada sumber daya manusia yang ada.

Namun, apa yang akan diperlukan SDM di masa depan adalah strategi untuk pertumbuhan perusahaan. Agar tercapai, penting untuk mengklarifikasi masalah saat ini demi mengembangkan strategi SDM yang cepat, obyektif dan beralasan. Anda, harus mulai menentukan aksi.

Satu hal yang penting adanya pengumpulan dan pengelolaan data karyawan. Dengan demikian, layanan HRTech dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap realisasi sumber daya manusia yang strategis, dan menarik banyak perhatian.

Layanan apa yang ditawarkan HRTech? Apa manfaatnya?

Jadi, jenis layanan apa yang dimiliki HRTech? Seiring dengan kelebihannya, kami akan memperkenalkan mereka dengan membaginya menjadi lima wilayah representatif berikut. 

1: Recruitment Management System

Di ranah HRTech, layanan yang terkait dengan operasi perekrutan disebut “sistem manajemen rekrutmen” atau “sistem pelacakan pelamar” (ATS).

Apa yang membuat sistem manajemen rekrutmen unik adalah bahwa mereka memungkinkan Anda untuk mengelola proses perekrutan secara terpusat, seperti mengelola CV kandidat, melacak kemajuan proses seleksi, mengumpulkan dan mengelola data evaluasi interview, serta mengirim dan menerima email dengan kandidat.

Sistem ini memungkinkan untuk memahami secara real time data yang ada di dalam CV, progress seleksi, dan alasan penerimaan/penolakan, serta untuk mengategorikan dan mengekstrak kandidat berdasarkan kriteria.

Tentu saja, Anda juga dapat melacak data perekrutan secara keseluruhan, seperti tingkat keberhasilan proses seleksi, tingkat tawaran pekerjaan yang diterima, dan kemajuan tujuan perekrutan.

Baru-baru ini, layanan penilaian job offer dan layanan matching berbasis AI telah muncul. Semakin hari,  bentuk-bentuk baru rekrutmen sedang diciptakan untuk semakin meningkatkan experience pelaku HR maupun kandidat.

2. Sistem Manajemen SDM (Talent Management)

Layanan HRTech untuk manajemen bakat, juga dikenal sebagai talent management system, menyediakan sistem terpusat untuk mengelola informasi karyawan dan data evaluasi personil.

Sistem tersebut mengelola informasi-informasi terkait aktivitas karyawan seperti saat karyawan bergabung dengan perusahaan, departemen apa yang ditempatkan untuk mereka, bagaimana mereka dievaluasi, kapan mereka dipindahkan, kapan dan alasan resign, dan sebagainya.

Rata-rata lamanya bekerja dan rasio turnover juga bisa dilacak sehingga bisa membantu HRD dalam menganalisa penyebab turnover dan melakukan improvement.

Selain itu, sistem dapat dibagi ke dalam berbagai kategori, memungkinkan Anda untuk mendapatkan gambaran umum tentang struktur kepegawaian masing-masing organisasi.

Selain menugaskan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, itu juga dapat mengarah pada pembuatan tren dan penemuan masalah di setiap organisasi.

3. Manajemen Ketenagakerjaan (Labor Management System)

Layanan HRTech di bidang manajemen tenaga kerja disebut “sistem manajemen ketenagakerjaan” dan mendukung berbagai prosedur seperti asuransi sosial, asuransi pengangguran, dan perhitungan gaji.

Sistem akan memvisualisasikan berbagai prosedur dan mengelola progress dengan cara yang sederhana untuk memastikan tugas dan perhitungannya selesai. Terdapat juga fitur yang memungkinkan Anda membuat setiap dokumen atau formulr secara online, sehingga sangat mengurangi proses administrasi dan menghemat waktu.

4. Sistem Manajemen Kehadiran (Attendance Management System)

Menerapkan sistem manajemen waktu dan kehadiran akan mengurangi beban PIC attendance dengan mengurangi pekerjaan seperti menyusun time clock dalam jumlah banyak, akumulasi kehadiran, input data kehadiran ke software penggajian dan sebagainya.

Selain itu, sistem dapat mengukur jam kerja (bahkan yang beragam sekalipun) secara akurat. Ini juga membantu mencegah jam lembur yang melanggar ketentuan perusahaan.

Fungsi sistem manajemen kehadiran meliputi poin di bawah:

• Pengaturan waktu dengan PC, smartphone, ID card, GPS, otentikasi sidik jari, dll.
• Manajemen kehadiran real-time
• Pengelolaan shift kerja
• Integrasi dengan software penggajian
• Menyederhanakan permintaan cuti, lembur dan perjalanan bisnis

5. Pelatihan dan Pengembangan (Learning and Development Management System)

Jika kita merinci bidang pelatihan dan pengembangan lebih lanjut, di dalamnya termasuk pelatihan pelatihan pascasarjana baru, pelatihan pemimpin, dan pelatihan manajer, dsb.

Layanan HRTech di bidang ini disebut Learning Management Systems (LMS), yang merupakan sistem yang mengintegrasikan dan mengelola pengiriman materi pembelajaran, status kursus dan nilai (performa).

Fungsi sistem manajemen pembelajaran meliputi berikut ini:

• Pembuatan materi pembelajaran seperti tes, survei, dan tugas laporan.
• Penyampaian materi pembelajaran yang tepat untuk setiap target. Termasuk juga penyimpanan data materi pembelajaran.
• Informasi progress pembelajaran real time
• Manajemen kinerja anggota
• Kompatibel dengan berbagai perangkat seperti smartphone dan tablet
• Fitur komunikasi (chat) antara siswa dan administrator
• Fitur streaming dan distribusi konten prerecord video 

Ini tidak hanya mendukung secara strategis pengembangan keterampilan karyawan, tetapi juga mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dalam hal bahan dan biaya tempat.

Kesimpulan

Semua layanan HRTech dapat dengan mudah mengumpulkan dan memanfaatkan data terkait SDM dan memahami situasi secara real time.

Memvisualisasikan data karyawan memungkinkan untuk menerapkan kebijakan dan tindakan SDM yang optimal, yang mengarah pada peningkatan operasi SDM dan selanjutnya untuk mendukung manajemen perusahaan.